1 建立食品安全档案的迫切性和重要性
近年来，不断发生涉及全国大范围的食品安全事件，食品的安全问题越来越被大众所关注，渐已成为不容回避的焦点问题。只吃饱并不能满足当今社会的要求。
怎样才能吃的安心、吃的放心已经是人们每天都在谈论的话题。一方面，食品企业不能利益熏心，踏踏实实做好食品质量的保证；另一方面，食品安全档案的建立可以表明食品从农田到餐桌的整个过程，是食品独一无二的成长记录和身份证明，让每种食品的来源、成分、生产日期、厂家信息等等都有案可稽，且做到方便快捷。
所以建立食品安全档案就显得尤为迫切和重要。
1.1 建立食品安全档案管理的迫切性
1.1.1 典型食品安全事件
一、瘦肉精事件以及当时企业的管理状态
据央视新闻 2011 年 3 月 15 日的道报，双汇集团竟然用“健美猪”（即用瘦肉精喂养的猪）进行食品加工。
双汇公司作为上市的知名企业，广告宣传为“十八道检验、十八个放心”.在双汇企业管理中，对食品安全有着高度的认识。防范和检验措施林立，主要有：一是坚持“严”字当先，完善内部控制体系，确保食品安全。实行生猪在线头检验，原辅材料进厂、产品出厂审批检查，把企业的产品质量和安全管理、生产和设备管理、产品研发和技术管理、员工和客户队伍管理、供应链和信息化管理以及计划管理、市场管理、成本管理、资金管理、库存和商品管理等有机结合在一起实现了各项管理相互联动。二是加强检验检测能力建设，把好“三关”:把好原料的进厂关、产品的加工关和产品的出厂关，确保出厂产品百分之百的安全放心。三是开放式办厂，接受社会各界监督：首先是接受各级政府执法部门的监督，使企业的产品始终做到合法、合规、合格；其次是接受消费者的监督，对产品的质量和安全负责到底，始终让广大消费者信任、信赖；再次是接受媒体的监督，加强与媒体的沟通和交流，扩大生产透明度。第四是坚持第三方监督监测，创新食品安全管理。第五是大力对养殖业进行发展。为了杜绝在食品源头出现问题，双汇集团大力发展养殖业，进一步对双汇产业链进行完善，把屠宰加工厂与养殖场一起建立。第六是落实好“食品安全警示教育日”制度，加强法制和道德教育。
二、金浩茶油致癌事件及当时企业该产品管理状态
在江苏进行风险监测的国家质检总局于 2010 年 3 月，发现了金浩茶油公司生产的茶油中含有超国家标准 6 倍的苯并芘。虽然苯并芘不会导致急性中毒，却具有普遍都认为的较强致畸性和致癌性，属于世界三大强致癌物之一。
金浩茶油在整个生产过程中均采用了先进的工艺完成；公司购买了精密实验设备以及检测与检验设备；并引进了油脂精炼开发技术等国际先进技术来保证茶油等产品的安全。除此之外，金浩茶油还形成了一套完备的自检体系。
三、“王老吉”事件以及当时企业管理状态
卫生部在 2009 年 5 月 11 日召开的新闻发布会中指出在“王老吉”饮料中含有的“夏枯草”成分，可这并不属于卫生部允许食用的中药材。这个声明表明“王老吉”在生产过程中涉嫌违法添加非食用物质。
“王老吉”产品的生产企业重视的内容主要有：提高生产经营管理、提高经济效益、提高工作效率、提高产品质量、降低生产成本、提高生产效率等方面。
四、三聚氰胺事件以及企业当时的管理状态
河北三鹿乳业生产的婴儿配方奶粉在 2008 年 9 月被检出含有“三聚氰胺”.“三氯氰胺”事件后，乳制品企业（如蒙牛、光明、伊利等）受到殃及，很快造成整个中国乳品业的空前危机。卫生部通报数据显示，因食用三鹿奶粉和其他问题奶粉所导致泌尿系统等出现异常的患儿、累计住院患儿、累计收治重症患儿分别为 9.4万人，5.19 万，154 人，其中死亡 6 人。
作为与人们生活饮食息息相关的乳制品企业河北三鹿企业集团，本应加强奶源建设，充分保证原奶的质量，然而在实际工作中，三鹿企业集团仍将大部分资源都聚焦到了原奶的供应上，并强调量的供应而忽视了质的安全。当然，三鹿集团对贴牌生产的合作企业监控不严等也是产品质量存在风险巨大的因素。
五、福喜肉事件据上海食药监查实：上海福喜新的产品涉嫌违法行为，即福喜将保值期满退货的 2013 年 5 月生产的 6 批次烟熏风味肉饼更改包装，将生产日期篡改为 2014 年 1月 4 日、11 日和 12 日，并将产品名称改为“风味肉饼”,涉案产品共计 4396.“福喜过期肉”事件波及麦当劳、肯德基等知名品牌。
1.1.2 典型食品安全事件的共性
从以上列举的五个典型案例可以看出，无论是作为国际大公司的福喜集团，还是占领国内肉食品加工市场的双汇企业集团；无论是河北三鹿的“三聚氰胺”事件，还是殃及国际连锁品牌的“生产日期”的更改。纵观每一起“事件”陈述的企业管理状态，字里行间，我们都没有看到档案管理的字样。在本文作者随后对相关企业网站的追踪和媒体对先关事件的后续报道中，我们也没有看到有关“档案”的字眼，更没有看到相关企业在有关食品安全文件材料的归档、档案的管理、档案信息的存储、利用等内容。因此，我们不难总结如下：
一、食品企业忽视档案管理
企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的历史记录。是企业在提升管理水平、加强过程控制、记录生产过程、强调全员参与的直接记录。而这些企业领导不重视档案管理，对档案工作的认识还不够到位，把注意力全部集中在企业的经济效益和快速的壮大企业的生产实力，拓宽销售范围等方面，使得企业档案工作并没有与企业的快速发展同步，致使档案工作松懈，档案管理制度不健全。档案工作人员在对企业文件材料的收集和整理没有一个可供参考的具体档案业务规范。因此对工作中出现的问题不能够找出可供信服的原始记载，造成归档材料或不详实、或不真实、或不齐全。有的企业只注意收集上级的文件，而不在于收集自身活动形成的材料。更有甚者还没有配全档案管理的必要设备和人员等。
二、食品安全信息的公开缺少广泛性和及时性
食品安全档案信息不仅直接关联企业产品的质量和可信度，也关系到广大的消费者对产品的知情权和消费导向。首先在食品企业发布的渠道方面，企业发布食品安全信息不具有权威性。 2010 年 11 月 3 日，卫生部会同农业部、商务部、工商总局、质检总局、食品药品监管局等部门制定了《食品安全信息公布管理办法》。《食品安全信息公布管理办法》的出台取得一定的成效，但效果并非理想。在《食品安全信息公布管理办法》中规定了食品安全信息分为卫生行政部门统一公布的食品安全信息和各有关监督管理部门依据各自职责公布的食品安全日常监督管理的信息。
但是在实际操作中，有些企业为了在短时间内取得更多的认可，直接绕过相关监管部门，直接自行检测。第二，从大众的知情权方面，食品安全档案在日后查阅上缺少便捷性。很多食品企业在对档案进行整理后，只是把实体档案堆放到档案室，不仅没有进行档案数字化加工处理，就更无从谈及档案的信息化。加之企业自身不加以利用，广大消费者更不能查阅这些档案，从而无法了解有关的食品信息。
三、文件材料的缺失给调查取证带来一定困难
当食品安全出现问题时，就需要对生产食品整个过程进行调查取证。但在现实中，食品源头文件材料归档工作处于真空管理状态，国家对食品行业相关过程文件材料的归档没有严格的标准，更没有具有强制力的法律约束。比如有关蔬菜种植的化肥用量情况，牲畜喂食用催熟剂等基本没有会人过问；现场蛋糕制作、调制凉菜，几乎全靠服务者自我约束和把握。这样的食品从生产到流通的整个过程中，缺少必要的审查、登记备案、加工过程等各个方面形成的档案。一旦出现安全问题，就没有可供监管部门调查取证的依据，造成种种不便。
1.1.3 食品安全出现的问题及原因
面对频发的食品安全问题，我们有理由去反思其产生的原因，为什么在经济高速发展、科学技术日新月异的今天，食品安全问题越来越突出？影响越来越恶劣？
当然，我们不能排除生产者、经营者见利忘义的趋利动机，但是，食品安全存在的多方面因素综合作用的使然也是不容忽视的。从深层次上看，原有的食品安全监管体制和管理机制也存在过交叉、重复、推诿、擦边球等等资源和体制的问题，同时，面对市场经济转轨中伴生的新问题、新科技、新情况，社会的大环境在质疑生产者的道德因素的同时，也在拷问管理者的责任意识。从档案管理的角度来看，如何建立食品安全档案管理的有效途径并对其体系进行的完善的问题也亟待解决，其中，不可或缺的内容包括食品安全档案信息网络的建立以及相应制度的完善。
一、食品安全的法律法规中缺少对食品安全档案的要求
涉及食品安全监管的法律法规在我国多达几十部，如，《农产品质量安全法》、《产品质量法》《食品安全法》《消费者权益保护法》《商标法》《无公害农产品管理办法》《进出境动植物检疫法》《乳品质量安全监督管理条例》《生猪屠宰在管理条例》《流通环节食品安全监督管理办法》《无照经营查处取缔办法》等近百部法律、法规、规章。但没有一部在其中提到有关食品安全文件材料归档。法律体系的不完整使得一些不法厂商有了可乘之机。
二、缺少完善的体系对食品安全档案管理进行保障
食品安全关系到百姓的安全，关系到社会的稳定。因此一个健全完善的食品安全档案管理体系尤为重要。多年来，每一起重大食品安全事件，几乎都只有生产者负责抵罪、整顿、被处罚，而负责监管的食监、质检、工商等行政部门没有能够证明其在监管责任上对消费者尽职、负责的档案记载，只承担监管不力的责任和道歉、表决心。政府主管部门也常常是在食品产品质量出了大问题或造成事故之后才介入调查。这种“亡羊补牢”的方式根本不可能消除食品产品的质量安全隐患。也不可能从根本上杜绝食品安全事故的发生。如果将所有的食品安全相关的单位都纳入档案管理体系之中，将有关食品安全的相关信息纳入档案管理范畴，统一要求、统一管理，这样既可以避免由于企业诚信和自身管理水平参差不齐的现象，也可以对监管部门的职责行为纳入档案管理体系的环节。
三、没有形成一个良好的食品安全档案身份认证和追溯机制
从国际上看，欧盟、美国等发达国家领先一步提出了建立一个可以对出口到当地的食品进行跟踪和追溯的系统。其中，欧盟要求可追溯功能必须包括整个欧盟范围内进行销售的蔬菜、生鲜水果和肉类制品。美国为了更好的对食品进行跟踪与追溯，要求在美国国内和国外从事有关食品生产、加工、包装部门于 2003 年 12 月 12日前向食品药品管理局进行登记。但在我国目前在食品生产和经营等方面缺乏实力、市场诚信缺失、法规不健全等多方面因素，导致我国并没有一个良好的食品安全档案追溯机制。
四、《档案法》对食品企业的法律约束没有强制性
《档案法》是档案工作的根本大法，与食品行业相关的法律及规范性文件尽管有很多，但内容大多较为明确，仅涉及本行业或本专业并且，不会规范其他相关专业，《档案法》中只对档案管理等泛泛做出了要求，涉及档案工作的文件绝大部分都不具有法律强制性和惩罚性，这就导致了食品企业对食品安全的文件材料的归档工作在很大程度上是靠自身约束和自我行为。在食品企业更重视对经济效益的追求的当下，短期内看不到明显的经济效益的档案工作就更被忽略，约束力度也就更无从谈起。
1.1.4 建立食品安全档案的迫切性
一、食品安全档案是民生档案的主要内容
食品安全问题关系着人们的健康乃至生命，人们时刻关注。人们越来越关心有关食品安全的问题，对食品安全的质量要求越来越高。由于对食品安全质量要求的提高，最初的只对最终产品进行安全卫生质量已不能满足社会需求，现已发展为对“从农场到餐桌”进行全过程检验监管。并且对食品安全质量进行档案化管理成为一种发展趋势。
民生档案指的是与人民群众利益直接相关的各类档案。民生涉及到食品安全、劳动就业、社会管理、医疗教育等众多领域，范围极为广泛。所以说，民生档案不仅是一种社会管理活动的历史记录，更是群众对权益维护的原始凭证，集中体现出了人们群众最关心、最现实的问题。
①由此可见，食品安全档案是组成民生档案的重要部分。
二、食品安全档案是监管工作的可靠依据
国家职能部门具有对食品生产、流通企业的食品安全行使监督管理的职能。如：
食品的加工生产、对食品安全在流通环节中的监管；生产许可的实施、食品质量安全市场在强制检验后的准入制度；查处生产质量不合格食品及其它违法行为。在每种环节中，为了让政府、社会、消费者对食品企业的生产信息有更全面准确的了解，都离不开食品安全档案的支撑。
三、食品安全档案是食品企业的信誉凭证
可以说对食品流入市场是以食品安全档案作为一种保障，有利于对市场经济秩序进行合理规范并在食品安全管理模式上有一定创新，在我国食品安全档案管理体系的建设中有着举足轻重的地位，更是食品企业良好信誉最有利的凭证。食品安全档案的建立，可以维护一个安全、稳定的食品市场。使食品企业生产出食品的安全性都能够做到有据可依。
四、食品安全档案是消费者利用的平台
食品安全档案记录了与食品安全密切相关的所有内容，如商家入市产品的检测报告、生产厂家的资质证明、销售商户的基本信息、食品源头等。通过对食品安全档案的查询，每个消费者都可以从中得到自己最想获得的信息，如食品的来源、加工过程添加剂的使用、甚至是食品企业有无被查处、被投诉等不良信息等。这些都可以成为消费者是否购买食品的参考因素，使消费者在购买食品时有更多的安全感和信任感。
1.2 建立食品安全档案的重要性
人民群众的身体健康和生命安全与食品安全息息相关，关系到每个百姓的切身利益。而近年来我国发生多起影响恶劣的食品安全事件，如“染色馒头”、“回炉面包”、“瘦肉精”、“牛肉膏”等，消费者因为食品安全问题造成了严重的心理恐惧，并且对食品质量安全状况持怀疑态度。因此，只有建立食品安全档案才能更好的保障食品安全。
1.2.1 食品安全档案管理是食品企业的基础性工作
食品安全工作档案，指的是食品企业对所生产的食品进行的安全监督检查、监测、许可等活动中直接形成的对企业自身和其他有关部门及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。可以说是企业的基础性工作。
通过对食品质量安全档案的收集建档和保存管理，有助于消费者对于食品安全信息的获得，使信息更明朗。第一，消费者的自我保护意识得到提高，改变了消费群体处于弱势地位的现状；第二，人民群众对于食品安全的信任程度增加，为食品安全的保障得到群众的参与创造了条件；第三，使消费者树立了合理的消费观，在调节市场、平衡企业外部市场环境等方面发挥了巨大作用。
如朝阳市选定朝阳丰麦食品厂和北票宏发食品有限公司作为试点企业。朝阳市双塔区金麦食品厂拥有世界上最先进的法式面包生产线三条，西式糕点生产线二条，水蒸糕点生产线一条，果蓉、果馅生产线一条，是朝阳城区重点食品生产企业。
该企业对于建立食品安全档案有一定的积极性，对相关工作重要性也有一定认识，此前也有一定的工作基础。北票宏发食品有限公司是集种鸡饲养、鸡雏孵化、饲料生产、肉食加工、基地养殖、技术服务于一体的农业产业化国家重点龙头企业、国家扶贫龙头企业。该企业具有明显的现代企业特点，企业各项工作都有一套完整的工作规范。该企业的食品安全档案形成的比较规范。
阜新市确定了辽宁振隆特产股份有限公司、阜蒙县动物疫控中心为试点单位。
试点单位制度健全、组织完善、分工合理。并严格按照《辽宁省食品安全档案管理办法》开展收集、整理工作，做到收集齐全完整，分类科学，安全保管，有效利用。
1.2.2 食品安全档案是食品质量的保证和依据
食品安全档案是对日常工作中各种信息的真是详细记录。通过有关食品安全档案的研究，可获知区域食品是否安全，食品及其相关产品的抽检合格率等指标，是掌握区域食品质量安全情况的有效手段，为开展食品安全保障工作、提高食品企业效率创造了条件。
如何有效的利用档案以及对档案的科学管理已成为组成食品安全档案工作中的重要部分。通过对食品安档案的管理，可以有目的地对可能成为食品污染以及食品中有害因素进行分析，由此可以做到提前预防，这是对食品质量保证的另一种有效途径。
我们都知道，“居民身份证”是国家对全体公民进行管理与服务的基本手段，身份证的使用已经越来越被居民接受和行业认可。为保证食品安全而建立的食品身份档案也应该有着异曲同工的作用，所以食品安全档案化管理即是对食品进行“有效身份”的建立。如果食品生产企业实施建立了食品安全档案这一举措，将大大提升对食品安全的监管力度，确保食品质量安全。这对人民群众切身利益的维护是非常必要的。
正是因为档案与生俱来的性质，才使得食品安全档案成为提供最有说服力的书面依据。换言之，企业打造出的品牌与有着良好记录的食品安全档案息息相关，是企业顺利在市场中占有一席之地的有力保证。
1.2.3 食品安全档案的建立是企业信誉的保障及对社会的责任
公众认知的心理转变过程通过企业信誉得以实现，企业行为能否被社会认可，进而获得资源、赢来机会并得到支持，最后创造出价值都与企业信誉密不可分。理论来说，企业信誉的内容包括了企业的所有信息。企业的前途和企业信誉度息息相关。
作为食品企业，可以说生产的食品质量是排在第一位的，直接决定着企业的信誉度。质量信誉毫无疑问是食品信誉的重点内容。如果一个食品企业没有质量那么他必将无法生存，同时还会引发社会大众对整个行业的信任危机给，给整个社会带来极其负面的影响。这里以光明牛奶为例，2006 年 6 月河南电视台记者揭开了光明牛奶使用变质乳制品返厂加工并进行销售的黑幕，使光明牛奶遭遇前所未有的信任危机。同月，再次曝光了光明乳业关于乱标生产日期，“回奶事件”等一系列黑幕，“光明危机”波及全国，导致了光明乳业在证券市场上的市值仅在 5 个交易日里，出现了超过 l 亿人民币的元缩水，显而易见这给光明造成了巨大的损失。可见一旦消费者对品牌产生信任危机，那么食品企业将承受较为严重的伤害。①解决类似这种食品安全问题，仅仅依靠先进的技术是不够的，更要借助信息整合能力、完善的管理，才能搭建好消费者与企业、政府之间的沟通桥梁。因此，为了保证食品企业的信誉，食品安全档案的建立无疑是一项基础性的工作。
在我国，上海市迈出了建立食品安全档案的第一步。具体做法是建立了“上海食用农副产品质量安全信息平台”系统，使食用农副产品的生产过程监控、条码识别和网络查询等工作易于管理；上海市农业企业以“安全信息条形码”技术为支撑，建立起每个产品相应的生产档案。
①这样，消费者可以通过信息技术查询到自己所购买农副产品的“身份信息”.截至 2007 年，上海已基本建成了食用农副产品的档案信息系统。
②这种信息系统的建立，不仅为百姓查询食品来源提供了方便，更大大提升了百姓对食品的安全感、信任感，从而对可查询的食品企业更加信赖，增加了企业的信誉度。
1.3 本章小结
本章通过列举了五个较为典型的食品安全事件，简要总结了食品安全事件涉及企业存的在档案工作中的通病，就是没有一个针对食品安全档案的有效管理。论述了食品安全档案建立的迫切性和重要性，强调了食品安全档案是食品企业最基本的工作，是食品质量最真实的记录，也是日后查询利用的主要依据。明确提出了食品企业对社会的责任不仅体现在对社会做出的经济上、环境上的贡献，更重要的是有可证明食品企业良好信誉的食品安全档案等观点。
