4.2公司采购组织结构改进
4. 2.1战略采购和操作采购分开
对大连GY公司釆购组织结构改进，首先要将战略采购和工厂操作采购完全分开。
釆购部战略和操作分开后可以明确双方的职责，有效配置管理资源，使采购部的职能更好地发挥，避免出现问题采购解决没有重点。采购效率的大提高可以通过执行一种有力的战略性采购来实现。战略采购和操作采购职责的分幵，可以使各部门解决问题抓住重点，目标明确。战略采购的职责范围是：开发选择供应商、合同管理和合同谈判、供应商绩效管理和供应商关系维护；对供应市场的研究、制定降低成本的计划和战略；设计管理、部件/产品标准化、成本管理；支持新产品和替代品开发等。相对于战略采购注重对供应商的管理和制定采购战略方面，操作采购注重操作层面的采购工作，与生产部门紧密结合保障物资按时到工厂。GY公司操作采购的职责范围是：采购需求的预测、生产物料需求计划；在SAP系统下采购订单、跟进订单交货物流状况到订单完成；库存管理、收货安排；到货付款；与生产部门协调解决物料异常状况等。
大连GY公司采购部没有战略采购，公司间接物资采购、能源及其他类，工厂采购一身兼两职既是战略采购又是操作采购。GY公司的主要原材料采购由亚太区战略采购部选择供应商，亚太区战略采购和公司采购职责区分不明确。亚太区战略采购需要花很大的精力与大连GY公司工厂生产部门的协调沟通，而原材料工厂采购则需要进行供应商关系维护和供应商评估。GY公司采购部战略采购和操作采购职能不分和混淆成为采购管理改进中重要的问题。
通过对大连GY公司战略采购和工厂操作采购的组织结构划分幵和明确职责，战略采购可以把主要的精力放在供应商开发和供应商关系维护方面，围绕提高GY公司竞争力展开，以实现公司的远景规划（长期目标）。战略釆购进行有效的优选供应商，降低供应商的数量，实行差异化的管理供应商方法，与核心供应商建立战略伙伴关系。战略采购和技术合作，幵发优质供应商，优化采购战略。更重要的是战略采购有更多精力来进行供应市场的数据整理和分析，制定有效的采购战略，提高采购的战略地位。同时，工厂操作采购则可以把主要精力放在与生产的精密协作上，及时发现和解决生产物资短缺问题，保证物料齐套，有效提高了生产和物流效率，加强了控制供应链的供货过程和计划。GY公司战略采购和操作采购的分开解决了采购部门出现问题时一把抓，没有重点的状况，使采购部的资源优化配置，效率大大提高。
4. 2. 2设立战略采购部和操作采购部
对大连GY公司采购组织结构改进的第二步就是在战略采购和操作采购职能分开的前提下，将战略采购和操作采购各自设立成独立的部门。战略釆购部和操作采购部分开设置有利于物资战略采购和操作采购职责的分开与明确，各司其职。GY公司现行的采购组织结构已经存在亚太区战略采购部，针对整个亚太区主要原材料需求制定战略。工厂采购没有设立战略釆购部，因此，工厂设立战略釆购部和采购操作部。工厂战略釆购部负责物资采购的长期战略制定和对供应商的管理、供应商的关系维护等。工厂战略采购部与亚太区战略采购共同对大连GY公司的物资采购进行战略管理，供应商关系的维护、中国供应市场的分析和大连GY公司成本节约战略制定等。
战略采购部的设立遵循以下原则：（1）供应商交叉最少原则；（2）对日常业务的运作影响最小；战略采购品类经理下设组员1名（对于采购量小，品种单一的类目下采购品类经理兼任采购战略组员）；利用总部采购的协同优势。依据GY公司的现状和物资釆购的特性，将战略釆购部分为橡胶类、油类、胶囊等类、小料类、间接物资类、能源及其他类，每类分设采购战略品类经理。公司战略采购部组织结构如图4.1所示。
釆购战略品类经理的设立应根据所负责的物资类目及物资采购的复杂度进行。大连GY公司采购品类经理设立的原则如表4.1表述。
战略采购部将负责大连GY公司供应商开发，供应商选择、评价、谈判、供应商关系维护、供应市场分析、采购战略的制定、合同的制定和审核等等，对采购成本、交货期、供应商绩效和付款期等重要指标负责。对于金额较大的原材料和生产所需主要原材料类，是亚太区采购选择供应商，大连GY公司战略采购部采购品类经理协助亚太区战略釆购制定与亚太区采购战略一致的并且符合大连GY公司特性的釆购战略。
单独的操作采购设置可以避免受到战略釆购职责的影响，真正做到明确责任。操作采购下设两个岗位：操作采购计划和操作釆购岗。操作计划岗的职责包括：物料计划预测、采购数据分析、供应商数据系统维护更新、库存控制等。操作釆购负责采购订单的下达、订单交货的跟踪和生产异常状况的处理等。
操作釆购岗位职责和设立原则如表4.2表述。
4.2.3物资采购部组织结构设计
通过对大连GY公司现行业务的整合，进一步加强物资采购管理的专业化和战略地位。大连GY公司物资采购部组织设计如下图4.2所示。
下面对新增加的组织机构（灰色框部分）的主要职责进行详细描述：
（1） GY公司战略釆购部
战略采购部由战略采购品类经理组成。战略采购部的工作职责是：依据大连GY公司和亚太区战略采购的战略规划，制定GY公司年度采购战略，确保采购战略的有效实施（如成本降低战略）；熟悉各类目物资的市场渠道和市场变化情况，与技术工程师精密结合开发有资质供应商，降低成本；定期进行采购价格的分析，控制采购成本；监督并参与供应商的前期调研，选择、评价及管理工作，并建立供应商档案资料；各类目物资采购模式的优化（制定优化物资采购模式的计划和实施方案进行供应商绩效评估，与供应商关系的建立和维护，与核心供应商建立战略伙伴关系。战略釆购品类经理向亚太区战略釆购经理汇报。
（2）GY公司操作釆购部
操作采购部与战略部分开，主要职责是进行采购操作层面的安排和管理，以保证物资供应过程中的运营顺利；日常采购订单的下达和订单的跟进完成，与生产相关部门协调解决物资异常供应问题；与物资使用部门制定物料需求计划，平衡需求和供应；依据BOM和ERP系统分解出物资需求计划，结合供应商管理库存，控制库存在合理范围；国外物料的物流安排，保证物资按时到工厂；出现物资到货异常状况时及时协调解决好。
操作采购部经理的汇报对象更改为直接向亚太区采购副总汇报，虚线继续向GY公司中国区总经理汇报，采用矩阵的汇报方式。这样亚太区采购管理层对大连GY公司的采购操作工作有直接的监管职能和效力，有效保障了大连GY公司的操作和战略釆购管理战略上相一致。
（3）计划岗
按照职责将计划岗分成三类：计划员岗、库存控制员和数据分析员岗。计划员是战略采购部和操作采购部的衔接人和沟通点。计划员通过对BOM的分解对物资需求的计划和预测，将需求和预测的信息通知到战略采购部，同时增加了物流规划、流程优化和物流成本控制，有效进行科学调配和规划，提高整个采购操作流程和战略采购的运作效率。当成生产调整时，计划员得知物料需求变化将新的需求信息反馈给采购操作员和采购战略部，采购操作员更改物料的物流运作和需求调动，提高物流运作效率。同时，计划员与采购员、库存控制员、供应商库存管理者协作，了解仓库物料的库存状况结合实际需求，可以在采购计划时减少和延后仓库库存大的近期用量少的物料，节约了采购运作成本。
数据分析员主要是分析物资釆购的月度，季度，年度数据，内容包括：釆购价格、交货周期、交货时间、采购量，库存水平、采购批次等；供应商数据更新和录入；配合采购战略岗对供应商信息的维护；数据分析是贯穿采购管理和供应链管理的衔接口，通过数据分析使采购操作更有保障。
库存控制员是控制物资的库存、物料的接收、出库调拨和物资的保管。良好的库存控制可以避免呆滞物料的产生，节约成本。库存控制岗将采购操作和供应链整体的成本精密联系起来，将供应商管理的库存量和工厂库存、需求结合，改变了传统采购操作只知道采购不了解库存数据而盲目操作的现状。GY公司新的组织结构将库存控制纳入操作采购的控制范围，操作采购在下交货计划的时候会同时考虑到仓库的库存量，在采购的计划阶段将可以终止或延后那些库存量大而需求少的物资，为公司节约采购运作成本，使整个物资采购组织结构设置更加科学、合理。同时，库存控制岗统筹物流运作，依据采购合同和发货信息做收货计划、出库计划和调拨计划，使供应链的物流运作功能和采购操作结合为公司供应链一体化运作低成本提供组织结构上的保障。
