第 4 章 XX 稀土永磁材料公司内控体系优化对策
4.1 XX 稀土永磁材料公司发展战略优化对策
4.1.1 制定和实施发展战略的必要性
什么都可以出错，但战略不能出错；什么都可以失败，但战略不能失败，战略的失败将是最彻底的失败。发展战略是企业对现实状况和未来趋势进行综合分析和科学预测的基础上，制定并实施的中长期发展目标与战略规划。
（1）发展战略可以为公司找准市场定位。定位要解决的问题很多，包括为社会提供的产品和服务、如何满足市场和客户的需求、如何利用内外部资源保持核心竞争力、如何才能进入行业前列。发展战略要解决的就是公司发展中面临的全局性、长期性的问题。
（2）发展战略是公司执行层的行动指南。发展战略指明了公司的发展方向、目标与实施途径，描绘了公司的未来经营方向，关系着企业的长远生存和发展。只有科学的制定了发展战略，公司执行层才有行动指南，日常经营管理决策才不会迷失方向，才知道哪些是应该做的正确的事情。
（3）发展战略为内部控制设定了最高目标。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。
4.1.2 建立公司发展战略的制定机构
公司建立战略委员会，董事长任主任，经营副总、财务副总、行政副总任委员，聘请信达证券公司担任顾问。
4.1.3 综合分析影响发展战略的内外部因素
（1）外部因素，包括宏观环境、市场环境和竞争环境的分析在第 2 章已经提及，这里不再赘述。（2）分析企业内部资源公司通过 20 多年的技术积累形成了以镧铈稀土替代镨钕的技术研发优势，产能的扩张形成了规模化生产的优势。但管理运营不够协调，生产与销售非常不协调，产业链较短，目前停留在磁钢毛坯的生产。资产负债率达到 70%左右，资金压力较大，融资手段单一等等的劣势。
4.1.4 制定公司发展战略
（1）制定发展目标面临前景广阔的稀土永磁材料市场，发挥公司在同业中优势竞争地位，以创新、突破、延伸为主旋律，以“高端技术、绿色制造”为主攻方向，工艺技术全面贯彻国际标准，实施品牌战略、国际化战略和“人才强企”战略，精干磁业，做强做大产业，建设具备国际影响力的磁材企业，建立磁性材料产业园区。到 2018年实现主营业务收入突破 50 亿元，企业综合实力进入中国磁性材料行业前三名。
到 2020 年，企业实现销售收入突破 100 亿元，把公司建设成为国际知名的磁性材料及其应用技术产业国际化公司。
（2）制定战略规划1）公司发展战略构建“一心、两翼、三平台”的企业发展战略。以高性能稀土永磁材料的研发制造为核心。着力发展稀土资源循环利用和磁性功能器件产品为两翼。以资产为纽带，打造服务于产业园区的资本和管理平台；以电研究院的建设为基础，打造服务于磁电应用技术领域的技术创新平台；以电子商务平台为基础搭建营销网络，打造服务于产业园区的市场开拓平台。
2）重点发展产业公司应建设新型钕铁硼磁性材料绿色循环基地，强力推进产品结构和市场结构调整，重点发展拥有核心技术和自主知识产权的产品，在进一步扩大烧结钕铁硼永磁材料市场占有率的同时，努力开拓稀土资源循环利用及通用磁技术关联产品的市场领域，强化产业园区表面处理技术及相关产能的社会开放程度。做强做大稀土永磁材料产业、稀土资源循环利用产业、通用磁性器件及磁技术关联产品产业、表面处理工艺技术产业。
①稀土永磁材料近年来公司在电机用稀土永磁材料开发上有了长足的进步，销量不断递增。
公司未来应主要瞄准稀土永磁电机、电动汽车、核磁共振等高端磁性材料及器件市场，生产 48M 牌号以上的高性能磁性产品，使得高性能产品的产能达到 6000吨左右，在高端稀土钕铁硼永磁材料及器件的市场占有率达到 15%以上。
②稀土资源循环利用地球上稀土资源极其有限，如何合理有效、可持续的利用极为稀缺的稀土资源是摆在人类社会面前的重大技术课题。我国早在上世纪八十年代就提出资源循环利用的详细实施规划。近十年来，国家发改委、科技部加大了在资源循环利用，尤其是稀土资源循环利用方面的研发投入，并将这一课题列入国家中长期发展规划的优先发展事项。
我国每年仅废弃的稀土钕铁硼永磁材料就达一万吨左右，2011 年，仅我国生产加工钕铁硼永磁体的磨削废料有五万多吨，同时，每年在以 26%左右的速度增加。对这些废弃材料回收进行再加工是资源循环利用的重要途径和有效保障。
公司可在产业园区内，建设一条年处理 1 万吨废弃稀土材料的资源循环利用生产线。
③通用磁性器件及磁性关联产品通用磁性器件主要是对稀土稀土永磁材料进行深加工，稀土钕铁硼永磁材料的深加工一直是稀土永磁材料行业的一个发展瓶颈，国内大部分稀土钕铁硼制造企业由于场地、工艺技术的限制，基本只生产钕铁硼永磁材料的毛坯（半成品），要想使钕铁硼永磁材料成为真正合格的永磁材料器件，还需要进行工艺过程及其复杂的深加工，如切片、钻孔、粘接、抛光等。部分深加工后的稀土钕铁硼永磁器件的销售价格是其毛坯价格的 2 倍以上。
公司应在产业园区内，建设年加工制造 5000 吨通用磁性器件项目，以满足市场需求，同时延伸公司磁性材料生产加工的产业链，提高企业抗风险能力。
④表面处理工艺技术围绕稀土永磁材料的生产和磁性器件的加工制造，表面处理技术是一个关键工艺环节，公司应在产业园区建设表面处理车间，实现磁性材料及其器件的电镀、喷涂、表面强化处理。同时，该生产线应对社会开放，可进行五金器件的电镀、喷涂等表面处理。公司磁性材料及器件表面处理车间建成后，可大幅提升公司产品竞争力。
3）公司未来 5 年经济发展目标【1】
4.1.5 实现发展战略的主要措施
（1）强力提升自主创新能力，打造国际一流的研发体系以“高端技术、绿色制造”的发展战略为导向，培育一批支撑企业可持续发展的国际领先产品。公司应瞄准国内外磁性技术领域急需的一批高技术含量和综合集成度较高的重大产品开展创新开发，充分利用企业现有资源和具有核心技术的优势产品，积极拓展外部资源，开发一批市场前景广阔、市场竞争力强、技术含量较高和盈利水平良好的通用磁性器件和磁力装备；积极开发绿色环保的稀土资源循环利用技术，实现稀土资源的可持续高效综合利用。
（2）建设国际一流的磁电应用技术研发平台和试验基地公司应通过对自有研发资源进行优化整合，建设磁电应用技术研究院及其实验工公司，购置 XRD、SEM、TEM 国际先进的材料分析测试设备，增加先进的设计、计算和校核软件，创建磁力装备的三维数据库，实现新开发技术的计算机模拟和新产品的虚拟装配、虚拟运行，切实提高企业研发设计的整体水平和设计开发效率，降低新技术、新产品的开发风险。高水平的试验研究基地是企业自主创新的必要保证。公司应高起点规划建设磁电应用技术研究院。联合高校，共建国家级磁电应用技术研究中心，成为我国新型稀土磁性功能材料和磁力装备技术领域创新能力最强，产业技术转化最快的应用技术研发示范基地。
（3）建立现代化的企业管理制度根据公司发展目标和发展战略，充分将人的要素和物的要素进行优化整合，应进行股份制改造，完善法人治理结构，以实现企业价值最大化。公司需在 2-3 年内引进战略投资者，组建股份制公司，力争 5 年左右的时间完成上市工作，完善公司融资结构。
（4）建立有效的激励机制和约束机制公司应对中高层管理人员，公司的关键技术人员建立长期的股权激励机制，对员工施行绩效考核，对掌握核心配方的技术人员制定配套有效约束机制。
（5）建立有效的内部控制制度应将内控体系与 ERP 完美结合，提升公司效益最大化。
（6）强化品牌建设，形成品牌竞争优势企业品牌是一个企业生存和发展的重要基石，公司应通过高性能磁体的开发，努力拓展稀土永磁电机、电动汽车、磁电成像等高端磁性材料应用市场。同时公司将通过研发平台建设、国际化工艺技术和质量标准体系的建立、生产经营的规范化管理、全方位售后服务体系的建立等措施，牢固树立公司的品牌形象，形成强有力的品牌竞争优势。
（7）低成本优势继续保持镧铈稀土替代镨钕稀土应用的行业领先地位。在资源循环利用方面，公司应在产业园区进行稀土资源的循环利用项目建设，减少原材料的长途运输和采购资金，大幅降低了财务成本。公司应结合稀土永磁材料全产业链发展的优势，可采用直沉法生产工艺对废料进行回收利用，与同行业其它企业工艺技术相比，可直接降低稀土金属回收成本 50%以上。同时，资源循环利用是国家循环经济政策重点支持的环保项目，该项目的建设为公司可持续发展提供了强有力的支撑。
（8）建立广阔的营销网络公司应在完善原有营销服务网络的基础上，建设营销服务网络平台，提供及时高效立体服务体验。利用网络电商平台扑捉市场的需求变化大数据，有效指导细分市场，最大限度满足客户个性化需求，塑造物美价廉和诚信服务的品牌形象，培养了大批忠诚客户。公司应积极筹划在韩国、日本、美国、欧洲等设立市场营销中心，打造全球营销网络。
（9）实施发展战略是一个系统工程，公司应通过年度全面预算，将发展战略逐步细化，才能确保战略的实施。
4.2 XX 稀土永磁材料公司资金活动优化对策
资金是企业生存和发展的重要基础，是企业生产经营的血液。资金的充裕程度、筹资成本、周转效率等，对企业的经营发展至关重要，决定着企业的竞争能力和可持续发展能力。
XX 稀土永磁材料公司是一人有限责任的民营公司，公司进入了快速发展期，但自有资金严重不足，厂区设计生产能力为 1 万吨，而目前主要原材料镨钕合金的价格为每吨 35 万元，是 4 年前设计该厂房时原材料价格的 7 倍。按照 4 倍的存货率计算，公司达产达效资金缺口将为 1.2 亿元左右。况且在近两年的生产中虽然公司产量由投产的第一个年度 2012 年的 1000 吨增加到 2000 吨，但因管理问题盈利能力依然较弱。
另外，从国家经济环境讲，2014 年度经济环境应该比 2008 年的金融危机时还要差，国家统战部副部长工商联副主席督查国务院简政放权，减少行政审批事项的落实情况到公司调研时说了一句比较经典的话：“现在能挺住的企业就是好？
企业，中国经济不会再大规模的采取强刺激政策，原来挂 5 档跑的车，以后只会挂 3 档了，企业在竞争中会死掉一批，挺住了再翻身的机会就很大”.公司在资金活动角度面临最大的困难也就是筹资活动和资金运营的管理。
4.2.1 筹资活动
筹资活动的内部控制，决定着公司能否顺利的筹集生产经营和未来发展所需要的资金，也决定着以什么样的筹资成本和筹资风险筹集资金，并决定着公司所筹集资金的最终使用效益。
筹资的方式无外乎是债权融资和股权融资，对于公司来讲，债权融资主要可操作的就是银行信贷，向发企业债券等根本不适合公司目前的信用等级和规模。
在经济下行期，银行管理风险的手段也在加大，信用贷款很难操作，基本都是房地产抵押贷款，公司已经通过土地、公司房抵押贷款融资 1.3 亿元，包括基建贷款和流动资金贷款。并且银行业通用指标销售收入与贷款额的比率一般不超过35%,而公司 2013 年度的该项指标比率已经达到 54%.解决 1.2 亿资金的瓶颈很难通过银行贷款完成。目前只能通过设备融资租赁、存货抵押贷款等方式做2-3 千万的银行信贷比较符合现实的情况。
公司的融资方式更应该放在股权融资方面。一方面资本市场的融资额度和再融资渠道比较多，另一方面如果企业在资本市场上挂牌，企业信用评级也会上调，企业净资产的价值已经按公允价值计价并非历史成本，配套的银行信贷也将增加。同时实施股权激励政策也是留住企业人才的最有效的手段。对企业的发展战略非常有利。
公司目前的股权结构是一人有限公司，公司的发展阶段也特别适合股权融资。通常主板和创业板上市一般需要三年左右的培育期，如果今后由核准制变为注册制可能时间还要短，目前风投公司寻找新兴产业的标的公司也并非易事，公司和风投公司很容易进行撮合。公司如果内部资源整合好，按目前的产销量年盈利额超过 2000 万元并非难事，绝对具备中小板和创业板的财务指标要求。公司最大的股改障碍来源于老板自身，担心战略投资者的引进稀释了股权，影响了公司快速发展的脚步。其实风投公司看中的是公司的行业、盈利能力和退出机制，换言之是公司必须上市，风投公司并不参与企业的经营管理。经过与老板的沟通，老板也认可了这种融资模式。对于公司目前的资产负债结构，资产 3.8 亿元，负债 2.5 亿元，权益 1.3 亿元，预期 2014 年度盈利 3000 万元，多家风投公司愿意拿出 1.2 亿元的资金占股权比例为 25%之间，董事会列席一个职位，不参与经营管理，但得签署每年销售收入和利润不低于 30%增长的对赌协议。公司第一轮融资的市盈率相当于 2.5 倍，并且首轮融资只需要选择一家风投公司，避免股权分散。首轮股权融资 1.2 亿元完成后，可配套信贷融资至少 8000 万以上，完全满足目前厂区 1 万吨设计生产能力的资金需求，公司可在 3 年内达产达效。公司发展战略中产业园区的建设已近日与地方政府达成了 650 亩的用地协议，并在 2015年分期启动建设，建设期采用 BT 方式解决基本建设资金，土地及在建工程抵押贷款解决部分流动资金。首轮股权融资后，如果运用得当两年后公司收入将增至10 亿元，利润 1.5 亿元左右，届时启动第二轮股权融资，通常按 8-10 倍市盈率计算，公司释放 15%的股权，可融资 2 亿元左右用于产业园区的 BT 资金偿付和补充部分流动资金。第二轮融资一年后公司基本具备上市的要求，公司根据实际情况到资本市场上进行融资，公司的资金困难瓶颈将被彻底打开，公司也将走入符合现代企业制度的行业龙头公司的轨道。
4.2.2 资金运营
资金运营是企业日常生产经营中合理组织和调度各类资金，保证资金正常循环周转的行为。
公司一直采取比较激进的发展速度，因此资金总是捉襟见肘，老板一支笔签字支配资金的调度，平衡资金的支出，虽然资金链条绷得很紧，企业的风险较高但资金使用还是比较容易控制。
公司目前需要优化的情况包括如下几个方面。
（1）资金的支付
1）现在网银转款非常普遍，因此支付时网银登陆密码和 K 宝等密码必须分别保管，必须两人同时在场才能进行支付操作。
2）公章、法人章和财务专用章、票据必须分开保管，避免支票、汇票等银行票据的支付风险。
（2）货币资金的日常审计建立货币资金账户月度审计制度，审核各个账户发生额的真实、正确性，月末根据对账单与日常的收入、支出进行核对，编制货币资金收支情况表，保证银行账户资金余额与对账单一致，月末盘点库存现金和承兑汇票保证账实相符。出纳每日编制货币资金日报表上报公司领导便于资金运用。4.3 XX 稀土永磁材料公司资产管理优化对策==资产作为企业重要的经济资源，是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础。资产贯穿于企业生产经营的全过程。为了保证资产安全，提升资产的管理效率，对公司的存货、固定资产和无形资产管理流程进行梳理。
4.3.1 存货业务流程的优化
外购的存货在采购业务中进行描述，这里重点是根据公司的生产特点对从原材料的领用到在产品、半成品、产成品的实物流转过程进行优化，公司产品的特点是从外观无法区分性能，如果产生混料，将严重影响产品质量，公司产品价值价高通常在 10-20 万元每吨，应避免盗窃的风险，另外生产各个工序与库房的入出库都变成监控生产的节点，因此如何把生产和库房物资紧密的结合也变得非常重要。
（1）库房的设置
1）设置原材料库，管理原材料、辅助材料的购进验收。
2）设置钢锭库，管理熔炼工序的半成品（甩片及钢锭）。
3）设置粉料库，管理氢破、气流磨、混料工序的半成品（粉料）。
4）设置毛坯库，管理压型、烧结工序半成品（毛坯）。
5）设置成（副）品库，管理机加工后的产成品（磁块）。
6）设置备品备件库，管理设备维修所需的备件。
（2）优化主要控制点及流程通过建立施工表单协调生产组织与库房监管，每张施工单均连续编号，下道工序与上道工序在设置有库房的位子均为节点，整套工序形成闭路循环，便于生产线在产品物资的监控。
1）配料、熔炼施工单，为熔炼工序的表单，该单既是原材料库的出库单也是钢锭库的入库单，该单明确了配方要求和熔炼技术标准，主要控制点在于熔炼的收率，用于判断合格、合用及废品的辅助标准，以及控制材料是否丢失。
2）制粉（氢破气流磨及混料）施工单，该单既是钢锭库的出库单又是粉料库的入库单，该单明确了氢破和气流磨工序的技术标准，主要控制点在于制粉的收率，对辅助产生的超细粉和底料要单独计量，保证二次回收利用的数据完整性。
3）压型施工单及装炉标识卡，该单既是粉料库的出库单又是毛坯库的入库单，该单明确了压型和烧结工序的技术标准，主要控制点在与从本工序开始建立合同订单跟踪管理，明确合格品率和收率两项指标。
4）机加工施工单，该单既是毛坯库的出库单又是成（副）品库的入库单，该单明确了后续磨床、切片、钻孔的技术标准，主要控制点在于毛坯块磨削量的控制，该工序也是最容易发生丢料现象的工序，同时通过检分对产品质量的控制。
（3）存货盘点制度公司应每月进行盘点，以保证存货物资账实相符。日常由财务部每日检查施工单信息录入库房 ERP 系统数据的正确性，经营部内勤在发货时和日常抽查单品确定账实相符的程度。
（4）存货存放
1）粉料库的粉料遇到空气产生自燃，必须袋装避光无氧存放。
2）成（副）品库产成品在装箱前必须分类存放、标示清楚、避免混料。
4.3.2 固定资产业务流程优化
公司固定资产主要包括房屋建筑物、机器设备、运输工具、办公设备等，固定资产业务流程主要包括取得、使用和报废三个阶段。
（1）工程部、设备部门应根据合同、供应商发货单等对固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收，出具验收报告书。财务部门进行资产定期清查，公司由于历史原因多数资产有物无帐，因此必须对全部资产进行资产清查登记造册，重新核定资产价值，到主管税务机关补开发票，完善资产的权属，建立固定资产管理卡片。
（2）固定资产的日常维护运行对每台机器设备进行档案管理，维修时做好记录，编制分析记录，确保机器设备的保值，运行有效。
（3）固定资产报废1）对使用期限届满、正常报废的固定资产，由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单，批准后进行报废清理。
2）对使用期限未满，非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由，估计清理费用和可收回残值，预计处置价格，经有关部门进行鉴定后，进行报废清理。
4.3.3 无形资产业务流程的优化
（1）公司的核心工艺配方有很多都具备申请专利技术的条件，公司应积极申请专利技术保护，申请专利后可申请高新技术企业，享受国家的税收优惠政策。
（2）对技术资料的直接接触人员签订保密协议，严格限制未经授权的人员接触核心技术资料。
4.4 XX 稀土永磁材料公司采购业务优化对策
采购业务指购买商品，包括原材料、商品、工程物资、固定资产及支付款项的活动。采购业务是生产经营活动的起点，是企业“实物流”的起点，又与“资金流”密切相关。采购物资的质量和价格、供应商的选择、合同的订立、物资的运输、验收都决定着企业的生存和发展。
4.4.1 采购流程的优化
公司使用的主要原材料为稀土提炼的合金，国家控制的比较严格主要出之于国有企业如包钢稀土、赣州稀土等六大集团，公司的议价能力较弱，公司的其他大宗原材料的采购也基本由老板亲自采购，但这种模式与企业的不断发展壮大已经不相适应，因此需要对采购流程进行优化，以下以材料采购进行举例说明。
（1）物料申请
1）生产用的原材料、辅助材料由技术部负责人/授权人根据《生产计划》、《生产预算》、库存及月材料消耗情况填写《材料计划申请表》，经总经理批准后，提交供应部。
2）各部门负责人/授权人根据《生产计划》、库存及月材料消耗情况填写《材料计划申请表》，经部门主管或主管上级审批后，提交给供应部。
3）未列入《材料计划申请表》中的且需要采购的物资，填写《请购单》，经部门主管审批后，提交供应部。
（2）供应部收到各部门批准后的《材料计划申请表》，编制《采购计划》，经总经理审批后实施。
（3）供应商选择和单价确认
1）根据当月《采购计划》中的物资类别，从《合格供应商名录》中选择合适的供应商，根据材料、物品的市场情况也可选择临时的供应商。
①选择供应商时应建立供应商评估和准入制度，对供应商的资质信誉的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商名录。
②采购部门应按照公平、公正、公开的原则，择优选择供应商，与供应商签订商品质量保证协议。对大宗原材料采取公开招标的方式确定采购价格。
③建立供应商管理信息系统及供应商淘汰制度，对供应商提供物质和劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件、其资信、经营状况等等进行实地考核评价，根据考核评价结果定期更换供应商。
④采购计划提交，每月 21 日前，各部门将审批后的《材料计划申请表》提交给供应部；供应部在每月 23 日前制定下月《采购计划》。
2）采购人员结合库存、物料需求日期及采购周期等信息确定各种材料和物品的订购方式。
3）需要时，采购员可先通过电话或将《采购合同》传给供应商报价和单价确认。
（4）供应商送货
1）《采购合同》需由供应部主管或主管上级审批后执行。
2）采购员将审批后的《采购合同》传给供应商，并要求供应商确认回传；若供应商不能按期交货，供应部应先通知相关请购单位。
3）零碎物品可直接询价购买或供应商送货。
（5）物料暂收
1）供应商交货时必须开送货单，由采购员通知保管员签收2）保管员依据《采购计划》、《采购合同》、《请购单》核对送货单内容，对品名、料号、规格、数量进行确认暂收，3）保管员以《进料检验通知单》的方式通知品管部进行检验。
（6）品管部检验员接到《进料检验通知单》，依《进料检验程序》进行检验；不合格品按《不合格品控制程序》执行，合格品办理入库。
（7）库房保管员对检验合格物料按《库房管理程序》办理入库。
（8）物资退货提出
1）进货检验发现采购不合格，有品管部提出。
2）使用过程中发现不合格，由具体使用人或请购者提出。
3）非月结采购物品退货要求在采购到公司三天内提出。
4）月结采购物品退货要求在采购到公司不超过一周内提出。
（9）不合格品确认及退库
1）发现问题及时通知采购员，以便现场了解情况，查清问题所在，确认能否退货。
2）提出退货人员填写《退货单》，《退货单》必须写明退货原因和再购时间，然后到库房办理退货手续，将物资还给库房。
3）库房将《退货单》交一联给供应部，以便评价和监督处置。
4）不能退货的交给供应部主管和主管级管理者批准，提出处置意见。
（10）退货处理1）采购员提取《退货单》、供应商“送货单”和物料，通知供应商退货处理。
2）退货必须在一周内处理完毕。
3）属质量问题必须先无条件退换，给我方造成损失的要求赔偿经济损失。
4.4.2 合同管理
市场经济通常又叫合同经济，合同是企业与自然人、法人和其他平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，它起到维护市场主体，规范、约束市场交易行为，优化资源配置，维护市场经济秩序的重要作用。以下以采购业务为例优化公司的合同管理。
（1）合同的管理和审批
1）公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批。
2）公司法律顾问负责公司各类合同的管理工作。
（2）合同的主体
1）订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。
2）订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
3）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
（3）合同的形式订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济业务外，应当采用书面形式。合同主要内容包括：
1）当事人的名称、住所合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
2）合同标的合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3）数量条款合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
4）质量条款有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
5）价款或报酬条款①价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款。
②价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确。
③价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
6）履行期限、地点和方式①履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。②合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为公司仓库或公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；③买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。
7）合同的担保条款合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应经总经理批准、法律顾问室审核后结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
8）保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
9）合同联系制度履行期限 1 年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
10）违约责任根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
11）解决争议的方式解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。
（4）合同的变更与解除
1）变更或解除合同，应遵照以下规定：
①通知或答复。要求变更或解除合同，应在合理的时间内将理由、要求和具体内容通知对方。接到对方要求变更或解除合同的通知，应在通知收到后 15 日内做出答复。
②双方派员进行充分协商。
③签订变更或解除合同的协议。
④经过备案的合同，变更或解除合同的协议应送原备案机关审核存查。
（5）经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
1）合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
2）合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司法律顾问和总经理。
3）公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司法律顾问。
4.5 XX 稀土永磁材料公司销售业务优化对策
销售业务是企业出售商品及收取款项等相关活动。公司强化销售业务管理，要全面梳理销售业务流程，通过分析评价销售业务的现状，着力健全各项销售业务管理制度，实现与生产、资产、资金方面的衔接，有效防范和化解经营风险，确保销售目标的实现。销售业务流程主要包括销售的计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务和会计系统控制等环节，以下仅对公司销售流程存在的问题进行优化。
4.5.1 销售的计划管理优化
（1）销售计划的制定
1）公司应根据年度生产经营计划，结合公司的实际情况，制定年度销售计划，在此基础上结合客户订单的情况，制定月度销售计划。
2）定期对各种产品的区域销售额、销售计划与实际销售情况进行分析，结合生产情况及时调整销售计划。3）公司的实际生产情况与销售存在现象脱节，销售计划完成不理想，换句话说经常发生有订单的没库存，有库存的没订单的现象。公司的生产周期从粉料开始到成品发货按目前的工艺水平需要 20 天左右，而公司 50%的客户群体为档口式散户一般要求 10 天以内交货，甚至更短，这就需要梳理常规订单，在接订单时不能因散单扰乱生产秩序，为了平衡生产和销售的现状，为公司推出了常规订单及库存上下线明细表，以便协调好生产与销售。
（2）销售计划的执行
1）销售员按区域每周编制销售报告，包括本期开发的新客户、本期拜访的客户、本期的销售数量和金额、销售费用、客户反馈意见（产品质量、发货时间、价格等）、与销售差异的分析及跟进计划。
2）区域经理每周分析区域销售报告，编制区域销售业绩分析。
3）销售总监每月向区域经理了解当期销售情况以及影响销售的主要原因，如竞争对手、客户需求的变化等，并提出改进意见。
4）总经理复核区域销售报告，并与销售计划和财务报告进行比较，详细了解重大差异产生的原因和解决方案。重点关注按产品和客户大类分别的销售数量、金额和利润率及计划差异。
4.5.2 客户开发与信用管理
公司应当积极的开拓市场份额，加强现有客户的维护，开发潜在目标客户，对有意向的客户进行资信等级评估。
1）根据目前的产品结构应在长三角、珠三角、山东、河南等地开设办事机构，以便更接近国内磁性材料使用客户的聚集地，与已有的合作伙伴和其它新兴企业更密切的交流与合作，并便于为客户提供更快捷的优质服务。
2）巩固与已有用户的合作关系，积极开发新的客户企业，寻求与其他公司和机构建立长期的、良好的合作关系，以保证业务发展规模。
3）产品差异化的定制服务理念，将销售产品提升为销售服务的理念，快速的提高市场占有率。4.5.3 销售定价策略==在保证产品质量的前提下，评定客户对磁性能的具体需求，结合公司低于同行业 10%以上的成本优势，采取合理的低价格扩张策略以获得最大化的市场份额，加快资金周转；对于技术含量高、技术专有性强，采取特殊的定价方式，如：溢价策略、高价策略等，以获取更大的商品利润。
公司主要采取基于竞争的定价方式--行市定价。公司每日根据稀土市场价格的变化，确定合同交易价格和现货交易价格，以保证公司的基本利润不受损失，且定价合理竞争力强。
4.5.4 订单业务流程优化
（1）订单的接收
1）客户与外勤业务员通过电话、网络等方式沟通，由外勤业务员将获得的信息传达给相关内勤。
2）客户通过电话、传真、网络将采购信息传到相关内勤，内勤把客户所在地区的外勤业务员联络方式传给客户，再由外勤业务员与客户沟通确定。
3）客户上门采购，与接待业务员当面协商。
（2）收到订单信息后，内勤按照信息内容，记录在《电话订货通知单》，草拟合同，填写《订单评审表》
（3）经营部主管对合同的合法性，完整性、客户资信及履约能力进行评审，并在规定范围内，对其业务协调性进行评审。对顾客提交的技术文件、图纸资料中的规格、性能、数量 、交期、包装方式等进行评审。
（4）经营部对其价格，成本，包括开发成本，材料成本、质量成本、包装及运输成本进行核算并评审。对合同中约定的结算方式进行评审，原则上执行款到发货。
（5）技术工艺要求评审1）技术部、工艺部对订单中有关技术、工艺性能的要求，包括公司工艺状况及技术水平能否满足客户需要进行评审。另外对合同中有关技术标准、质量体系的要求进行评审。2）品管部对外观、公差等要求进行评审。
（6）产能及保障评审
1）生产部对订单中产品的库存情况、生产能力保障及工期交付进行评审。均明确说明、写清工期。
2）设备部对设备保障情况进行评审。
（7）如不能满足订单的要求，或客户重新提出订单要求，双方以电话或书面形式联络协调，达成一致后，进行评审。
（8）订单评审结束，能够满足各项要求，将《订单评审表》、《销售合同》，报送主管副总，批准签署后，申请加盖合同专用章。将合同传真至客户方或带到客户方，请对方签字盖章，并回传合同。
（9）生产通知
1）将下月订单统计归纳，制定出《月销售计划》下发到生产部。
2）经营部根据订单的要求，填写《订货产品生产通知单》下达至生产部，生产部主管签名确认交期。双方确认签好的《订货产品生产通知单》各执一份保存、备查。经营部同时将《订货产品生产通知单》内容输入电脑，电子版文件在工作组内共享。
（10）订单的变更
1）对已经确定的订单，客户提出减少或取消时，经营部应先了解该订单的生产情况，若已投入生产，要评估造成的损失，并与客户协商处理。
2）增加订单数量，重新签订合同，请客户确认盖章回传。
3）变更加工方式（如充磁、钻孔、包装、公差尺寸）：第一时间通知生产部，填写《订单变更通知单》重新评审变更项。将原合同作废，重新签订合同，请客户签字回传。
4）变更产品性能：将原合同及下发的单据作废，重新评审，重新签订合同，请客户确认盖章回传。
5）变更交货期：第一时间和生产部协商，尽量满足客户要求，并将结果反馈予客户。6）如因本公司机器设备、人员或其他客观因素造成无法完成订单时，由经营部以书面或电话方式联络客户，生产部调整生产计划。
（11）订单跟踪
1）生产部负责跟踪实施生产计划及进度进行情况。技术部及工艺部跟踪产品各项技术指标是否符合要求。
2）品管部跟踪产品在各个生产环节中的性能指标、公差尺寸、外观项等是否符合要求，以上部门在跟踪过程中发现不符合情况及时纠正改进，已达到产品要求。
3）经营部跟踪产品生产进度，交付，发运，售后相关事宜。
（12）合同执行完毕，《订单变更通知单》正式合同，分别按照日期整理装订、保存。
4.5.5 收款流程优化
收款是发货后的结算环节，结算方式选择不当、账款回收不力，导致销售款项不能收回或遭受欺诈。收款过程中存在舞弊，使企业经济利益受损。
（1）公司在快速扩张期，应主要选择现销的结算方式，加快款项回收，提高资金使用效率。
（2）对于长期供货的大客户，给予一定的账期，但必须经过授权审批。
（3）销售款项必须结算到公司制定账户，避免销售员坐支销售款。
（4）每月末销售员要将各客户的明细往来发生额及余额上报公司财务部门，公司财务部门要对应收账款进行动态管理，定期进行函证，避免坏账风险。
4.6 XX 稀土永磁材料公司生产流程优化
4.6.1 生产流程优化的重要性
公司是生产加工型的工业企业，属于粉末冶金的新材料行业，生产流程的梳理对公司能否按时交付客户订单，提高存货周转率，能否保证产品质量，能否降低产品成本提高经济效益具有重要意义。
4.6.2 公司烧结钕铁硼磁性材料产品的工艺流程
（1）生产工艺流程图【2】
（2）工艺流程简介
1）原材料配料公司使用的主要原材料有铈、镨、钕、钆、铽、镝、钬、钐铁、钇铁、锆、钴、镓、镍、铌铁、硼铁、纯铁、钛、铜、铝、纳米促进剂、混合稀土、边料等金属元素。配料就是为生产不同性能钕铁硼磁体根据工艺人员的配方对各种金属元素进行称重搭配，配料看似简单，但如果配料时重量比例弄错或金属元素弄混，将产生严重的质量事故，因此配料必须由责任心极强的人进行操作。
2）熔炼熔炼的目的就是使单质金属变成合金。就是将纯金属原材料融化，用真空感应速凝炉在全过程真空状态下将所有金属进行溶清，并甩出速凝晶体薄片（0.3毫米）的过程。
3）制粉制粉的目的是为了获得一定颗粒形状和尺寸的理想的粉末粒子，所谓粉末就是大量的颗粒的自由堆聚体，制粉包括氢破碎、气流磨、混料。
4）压制压制的目的就是在一定压力的作用下，使粉末制成预定的几何形状、尺寸、密度和强度的半成品。压制的工艺流程包括：称料、装模、合模、定向、压制、脱模、装盒。压制工艺的质量，不仅影响到压制过程的顺利进行和生坯的尺寸，而且对磁性能的影响也很大。
5）烧结烧结是粉末颗粒在原子相互作用下发生联结和迁移过程。目的是将压制好的毛坯在一定温度下烧结，使之成为具有一定性能和几何尺寸的产品，并达到最终要求的性能。烧结的工艺流程为装炉、抽真空、升温、保护（充氩气）、降温、出炉。
6）机加工机加工的目的：一是满足产品尺寸精度的要求，通过加工使产品达到技术上规定的尺寸精度和表面粗糙度。二是满足装配的要求。某些产品是由两块或几块组合，组合体的接触面就需要加工。有的是嵌入其他配件中，加工以满足粗糙度的要求，达到紧密结合，防止漏磁和磁损耗。
7）检测稀土永磁材料在生产过程中，为保证生产合格产品，离不开检验、测量和质量管理，对磁体的质量进行分析。通过质量分析保证产品生产按技术设计要求全过程受控，保证高的合格品率，及时发现生产中的质量问题，提出改进措施，提高经济效益。检测一般包括检查磁体的磁性能、磁通、产品的外观和尺寸。检测的工序包括原材料的纯度，生产过程的烧结温度、密度，半成品及成品的尺寸、公差，磁性能中的剩磁、矫顽力、最大磁能极等。
8）充磁、包装、入库①充磁，是将一组磁块的充磁方向排列好用充磁机进行充磁。②包装，主要是将磁块整齐排放，用垫片隔开进行包装，满足保护产品的功能、方便运输的功能和销售功能。③入库，实际就是保管物资，公司根据生产的需要设置原材料库、钢锭库、粉料库、毛坯库、成品库和备品备件库。
4.6.3 生产流程操作环节内部控制的优化
公司是 2012 年初新建成公司区，随着新设备的引进、产量的快速放大，人员的快速增加，工序的衔接、工序内部的合理操作，有效的大规模组织生产，提高劳动效率变得尤为重要。但公司以前的以老带新的做法显然制约了企业的发展，老师傅学习新工艺、新设备的能力明显不足，传授业务的能力有限，新员工的经验明显欠缺，加之异地搬迁原有员工的大量流失，新公司区地处市郊区公共交通不便，造成员工流动性较大，稀土永磁材料的制备过程要求的技术含量又很高，因此如何制定出一套科学的在各个工序岗位有实际指导意义的作业操作规范是生产流程内部控制优化的首要环节。通过实地研究，对业务流程的梳理，结合公司的设备性能、生产工艺的要求，与工艺技术及设备人员反复讨论制定了公司各操作工序的作业指导书，该作业指导书出台后加之企管部门有效的组织培训，对管理生产，提高生产效率、提高产品质量起到了明显的效果。
以下举例熔炼工序作业指导书的制定。
（1）开机检查，检查熔炼炉水压（≥0.15Mpa），输入电压（≥380V），检查压缩空气压力（≥0.4Mpa），检查氩气压力（≥0.3Mpa）。
（2）开机准备
1）按下开盖启动按钮，打开炉盖。
2）清理坩埚内炉渣，用补锅泥填补坩埚裂纹及漏洞。
（3）装料1）将配比合格，标识明确的炉料放于原料待入炉区。
2）打开倾炉开关，将纯铁装入坩埚底部，硼铁放在中间，按下坩埚回位，装入、稀土金属、铜、铝放到最上边，物料不得接触到白钢压板，防止短路。
3）将水冷盘清扫干净，确认炉内无工具和杂物，清洁前门及炉盖胶圈，关闭熔炼室前门。按下炉盖关按钮。
（4）抽真空预热1）打开气动板阀，启动机械泵2）真空抽至 5.0E0 时，按下加热启动，将功率调至 100-135KW 预热。3）常规预热 30 分钟，且要求熔炼前真空度达到 1.0E0 预热后，关闭启动板阀，右旋罗茨泵，关闭机械泵。将功率旋钮调到原点，功率归零，并按《熔炼过程记录表》记录。
4）充氩阀向炉室充氩气至 0.06MPa.
5）手动调节功率旋钮，对炉料加热熔炼，根据原料融化程度，将功率调节至 200-350KW,熔炼 8-15 分钟，然后提升至 540KW 熔炼。
（5）精炼浇铸1）按施工单要求执行，可根据坩埚液面翻滚情况，微量调节熔炼功率或延长精炼时间，精炼时间控制 14-17 分钟。
2）手动调整坩埚倾炉角度至 35°-40°，按下自动浇铸开始按钮。
（6）冷却风冷1）浇铸完成 2 分钟后，关搅拌，破碎，冷却辊。坩埚返回至水平位置。
2）浇铸完成 20 分钟后，进行风冷，关闭水增压泵。
3）待风冷 1.5-2 小时后，且水冷盘出水温度低于 38 摄氏度时，关闭风冷，将炉内冲入空气，打开前门，出料。
4）填写好《熔炼生产跟踪卡》与《配料生产跟踪卡》放入桶内，经检测人员称重检验后，将甩片重量、炉渣重量、口杯料重量、记录在《工作日记》上，然后转入库房。
4.7 XX 稀土永磁材料公司全面预算管理优化对策
4.7.1 全面预算的概念
全面预算是指企业对某一特定期间的经营活动、投资活动、筹资活动、财务活动等作出的预算安排。全面预算是全方位、全过程、全员参与制定和实施的预算管理模式。全面预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。
4.7.2 全面预算管理优化
公司以前从未有过全面预算的管理模式，各部门的工作主要靠董事长一人协调，公司从建公司初期就由于自有资金不足，造成资金压力非常大，随着公司规模的日益扩大，产、供、销、人、财、物之间的有机结合和协调发展变得至关重要，全面预算工作的开展也迫在眉睫。根据公司目前的规模和生产型企业的特点，循序渐进的开展全面预算。
（1）健全全面预算的管理体制
1）设立全面预算管理机构将预算管理机构设在财务部门，由财务总监任主任，工作人员包括资金科、财务部、销售部、生产部、供应部、仓储部等主要业务部门人员参加。主要工作职责：制定企业的各项全面预算制度，检查制度的执行情况；汇总编制公司年度全面预算的草稿、月份计划的草稿；跟踪、监控公司预算的执行情况；定期进行汇总分析，撰写分析报告；提出预算考核和奖惩方案，报董事长审议。
2）明确全面预算的执行单位企管部门是全面预算和月度计划的汇总中心，行使奖惩职能。销售部门是预算的收入中心。各生产工段及维修工段是预算的成本中心。财务部门、人事部门、供应部门等是预算的费用中心。工艺部门制定各工序的物料消耗定额；人事部门制定计件工资和计时工资的标准定额；财务部门根据国家政策和历史数据对比分析制定费用标准定额。财务部门也是资金预算产生缺口的融资部门。
（2）全面预算编制将公司的经营、财务、投资等各项经济活动纳入预算的编制体系，形成销售预算、生产预算、采购预算、成本预算、研发预算、期间费用预算、经营筹资预算、现金预算、利润预算、资产负债预算等等。公司的经营特点及资金情况决定了以销定产并保证常规订单的合理库存量的生产模式，以下以月度计划为例设计实施了公司的预算模型，包括销售预算、生产及采购预算、资金预算。
（3）预算执行的控制
1）加强资金支付环节的控制，及时收入资金，严格控制支付，调节资金支付平衡。
2）严格资金支付业务的控制，制止不符合预算目标的经济行为支付资金。
3）对预算执行实施动态监控，及时纠正偏差。
4）建立预警机制，对发生的预警信号，积极采取应对措施。
（4）预算执行情况的分析进行预算分析需从定性和定量两个角度进行。公司应通过比较分析法确定预算结果和目标的差异后，采用比率分析法、因素分析法等定量分析说明预算的偏离程度，并通过定性方法进行深入分析，考虑内外部因素后，落实责任单位和个人。提出改进措施和建议，为下期预算的编制打下基础。
4.8 本章小结
本章从 XX 稀土永磁材料公司的发展战略、资金活动、资产管理、采购业务、销售业务、生产管理、全面预算等企业生产经营活动的主要内部控制方面进行优化，使企业的大规模化的生产经营管理更加协调，公司也在管理中取得了一定的经济效益，向企业价值最大化的经济目标的实现迈出了坚实的一步。
