4 A展览企业电子商务应用的可行性分析和实施方案
4.1 A展览企业电子商务应用的可行性分析
虽然A展览公司的管理现状对于发展电子商务,实现公司流程信息化有很大的困难,但是在严峻的行业形势和激烈的市场竞争环境下,A公司应该加快电子商务转型的步伐,才可能在展览行业内保持领先地位。针对电子商务应用中出现的现状问题,A公司2013年推出了一系列旨在推进电子商务应用的举措,例如面对公司高层日趋保守的管理思想,公司首先从制度建设方面着手,制度化和标准化战略的推行为电子商务的应用创造了内部条件。为了降低贸然实施电子商务带来的风险,公司还专门成立了新部门,为电子商务应用开辟了试验田。此外,公司还从人才和技术两方面推出了一些举措,力图改变公司电子商务应用现状。
4.1.1推行制度化和标准化战略为实现电子商务和流程再造创造了内部条件
很多传统的展览企业已觉察到,传统管理体制的制约,已经成为展览企业应用电子商务最大的瓶颈。公司想要顺利推广电子商务,首先必须从内部的管理体制管理思想方面进行变化。
A展览公司在长期的业务发展中,意识到只有制度化才能使公司稳健发展,只有标准化才能让公司“握紧拳头打人”。由此公司高层经过多次的商议和讨论,明确实行制度化和标准化的战略。实现制度化,就是公司的各项管理必须体现“有法可依、执法必严、违法必究”;实现标准化,就是各个业务部门都必须有统一的高标准业务操作流程,就是要改造现有“各自为战”的操作流程。
为此,A展览公司指派公司副总带领各部抽调的精英,组成标准化小组,讨论研究适合公司的管理制度和高标准的业务操作流程。要真正推行标准化,就必须采用电子商务运作模式,将以往各种繁杂的流程,通过信息技术处理,进行简化。把各种数据信息上传到数据库,有关销售人员和操作人员,只需要调取客户数据就能快速了解和处理客户的信息,部门管理层也能有效地把控每个展会项目的执行情况。
正是推行公司制度化和标准化,才使得公司业务能够通过电脑、手机等终端,进行展位销售、各种手续办理,甚至拓展跨境的电子商务业务。这将大大提升员工的工作效率和效益,并为公司开拓新的业务创造好内部条件。
考虑到要让业务人员放弃原有的熟练工作方式来接受陌生电子商务的应用需要一个适应的过程,公司在推广电子商务过程中,首先推广容易操作的功能模块,让大家容易接受电子商务并逐渐熟悉软件的使用,等大部分人都熟练掌握后再推出一个功能模块,如此循序渐进,让业务人员逐步接受电子商务的操作方式。
对于业务部门首先从使用了电子商务软件后容易提高工作效率的模块——会刊资料幵始,让大家在使用过程中先偿到甜头后,慢慢在推出管理模块从而到达管理的目的。比如,收集参展商信息和会刊资料是手工工作中最繁琐和费时的环节,使用了参展商信息和会刊管理这两个模块,可以让参展商根据软件的界面提示自助便捷录入信息资料,业务员可以大大节约工作时间,还能及时方便地查找资料,不但比原先手工收集大大提高效率和服务,还节约了不少纸张,效果也是显而易见的,大部分业务员很快都使用了这个功能。
4.1.2 “内外展并举”开辟了推行电子商务的试验田
较大的前期投入和较低的收益回报,使得电子商务在应用初期存在较大风险,影响电子商务推广进度。但A展览公司非常明确,以前“代工”销售展位的模式将没落,要在行业内取得领先地位,一定要培养属于自己的品牌展会,而中国即将成为世界上最大的进口国,未来的世界展会中心也将落户中国。因此,为了降低电子商务应用的风险,公司打算循序渐进,一步一步地推广,首先成立新的内展部门,专门推广电子商务,专门运营和开发自己的品牌专业展会。内展部作为一个新成立的部门,所有的工作方式方法都与原来的外展销售工作不同,这就为新的操作流程和发展电子商务提供了一个宝贵的试验田。通过这个试验田的运作和执行,可以让其他部门切身体会到电子商务技术带来的便利和创造的利润,有利于推动全公司实现电子商务。
新的外展部负责开拓新的外展业务,为了对新的业务起到有效监督和管理,使用电子商务是最便捷和有效的途径,可以实时了解新业务的每天进展情况,对新的业务人员进行及时指导,能够更好地把控风险并大大提高管理效率。
4.1.3从社会招募和校企联合培养两方面解决人才瓶颈问题
人才是电子商务应用的关键因素。公司为了更好地运用电子商务,首先专门从社会上招聘了优秀的电子商务人才并成立了电子商务部门,在专业人才的领导下,一方面电子商务应用可以顺利开展,另一方面,凭借专业人才的技术优势,可以让公司电子商务技术水平紧跟时代先进水平,及时更新技术,确保公司在这方面的应用处于行业领先。
要想真正解决电子商务人才瓶颈的问题,校企联合办学是一种可行的途径。
目前公司对展会电子商务人才要求较高,但是学校里的电子商务教学往往脱离实际操作,而且也没有专门的展会电子商务教学,都是较为笼统宽泛的电子商务教学,与公司需要的人才技能相去较远。对此,公司打算联合省内一些高校,试运行校企联合培养电子商务人才的模式,学生除了学校里学习的电子商务基本知识外,公司打算编写一本专门的展会电子商务教材,并让学生有机会到公司实地培训。希望能够利用学校与企业两种不同的教育环境和教育资源,采取课堂教学与学生参加实践有机结合的方式,培养适合展会企业电子商务应用的专业人才。
4.1.4先进的信息技术为展会电子商务应用创造了外部条件和技术支持
由于阿里巴巴为代表的电子商务领军企业,为拓展各项业务已经攻克了各种网上展会电子商务的技术难题,类似国内的“支付宝”、“余额宝”等网络交易和金融信息技术日渐成熟,确保了电子商务的交易安全。
“大物移云”时代为展会电子商务创造好了外部条件。“大”——大数据,通过对客户数据的深入分析,升级现有的CRM和ERP系统,可以为A展览公司摆脱原来依赖传真和邮件的方式,帮助业务员更有效地分析客户需求,提高展会销售的水平和效率。
“物”——物流网和物流,能够追溯参展商的产品,使得买家和卖家的信任度更强。同时,物流业的蓬勃发展,也大大便利了电商的货物运输,这都将有利于实现网络上的交易。
“移”——移动互联,2013年底移动互联的4G时代已宣布到来,各大运营商不断推出4G移动技术,网络速度飞速发展,各种APP、微信等新兴营销技术层出不穷。
“云”——云计算和云存储,“CLOUD”云时代的影响己经深入现代人的生活,例如FACEBOOK、优酷、苹果的APP商店等等就是先进的代表,每个人都可以上传和获取海量信息,这都很好地帮助电子商务的交易。
除了 “大物移云”等新兴技术为电子商务服务外,国内现有展览电子商务技术,为公司应用电子商务提供直接技术支持。随着中国展会市场的发展,以及计算机技术的运用,国内目前已有20多家专门从事展会电子商务开发的专业公司。经过多年的试运行和磨合,不少展会信息系统日趋成熟,通过比较,A展览公司已经找到了适合本公司的信息系统,只要稍加改造,即可为A公司所用。而且这个系统深入开发后,可以与目前最新的展会技术进行并联。国外先进的展会技术也开始传入国内,A展览公司完全可以通过与境外展会公司,以合作伙伴的身份进行接洽,为本公司的电子商务提供最为先进的技术支持。
4. 2电子商务系统的设计要求和目标
4. 2.1电子商务系统的设计要求
很多企业在建设电子商务系统时往往只注重于系统的安装,但此种措施仅仅使得计算机自动化代替了传统的手动管理,推行此种电子商务管理对于提高企业管理效率治标不治本,电子商务管理执行效果不显着。因此,企业的电子商务建设,应以现代信息技术为基础、以管理理念的电子商务化为先导,在强调应用电子商务作为管理手段的同时,需要配合实施企业的流程再造。在效率优先、兼顾公平、以人为本、软硬结合和持续稳定的原则下,以企业员工和业务流程为中心,彻底改变企业原有作业流程,如调整组织机构、调整作业关系、重新划分人事的责权利等,提高企业应对市场变化的灵活性,增强企业的竞争力。
4. 2. 2电子商务系统的设计目标
企业应用电子商务必须有明确的目标作为指引。在具备了建设电子商务所需的软硬环境基础上,推行电子商务需要建立一个以业务流程为核心,覆盖企业内部和各项目管理职能,满足企业办公自动化、知识管理、科学决策要求的电子商务化管理体系,从而形成一套电子商务的管理思想和运作体系,提升企业的管理水平和核心竞争力。同时,强化企业各级员工之间、企业与政府、行业协会、合作单位之间的沟通交流,增强客户关系管理,达到实现企业的跨越式发展的目标。结合实际情况,具体来说,A展览公司电子商务系统应具备以下特性:
1、管理精细化。借助于电子商务及时准确的特性,改变传统展览企业粗放式管理的模式,做到业务处理准确及时,严格执行管理制度和流程,逐步实现向精细化的转变,不断追求最佳的管理效果。电子商务系统的实施为每个员工提供了一个公共系统,为工作岗位细分打下了基础,改变当前的工作服务方式,降低对工作人员自身技术要求,释放工作人员的重复、繁重的工作,明确分工和责任,确保各服务做到最好、最快,提高企业服务品质等。
2、支持公司内部流程化运作和管理。新建的电子商务系统要求能够支持横1高效率地保障企业组织的流程化运作。除了对系统进行充分放权外,还应加强权限控制,及时了解电子商务系统收集的信息资料,掌握企业运营现状,通过信息系统提供的关键绩效指标考核和反馈,保证实现内部流程化运营的目标。
决策者借助于电子商务系统提供的数据、模型和知识,可以摆脱繁杂的数据处理,将更多精力用于分析和决策,以人机交互方式进行半结构化或非结构化的科学决策,最大程度地发挥人工智能和各类专家的优势,使定性分析和定量分析有机地结合。
3、系统操作简单易用。系统可采用B/S架构模式,只需通过浏览器就能帮助企业各部门轻松建立互联网和内部局域网络的应用体系,直接登陆网络就可以快捷方便地查找各类信息服务。要求电子商务系统的设置简单易懂,操作方便,无需经过复杂培训,就可以熟练掌握操作方法。同时要求电子商务系统能提供有效的帮助文件,可直接在界面上获得各项操作帮助。
4、系统功能强大可以快速实施。电子商务系统应以公司现有业务部门为基础,同时充分考虑市场的各种需求因素,力求为企业各部门及和客户提供全方位多层次的应用服务,满足各业务部门现有的及潜在的操作需求,同时也为各业务部门提供一个简单、公平竞争的操作系统。为各工作人员提供统一的工作系统,实现异地办公,在线数据等服务,逐步向云服务系统推进,拥有巨大的发展潜力。
5、系统经济实用且性价比高。电子商务系统把企业内部信息管理、外部信息管理和业务流程重组相结合,实现对各类资源的综合管理模式,同时降低系统对硬件机器设备的要求,提供较高的性能服务,在满足业务操作需要的同时,即时与客户企业保持联系与沟通,实现企业数据共享等,提高公司的服务水平。
6、功能模块化且操作简便。电子商务系统将以人性化出发进行功能界面设计,界面整体简洁不凌乱,操作界面的各种功能一目了然,尽量保证所见即所得的操作效果。电子商务系统能够引导公司员工对各功能模块进行简便操作。
7、实现各系统的开放交互机制。电子商务系统将采用统一的信息实时交互机制,实现系统与其他各种应用软件的无缝链接,有效整合其他信息系统,各系统和应用软件共同协作支持企业的服务需求。
8、系统安全。针对系统面向企业内外服务,对于系统安全性要求比较高,系统建设将采用各种安全机制保证系统的安全,例如引入CA认证、随机码验证、动态手机验证码、各种重要信息加密等。
9、实现单点登陆。由于各专业系统相互独立且数据紧密集合,所以在授权范围内,实现单点登陆功能,可以脱离计算机的束缚,只需要在任何电脑上通过认证,即可方便地通过用户登陆后进入各子系统,享用授权范围内的功能,给工作带来了极大的方便,同时也实现了异地办公的效果,实现随时随地办公。
10、系统应用可靠性。企业电子商务系统必须能够防止外界的非法链接,防止关键数据和企业核心信息被窃取、篡改,防止损害企业利益。电子商务系统的数据安全非常重要,因此必须保证基础数据库的安全、可靠,所以采用了主流安全的开发技术,在实现过程和实现手法上首先保证系统的安全、可靠。
11、支持智能手机模式。未来移动电子商务将是电子商务发展的大趋势,公司电子商务系统也可以通过智能手机认证后直接访问,实现智能手机在线办公、审核、监控等工作。
12、实现流程管控功能。系统具备多维监控展会功能,能够从招展、业务操作、合作商进度管理、客户服务等方面,全方位管控展会项目,实现从点到面,从表面到深层次的管理各展项。
4. 3电子商务系统整体框架设计及功能模块介绍
4.3.1电子商务系统的建设基础
随着公司业务不断发展,公司也意识到各业务接口工作都需要采用计算机技术来代替重复、繁重的记录、分析工作,因此公司也非常重视计算机系统的运用,在开发电子商务系统之前已基本完成了基础软件和硬件的建设。
其中公司的自动化办公OA系统是针对公司办公审批、通知公告、人事管理等需求,该系统运用比较成熟,其中还包括了即时通讯系统能实现客户在线咨询、内部数据传输等功能,基本满足了公司的日常管理需要。
在业务管理方面,还开发了广交会管理信息系统、华交会管理信息系统、客户信息管理信息系统、客户关系管理信息系统、展会业务跟踪管理信息系统、展会流程监控管理信息系统等,实现了以客户、展会业务为基础信息的公司ERP系统。从目前运用的情况来看,除了广交会和华交会管理信息系统运作的较好以外,其他的系统普及不够,反映的软件细节设计问题也较多。
建设的电子商务系统要实现与公司ERP无缝数据对接,仍然需要提升电子信息平台的水平,同时需要根据现时的商务需求,全方位管理公司的业务流、信息流、资金流等。目前正在建设的系统就涉及到整个业务流程管理,以及通过业务流程再造在公司普及电子商务的运用。
4.3.2对客户需求和业务流程再造需求的分析
在进行电子商务系统建设之前,必须对客户需求和公司内部业务需求进行分析。对于综合客户和展览公司本身的需求主要体现在以下几个方面:
第一、速度。展会客户无论是参展商还是采购商以企业客户为主,具有参展和釆购决定权的是基本是公司的中高层领导,这些人需要处理的事务众多,信息量也非常的大,“时间就是金钱”的概念更是深入他们的内心。常规的销售模式都占用他们较多的时间,如何让客户认可展会、决定参展、提交材料等等环节,在短时间内一气呵成地完成?这将极大提高客户的体验,也提高了销售人员的效率,这就要求信息搜索迅速、付款迅速、信息提交迅速。举例来说,设计建设的电子商务系统可以将客户的需求,比如商品的特性、希望开发的市场容量、生产能力、商品价格等信息输入手提终端后,系统可以迅速地寻找到匹配的海外市场展会,客户再选择展会中的可销售的摊位,再确认可接受的价格,通过网上支付完成交易,最后现场上传客户的身份信息和企业信息到数据库中。这就是电子商务系统应当解决的速度问题。
第二、实惠。客户在选择展会产品时与平时的消费一样,会进行比较。如何让客户觉得选择的展位是实惠的?最重要的就是要比较,比较就是信息的比对,就是将各种相关信息汇总到一起。电子商务系统就应当实现两方面的信息比对和汇总,一方面要将相关展会的价格信息即时地展示在客户面前,另一方面就是为客户提供各种附加的增值服务。让客户实惠是非常重要的,国家在鼓励企业拓展海外市场时经常会采用退税、补贴等政策,这些政策就应当体现在信息比对和汇总里,让客户清晰地了解到各种相关优惠政策,销售人员帮助客户分析政策,真正享受到应有的实惠。
第三、简易。WINDOWS的“所见即所得”的设计理念,苹果公司的触屏技术,都说明同样一个道理,那就是让操作人简便地完成各种操作。任何人只要在亚马逊书店购买一次书籍,之后的再进行购买时,只要鼠标一点,系统就会自动帮忙完成之后的手续,包括了消费刷卡付费、寄件到家,这种“l-Click”的设计就帮助亚马逊在电子商务领域取得成功。对于展会也是一样的,不仅要建立客户数据池,更要将数据信息实现交互和共享,减少客户的时间耗费,也提高展览业务流程的效率。
4. 3. 3电子商务系统的整体框架
公司电子商务系统是一个完整的信息系统,系统的环境由外网网络运行环境为主,采用B/S架构,无须安装客户端。本屯子商务系统符合法律、法规、制度的要求,适应公司的发展需要而创建,并得到公司运维部门的实时维护,在安全保障系统的保障下安全、稳定的运行。本电子商务系统由Java应用系统支撑,并使用大型的Oracle 10G数据库支持,运行于高带宽的专业电信机房环境。其主要的设计思路就是先建立“客户数据池”,在业务流程的各个环节实现数据信息的共享。同时以客户为中心,有专人为客户提供“顾问式”的服务和跟踪。公司电子商务系统首先将之前的客户数据信息,根据业务流程的需要,进行分类的存储,信息交互共享。业务部门将按照业务流程的需要,将应用系统分为信息发布模块、产品发布模块、订单管理模块、自助服务模块、在线支付模块、系统管理模块、展项流程管控等七个模块,每个客户都在部门经理的分配下,由各个客户顾问进行销售、操作跟踪。【1】
4. 3. 4电子商务系统功能模块介绍
A展览企业电子商务系统的应用系统包括信息发布模块、产品发布模块、订单管理模块、自助服务模块、在线支付模块、系统管理模块、展项流程管控。
1、信息发布模块
信息发布模块主要完成后台信息编辑、发布功能,前台信息分类展示功能组成。信息发布模块包括发布会展资讯、展会回顾、展会计划、外经贸服务、中小企业服务、商务考察、行业资讯、通知公告、公司简介、联系方式、管理规定、证件服务、酒店信息、下载中心等。
2、产品发布模块
产品发布模块主要完成后台产品(展项、商务考察等)的信息发布功能,前台产品(展项、商务考察等)信息展示,注册企业登陆后可以预订产品(展项、商务考察等)功能。产品信息发布功能包括发布各类展项相关数据,如按行业分类的展项信息、商务考察信息等。注册企业登陆后可以检索全年的展项、商务考察信息,并可以下载相关的文件数据。
3、订单管理模块
注册企业登陆本系统后,可以检索浏览查看产品信息(展项、商务考察等),根据企业需要可以在线订购(展项、商务考察等)产品,并形成订单信息。管理后台即刻会向产品(展项、商务考察等)的相关负责发送订单信息,产品负责人即可与订购产品的企业联系。
4、自助服务模块
注册企业登陆本系统后,可以自行下载各类报表,并向接口负责人发送各类即时消息,并得到接口负责人的及时回复;注册企业可以在线查询产品(展项、商务考察等)信息,下载资讯相关产品信息并可以在线提交订单;注册企业可以查看自身的订单信息、各订单办理进度、历史订单信息及相关的产品销售进度等信息。
5、在线支付模块
注册企业在下订单完毕后,可以利用本系统提供的在线支付功能为相关产品支付费用。该在线支付模块支持各大主要银行的在线支付。支付方式方便且安全,是通过本系统申请的银行在线支付功能,直接通过各银行提供的支付系统进行支付,支付结果反馈回本系统,提供本系统监管资金使用,并形成各类统计报表。
6、系统管理模块
系统管理模块主要是为整个系统提供基础管理系统,包括系统用户管理、用户授权管理、系统各类参数设置、注册企业密码初始化、注册企业信息更改、注册企业状态设置、系统文件管理、数据备份管理、系统各类日志管理等。
7、流程管控模块
流程管控模块实现多方位,多角度监管展览项目,其中包括了招展阶段的业务员招展跟踪,对意向企业的跟踪力度、意向企业增长率、招展实时进度等;业务操作阶段的跟进力度、合作伙伴洽谈进度及调整方案、企业各证件服务办理进度、费用收支控制等;客户服务跟踪阶段的客户满意度调查收集统计、客户服务项目增加效果分析、客户参展效益意见收集分析以及展览总结分析等。
实现了单个项目的整个过程的管控,同时实现了从单个展项到所有展项的合并管控和分析,为公司提供了多维的监控分析系统。
