第二章 盘山发电公司物资采购监督管理工作的 PDCA 循环
2.1 企业简介
天津大唐国际盘山发电有限责任公司（以下简称“盘山发电公司”或“盘电”）位于天津市蓟县境内，在役 2 台机组，是中国大唐集团公司最早的 600兆瓦火电机组。
盘山发电公司按照现代企业管理运作模式运营，成立以来以积极实践运行管理集控制、设备管理点检定修制而闻名业内，是中国大唐集团公司最早实行新厂新制的企业，机构精简，人员精干，公司设有发电部、设备部、燃料管理部、扩建工程筹备处等十部一处，员工平均年龄 36 岁。
1998 年 11 月 5 日，盘电工程开工，盘山发电公司实现了无人身死亡和群伤事故、无重大设备损坏事故、轻伤负伤率低于 3‰的安全目标；实现了双机无缺陷移交生产，保证了基建向生产的无痕过渡；取得了整套启动、机组并网、168 小时满负荷试运行等十个一次成功的好成绩，保证了整个工程进度；在造价方面，公司严格执行招投标制，优化工程网络计划，强化资金管理，工程实际总造价 41.5 亿元人民币。
盘山发电公司主动适应电力市场的变化，牢固树立一次非停就是一次服务失败，就是一次违约的观念。公司 AGC 投入率达到 100%,充分发挥了大机组可调性强的优势，做到了高峰顶得起，低谷压得下，赢得了电网的信任，逐步树立起了盘山发电公司稳定、可靠、守信的良好形象。
盘山发电公司坚持“价值思维、效益导向”核心理念，弘扬“务实、奉献、创新、奋进”的大唐精神，践行具有自身特色的“八崇尚、八反对”行为准则。
公司成立以来曾获得全国文明单位、全国五一劳动奖状在内的全国、行业、天津市以及中国大唐集团公司、大唐国际授予的多项荣誉。
2.2 物资采购管理
盘山发电公司物资供应部是公司发电生产所需物资（包括更新改造工程、小型基建工程所需物资）采购的职能部门，统一完成物资采购任务。物资采购实行归口管理。
2.2.1 物资采购方式
需用部门根据生产和管理需要，提出物资需用计划报本部门主任和主管本部门的公司领导批准，需用计划要明确所需物资的规格型号、图号、材质、数量和费用来源。物资采购坚持公开、公正、公平、诚实信用的原则，按采购物资的金额和采购特点分别采用上级公司集中采购、公开招标采购、邀请招标采购、竞价性谈判采购、单一来源物资采购、询价采购、竞价采购等。对紧急采购物资（突发性的急需物资，没有采购计划但必须在三日内到货），物资供应部接到《紧急物资采购签批表》后，物资计划采购主管查询历史采购记录，书面询价，经物资供应部主任确认，立即订货，后补订单采购。30 万元以下物资采购原则上都要在大唐国际物资网上竞价采购。金额在 30 万元及以上的物资（不含燃料）实行公开采购，任何部门和个人都不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。
2.2.2 金额在 30 万元以下的物资采购流程
1.提出物资采购计划：当需要物资采购时，设备部点检员或其他相关人员在 D7I 管理系统提出物资需用计划。各部门主任和主管该部门的副总经理在D7I 管理系统审批物资需用计划。
2.实施物资采购：物资供应部计划采购高级主管在 D7I 管理系统（见图 2-1）分解物资需用计划到计划采购主管采购界面。
计划采购主管依据物资需用计划，在物资网（见图 2-2）上进行招议标采购。金额在 30 万元以下的物资采购由物资供应部自行负责。
物资采购人员进入物资网操作平台后，登录物资网采购信息操作界面（见图 2-3）创建物资采购信息并进行发布。
到达开标日期后，物资采购人员登录物资采购比价操作界面进行供应商比价。定标原则是通过对相同品牌、规格型号的物资进行比质比价，等质择廉。
非最低价中标的物资采购，由需用部门填写《非最低价中标物资审批表》，履行审批手续，物资供应部核准报经营副总经理批准后，确定中标供应商。物资计划采购主管按照公司《合同管理标准》与供应商签订物资购销合同，并执行。合同中应明确付款方式，原则上物资采购送货到公司库房，接货验收合格后再进行付款，对于重要机电产品、机组重要备件付款时要留取质保金（10%全款），质保期（12 个月），填写设备质保金支付审核表。
3.物资到货验收：物资供应部物资计划采购主管负责物资催交，物资到货，由计划采购主管核对，库房管理主管组织接卸，保管员负责组织到货验收。
4.物资结算：财务部存货核算会计主管负责根据物资供应部物资计划采购主管提供的购料报销单，审核和结算应付购货款。
2.2.3 金额在 30 万元及以上的物资采购与监督流程
1.采购流程
（1）物资采购计划的提出与审批：招标采购计划由业务部门负责编写，经部门主任同意后报招标采购主管，招标采购主管组织招标采购领导小组会议进行审批。审定的招标采购计划在会议后 2 个工作日内下发至各相关部门。招标采购主管在招标采购计划下达后，根据计划发文组建各项目招标工作组。物资供应部员工担任商务负责人，物资申请人担任技术负责人。
（2）确认采购方式：以招标方式采购时，无特殊情况均应采取公开招标，招标分为委托招标代理机构和自行招标两种。特定情况下可以进行邀请招标。
不进行招标采购的物资可采用单一来源采购、竞争性谈判、询价、竞价 4种方式。单一来源采购的谈判对象是唯一、单一的供应商，通过谈判方式，确定成交价格和成交条件。竞争性谈判的谈判对象是两个供应商，通过筛选比较，选择供应商。询价是指由三个及以上供应商进行应答和一次性报价，在此基础上进行比较并确定成交供应商的采购方式。竞价是指三个及以上供应商在满足要求的基础上，在某一限定的时间范围里多次报价，通过价格竞争确定成交供应商的采购方式。
（3）编写、发布招标公告：招标工作组技术负责人和商务负责人在立项完成后 5 个工作日内编写招标公告，完成后及时交招标采购主管，招标采购主管组织招投标采购领导小组审批。
（4）编写、发布招标文件：招标工作组负责编写招标文件，招标文件以范本为基础根据招标公告和实际情况编写，商务负责人编写商务部分，技术负责人编写技术部分。招标文件编写完成后，经招标采购主管合规性审查通过后发售，招标采购主管应在通过的招标文件首页签字，招标工作组应将经签字的招标文件存档。招标文件根据项目情况按照 600 元至 700 元发售。
（5）开标：开标前应做好供应商资格审查、组建评标委员会、招标采购主管应当在开标前一天组织招标采购领导小组召开开标前会议，就购买标书的潜在投标人、技术评分细则、评标组织机构向招标采购领导小组汇报。开标程序应符合国家相关法律法规、公司相关规定以及招标文件规定，并由监督人员进行全过程监督。如发现程序不符合相关规定，应立即终止。
（6）评标：评标办法一般包括商务、技术和价格三部分内容。评标办法具有严肃性，不得临时更改。评标委员会的工作依据为该办法，必须据此办法评标。评标后进行中标公示与中标通知。
（7）物资验收：物资供应部物资计划采购主管负责物资催交，物资到货，由计划采购主管核对，库房管理主管组织接卸，保管员负责组织到货验收，设备部点检员、发电部化验主管和化验员（化学药品）协助完成验收工作。
（8）财务结算：财务部存货核算会计主管负责根据物资供应部物资计划采购主管提供的购料报销单，审核和结算应付购货款。
2.监督流程
监察审计部负责开展物资采购监督工作。
（1）监督方式
招标监督分为招标过程监督和专项监督检查。招标过程监督。招标过程监督采取重点环节现场监督和过程监控相结合的方式，现场监督采取直接组织监督方式进行。专项监督检查。监察审计部牵头组织，抽调纪检、监察、审计、法律及专业人员组成联合检查组，对公司的招标管理工作进行检查。
非招标采购监督一般采取过程监督方式，监察审计部视情况开展专项监督检查。过程监督采取重点环节现场监督和过程监控相结合的方式。专项监督检查由监察审计部牵头组织，抽调纪检、监察、审计、法律及专业人员组成联合检查组，对公司的非招标采购管理工作进行检查。
（2）监督内容
招标前期监督：主要监督招标项目是否按招标管理范围列入招标采购执行计划。资格预审公告及招标公告是否在国家指定媒体和网站发布，是否符合时限要求。采用邀请招标的是否按照规定履行审批手续。资格预审文件、招标文件是否按照有关要求进行编制和审查。资格审查委员会和评标委员会专家是否符合公司要求的专业人员组成，专家的结构比例和人数是否符合要求。特殊项目需指定专家时是否履行审批手续。资格预审是否严谨，形成了资格预审报告表并履行签字手续，是否按照资格预审结果确定投标人名单并及时发出资格预审结果通知书。招标文件是否按照时限要求发售给潜在投标人或经资格预审确定的投标人，招标文件的澄清或修改是否符合相关要求。招标组织部门发布招标公告应经过公司招标采购领导小组会议通过后方可发布；开展资格预审的招标项目，监督人员应在资格预审后 2 个工作日内报送招标资格预审监督报告表。
开标监督：包括对是否按招标文件确定的时间、地点提交投标文件，投标截止时间后送达的投标文件是否拒收进行监督。对招标工作人员是否如实记载投标文件送达时间和密封情况进行监督。对投标人或投标人推选的代表检查投标文件的密封情况，当众拆封、宣读、签字等公开开标情况进行监督。对投标人是否在评标工作结束前签订《廉洁合同》进行监督。对开标现场异常情况的处理是否符合规定进行监督。监督人员应在开标记录上签字，未经监督人员签字，不得进入下一流程。
评标监督：包括对评标专家是否按时到位，代理机构是否核实评标专家身份并对评标专家及其通讯实施封闭管理进行监督。对评标委员会是否按照招标文件规定确定的标准和方法评标进行监督。对评标专家及现场工作人员有无违反评标纪律进行监督。对评标委员会是否按照规定，在统一标准程序下组织澄清进行监督。采用二步法开标时，对技术、商务评分时间与价格标开标时间是否为同一时间进行监督。对工作人员录入报价、评分和计算综合得分情况进行监督。对评标委员会成员是否在商务评标报告、技术评标报告及综合评标报告上签字确认进行监督。参加标后会，对标后会讨论的事项进行监督。监督人员应在评标前宣读招标评标纪律。
定标监督：包括参加招标领导小组会，对评标结果上报材料进行核对，汇报招标监督工作中发现的问题及异常情况。对招标领导小组审核结果与评标委员会推荐的中标候选人顺序是否一致进行监督。对是否按照要求公示中标候选人进行监督。
非招标采购监督：包括非招标采购前期和准备工作监督包括采购项目是否符合国家法律、法规和集团公司、大唐国际及公司有关规定可以不进行招标。
采购项目是否按采购管理范围列入采购执行计划，紧急采购的项目是否履行审批手续。采购准备工作包括制定采购方案、编制审查采购文件、以及组建采购工作组和采购小组（谈判小组、询价小组、竞价小组）等是否按照有关要求执行。
竞争性谈判采购监督：包括对谈判文件是否经过审查进行监督。对确定参加谈判的供应商名单是否符合采购方案和采购文件的要求进行监督。对采购小组（谈判小组）与各个供应商分别进行一次或多次谈判有无违反相关规定进行监督。对采购小组（谈判小组）是否按照采购方案和采购文件规定确定的标准和方法推荐成交供应商进行监督。
单一来源采购监督：包括对采购小组与供应商进行一次或多次谈判有无违反相关规定进行监督。
询价采购监督：包括对确定被询价的供应商名单是否符合采购方案和采购文件的要求进行监督。供应商应将应答文件（含报价文件）按采购人的要求密封提交到指定的地点和收件人。紧急采购的项目，采购人可要求各供应商统一将应答文件（含报价文件）采取传真方式或电子邮件方式提交，传真件应发送至监察审计部指定的传真号和收件人，电子邮件应发送至监察审计部指定的电子邮箱地址。询价结果明显不合理或偏离市场价格时，对采购小组（询价小组）是否拒绝所有应答，重新进行询价或转为其他方式采购进行监督。对采购小组（询价小组）是否按照采购方案和采购文件规定确定的标准和方法推荐成交供应商进行监督。
竞价采购监督：包括对确定参加竞价的供应商名单是否满足技术商务条件进行监督。供应商应将应答文件（含报价文件）按采购人的要求密封提交到指定的地点和收件人。紧急采购的项目，采购人可要求各供应商统一将应答文件（含报价文件）采取传真方式或电子邮件方式提交，传真件应发送至监察审计部指定的传真号和收件人，电子邮件应发送至监察审计部指定的电子邮箱地址。
对竞价期间所有参与竞价的供应商有无违反相关竞价规定进行监督。对采购小组（竞价小组）是否推荐最低报价供应商为成交供应商进行监督。
非招标采购结果监督：包括对采购结果上报材料进行核对，汇报采购监督工作中发现的问题及异常情况。对采购领导小组审核结果与采购小组（谈判小组、询价小组、竞价小组）推荐成交供应商是否一致进行监督。
其他事项监督：包括对合同签订内容与采购文件和采购结果是否相符进行监督。对有无限制和排斥适宜的潜在供应商参加，或者以其他方式干涉采购工作的行为进行监督。对与供应商有利害关系的采购小组（谈判小组、询价小组、竞价小组）成员、工作人员是否严格执行了回避制度进行监督。监督有无与供应商串通、泄密，影响招标结果。对有无泄露采购工作机密的行为进行监督。
对参与采购工作的人员有无索贿受贿的情况进行监督。
2.3 目前 30 万元以下物资采购监管存在的问题
由上文的对比分析可知，因单笔金额量大，经过多年运行，盘山发电公司30 万元及以上的物资采购监督管理引起了企业的高度重视，工作流程、职责、管理等环节都相对完善，目前的物资采购监管问题主要存在于 30 万元以下的物资采购工作中。主要问题如下：
1.物资采购监管工作任务重。由历史数据可以知，2006 至 2013 年期间，公司 30 万元以下物资采购金额分别为 2276、2496、2607、2712、2837、2985、3177、3364 万元。
由于盘山发电公司 2 台机组自 2001、2002 年相继投产后，经过 5 年的运行，2006 年开始已经进入稳定期，因此很少有突发性及重大的影响物资采购工作的因素。根据盘山发电公司 2006 至 2013 年物资采购的金额数值可制成盘山发电公司物资采购金额时间序列图（见图 2-4），由图可知，物资采购的金额可以生成为时间函数，而预测分析法恰恰适用于这种在已知、长期、线性、渐进趋势变动下的发展状况分析。在这种情况下，可使用预测分析法评估未来 3 年盘山发电公司 30 万元以下物资采购金额。
根据此表达式，可推出盘山发电公司 2014 至 2016 的物资采购金额分别为3464.65 万元、3610.85 万元、3757.85 万元。而 2014 年，盘山发电公司实际物资采购金额为 3408 万元，与预测结果非常接近。因此，可以认为模型构建是成功的，能够比较好的反映发展趋势和变化。由预测数据可知，未来 2 年，物资采购金额仍然在高位运行，物资采购总金额非常大，而且由于单笔采购均为 30万元以下的项目，说明采购物资的数量也非常惊人。由此，我们可以判定，这势必导致物资采购监督管理人员的工作量在持续、快速加大，监督人员对应物资采购监管往往是一对多，如果物资采购的所有监管环节全由监察审计人员来开展，那么对于定员只有 3 人的盘山发电公司物资采购监管部门--监察审计部来说，无疑将是严峻的考验。
2.无法进行具体需求预测。由于发电企业工作流程复杂，锅炉、汽机、电气、热工、化学、燃除、脱硫、脱硝等各个系统各有特点，采购的物资也各不相同，单单阀门一项种类就有很多，而且时间跨度参差不齐，有些易耗品如氨水、石灰石粉、硫酸等每个月都需要采购，而有些继电保护、热工组件几年才更换一次，形成了庞大的数据库，人工统计起来十分困难。因为统计手段的缺失，监管人员就难以有效的汇总一段时间、一个系统、一台机组的各类型采购数据，监督工作往往难以进行具体需求和趋势性预测，存在着“就事论事”的问题，整改措施也往往是个体化、差异化的建议，更不能做到举一反三、总揽全局。
3.采购计划缺乏有效监督。伴随着新厂新制定员少的客观实际，工作中普遍存在“一个罗卜几个坑”的情况，即一个点检员负责的设备数量大概相当于老电厂点检员的 3 到 4 倍。也造成了，在物资采购的过程中，一个点检员有权对多个设备提出采购计划。而采购计划在流程上，虽然经部门和公司两级审批，但是因为电厂的系统庞大而复杂，审批人员往往难以做到“门门精”、“样样通”,对库存和“家底”掌握不清，“怎么报计划”、“报什么计划”、“何时报计划”,往往是业务人员说了算。在审批管理上，往往是“单子一报就批”、“设备一坏就买”,部门、公司两级的审批在一定程度上存在流于形式的情况，实际上对物资采购计划未起到有效的监管作用。
4.物资采购人员个人裁量权过大。按照上级公司的要求，30 万元以下的物资采购均在物资网上进行，在这个过程中，只有物资采购人员一家参与，相对比较独立。供应商的情况、物资设备的情况、招标的情况、价格的情况、订单的情况，在这一环节，监管人员可以说一无所知，监督更是无从下手，客观上造成了通过物资网进行的 30 万以下物资采购完全处于监督视野之外，成为了监管的盲区，形成了物资采购人员“一人说了算”的局面，产生了极大的廉政风险隐患。
针对上述这些问题，本文将对 30 万元以下物资采购监督管理工作进行重点研究。
2.4PDCA 循环的基本原理
2.4.1PDCA 循环的定义
PDCA 循环也叫“戴明环”[25].这是一种被实践证明行之有效并普遍应用于管理领域的工作方法。
“戴明环”主要分为四大核心步骤（PDCA 循环图见图 2-5），分别是：P即 PLAN,意为策划阶段。D 即 DO,意为执行阶段。C 即 CLECK,意为检查阶段。A 即 ACTION,意为处理阶段。这几个步骤四位一体、上下关联、依次而生、相伴而存、环环相扣。
2.4.2PDCA 循环的特点
1.大环连小环。整个任务可以认为是一个大循环，则各级分系统还存在小的 PDCA 循环，大环和小环一起作用，形成了这个有机统一的系统，小环不动，大环自然无法运转，因此不能将二者割裂开来。
2.阶梯形上升。PDCA 循环不是在同一条水平线上做循环，而是一个阶梯形不断上升的过程。每经历一次循环，工作就提高一级，再经过下次循环，水平就再进一步，在这个循环的过程中，水平也随之上升。
3.周而复始、循环往复。P、D、C、A 循环往复，每循环完一次，会解决掉一些问题，但同时，可能也会有新的问题、新的挑战出现，这时就需要下一个 PDCA 循环开始，以达到持续提高、持续改进的目标[26].
2.4.3 基于 PDCA 循环的不同监管阶段工作职责
目前，在国际上，常常将 PDCA 循环理论已经开始广泛应用于各个管理领域，如产品的质量改进[27~29]、构建企业的安全文化[30]、绩效管理[31]、医疗服务水平提升[32~35],但较少有将 PDCA 循环与物资采购监管相结合进行研究。本文尝试将 PCDA 循环引入物资采购监管，通过动态改进，提升物资采购监督管理水平。
1.物资采购监督管理策划阶段的职责
在这一阶段，主要对物资采购监督管理工作建章立制，明确组织机构、工作任务、职责分工、控制指标，使工作开展有据可查、有规可依，这是后续工作开展的保障和根本前提。
计划阶段主要突出工作的差异性，所谓差异性，就是结合实际，根据物资采购管理不同时期、不同环节的特点，准确找出和识别风险点，确保监管工作的针对性和实效性，而不是笼统的提出措施、泛泛而谈。这样的措施必然带有工作特点和岗位特色，更能适应企业自身的实际需求和监管工作的需要，为其他环节工作的顺利开展奠定基础。
2.物资采购监督管理执行阶段的职责
在这一阶段，主要对采购工作的全过程进行监督，对关键节点、人员组织、制度执行等方面开展具体监管，从源头入手，对物资采购计划是否科学、合理、系统、全面进行监管；抓住关键指标，消除物资网采购行为监管盲区；专业人员与物资人员相配合，着力提高物资验收监管水平；强化与财务部门间的协调，实现物资结算安全。
执行阶段主要突出工作的统筹性，所谓统筹性，就是将物资采购计划、物资采购实施、物资采购验收、物资采购结算四大步骤形成各负其责、合而为一的有机整体。使整体与局部相协调、相统一。即在局部上，分别制定科学合理的措施，严格管理。在整体上，前后衔接、环环相扣，共同保证物资监管水平的提高。
3.物资采购监督管理检查阶段的职责
在这一阶段，主要对物资采购监管的落实情况进行检查，从正反两方面对物资采购监督管理工作进行评估，评估物资采购的实际工作效果是否得到了改善，是否杜绝了决策失误、管理失控、人员失职，还有哪些不尽如人意的地方，评估指标是否还有优化的空间、管理是否还有提升的裕度、流程是否还有可优化的环节。对于成功的方面，继续发扬，使好的经验能够根植下去、固化下来，成为今后工作的长效机制。对于不足的地方，分析原因，为处理阶段的开展做好准备。
检查阶段主要突出工作的实效性，所谓实效性，就是将检查贯穿于物资采购计划、物资采购实施、物资采购验收、物资采购结算监管工作的全过程。通过数据和实例，一方面，如实反映监管工作的成效，另一方面，客观分析采购工作中存在的问题。既不夸大成绩，也要尊重事实。从成绩出发，客观总结经验。从问题入手，准确分析不足。
4.物资采购监督管理处理阶段的职责
在这一阶段，主要对物资采购监督管理检查阶段发现的问题和不足提出有针对性的改进措施和方案，进一步提升工作水平，实现动态优化，形成下一个循环。
处理阶段主要突出工作的针对性，所谓针对性，就是提出的整改措施一定要切实解决实际问题，具有可操作性、可执行性，使物资采购监管工作能够与时俱进，在实践中不断突破，在创新中不断发展，实现管理提升不止步。
