建立合同教育与培训体系

　　
　　5.1建立全过程
　　
　　合同管理体系合同管理是工程项目管理系统的构成之一，为了保证业主方三大项目管理目标的实现，即质量目标、成本目标、进度目标，通过运用全面项目管理理论，即全项目、全过程、全员的合同管理。
　　
　　所谓全过程合同管理，是指业主方在整个建设过程中实行合同管理职能，从合同策划开始，对招标、合同谈判、签订、履行、竣工验收等过程进行监督控制，要求业主不仅要重视合同履行阶段的合同管理，也要重视合同形成和收尾阶段的管理。合同管理贯穿于业主方项目管理的整个过程中，并与项目的其它管理职能协调。如图5.1为全过程项目管理框架[[30].明确三个阶段业主方的任务，分别为：
　　
　　（1）合同谈判阶段首先研究拟建项目的范围，招标文件，合同条款等，由成本管理部门认真核对招标文件中工程量清单的准确性，检查与图纸的相符程度，以及由建设单位提供的相关技术资料的正确性，确保业主方提供的资料的完整性和准确性，避免后期速配的发生。其次，由合同管理部门收集相关的法律法规，并起草相应的合同文件，拟定合同谈判的方法和具体流程。最后，进行合同谈判，并且对整个过程进行记录存档。
　　
　　（2）合同履行阶段首先，签订合同后，双方应就合同中出现的关键性问题还有影响较大的问题进行共同的分析和提出解决措施，做好合同交底，说明整个合同的主要负责人是谁，具体的合同执行者以及参与者，同时对合同的主要内容和条款以及可能存在的风险做出说明。使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定及要求、管理程序，了解自己的合同责任、工作范围以及法律责任，确保在执行合同时不出或少出偏差。
　　
　　其次，在合同履行过程中，更要注重实施全过程的管理。不断地监督项目管理三大目标（质量目标、进度目标、成本目标）的现状，分析其偏差产生的原因，及时采取切实有效的措施，对三大目标进行调整。在项目实施阶段，会发生索赔和签证，要通过合同管理，减少所配合签证的数量，为业主方减少损失。最后，在合同履行过程的最后，进行合同收尾阶段，对于合同履行过程中发生的争议，按照合同文件的要求进行处理。
　　
　　（3）合同收尾阶段合同收尾阶段是对合同管理的总结阶段，是合同管理的最后也是意义重大的一步。通过对合同进行评价，可以为以后合同的签订提供一些可参考性的建议，避免相同的问题再次发生。对合同评价完之后，尽快将相应的合同文件进行整理归档，包括：合同资料、合同分析及控制资料、各种签证、信函、会议纪要和变更记录等、工程实施中的各种记录以及反映工程实施情况的报表、报告、图片等。
　　
　　然而，身为业主一方，应该在遵守有关法规的前提下，根据自身的发展情况制定出一套可行性大、可靠性强的有关合同的制度。在建设项目的每一阶段都要设立细致明确的制度，从而使项目的建设过程在制度的监管下完成，以促进工程的顺利竣工。尤其注意招投标的管理、合同管理人员的配置，让参与到工程建设的员工都能了解工程条款，让合同管理人员参与到建筑项目的建设中去，指导企业每一个员工将他们的本职工作与合同管理挂钩联系起来，指导他们如何在自己的工作中兼顾合同管理，运用合同管理，促进合同管理，从而对建筑项目的建设与管理十分有利。从而避免合同管理只侧重对工程预结算的管理，忽视对优化设计、工程质量、进度、工程变更等的过程控制。有利于建立事前、事中、事后的“全过程、系统性、动态性”管理。掌握合同主体与客体、合同谈判、合同评审、合同订立、合同执行与纠偏到合同终止的全部管理过程。
　　
　　使得全员都能参与到管理中来，调动一切涉及到合同条款内容的相关职能部门，使他们都参与到管理和控制过程当中来。使合同管理过程环环相扣、协调一致。
　　
　　加强了对项目执行过程中合同履行、管理和纠偏的重视，加强了工程的变更管理，有利于对工程建设全过程中可能涉及到的程序性和实质性内容全面梳理，进行全过程、全方法的合同条款界定。对项目建设中的各环节、各流程的主要控制点实施过程监控，对工程进度、投资和质量实施全过程管理。业主方全方位的合同管理体系如图5.2所示。
　　
　　5.2建立合同教育与培训体系
　　
　　合同的订立原则中很重要的一条是合法原则，所以进行合同管理教育应先进行法律教育。目前我国建立的与合同管理有关的法律法规有以下几部，一个是《中华人民共和国招标投标法》，该法自本世纪开始正式施行，共有六章六十八条；另一个是共有八章八十五条的《中华人民共和国建筑法》，还有一个是共计第二十三章四百二十八条的《中华人民共和国合同法》，但是没有专门的建设专业的合同法律。今后，各部门也应该重视合同相关法律法规的补充或指定，增补一些规章制度，完善相关法律法规的实施细则。部分主管部门对于新条款的实施也要努力跟进。对员工进行合同教育体系应遵循循序渐进，日积月累，从小事渗透的原则，员工培训流程如图5.3所示，分为分析培训需求、制定培训计划、涉及培训内容、实施培训、培训评估的流程，循环进行，不断提高和巩固员工的合同管理知识储备和能力。首先在广大员工中开展合同法律培训，提高全体人员的法律意识。其次，进行法律专题讲座，共同探讨和接受法律熏陶，平时给员工发放法律小册子。最后，对员工的法律知识掌握情况进行跟踪和监督，并及时巩固。
　　
　　由于建设工程的合同管理工作十分复杂繁琐，又需要系统专业的管理人才，所以其对于人才要求很高。不仅需要扎实的理论基础看懂专业词汇，知道自我权利是哪些；还需要丰富的实践经验才能把握主动性；相关法律知识也是必备的。因此这是一项综合能力需求较高的工作。
　　
　　提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，合同管理人员包括专职人员，也包括企业主要部门的领导，如项目经理、总工程师、总经济师、经营部门负责人等。合同管理人员首先必须是优秀的工程技术人员，同时还必须熟练掌握和运用各种法律、法规；精通合同业务，熟悉合同履行和工程索赔管理。企业应重点培养有应变能力、坚持原则、知识面宽广的工程技术人员担任合同管理工作。通过对他们的培养，使他们能够应对施工合同管理中的各种复杂问题，发挥合同管理的纽带作用，为工程项目管理提供科学决策的依据。
　　
　　目前业主方有招投标部门，但是合同管理人员配置较少，高素质合同管理人才非常缺乏，很多人只是从事简单的档案管理工作，并没有真正意义上的合同管理。因为在高等院校没有合同管理这个专业，只是作为一门学科进行学习，因此与设计造价等专业存在较大的差距，可能一个结构专业出身的人在业主方合同部门工作。可能他的意识就觉得合同管理工作是很不重要的，即使他知道合同管理的重要性，可能没有机会参与工程实践，没有办法了解到实际中容易被索赔的情况，在合同中没有办法预知并在合同中写明。
　　
　　由此可见，增强合同管理方面精英人才的培养是十分重要的。一个企业的发展离不开高素质的人才，对于合同人员的培养，应该规范执业入门制度，与施工企业八大员一样持证上岗，在正式工作之前先进行业务培训，其次，在正式入职之后，合同管理人员的培训工作也不能停止，应该与工作同时进行，与此同时，建议合同管理人员采用轮岗制，这样可以使合同管理人员全方面的了解工程建设的整个过程和所有部门岗位的职能，从而促进合同管理人员业务水平的提升。
　　
　　5.3加强业主方各部门之间的协调与管理
　　
　　要想在合同的管理工作上有突破性的进步，就必须要对整个项目进行统筹，对所有部门、所有工作人员都要进行调度，合同管理不仅是合同管理人员的职责，合同管理涉及面广，要营造一个人人都重视合同管理的氛围，强化全员管理意识。把抓施工合同管理放到企业抓质量管理和市场开发一样的重要位置，把施工合同管理列入企业管理的议事日程。从而使质量、投资以及进度三大控制目标协调发展。
　　
　　A住宅项目业主方合同管理组织框架进行调整为图5.4所示，业主方的各个部门之间，各部门与第三方之间均有联系和交流。同时为了更好的进行合同管理工作，成立项目合同管理小组，合同管理小组由合同管理人员，生产管理人员，律师，财务人员，造价管理人员，采购人员组成。
　　
　　在具体实施过程中的具体做法为：首先，应该由公司合同管理人员向项目负责人及项目合同管理人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。其次，项目负责人向项目部职能部门负责人进行合同交底，并解答各职能部门提出的问题，形成书面交底记录。然后再由各职能部门负责人向其所属执行人员进行合同交底，陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等，并解答所属人员提出的问题。最后，各部门将交底情况反馈给项目部合同管理人员，由其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行进一步修改完善，并形成合同管理文件，下发各执行人员，指导其活动。