2.4 食品安全档案的信息化建设
信息化是提供现代通信技术、网络平台和整合后的数据库技术为基础，通过对所研究对象相关信息的汇集、分类、整理、加工的数据库技术，达到人们在生活、工作、学习、决策、研究等和人类活动息息相关的的信息开发、利用技术。信息化建设是指依靠计算机、网络以及通信技术，实现企业发展的可持续并逐步提高在市场中的竞争力。食品安全档案的信息化建设是指食品企业利用计算机技术、网络技术、通信技术等手段对企业自己的品牌进行一系列的管理过程。包括知名度的提升、信誉度的保证、企业自身良好形象的宣传等等。
2.4.1 食品安全档案信息化的目的
为了使食品企业进一步提高生产条件和质量管理能力，严格遵循食品生产许可制度，强化监管部门监管力度，加大食品安全档案信息的透明度，有效实现对食品突发事件的应急管理，加快实施不对安全食品的追溯和召回机制，确保消费环境的安全和消费者的身体健康和生命安全，加快食品安全档案信息化的建设刻不容缓。
《食品安全法实施条例》第三十条规定，国家鼓励从事食品行业的相关人员，通过采用先进的技术手段来记录食品安全法和本条例中要求记录的事项。
①这充分说明了政府对食品经营企业的档案信息化是鼓励和支持的。但是我国多数企业对食品安全档案信息化的认识程度不高。从食品企业的微观角度来讲，食品安全档案信息化需要相应的设备、人员、管理等等，这就使得企业要投入一定的资金进行改造，影响了生产效率和经济利益，使企业丧失积极性。从国家宏观层面看，国家缺乏对食品安全档案信息化经济上的支持，使得很多企业因面对资金的难题望而却步。
2.4.2 食品安全档案信息化的概念以及原则
一、食品安全档案的数字化
食品安全档案数字化指的是在一系列的技术手段的支持下（如扫描、多媒体、OCR、计算机、数据库、数字摄影（录音、录像）、存储技术等），随着食品企业管理现代化水平的提升而产生的食品安全档案信息的存储形态，是把各种载体的食品安全档案通过数字加工的手段转化为数字档案信息，实现食品安全档案上的的内容以数字化的形式存储，网络化的形式管理以及信息化利用的一种借助计算机管理的手段，这种方式不但可以建立一个食品安全档案信息库，还可以实现信息的整合和有效的利用，实现档案信息资源的多渠道共享。
①食品安全档案数字化有着不可替代的优势：首先，提高食品企业的经济效益。
在对食品安全档案进行数字化后，以纸质载体的传统档案信息转化为数字档案信息，不仅可以有效地节约档案收集、保管所产生的周期不及时，甚至是时间的浪费、人力物力财力的费用，还可以节省占地空间，达到迅速、快捷、方便的归档和利用的目的，克服了纸质档案在复制过程中的造成的纸张和人员的浪费。其次是提高了食品企业、监管部门的工作效率。因为数字化文件材料在实现逻辑归档、物理归档时的方便快捷，改变了档案管理传统的利用模式，达到利用准确、高校的目的。第三，加强了对原有食品安全档案的保护力度。把纸制档案进行数字化转变后，档案使用起来更为安全。特别是对已形成时间较长的文件材料来说，数字化后必然是对其更全面的保护。另外，通过对食品安全的档案的数字化处理，防止了部分档案遭到篡改的可能。
二、食品安全档案的信息化
在行政管理部门的统一指导下，对食品安全档案进行数字化，应用计算机、网络等技术，根据档案的各项内容对其进行管理、整合及为百姓提供服务。提高档案的利用效率。可以说是食品安全档案的信息化是食品安全档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
三、食品安全档案信息化的原则
食品安全档案涵盖从食品的源头到食用的餐桌整个流程，应当说是一个系统的档案工程。食品安全档案的信息化应遵循档案产生和自身的发展规律和特点，主要有协调原则和地域特色原则。协调原则是指：食品安全的监管职责包括食品从源头到消费、从田头到餐桌的整体过程，多个部门涉及其中。所以对食品安全档案的形成和管理必须要做到科学、有效的统筹规划、衔接和规范，以保证地方与中央之间、企业与监管部门之间信息互联互通、资源共享。地域特色原则是指：在地方监管部门与中央监管部门保持高度一致的前提下，也应根据地方的实际情况，实施与本地区相适应的食品安全档案信息化办法。如，各地监管部门要遵循科学的原则发布档案信息，并确保信息的及时、准确、公正、客观，要做到最大可能地与食品安全（或与日常生活安全）相关，要建立档案信息发布人制度，建立有效的信息发布风险责任监督制度。
2.4.3 食品安全档案信息化建设的内容
食品安全档案信息化建设应当由政府相关部门通过对食品企业产品的“身份档案”“履历档案”等信息的存储加工整合，以达到对企业、产品档案信息备案、利用的目的。这个系统存储的档案信息内容涵盖企业产品（食品）的身份档案信息和履历档案信息的总和，还包括企业生产产品的地址、联系方式等等。为了便于利用，我们可以通过建立“数码追溯系统”,通过计算机、数字传播系统、数字密码及高科技印刷等手段，实现一体化的信息查询及管理系统；还可以通过使用条码和加密技术，为每一件产品制作唯一的一个数字查询条码（有 20 位数字以内），粘贴在产品的外包装上，形成每件食品身份档案、履历档案一体化的数字管理手段。
①通过这种方式也可以对企业、产品档案信息日常监督、备案制度、信用记载、信息公开、专家咨询、追溯记载等进行记录和管理。同时可以为社会提供更全面的有关食品生产和加工的优质食品名单，食品经营者可以利用这种信息化的服务在食品的进货、服务、管理等环节上把好关，将不合格、不放心、不规范的食品拒之于外；广大的消费者也可根据档案信息化提供的信息了解和掌握食品安全的相关信息，让不称心的食品拒菜篮之外。
②同时，可以运用计算机和互联网技术对整合其他渠道的食品信息资源。如通过海陆空等交通运输渠道入境（行政区域）的产品，可以建立信息管理信息系统对外来食品进行质量监督。如对外来食品在发货地、运输车辆、货物、证明、检验检疫的情况、违章查处情况、货源企业等方面进行档案信息的记录，通过相关入口的信息联网，实施全方位的食品安全信息控制和共享。
2.4.4 食品安全档案信息化的网络建设
当今社会，互联网技术飞速发展。使用互联网已经是人们获取信息的重要手段和方法。食品安全档案信息的普及广、消费者获取信息的快捷、准确与否直接影响到人民群众的生活质量。所以，以互联网的形式向广大消费者提供有关食品安全的信息，并利用互联网快捷、更新及时等优势对社会提供食品安全网络服务是食品安全档案信息化服务的目标。互联网技术的应用，在当下档案管理大环境下，在保证可公开信息发布的及时性的前提下采用互联网技术必将有助于改变食品安全监管工作的发展，提升全社会食品安全现状改善的意识，应当认为实现食品安全档案信息的网上查询和发布是食品安全档案信息化建设重要内容，是实现食品安全长效监管机制、全社会监管机制的最佳选择。
一、建立食品安全档案信息网
食品安全信息网站是食品安全信息发布的指定平台和食品安全信息查询中心，也是监管部门对食品监管产生的信息、消费者对食品安全的意见都能够多反面信息汇集中心。也是食品安全档案信息数字化管理和信息化服务的最好展示渠道。食品安全档案信息网可以是以政府监管部门为代表的部门在食品安全监管方面的权威发布，也可以是通过第三方的形式发挥作用。与但无论是代表政府的唯一官方信息发布渠道，还是以第三方的形式履行完成相关工作，食品安全档案信息网都能够代表政府在食品安全监管方面的良好形象和坚定决心，也能够作为政府披露食品安全监管信息的永久窗口营造放心、良好的消费环境，引导正确、健康的消费理念。所以，食品安全档案信息网应当是每个地方政府应当在食品安全建设中必需的考虑的建设项目。首先：要着力建设食品安全信息网络服务平台的硬件和网络环境；其次是要大力开发食品安全信息监管信息管理系统；三是努力搭建食品安全检测项目信息库以及食品经营主体备案信息库和食品安全标准信息库；第四是合理开发食品安全信息的提交、处理、发布、查询、反馈系统，通过电话、短信、微信和互联网等多种途径，以实现与食品安全信息网络服务平台互动、联动；第五是要建立一支既精通网络知识、熟悉食品安全监管又谙熟档案管理等各方面知识的人才队伍，同时还要不断加强对食品安全信息化、档案化的培训。
二、档案信息查询、操作的便捷性
食品安全网站是代表政府为百姓服务的，所以栏目设置要清晰、简单，以方便百姓的查询。从整个食品安全网站来看，将网站所有内容按树根形排列是很好的选择。网站可设有食品投诉、质检公告、监督执法、资讯中心等若干个一级栏，一级栏目下面是若干个二级栏目。同时，可以通过超链接的方式，联系其他栏目的内容。
为了更好的归类和更方便的操作，把几个一级栏目构成一大类，置于首页。并且严格控制子栏目的级别。
如，沈阳市苏家屯区也在 2005 年建设了浑河农业信息网，除对会员企业信誉档案信息进行严格审查外，对企业生产经营档案信息也进行了统一搜集、整理，编辑并录入到该网的农副产品生产经营大户和经纪人信息查询系统中，使登录网站的国内外用户了解企业以及各类种养殖大户和经纪人的生产经营情况、信誉状态等架起了一座信息的桥梁。
三、档案数据信息详实安全
食品安全档案信息的全面、系统、详实、准确和以及更新的及时事关网站的质量和生存。所以，食品安全档案信息网站要及时采集、更新与食品安全相关的档案信息。加强食品安全网站的维护工作。食品安全网站的生命力在于档案信息被百姓的认可和接受的程度，被百姓信任则网站就立得住、站得稳，就有存在的空间和价值。因此，详实的数据信息非常重要。这就要求网站的主办方（无论是监管部门还是以第三方的形式）对食品质量监管信息以及相关法律法规及政策等信息客观、准确、及时的发布或披露。还要将与食品安全有关的信息进行（常规化的）收集汇总、分析整理以达到定期向社会传递（发布）的目的。同时，要做到食品安全档案信息的安全。食品安全档案信息网站与信息的安全不仅关系到食品安全、食品安全档案信息化的健康发展，而且关系到社会的稳定。信息化程度越高、覆盖的范围越广、政策越是透明就越要重视网络与信息安全。要建立畅通的信息采集、监测和通报的责任体系，使更多的消费者运用网络中的信息了解食品安全、食品科学、大政方针，改善和提高生活质量；同时，也能够通过海量信息的的科学运用逐步奠定档案信息在食品安全信息评估和预警体系基础地位，使数据信息能够被及时研究、分析，发挥数据在食品安全形势分析重点作用，能够对可能出现的食品安全问题做到早预防、早发现、早整治、早解决，实现预警的目的。如 2003 年，在上海市多个猪场及园艺场全部实施了档案信息化后取得了良好的社会效益和经济效益，他们及时总结了这项工作的经验，并向瓜果、奶牛场等其他食品领域开发档案农业信息系统，形成了一个全链条的、可追溯的档案信息点面结合的数据资源，有效保证食品安全。
2.5 本章小结
本章主要阐述了食品安全档案管理在食品安全工作中目的和意义，探讨了食品安全档案管理的组织体系、食品安全档案管理的制度建设和业务规范，食品安全档案的追溯制度、食品安全档案的信息化建设等方面的内容，简要阐述了食品安全体系组织的结构框架，陈述了食品安全文件材料的形成及其主要内容，研究了食品安全档案追溯的机制和方法，对食品安全档案信息化建设提出了建设性的方法及其内容。
