第二章全面预算管理的理论基础
一、全面预算管理理论概述
(一)全面预算管理的内涵
1、预算及预算管理
众所周知,预算是各级部门、组织、团体的一项基础性管理制度,具有普遍适用性。它是以量化的形式来规划和安排一定期间内资源的获得、配置和使用情况。在企业,预算即指运用一定的方法,对未来一定期间内的各项经济活动数量化和货币化的计划安排,以合理配置各类资源,实现企业战略目标。预算最早是英国议会用来限制政府开支的手段,但当时并没有将其运用于管理实践。而最早将预算作为一种管理手段应用于企业中的是在20世纪初叶的美国。
—战后,由于生产规模不断扩大,产品出现了滞销,供需失衡,原有的管理模式已不再适应企业发展的需要,于是部分企业开始引入一种全新的管理方式——预算管理,它能有效地规划企业人、财、物等各类资源,降低生产成本,增加经济效益。财政部发布的《关于企业实行预算管理的指导意见》(财企[2002] 102号)对预算管理的定义为:“预算管理是利用预算对企业内部各部门、各单位的各种财务及非财务资源进行分配、考核、控制,以便有效地组织和协调企业的生产经营活动,完成既定的经营目标。
2、全面预算管理
随着社会的不断进步,生产力水平和生产效率有了大幅提高,企业的组织形式也日趋新型、多样,面对这样一个竞争激烈、诡橘多变但又充满机遇的市场经济环境,企业想要防范各类风险,提高竞争实力,就必须进一步拓宽、完善预算管理的各种职能与作用,因此全面预算管理这一新型的管理方法应运而生。所谓全面预算管理,是指企业为了实现战略目标和经营目标,运用科学的方法对预算期内经营、投资和财务等日常经营管理活动进行统筹安排,并以预算为标准,对预算执行过程和结果进行控制、分析、考评等一系列的管理活动。全面预算管理是企业实现战略目标的保障体系,是实施内部控制的有效工具,是整合人、财、物、信息各类资源的基本手段,是考评各级人员工作业绩的行为标准。总之,全面预算管理是一项综合性、系统性、完整性的企业内部管理活动。
(二)全面预算管理的流程
全面预算管理是一项覆盖各环节、各岗位的系统工程。它既是一项严密实效的管理制度,又是一种具有指导性的管理方法,同时也是对企业运营机制和责、权、利的规划、安排。因此,全面预算管理的应用实施将涉及企业的方方面面。
通常情况下,全面预算管理活动主要包括确定预算0标、预算编制、预算执行和控制、预算分析与调整、预算考评等环节。
1、预算目标的确定
企业实施全面预算管理的首要任务是确定预算目标,将企业的努力方向进行细化、量化,成为各个责任单位和职能部门的行动准则。预算目标的恰当与否将直接关系到全面预算管理的应用效果,意义重大。如何才能制定科学、合理的企业预算目标?首先,企业的全面预算管理是其战略目标的依托,制定预算目标要以企业的战略规划为导向,实现企业价值最大化。其次,在明确了企业的战略目标以后,还要结合短期内的经营目标。结合宏观经济形势,预测市场发展前景,对企业面临的机遇和挑战进行充分分析。在此基础上,建立预算指标体系,测算并确定预算目标数值,例如公司2014年度将实现营业收入500万元,资产总额达到3000万,市场占有率突破6%等等。最后,将确定好的预算目标层层分解至企业的各个责任单位、职能部门和员工。这样只要各级预算部门的具体预算目标实现了,也就意味着企业整体的预算目标实现了。
2、预算的编制与安排
预算编制是成功实施全面预算管理的奠基石,也是全面预算管理的关键一环。企业的战略目标能否得以落实,年度经营目标能否顺利执行,都取决于预算的编制。预算的编制是一项琐碎繁杂的系统工程。首先,预算编制应紧紧围绕企业的预算目标,综合考虑市场环境和内部条件,分析完成预算目标的有利因素和不利因素,使得预算具有可行性。其次,预算的编制要涵盖各个责任单位、职能部门的所有业务活动,编制经营预算、资金预算、财务预算等内容,并且设计规范的预算表格,以确保预算的真实性,做到有依据、有标准。此外,预算的编制还要遵循人本化原则,让负责预算执行的所有部门和人员参与到预算编制中来。通过自上而下、自下而上和上下结合三种程序,做到上下级直接有效的沟通、协调、修订,最终形成正式的预算方案,将预算目标加以贯彻执行。
3、预算的执行与控制
预算编制完成,只是实行全面预算管理的起始阶段。如果将预算束之高阁,不加以执行,再完美的预算也是一纸空文。因此,全面预算管理的实施效果还有赖于预算执行的好坏。为确保预算能得到顺利实施,首先必须要营造良好的预算执行环境,健全相应的预算执行机制,如组织机制、核算机制、考核机制等;其次要将预算目标分解至各个单位、各个部门、各个岗位,落实预算责任、明确奖惩标准;另外,企业的生产过程是一个连续、动态的过程,预算执行也是一个周而复始、循环往复的过程。预算执行过程中,要将预算指标细化至一件件具体的业务事项,将预算目标贯彻到位。
预算执行与预算控制是相辅相成的有机整体,预算执行需要预算控制加以保障。企业可以通过建立授权批准制度,确保一切生产经营活动都在授权范围内进行;通过定期报告、召幵会议、实时汇报等方式,实现对预算过程的监控;也可以组织内部审计部门对预算执行、考评等情况进行专项审计。预算执行和控制是紧密相连的,二者共同构成了全面预算管理的核心环节。
4、预算的分析与调整
预算目标经下达、执行之后,并不意味着就此大功告成。预算执行单位和人员需要及时获取、掌握预算执行信息、运用一定的方法分析预算过程、预测预算结果,以确保全面预算管理的顺利实行。预算的分析主要包括本期预算情况、本期实际情况,二者的差异,差异发生的原因以及下一步纠正差异拟采取的措施、方法等,从而提高了预算控制的效果,也为以后期间预算的编制打下良好的基础。
在目前企业实务中,许多企业己实现了运用信息技术手段来传递和分析预算信息,使得预算分析准确、及时、高效,也有利于管理层及时制定相应决策。
预算目标一经正式下达之后,原则上是不允许调整的。但是预算在执行的过程中,当企业遇到外部客观环境变化、不可抗力或战略调整等情形,原来制定的预算不再满足企业经营发展需要时,可以根据实际发生的情况予以相应地调整。一般地,预算调整要经过分析、申请、审议、批准四个主要程序。只有建立规范的制度和程序,才能保证预算调整得到严格的执行。
5、预算的考核与评价
预算考评是运用一定的方法和标准,将预算与实际完成情况相比较,从而对企业各个部门、员工的工作业绩进行考核、评价的管理活动。它是全面预算管理的一个重要职能和保障,如果全面预算管理缺少考评环节,那么将不利于提高预算执行者的积极性与主动性。为了使得预算考评规范化,充分发挥预算管理的约束和激励效能,企业应成立专门的预算考评部门、制定预算考评制度,切实加以组织实施,并将考评结果落实至实处。
总而言之,全面预算管理是一项规模浩大的系统工程,是一个涉及面广和循序渐进的过程。每个环节相互联系、相互促进,共同助力于全面预算管理的顺利实行。其流程模式如下图所示。
(三)企业集团实施全面预算管理的意义
全面预算管理是现代企业管理的重要工具和手段,现已被越来越多的企业所关注和采用。它能有效地降低经营成本,防范运营风险,提高资源配置效果,创造最大的经济效益。对于规模庞大、组织架构复杂的大型企业集团来说,实施全面预算管理更显得尤为必要。据统计,世界500强企业已基本实现全面预算管理。
因此,在企业集团内部实施全面预算管理有着重要的现实意义,主要表现在以下几个方面:
1、有助于规范日常工作,加强内部管控
全面预算管理的重要特点就是“全方位、全过程、全岗位”,它涵盖了企业的经营活动、投资活动、财务活动等各个领域,容纳了各责任单位、各部门、各个岗位,综合反映了企业经济活动的全貌。全面预算管理通过制定预算指标,并层层分解落实,使得各个层级的预算执行者明确了自己的工作目标。又通过预算考评,将预算执行者的工作业绩与奖惩相挂钩,起到了良好的自我约朿和激励作用,调动其主观积极性。此外,全面预算管理还能对日常具体的经济活动事项进行分析和控制,每一笔收入、每一笔支出都能做到有据可依;对于实际与预算存在差异的情况,及时分析反馈,寻找原因,使得管理层的决策更为科学化。
2、有助于改善内部协作,优化资源配置
传统预算模式基本上是财务部门的独角戏,而全面预算管理把企业投资发展、财务、人力资源、信息等职能部门,以及集团的各个下属公司都纳入预算体系中来。从横向看,财务部门需要根据投资发展部门的经营目标和计划,设计财务预算指标并加以量化;人力资源部门需要根据财务部门的上年度的预算执行情况,制定本年度的薪酬考核制度;而信息部门又能大大提高各个部门预算的准确性和及时性,有效改善了内部各部门的沟通与协作。从纵向看,集团公司将预算目标下达至各个下属公司,充分调动下属各公司的资源和信息;同时,各下属公司之间也可以互通有无,相互促进,从而实现了整个集团的资源最优配置,提高企业经济效益。
3、有利于降低经营风险,提高竞争实力
全面预算管理是一个循环往复的动态过程。企业管理层可以通过对预算执行过程和结果的分析,及时识别、发现企业经营管理中存在的问题,并进一步制定相关对策。例如,当企业的营业收入、利润总额出现连续下降的时候,管理层应该深入分析出现偏差的原因,及时规避风险,提出整改措施。同时,全面预算管理又是降低经营成本、提高经济效益的有效手段。例如,通过将费用预算执行结果与预算目标进行对比,管理层可以找出经营管理过程中存在的可控费用,并逐步减轻其比重。这对于规模较大、层级较多的企业集团来说,实施效果尤其显着。既有效减少了一些不合理支出,降低运营成本,又能提高经营业绩,增强企业的竞争实力。
4、有利于健全现代企业制度,实现战略目标
全面预算管理涉及企业的法人治理结构、经营模式、分配制度等。通过全面预算管理可以规范工作流程、提高工作效率;可以明确岗位职责,调动各方积极性;可以提高经济效益,促进科学管理。因此,它对企业建立健全现代企业制度、推动企业改革转型具有深刻的意义。另外,全面预算管理也是一种战略管理。它从企业的愿景、战略、规划出发,通过对未来经济活动的预测来指导和规范当下的经营管理活动。它是企业发展战略与具体业务活动的桥梁,将企业的战略规划和经营目标进行细化和量化,分解至各个业务环节、各个岗位层级,使得企业战略目标落实到位。因此,全面预算管理是促成企业战略目标实现的有力保障。
二、全面预算管理相关理论
全面预算管理理论不仅是对预算及预算管理理论的丰富和升华,它的发展也与其他管理学理论体系息息相关。
(一)委托代理理论
现代企业的一个显着特点是企业所有权和经营权相分离。企业通过设立股东大会、董事会、监事会等机构,以及公司章程的约定,来明确各方的权利和职责。
但是,由于委托人和代理人之间的信息不对称,甚至存在冲突的地方,这样极容易引起“逆向选择”、“道德风险”等问题的发生。
而全面预算管理则能有效地规避和解决上述问题的出现,它将企业的战略目标和长期规划通过预算指标的形式加以数量化和细项化,明确了企业管理层享有的经营权限和承担的经济义务,规范了各利益主体的行为。同时,通过预算指标这一直观的表现形式,委托人和代理人之间可以充分展开沟通和交流,以此来减少二者之间的矛盾。另外,借助预算考评机制来衡量代理人的经营业绩,一方面能够充分调动其工作积极性,有利于考核机制客观公正;另一方面又能提高企业的经济效益,推动企业的长远发展。因此,全面预算管理既是委托代理理论的体现形式,.又能促进委托代理理论的进一步发展。
(二)激励理论
激励是指某一有机体追求某些既定目标的愿意程度,具有推动并引导其使之朝向预定目标的作用。激励是行为产生的驱动力,有什么样的驱动力就会产生什么样的行为效果。每个个体需要激励,每个团队乃至每个组织同样也需要激励。
通常情况下,同一名员工在不同的客观环境下,他产生的行为也必然是大相径庭的。因此,为了实现企业战略目标,推动企业长远发展,在企业内部需要建立一整套成熟的激励机制,营造良好的工作环境,实现人本化管理。
全面预算管理要充分调到预算执行者的积极性、主动性和创造性,满足其自身合理需要;制定切实可行的预算目标,将企业的发展目标与员工的价值目标相结合,增加其对企业的认同感和参与感;灵活釆用各种激励手段,建立完善的考核评价机制,激发员工的内在动机,自觉努力地执行预算、完成预算目标。由此可见,预算管理同激励理论是密切相联的。
(三)控制理论
控制是指为确保组织目标和计划的实现,管理人员根据事先制定的标准,对执行人员的行为进行衡量和评价,并及时纠正偏差或者重新制定计划,调整整个工作过程。当今社会,控制理论被广泛应用于企业内部管理,对促进企业的规范化、提高运营质量和效益起到重要作用。
控制作为现代企业的一种重要管理方式,也是全面预算管理的重点环节。全面预算管理通过建立完整的控制体系对预算执行过程进行有效监控,大大提高了预算的实施效率和效果,使得预算目标得以顺利实现。一般情况下,全面预算管理体系中的控制主要分为外部控制和自我控制两种情况:外部控制指的是预算执行过程中外部因素对预算执行者的控制,如主管对下级的控制;自我控制是指每个预算执行单位和员工对自己预算执行过程的控制,通过将各个责任单位和员工纳入预算编制体系,增加其感知和认同,促成其在预算执行过程中更具责任意识和主观能动性。
(四)战略管理理论
战略是为了组织的生存和发展,充分把握外部机遇,利用内部有利条件,对组织全局的长远的重大问题进行谋划。而战略管理是指为实现战略目标,充分研究内外部环境,制定战略决策、实施战略方案,并评价战略效果的动态管理过程。战略管理在企业经营管理中起着提纲挈领的作用,是现代企业管理不可或缺的重要组成部分。
全面预算管理是与企业战略管理密切相关的。一方面,企业战略规划是全面预算制定的依据和行动指南。首先,预算目标的确定需要以企业的战略目标和长期规划为向导。没有融合战略的预算目标是盲目的,预算目标的制定也失去了其原有之义。接着,在预算执行过程中,如果企业的内外部环境产生重大变化,企业战略目标发生变更,那么,预算的目标和预算控制的重点也随之进行改变。全面预算管理必须始终与企业战略目标保持一致,推动企业战略目标得以顺利实现。另一方面,全面预算管理对企业战略规划也起着反馈和修正的作用。企业发展战略是一整套纲领性、总括性和抽象化的谋划,它明确了企业未来发展的方向和重点,但是并不能细化和深入至企业经营管理的各个领域、各个环节。而全面预算管理则能将二者有效地衔接起来,将战略目标分解至每个具体的业务活动。
若预算编制、执行过程中存有与战略目标偏差的地方,则应仔细探究产生偏差的原因。对于那些不适应企业经营管理实际的战略目标,应及时加以调整和修订,以提高战略目标的可行性和适应性。
总之,全面预算管理体系是预算管理理论、委托代理理论、激励理论、控制理论、战略管理理论等管理学相关理论的融合和升华。全面预算管理作为一种系统化的管理理念,糅合了管理学学科的诸多研究硕果,是管理学理论在企业预算领域的重要体现。
