第 4 章 同方药业人力资源管理信息化建设的方案与实施
为了企业未来更好更健康的发展，同方药业通过对公司人力资源管理的需求分析、方案设计、项目实施及其效果评价等各个项目的实施，积极构建与其管理需求相适应的人力资源管理信息化系统，其中包括加强对企业人力资源的科学管理等方面。
4.1 需求分析
对企业进行人力资源管理信息化建设，构建能够充分满足企业人力资源管理需求人力资源管理信息化系统，首先要对自身的需求进行分析，充分了解企业本身人力资源管理发展的客观状况，确定人力资源管理信息系统实施的范围与目标，同时，还要具体分析与了解进行人力资源管理信息系统建设应该服务的对象，以及其应该具有的针对性及其特点等，充分考虑人力资源管理信息系统对于企业未来发展的长远意义。因此，在建设人力资源信息系统的过程中，同方药业公司人力资源管理部门首先对其人力资源管理信息系统的自身需求进行了充分的分析，如对公司各个部门对于人力资源管理信息系统的需求进行了详细的调查与分析，不仅了解了各个部门及其员工对于人力资源管理信息系统的需求，而且也激发了他们对于人力资源管理信息系统的认可及其建设的积极性。如表 4.1.
从图中可以看出，同方药业公司人力资源管理部门对于人力资源管理信息系统的需求分析包括人力资源部的需求、公司高层领导的需求、公司的直线部门领导的需求与公司全体员工的需求等，其中人力资源部的需求百分比为 95%,公司高层领导的需求百分比为 100%,公司的直线部门领导的需求百分比 90%,公司全体员工的需求百分比为 76%,公司各个部门对于人力资源管理信息系统的需求百分比都比较高。
4.1.1 人力资源部的需求
同方药业公司人力资源管理部门管理任务繁重，同方药业公司人力资源管理部不仅要管理整个公司的人事信息、人力资源规划，而且还要管理整个公司的日常人事具体事项的管理，如招聘、培训与职位管理，考勤、绩效与薪酬管理等，其职能工作涉及公司们一个部门及其工作人员。虽然各个部门或者各个经营网点工作人员的考勤与绩效管理等人力资源的管理职能已经赋予给了各个部门或者各个经营网点的管理者与责任人，但是，建立与管理整个公司人力资源管理体系的工作任务，包括各个部门或者各个营销网点的人力资源管理计划的制定与安排，对各个部门或者各个营销网点人力资源管理的监控，以及各个部门或者各个营销网点的人力资源管理工作的汇总与分析等等，最终都需要人力资源管理部门来完成。因此，对于同方药业公司人力资源管理部来说，只有通过人力资源管理信息系统，才能有助于其更有效地来完成对整个公司各个部门或者各个经营网点人力资源管理活动进行科学地计划、有效地监控与综合地分析。同方药业公司人力资源管理部门人员对于力资源管理信息系统的需求达 95%,他们对于人力资源管理信息系统的需求十分突出。
4.1.2 公司高层领导的需求
人力资源管理信息系统不仅是同方药业公司与与员工互动的平台，而且也是公司高层领导对整个公司事物进行决策与运作的支持平台。首先，公司高层领导需要人力资源管理信息系统为其提供公司人力资源所有信息的查询功能，如公司的员工总数、各部门工作人员的学历及其年龄结构分布、员工的职级与晋升状况，以及公司人力成本的分析统计结果等。其次，公司高层领导还需要人力资源管理信息系统能够和公司的考勤、销售与财务等其他管理系统相互兼容，为其全面掌控整个公司的运作状况提供依据。最后，公司高层领导还需要人力资源管理信息系统能够为其提供人力资源状态指标与企业经营指标之间关系及其相互影响的分析统计报告，以及网上人事变动的审批等等各种辅助功能，以便能使其及时掌握企业经营指标，并为提升企业经营绩效而做出更好地筹划与安排。总之，公司高层领导对人力资源管理信息系统的需求为 100%,其对于人力资源管理信息系统的需求也尤为必不可少。
4.1.3 公司的直线部门领导的需求
同方药业公司直线部门领导包括总部各个部门的经理与各个经营网点的店长等。对于同方药业公司的直线经理来说，他们需要通过人力资源管理信息系统来为他们搭建参与部门人事管理的工作平台，如在人力资源管理信息系统中了解与掌握其部门员工的所有人事信息，并及时在线上交其部门的人事管理的员工招聘与培训计划，员工的考勤、请假、绩效等日常管理状况及其部门意见等等。同方药业公司直线部门领导对于人力资源管理信息系统的需求也有 90%的比例，如果有了强有力且高效的人力资源管理信息系统，就可以实现管理的高效，准确，方便，所以公司的部门领导和经理们对于人力资源管理信息系统的需求也同样相当强烈。
4.1.4 公司全体员工的需求
同方药业公司大部分员工都受过高等教育，具有大专及其以上学历，即便有少数人员没有高等教育学历，但是也曾参加过专业的计算机信息技术培训，所以，同方药业公司所有员工都能熟练地操作计算机及其运用网络。他们同样希望借助公司的信息化人力资源管理平台来更好地了解公司对于员工及其日常工作所制定的各项规章制度、个人的绩效与薪酬，以及公司的人力资源发展规划等，以便正确确定个人的发展规划，并维护公司的利益。同时，同方药业公司的所有员工希望通过公司的信息化人力资源管理系统加强与公司各个管理部门的互动与交流，从而加强个人的工作绩效管理。所以，同方药业公司所有员工对于人力资源管理信息系统的需求也达 76%,所以其对于人力资源管理信息系统的需求也不容忽视。
同方药业公司通过对公司各个部门对于人力资源管理信息系统的需求所进行的详细调查与分析，充分认识到了整个公司对于人力资源管理信息系统的客观需求状况，以及公司加强人力资源管理信息化的必要性及其现实意义。这些都为同方药业公司人力资源管理信息化建设方案的制定、建设与实施及其具体的流程提供了具体的依据。
4.2 方案设计
同方药业公司根据公司各个部门对于人力资源管理信息化的需求决定构建人力资源管理信息系统，并着手其方案设计。而为了设计出其时有效而有针对性的实施方案，同方药业公司的人力资源部门首先对其人力资源管理信息化建设进行了 SWOT 分析，然后决定选择购买适合其自身的人力资源管理信息系统。
4.2.1 人力资源部对人力资源管理信息化建设进行 SWOT 分析
通过 SWOT 分析工具，同方药业公司具体分析与总结了其人力资源管理信息化建设的优势、劣势、机会与威胁等方面，认为其人力资源管理信息化建设的优势有公司高层领导的高度重视与大力支持、公司各个部门的积极配合、公司所有员工的热情参与、人力资源部门的齐心协力、公司完善的制度与规范的管理、人力资源部门丰富的人事信息资料与数据，以及公司网络应用的内部良好环境等等；其人力资源管理信息化建设的劣势有信息技术人员对于人力资源业务的不熟悉与不专业、人力资源部门人员对于信息技术操作的不专业、公司人力资源部门没有人力资源管理信息化建设的经历与经验，以及没有建设人力资源管理信息系统的专职人员等等；其人力资源管理信息化建设的机会有中小医药营销公司有一些成功实施人力资源管理信息系统的经典案例可以借鉴、人力资源管理信息系统市场已经有成熟的 e-HR 系统可以购买与实施、一些高校具有一批懂得人力资源管理信息系统的专业人才可以聘请，以及这些专业人才能够全程参与人力资源管理信息系统的建设与实施等等；其人力资源管理信息化建设的威胁有网络病毒与网络黑客对于人力资源管理信息系统的攻击、公司人事信息的泄露，以及实施难度大、时间长与具有不可控性等等。其现具体内容如表 4.2.
4.2.2 筛选人力资源管理信息系统供应商及其产品的流程
同方药业公司在对其人力资源管理信息化建设进行了 SWOT 分析之后，根据自身公司的人力与物力状况，决定购买我国人力资源管理信息系统软件市场上适应中小企业人力资源管理而又成熟的人力资源管理信息系统软件。该套人力资源管理系统应具备的功能：
（1）建立公司人员信息基础数据库。采集姓名、年龄、民族、学历、政治面貌、职务层级，工作简历、家庭成员等信息，并实现网络化的数据库管理。基本信息库建立起来之后，该系统要具备人员基本信息的查询、修改，统计、分析等功能，同时为上级管理者提供查询和分析统计接口。
（2）招聘管理功能。针对不同部门和层级之间实现数据和信息共享，职位空缺后，由各部门或者店面操作员提出相关招聘请求，由人力资源部们同一进行职位空缺情况的统计和分析，从而制定招聘计划，同时为上级管理者提供查询和分析统计接口。
（3）培训管理功能。该系统可以根据人员年龄，层级，学历，简历等信息进行综合分析和统计，为业务培训部门提供客观准确的培训需求信息，从而为制定培训计划和内容做科学制定，同时为上级管理者提供查询和分析统计接口。
（4）薪酬绩效管理功能。由人力资源部绩效薪酬管理人员专门管理该模块，可以实现工资和绩效奖金的系统平台的管理，与每个员工的动态信息进行关联，比如年龄，学历，职级，业绩及考勤考核信息等，实现薪酬和绩效的系统平台管理，同时为上级管理者提供查询和分析统计接口。
（5）考勤管理功能。实行定时定点签到制度，在各部门及营业部安装网络版签到系统，实现公司所有员工签到信息统一管理，并上传到系统数据库，为薪酬和绩效管理及统计分析模块提供信息，同时为上级管理者提供查询和分析统计接口。
（6）统计分析功能。通过对人员基本信息，招聘信息，培训信息，薪酬绩效，考勤等信息汇总，并能实现相关统计分析功能，比如，公司员工年龄层次分析，学历层次百分比分析，业绩成果分析等，来实现标准精确的数据统计分析，从而为企业管理者提供相关数据信息。
何选择适合公司的人力资源管理信息系统及其供应商，购买适合自己公司的人力资源管理信息系统软件产品，具体的流程由人力资源管理部门来安排。接到这样的任务后，同方药业公司的人力资源管理部门马上组织相关人员，设计与安排了筛选人力资源管理信息系统供应商及其产品的流程。首先成立工作小组，去市场上深入考察适合自己公司的标准；接着根据考察了解市场上人力资源管理信息系统软件产品的的情况及其自身公司的特点与需求，确定供应商及其产品的筛选标准；再接着根据公司的筛选标准，筛选出几家适合自己而又有实力的供应商；然后组织这些供应商来现场演示与介绍他们的产品，并给他们发送自己公司的需求说明书，让他们制定与编写产品供应方案；最后，人力资源管理部经理与筛选人力资源管理信息系统软件产品的小组成员共同评估与对比这些供应商制定与编写产品供应方案，对供应商进行筛选与确定，并让选定的供应商拿出针对同方药业公司人力资源管理信息化建设需求的产品供应方案，产品供应方案确定以后，双方最终签订双方合作的合同书。
4.2.3 制定人力资源管理信息化建设方案设计的原则
同方药业公司人力资源管理部门根据公司的要求成立了包括人力资源管理部经理、人力资源管理部各工作成员与其他相关部门工作人员在内的人力资源管理信息系统软件产品选择小组，选择小组成员经过协商与研究共同制定出了人力资源管理信息化建设方案设计的原则。其原则要求：
（1）所选择的人力资源管理信息系统供应商必须是专业而知名的。如果供应商不是主要经营人力资源管理信息系统的，而只是在主要经营 ERP 系统的过程中附带做人力资源管理信息系统，这样的供应商就不能选择。公司所选择的人力资源管理信息系统供应商必须是专业研究与开发、营销与维护人力资源管理信息系统，且具有一定实力与业内一定影响力的供应商。同时，为了后期的维护与服务，所选的供应商最好是本地的供应商。而如果有成功实施药业营销企业人力资源管理信息系统经验的开发商，也可以优先考虑。
（2）所选择的人力资源管理信息系统供应商必须具有与同方药业公司人力资源管理理念相一致的 e-HR 系统的设计理念。因为 e-HR 系统的设计理念将直接关系到其所设计的工作流程是否科学与合理，能够被执行；其所设计的工作流程是否功能完善与全面对于员工与部门经理的授权予以支持等功能。
（3）所选择的人力资源管理信息系统供应商必须保障其所设计与供应的e-HR 系统的机制安全性。因为供应商所供应的 e-HR 系统的数据加密等将直接关系到同方药业公司使用供应商所供应的人力资源管理信息系统的安全性。
（4）所选择的人力资源管理信息系统供应商必须保障其所设计与供应的e-HR 系统具有访问、数据保存、系统维护与升级方便的 B/S 结构，人力资源管理系统硬件、网络系统系统架构（图 4.1）。
4.2.4 选择人力资源管理信息系统供应商
同方药业公司人力资源管理信息系统软件产品选择小组按照整个工作的流程安排，在制定出人力资源管理信息化建设方案设计的原则之后，根据公司人力资源管理信息化建设的需求及其供应商的筛选标准，首先对人力资源管理信息系统供应商进行了初步筛选，结果共选出了三家完全符合公司要求的供应商，同方药业公司对这三家供应商分别发放了其产品需求说明书。而这三家供应商拿到了同方药业公司产品需求说明书之后，也快速做出了回应，都及时地向同方药业公司提供了符合其产品需求的具体产品客户名单及其资料。同方药业公司人力资源管理信息系统软件产品选择小组接到这些产品客户名单及其资料之后，也都及时地与他们进行了电话联系与沟通，对其产品与资料进行核实与考察，然后，根据考察的结果，确定了最有实力、最可能合作的两个客户。为了进一步了解这两家客户，通过供应商的协调与安排，同方药业公司人力资源管理信息系统软件产品选择小组有亲自到两家客户去实地考察，以便进一步充分了解两个客户其产品的功能、效果及其后期的维护与服务等情况。一个月后，两家供应商分别向同方药业公司提供了其产品设计，并对其产品系统设计现场予以展示，说明其产品如何能够满足同方药业公司的需求及其二者之间的差异。然后，根据二者之间的相互比较，两家客户又各自改进了自己的方案设计。最后，同方药业公司对两家客户改进的方案经过一周的审核与评估，最终确定了其中的一家，并于这一家客户签订了合作协议。在双方的合作协议中，双方进一步明确了合作项目的期限、费用及其后期维护与服务等等。
4.3 项目实施
同方药业公司人力资源管理信息化项目具体实施需要系统功能定制、数据梳理与导入、应用培训等三个步骤来完成，严格按照这三个步骤进行公司的人力资源管理化建设，确保整体信息化建设可操作并顺利完成，系统板块架构图（4.2）。
4.3.1 系统功能定制
在人力资源管理信息化项目实施系统功能定制的过程中，同方药业公司人力资源部门首先规范与系统化了公司总部与各个相关部门及其营销网点较为离散的工作，进一步明确了各自的责任与权力。在此基础上，公司最后确定合作的人力资源管理信息系统供应商根据公司的需求，认真制定了人力资源管理信息系统功能定制的时间进度安排与计划，以确保系统功能定制按照原计划顺利完成。在人力资源管理信息系统功能定制期间，为了按照公司的需求与工作进度计划不断推进项目实施进程，同方药业公司项目工作小组与供应商此项目负责人及其有关工作人员通过不断地沟通与协调达成多项共识，如第一，双方就如何处理公司目前人力资源管理水平与其实际需求问题达成共识。第二，双方就如何选择项目实施的功能达成了共识。双方都认为，为了激发公司员工对人力资源管理信息系统实施的理解、支持与积极参与的热情，项目实施的功能一定要具备立竿见影的成效性。第三，双方就系统具体的功能定制达成共识。为了保障项目实施的现实意义，双方都认为，项目实施一定要切乎实际需求，不能好高骛远，盲目追求一些和公司发展需求没有直接关系的功能。第四，双方就项目实施的未来功能定位达成了共识。在项目实施的功能满足公司未来发展的需求方面，双方都认为，为了满足公司人力资源管理长期发展的需求，其人力资源管理系统功能定制一定要具有前瞻性，其系统功能定制要具有在线学习与测评等未来公司人力资源队伍建设所需要的功能，以及人力资源更深层管理所需求的素质模型等功能，都要具有分步实施的计划与安排。最后，在双方的协调与共同努力下，同方药业公司人力资源管理积极理清其工作的几大项目，包括公司员工的招聘与任用管理、公司员工的信息管理、公司员工的考勤与薪酬管理、公司员工的考核与绩效管理等等，并明确其业务流程及其具体的工作步骤等，供应商实施工作小组则根据同方药业公司人力资源管理工作的需求，把其项目及其业务流程与工作步骤等实现于 e-HR系统之中，从而最终构建了科学与合理的系统功能架构。
4.3.2 数据梳理与导入
完成了人力资源管理信息系统功能定制之后，在商家产品技术顾问的协助与指导下，同方药业公司人力资源管理部门分类整理人事数据，制作各类人事数据表格，建立了人事档案数据库。然后，根据数据库里数据流的分析与总结，同方药业公司人力资源管理部门可以清晰掌握近年来公司人事数据的流动变化趋势，并抓住人力资源管理工作的核心与关键环节，从而大大提高其工作效率。数据梳理之后，同方药业公司人力资源管理部门还在商家产品技术顾问的进一步指导之下，完成了人力资源管理信息系统的初始化及其公司原始人事数据的转换与迁移，这样，同方药业公司原始的人事数据进入人力资源管理信息系统功能框架之后，其人力资源管理部门就建立了其现代化的 e-HR 系统，搭建起了人力资源管理的数据平台。最后，经过同方药业公司人力资源管理部门的试运行，这一系统不仅成功，而且还运营方便、快捷，大大提升了公司各个部门对于人力资源管理工作的支持力度，使整个公司的人力资源管理工作更加协调一致，并形成一个能够进行良性互动的整体。
4.3.3 应用培训
建立现代化的 e-HR 系统之后，为了公司所有员工能够熟练地这一系统，同方药业公司人力资源管理部门协同供应商技术顾问针对各个职能部门的员工进行了多次 e-HR 系统操作技能培训。由于使用多媒体现场演示与同步操作训练等手段与方法进行培训，所以培训效果很好。同时也可以采取不同层级人员的分类培训，因为每个层级工作人员的权限不同，可以参与和操作使用的项目类别不同，进行更有针对性的精确学习培训。经过培训，公司各个级别的领导与所有员工都很快熟悉与掌握了这一系统的功能及其使用的方法，能够利用这一系统来履行自己的职责或者处理相关的事务，这样，这一系统的功能很快就得以发挥出来。
4.3.4 项目实施的经验总结与效果评估
为了今后人力资源管理信息化建设的进一步发展，同方药业公司在建立与实施 e-HR 系统之后，其人力资源管理部门还及时进行了工作总结与效果评估。
首先，在项目实施的经验总结方面，人力资源管理部门认为，对于人力资源管理信息化建设项目来说，其成功实施必须做到：第一，成立专门的实施工作团队，各队员分工协作，各司其职，各尽其责，只有这样，才能保障公司对于系统建设进度的控制。第二，明确规定项目实施进程与期限。在与合作供应商的项目合同里，同方药业公司非常明确地提出了系统定制与实施的进程与期限，规定要求公司每周都要检查对方工作的进度，而且双方要有一次沟通与总结；同时，每个月在规定的时间内，合作供应商还要给同方药业公司项目工作小组说明其工作进度，进行当月的进度总结，并拿出下个月的工作进度计划，只有这样，也才可以避免项目实施中的失误与进程延误。第三，加强公司自身专业知识与技术的提高与培养。为了保障人力资源管理信息化建设的持续性，发展与提高公司自身技术实力，同方药业公司在建立与实施 e-HR 系统的整个过程中，始终让自己公司的专业技术人员跟进项目，并做好各个环节技术及其操作与相关知识的整理与记录，特别注重公司自身有关知识与技能的积累与提高，这样不仅熟练掌握了合作供应商所供应的报表开发工具，而且还培养了自身相关软件开发的能力，降低了公司力资源管理信息化建设的成本。第四，严把数据导入关。人力资源管理信息系统所具有的主要功能是各类数据的采集、加工与输出，因此，建立人力资源管理信息系统系统，原始数据的收集、整理、归类与导入系统非常重要。为此，同方药业公司十分重视这一点，不仅给予数据的收集与导入更多的时间，而且还严格审核与把关各类数据及其导入的过程，项目工作小组曾经派人专门负责此事。
第五，注重员工的系统应用培训。人力资源管理信息系统的主要服务对象是公司所有员工及其相关工作人员，因次，要发挥建立这一系统的作用，实现其所具有的功能，在公司推广这一系统，就必须及时对公司的员工及其相关工作人员进行系统应用培训，让他们熟悉这一系统，并能够熟练地操作这一系统。同方药业公司做到了这一点，所以，同方药业公司也顺利地实施并推广了这一技术。
其次，在项目实施的效果评估方面，同方药业公司人力资源管理部门认为，公司加强人力资源管理信息化建设，建立人力资源管理信息系统，是公司一项重要的人力资源管理的资本投资，而任何一项投资都是需要回报的，因此，同方药业公司在其项目实施以后，就及时制定了效果评估方案，并按照方案对于系统实施的各种效果及其相关数据进行收集与整理，并适时予以分析验证，来考察该项目的应用效果。经过每个月与每个季度的考察，同方药业公司人力资源管理部门在半年后最终完成了对于人力资源管理信息系统实施项目的系统基本功能维度（表 4.3）、人力资源管理信息系统实施效果（4.4）与系统整体满意度维度（表4.5）的评估。
评估后认为，首先在人事数据管理方面，人力资源管理信息系统不仅使公司的人事数据得以集中存储，避免了各个职能部门人事数据分散管理所带来的混乱等问题，实现了人事数据的资源共享与增值，而且系统的数据分析与归类功能还为公司的人事管理提供了一定的认知与管理经验，使公司的人事管理能够按照其人事的规律与特点去运作。其次，在公司业务管理方面，人力资源管理信息系统所提供的标准化业务流程不仅实现了公司力资源管理规范化，统一公司的人力资源管理行为，而且还能够大大提高各职能部门的人力资源管理专职人员的工作能力与工作效率。最后，在公司人力资源管理战略方面，人力资源管理信息系统的各种人事数据的统计分析与相关性分析功能，既为公司总经理提供了公司各个职能部门人力资源状态指标对于其各项经营指标影响的规律，为公司总经理制定如何通过人力资源开发来提升公司绩效的策略提供了客观依据；同时，人力资源管理信息系统也为公司人力资源管理部门减少了大量琐碎日常事务的工作，使他们得以节省大量的时间去进行一些更加具有战略性的人事管理的事务上，因此，人力资源管理信息系统对于公司的人力资源管理具有更加深远的战略意义。总之，通过一些列的综合考察与评估，同方药业公司人力资源管理部门认为，公司所实施人力资源管理信息系统获得了公司各个部门领导及其职员的信任与肯定，人力资源管理信息系统实施效果很好。
