2 食品安全档案管理体系的建立
《中华人民共和国档案法》第五条规定，我国档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。
①我国档案事业管理在体制上由国家档案局主管全国档案事业，负责统筹规划，组织协调，统一制度，对中央和国家机关各部门、全国性社会团体，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市档案局的工作负责进行监督和指导。县级以上的各级地方档案局对本行政区域内的档案事业进行主管，对本行政区域内的档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。我国的这种至上而下集中统一的档案事业管理体制为建立和完善各相关行业的档案工作体系奠定了坚实的组织基础，也储备了规范、有序的专业资源，为食品安全档案管理体系的建立提供了系统科学的遵循原则。
2.1 食品安全档案管理的体系构成
食品安全档案管理组织体系涵盖档案工作和食品安全工作两个不同专业的范畴，涉及档案、食品生产、食品流通、食品监督等等领域。因此，食品安全档案工作的组织体系应该涵盖相关环节的各个可控因素。整体架构如下图：
2.2 食品安全档案管理制度以及业务规范的建立
食品安全档案管理工作的制度生成是根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》并结合了食品企业的实际情况，应当是食品企业的档案管理赖以遵循和必须执行的工作制度。
2.2.1 明确食品安全档案管理工作制度
一、食品企业的文件材料是后续工作得以开展的有力凭证，食品企业在食品安全档案管理工作中要明确以下内容：首先，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及《食品安全法》作为制度的依据，使制度更具有科学性和权威性。同时，还要结合各食品企业实际工作情况。强调食品安全档案管理制度出台的目的是为了加强食品安全档案建设，进一步提高食品安全档案科学化管理水平，更好地为百姓服务。明确食品安全档案工作是各食品企业工作的重要组成部分，是为百姓提供有关食品安全信息的重要来源，是食品企业提高工作效率，保证工作质量的必要条件，更是食品企业维护自身面貌工作的重中之重。要明确食品安全档案工作的管理原则实行各种门类、载体的档案集中统一管理原则，维护食品企业档案的完整与安全，实现食品安全档案的有效、合理利用。
二、在食品安全档案组织机构方面：第一，食品企业档案工作应根据企业自身的实际情况设立综合档案室，配备若干专职档案管理人员。按“集中统一管理”的原则，由专门人员负责管理食品企业在各个环节中形成的各类档案。第二，档案工作人员负责文归档工作，积极提供利用，负责编制案卷目录、索引和办理借阅。将文件材料工作归档的质量和档案的整理规范化程度并列入其岗位责任制，作为考核的内容之一。第三，要明确食品企业档案工作在业务上应接受上所在地档案管理机关或上级同行业档案管理机关的指导、监督和检查。第四，食品企业档案干部应相对稳定，以利业务开展。
三、在食品安全档案的接收与整理方面：首先要明确哪些文件材料是食品生产和管理活动中需要归档保存的，平时由各环节相对应的部门负责收集并按本单位档案的分类方案，进行预立卷。于次年规定时间完成归档任务向档案室移交。第二，食品企业各部门在各有关食品生产和管理环节形成的照片、底片、录音带、录像带等声像资料，由各环节相关负责人按归档范围和要求，于第二年年年初向档案室移交归档。第三，文件材料归档应编制归档移交清单，交接双方签字，各留一份，以备查考。食品企业应设有综合档案室，综合档案室对本企业各类文件材料的形成、积累、整理、预立卷、归档工作进行指导、监督和检查。同时对接收后的各类档案按档案分类编号方法，进行编号、编目、整理排架、编制各类检索工具及编研材料、资料汇编等，以便提供利用。档案室尤其是要注意收集各类原材料的有关数据信息。
四、食品安全在档案保管方面要注意凡是食品企业管理、建设、工艺、科研特别是在涉及单位知识产权和企业信誉等活动中形成的各种门类、载体的档案，应当由档案室统一管理，不得分散存放或在个人手里。保存档案必须有专门库房和专用箱柜，做到办公室、阅览室与库房三分开。对存放照片、底片、录音带、录像带、磁盘用物特制的密封盒、页夹和声像磁带档案柜，按编号顺序排列。
五、在食品安全档案的利用方面：第一，本企业工作人员因工作需要利用档案可随时在档案室查阅本职能范围的档案。查阅非本职能范围的档案，需征得档案形成环节负责人的同意，且符合本单位知识产权管理的相关规定。查阅档案，须办理登记手续。第二，外单位人员查阅档案需持本人身份证及所在单位介绍信，经主管领导批准，且符合本单位保密规定和知识产权管理的相关规定，原则上不外借。第三，查阅密级档案应经企业负责人批准。第四，借阅档案不得随意拆散，借阅者要对所借档案的完整、安全、保密负责，不得在档案材料上图点、划线，不得对档案随意涂改，严禁擅自抄录、公布档案，严禁丢失、损毁档案，否则依法追究当事人责任。另外对食品企业工作人员调离时须先还清所借档案，凭档案室出具的证明方可办理调离手续。特殊岗位的工作人员还应签署保密协议。
六、在食品安全档案管理的统计方面：食品企业应对档案进行统计，了解档案的库藏情况，熟知档案形成量的变化情况。并定期对档案提供利用情况进行统计分析，内容包括：借阅档案人次、宗卷数。复制、提供利用的档案数量。要力求使档案的统计工作具有准确性、及时性、科学性和连续性。
七、在食品安全档案的销毁鉴定方面：对于食品安全档案的鉴定，需要食品企业主要负责人领导，由档案管理人员和有关业务人员共同组成鉴定小组，共同制定单位档案的保管期限表；起草保管期限已满的档案的鉴定销毁办法。组织先关专业的人员对不同类别的到期档案开展鉴定工作，销毁失去保存价值的档案钱，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经本单位分管领导批准后，到指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应存档保存。
八、在食品安全档案的保密方面：食品安全档案涉及食品企业的核心价值，事关企业的效益和企业的存亡。档案信息的安全尤为重要。企业必须加强全员档案意识的提高，加强守《档案法》《保密法》的宣传和学习，制定相应的规章制度。要做到不泄密，不告密，维护企业的利益，保护档案的实体安全和信息安全。要做到档案库房防盗措施完备，非档案工作人员，不得随意进入。档案借阅要手续完备记录详实，不准私自抄录和复制。
九、在食品安全档案库房的管理方面：要做到非档案管理人员不得随意入内，库房由专人进行管理。库房内不存放易燃易爆物品。保持库房整洁，保持适宜的温、湿度（温度 14-24 度，相对湿度 45-60 度之间），档案干部定期检查、记录温、湿度情况，不适宜时应及时采取调节措施。发现问题，应采取补救措施。
十、在档案工作人员的奖惩方面：档案的收集、整理、保管、和提供利用工作需由企业档案部门完成，为食品企业各项工作服务，企业应该对在食品安全档案工作中取得较显着成绩的人员应给予奖励。对玩忽职守，违反《档案法》规定，造成档案损失、毁坏，影响到本企业利益的人员，依法行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
十一、食品企业对档案人员岗位责任制：档案干部要认真学习宣传《中华人民共和国档案法》，执行国家保密制度。忠于职守，努力钻研业务，提高自身的档案管理水平。要负责制定本食品企业档案工作计划、工作制度和档案管理规程。集中统一管理企业各种门类档案，执行各项档案管理工作制度，注重对档案完整与安全的保护。编制档案检索工具及其它编研材料，对可以共享的食品安全信息要及时收集、按规定发布，开展档案的鉴定和销毁工作，维护档案库房安全。
