食品安全档案包含了食品的生产、加工、流通、监管等诸多方面，因此完整、规范的食品安全档案应该是上述各方所涵盖的各类单位或部门文件材料归档的质量和齐全完整的程度。所以，要从以上各方面分别考虑食品安档案的归档范围。主要包括食品的监管层面（如质监、监管、卫生、工商等相关部门在执法监督等过程中形成的文件材料）、食品的生产层面（如食品在生产、经营及管理过程中形成的、具有保存价值的文件材料）、食品的流通层面（如仓储管理记录、进销货记录、运输信息等文件材料）。这些内容要根据企业的实际情况进行具体细化。以方便消费者利用这些档案资料了解食品生产经营者的经营状况，管理者通过对相关档案信息的利用，及时、准确的发布有关食品安全的相关信息，对社会公众进行安全、健康的饮食消费引导。
2.2.3 企业做好食品安全档案工作的方法
一、要强化食品安全档案管理作用的宣传。食品安全工作是一项关系到广大人民群众身体健康和生命安全，关系到地区经济发展和社会稳定的重要工作。作为食品安全工作重要组成部分的食品安全档案管理工作自提出开始，就应受到相关单位、有关部门的高度重视。完善的档案管理，有助于食品企业加强技术和知识储备，促进食品企业保护好知识产权和商业秘密，为食品企业的不断发展提供强有力的保障；有助于食品企业增强抵御风险的能力，在出现食品安全问题时，可发挥出档案的依据和凭证作用，维护食品企业的经济利益和合法权益；有助于食品企业加强自身文化建设，借助档案这一媒介，展示食品企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，让消费者对食品企业有了更多更全面的认识和了解，提升食品企业的文化品位。
二、要实现食品企业档案管理的标准化、规范化。档案工作是一项专业技术工作，这一点得到了学界和社会的认可。在食品企业的档案工作更是如此，要求档案管理人员既要懂得与本企业生产密切相关的食品专业知识，又要具有档案专业理论和实践的技能以及较强的服务意识。档案承载着大量的信息，汇集着无数的企业信息甚至是知识产权，应当是企业信息的集散地和聚集地。所以说，档案工作更多的是一种信息的汇集和提炼，不仅是企业的信息资源，更是企业的重要的资产。如果企业将档案工作简单地认为是文件的收集和档案的堆积，把档案的工作停留在繁琐、重复的操作上。而没有从企业管理更本上认识和解决企业档案工作的核心问题，那就不能实现食品安全档案化管理的目标。所以，要实现食品企业档案管理的标准化、规范化，首先要在制度上将档案工作纳入企业标准化管理的范畴，要在制定企业标准的时候将档案工作作为各项工作的一个内容，将各个部门、各个环节工作中形成文件材料的内容、质量、齐全完整程度作为不同岗位工作考核的标准，对不同层面的人员提出或指定岗位责任标准。其次要通过现代技术手段提高档案管理的水平。利用计算机辅助管理档案，这在业内已经是常见的一个工作项目。在企业通过利用高科技手段实现的档案管理的智能化、节约化、规范化，既可以降低人为因素在文件材料归档工作中主管影响因素，又可以借助计算机等现代化技术的管理优势，提高了工作效率、降低管理成本。①在食品企业管理注重档案的标准化、信息化的、系统化，真正将档案工作融入企业管理的大范畴，切实实现通过档案管理的规范和标准提升和促进企业各项管理水平的提升，达到事半功倍的效果。
三、要提高食品企业的全员档案意识和档案干部的专业技能。随着食品企业管理工作已逐渐现代化，我们相信档案工作也会逐步迈入规范化和标准化。当各种载体档案数据通过计算机存储在硬盘、光盘上或服务器上的同时，就会给企业带来新的问题和思考面对日益膨胀的信息数据、如何保护企业的信息资源和无形资产等方面的问题就会提到企业领导的议事日程。所以，保护企业的无形资产，就是维护企业的核心利益、就是企业发展具有后续的动力的资本。这个问题，往往是容易被企业领导忽视的、恰恰又是至关重要的问题。所以，我们要保证企业具有发展的潜能就必须要在发展生产的同时提高企业全员的档案意识。要使企业所有的员工意识到档案工作的重要作用。要让大家明白企业档案的价值。明确人人都是文件材料的形成者、人人都在企业档案管理的链条上承担着不同的责任，这不仅关乎生产过程的原始记录、更关乎企业生存发展的内在资源。当传统的工作方法和管理模式已不在适应企业的新情况和新挑战的时候，比如：高技术的现代化设备在设计中的应用与文件材料传统的纸质化形成方式的要求如何对接、市场化过程中如何使很多有价值的文件材料及时归档等，对档案人员的知识水平也提出了新的要求。
①因此，要提倡档案人员不断学习，提高自身的业务能力，不断钻研企业专业知识尽可能地了解企业专业技术，要熟知与档案工作相关的文化理论和科学技术，加强对档案法律知识、档案专业知识的宣传和普及，提高政治鉴别力和政治敏锐性，恪守档案工作纪律。还有强化档案人员的创新意识和服务意识。鼓励档案干部在满足企业生产需要的同时积极开展档案编研业务的研究，是档案工作能够在企业中成为管理的平台、服务的手段，使档案工作能够做到存储数字化、管理现代化、服务网络化。
2.3 实施食品安全档案管理追溯机制
2.3.1 什么是食品安全档案追溯
食品安全档案追溯，主要是指在食品生产、加工和销售的各关键环节中，通过对食品档案身份和相关档案信息的生成、存储、识别，对食品在不同的环节（生产、流通或消费）中的固有档案信息的比对、查询，对不符合食品安全或造成危害的食品进行与原生产、出品等环节相反的倒查工作。
食品安全档案追溯机制是基于档案信息完整、准确、及时的基础上的一种方便广大消费者的食品档案信息利用方法，是涵盖食品生产、加工和销售等各个环节的、以档案为平台的责任倒查机制，也是敦促广大的食品生产、加工、经营等企业为消费者负责和承担社会责任的一个手段，是建立在一个完整的信息体系基础上的档案信息的系统工程。
食品安全档案追溯机制是食品安全的风险管理基础和安全保障体系的一个内容，这个机制的主要目的是通过建立包括食品安全档案相关信息的记载、存储、整理、传递、识别等过程的档案信息整合和呈现，达到控制食源性危害、保障消费者利益、维护企业权益、对食品安全科学进行有序管理的最终目的。按照对食品安全档案信息管理追溯机制这样的构想，当出现食品安全的问题产品时，可按照从原料生产到成品消费过程中各环节所记载的档案信息内容，采用倒查的方式，从成品追踪到食品的源头，甚至流向，以保证采取相应的措施，减少或消除正在发生或可能发生的存在危害的食品，监管部门也可以根据其危害程度做出相应的处罚决定，以消除危害、减少损失。
①如，我们广泛接受的某日系品牌车在全球范围内的召回机制所采用的原理。当然，食品和车辆所不同的是，食品不存在维修或更换的项目，但是这种通过档案来倒查的工作原理是相通的，其目的就是通过建立食品安全档案的追溯机制，让消费者或公众可以简单地查询涉及食品的相关信息，及掌握和了解有关食品安全的技术指标和相关信息，采取及时有效地措施减少危害的发生。
如：我们将这种工作机制应用在食品生产源头企业，从动物养殖或植物种植开始，详实记载包括食品生产的原料、饲料、肥料、来源、配比、加工、销售、出厂时间等都能够过程的详细信息资料，系统整理后存入食品档案，在进入流通环节时在特定的区域做出规范的标注，通过采用信息比对、条码识别、标签标识等方法查询食品相关的身份信息。就与一个人从他一出生的那个时刻起就有了属于自己的身份证号码类似，这种利用档案信息可以溯源食品身份追溯机制的建立，不仅可以增强食品生产企业的责任心和食品生产加工过程的透明度，也提高了广大消费者或公众对食品安全的信任度，加大了监督部门执法的的明确性。
