住宅项目简介和业主方合同管理的现状

　　
　　3.1工程项目介绍
　　
　　3.1.1业主方背景介绍
　　
　　XX国际是一家以个人健康管理和环球主题旅行为主要业务的国际性商业集团，该集团主要是为世界各地的成功人士提供其想要获得的高端服务。该集团总部坐落于德国慕尼黑，在欧美以及亚洲许多国家都设立了区域服务中心，例如美国、法国、丹麦以及韩国等。细致来看，XX国际主要是通过向客户提供环球旅行、或者客户私人定制的旅行以及跨国医疗等业务，从而实现其为各国成功人士提供高端服务的目的。在XX国际多年来的发展中，一直以努力增强人们的生活幸福感为目标，也一直以提高人们的生活品质为使命，也正因为如此，XX国际将会在未来的一个又一个十年中在中国地区繁荣发展。
　　
　　XX国际集团在南昌的分公司一一南昌XX置业有限公司，二十年以来，XX国际的主要工作范围是城市综合体的开发及其运营以及高端住宅的物业服务等。其项目不仅涉及深圳东莞等沿海城市，在成都、南昌等城市也有分布，很多业务在同类项目中都属于拔尖的物业类项目。
　　
　　对于XX国际而言，南昌XX都会的建立与发展是其在南昌扎根立足的重要一步，南昌XX都会有着中高端地产开发的丰富阅历，以红谷滩为例，其建立的独一无二的南昌的新标识，也打造出了高质量的核心圈住宅项目。
　　
　　3.1.2 A住宅项目介绍
　　
　　南昌XX都会成立于2012年九月底，是XX国际斥资超过19亿而成立，其具体位置在红谷滩新区的金融大街与规划路的西北角方向。XX国际计划建成红谷滩CBD体量最大的商住综合用房，预计投资近百亿，将该项目建造成位于中心地带的综合性功能的标志性建筑体。XX国际将该工程命名为南昌XX都会南块地住宅项目，其建设具体位置为南昌市红谷滩新区碟子湖大道与会展路相交的位置。本项目的总建筑面积将近十九万平方米，占地面积也超过六万两千平方米，是一个规模较大的建筑项目。该项目分为两期，第一期主要是建成七栋低层花园洋房，多栋商业用房以及地下一层地下室；二期工程主要目标是建成留栋高层住宅以及多栋二层商业楼以及地下一层地下室。
　　
　　3.2 A住宅业主方合同管理的现状
　　
　　3.2.1 A住宅项目合同的类型
　　
　　业主为了实现工程按时达到要求竣工，设立了目标，这个目标是所有相关工程合同的核心。要实现工程总目标，业主必须将建筑工程的勘察、设计、各专业工程施工、设备和材料供应、建设过程的咨询与管理等工作委托出去，必须与有关单位签订如下各种合同：
　　
　　（1）咨询（监理）合同，即业主与咨询（监理）公司签订的合同。咨询（监理）公司负责工程的可行性研究、设计监理、招标和施工阶段监理等某一项或几项工作。
　　
　　（2）勘察设计合同，即业主与勘察设计单位签订的合同。勘察设计单位负责工程的地质勘察和技术设计工作。
　　
　　（3）供应合同。对由业主负责提供的材料和设备，他必须与有关的材料和设备供应单位签订供应（采购）合同。
　　
　　（4）工程施工合同，即业主与工程承包商签订的工程施工合同。一个或几个承包商承包或分别承包土建、机械安装、电器安装、装饰、通讯等工程施工。
　　
　　（5）贷款合同，即业主与金融机构签订的合同。后者向业主提供资金保证。按照资金来源的不同，可能有贷款合同、合资合同或BOT合同等。
　　
　　3.2.2项目不同阶段业主方的合同管理
　　
　　A住宅项目业主方的合同管理可以分为以下阶段：
　　
　　第一阶段，项目前期规划阶段。在这个阶段，业主方主要对建设项目中的合同类型和方式进行决策，包括明确项目建设各个阶段的程序和任务，将建设项目分成几个部分进行招标，确定合同的种类和数量，合同的形式，招标方式等，保证各个程序可以有条不紊的进行。
　　
　　第二阶段，合同的拟定阶段。在这个阶段确定合同的形式，招标文件和招标准备文件，合同的主要条款，合同管理的任务和工作流程。    第三阶段，合同签订阶段。在这个阶段的主要任务是明确招投标管理工作，认真审核合同条款文件的全面性和规范性，签订合同的双方在法律允许的范围内对合同进行谈判和补充合同协议条款，直至双方签订切实有效的合同文件。
　　
　　第四阶段，合同实施阶段。合同签订之后，签订合同的双方需要按照合同要求进行履行合同，业主方的主要任务是按照合同提供相关的施工条件和技术资料，进行合同交底，对工程的质量、进度、资金进行管理，按照合同和国家现行规范的要求对工程的质量进行验收，监督合同的执行情况，包括合同的变更、索赔、违约等责任的认定和处理。
　　
　　第五阶段，合同的评价阶段。这阶段是在建设项目实施阶段结束之后，对于合同策划、拟定、签订、实施各个阶段出现的问题进行归纳总结，完善企业的合同管理体系，杜绝类似的问题再次发生，以免给业主方造成损失。
　　
　　对于一个工程而言，其项目的招标形式主要有公开招标、邀请招标以及议标三种方式。公开招标是一种由招标人按照法定程序，在公开出版物上发布招标公告，所有符合条件的供应商或承包商都可以平等参加投标竞争，从中择优选择中标者的招标方式；而邀请招标的投标人是在特定范围内的。在工程的招标阶段，因为该工程的合同要求期限相对实际需要的工期要短，因此没有采用招标方式，勘验设计就选用了合作基础良好的合作方，具体项目通过协商直接委托；由于工程项目较为复杂，技术要求相对较高，为了确保工程能够保质保量地完成，最大限度地减少招标的时间和金钱消耗，在工程主体施工总承包商的选择上使用了邀请招标这种形式；工程所需要的材料和设备，因为市场己经非常成熟而且市场的竞争激烈，业主方有充分选择的余地，采取的则是公开招标的方式。
　　
　　在工程的实施阶段，本次工程所采用的合同范本是2013版《建设工程施工合同示范文本》，其中含有协议书、通用条款、专用条款、补充条款以及合同附件等内容，工程的基本情况及其承包范围以及合同的进度期限、质量标准等各项内容；其中，通用条款主要涵盖了工程的开始及结束以及其期限延误、材料及设备的供给、以及工程项目的变更等内容；专用条款主要起到对通用条款内容的补充和说明作用；如果前三者里面内容不够涵盖该工程，可增加补充条款，补充条款包括对于工程价款、项目措施费、总包管理费、违约等情形的说明。在合同的最后，增加了合同附件，比如确定好建筑装修做法的附件、安全文明施工管理条例、进度款支付计划表、履约保函的形式都在附件中进行了附属。
　　
　　这也是在实施阶段中最主要的依据，按合同施工，一旦发生问题，及时变更指示和进行索赔。在工程的实施阶段，此项目采用了以总承包为主线，平行发包为补充的发包模式。勘察设计、工程主体施工和监理这些工程采用的是总承包的模式，而对于一些专业性较强、业主方有特殊要求的部分，例如园林绿化、精装修等部分工程采用的则是平行发包的模式，而对于剩下的一些技术成熟简单，市场竞争激烈的部分工程，例如防火工程、涂料工程等等采用的也是平行发包的模式。
　　
　　3.2.3 A住宅全面合同管理的制度
　　
　　德国经济学家柯武刚在《制度经济学》中对“制度”是这样描述的：制度是要维护各种禁止不可预见行为和机会主义行为的规则。建立制度的目的是为了维护一种秩序，使企业形成良好的运行机制。健全的制度是约束组织和组织中个体行为的依据，是管理工作绩效的保障。制度确立的是一个长效机制，工程项目业主方要做好全面合同管理工作，必须建立一套严格的、行之有效的规章制度和可操作的作业制度，用制度堵塞漏洞，规范管理。
　　
　　A住宅业主方的合同管理制度较为完善健全，施行起来也较为实用高效，A住宅业主方所制定的合同管理制度包括以下几种：
　　
　　（1）建筑企业内部的审查、批准制度，为了保证建筑企业签订的合同合法、有效，必须在正式签订合同之前履行审查、批准手续。将预签的合同交给企业主管合同的部门和企业的法律顾问，由他们再对预签的合同进行审查，看是否存在合同瑕疵。通过严格的手续，使合同的签订建立在可靠的基础上，尽量减少或者避免合同纠纷的发生，切实保护企业的合法权益。
　　
　　（2）严格保护、保管企业印章制度，企业印章包括企业所有的公章、合同专用章等能代表企业进行对外业务往来，并能发生法律效力的一种凭证。因此，企业应对企业公章、合同专用章的使用采用登记制度并设专人保管。凡外出签订合同时，应由合同专用章管理人员携带合同专用章，与负责办理签约的人员一起前往签约。
　　
　　C3）检查和奖励制度，发现和解决合同履行中的问题，协调建筑企业各部「1在履行合同中的关系，企业应建立合同签订、履行的监督检查制度。通过检查及时发现合同履行管理中的薄弱环节和矛盾，以利于提出改进意见，促进企业各部门不断改进合同履行管理工作，提高企业的经营管理水平。
　　
　　C4）完善合同统计考核制度，合同统计考核制度，是施工企业整个统计报表制度的重要组成部分。完善合同统计考核制度，是运用科学的方法，利用统计数字，反馈合同订立和履行情况，通过对统计数字的分析，总结经验，找出教训，为企业经营决策提供重要依据。
　　
　　CS）建立合同管理评估制度，合同管理制度是合同管理活动及其运行过程的行为规范，合同管理制度是否健全是合同管理的关键所在。因此，建立一套有效的合同管理评估制度是十分必要的。
　　
　　C6）推行合同管理目标制度，合同管理目标制度是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。合同管理的目的是，建筑企业通过在合同的订立和履行过程中进行的计划、组织、指挥、监督和协调等工作，促使企业内部各部「1、各环节互相衔接、密切配合，使人、财、物各要素得到合理组织和充分利用，保证企业经营管理活动的顺利进行，提高工程管理水平，增强市场竞争能力，达到高质量、高效益，满足社会需要。
　　
　　C7）建立合同管理质量责任制度，这是建筑企业一项基本管理制度。它具体规定企业内部具有合同管理任务的部门和合同管理人员的工作范围，履行合同中应负的责任，以及拥有的职权。建筑企业，应大力加强合同管理，完善企业内部合同管理的体制，不仅有利于提高企业自身的现代化管理水平，也可以有效地控制建设工程的质量和造价。更重要的是，良好的合同管理制度是避免、预防和减少纠纷的有效手段。建筑企业必须建立一套较为完善的合同管理体系，并辅以相关机构，设置专门合同管理人员，制订一系列完备的合同管理制度，同时加强现代化的信息管理制度并发挥相应的作用，服务于建筑企业的一切商务活动。
　　
　　3.2.4 A住宅全面合同管理的组织及人员
　　
　　A住宅项目业主方的组织架构如图3.1所示，由图可知该建设单位的管理实行四级制。该企业共有七个部门，每个部门由部门经理和该部门的从业人员组成。对该企业中全职且有该单位编制人员进行统计如下：
　　
　　开发部3人，其中部门经理1人，前期专员2人。采购部6人，其中部门经理1人，土建设备组1人，装饰设备组2人，经理助理1人。综合部共有4人，其中部门经理1人，人事专员1人，行政专员1人，文件管理专员1人。成本部共有8人，其中部门经理1人，土建3人，安装2人，装饰2人，资料员1人。财务处共有4人，其中部门经理1人，总账会计1人，成本会计1人，出纳1人，仓管1人。工程部数量不定，根据项目每年的开发量进行配置，配置标准为2-3万m2/人。营销部数量不定，根据每年项目的数量和规模进行配置。
　　
　　图3. 1 A住宅项目建设单位组织架构
　　
　　专门机构和人员的设置是进行合同管理的组织保证。目前，由于实行项目管理和监理制，一般情况下，业主委托业主代表或监理工程师对合同进行管理，没有设置专门的合同管理机构和人员。但随着市场经济的发展和法律法规的不断完善，对合同管理的要求越来越高。这些人员由于知识结构不合理和经验的欠缺，且平时工作非常繁忙，无法从根本上对合同进行有效管理。因此，作为一定规模的企业和项目就必须建立专门的合同管理机构及人员，合同管理机构是全面合同管理实施的主体，项目业主方必须建立专门的合同管理组织，发挥专业优势配置专业的合同管理人员，形成专门的合同管理组织网络，负责合同管理的各项工作，维护企业或项目的经济利益和合法权益。
　　
　　在建立合同管理组织时，一定要注意针对具体需要选取适宜的组织形式和结构，确定合理的组织分工。以项目合同管理组织为例，目前主要有合同管理员制（即直线式组织结构）和专业划分制（即矩阵式组织结构）。合同管理员制的优点是组织设置简单、权责分明，信息沟通方便，便于统一指挥，集中管理，缺点是灵活性差、缺乏横向协调；专业划分制的优点是能充分发挥专业特长，深人分析问题，管理方式灵活。缺点是协调工作量大，可能引起权责不明晰。依据项目的规模和复杂程度选择合适的组织形式，提高合同管理的效率。
　　
　　3.2.5 A住宅全面合同管理的培训体系
　　
　　合同作为特定的法津文件在项目管理中起着无可替代的作用，而法律教育是搞好项目合同管理工作的基础。A住宅项目业主方的全面合同管理培训体系是以领导层和管理层为重点，建立定期的合同法律培训制度，增强项目决策和执行层面的合同管理意识；加强对合同管理人员的教育和培训，把企业合同管理与合同管理部门员工职业生涯规划结合起来，主要目的是培养企业的“合同管理专家”,以提高企业项目合同处理和法律事务能力；利用各种培训班、专题讲座、小册子等形式，以广大员工为对象，开展合同法律培训以增强全员合同意识，在履行合同时，向员工进行交底，教育员工以优异的工作质量保证合同的履行，对项目运行过程进行跟踪考核，使广大员工成为合同管理的参与者和监督者。
　　
　　A住宅项目业主方的全面合同管理培训内容主要从知识、职业技能还有员工的自身素质三方面进行培训。在知识培训中，让员工对于企业、对于将从事的工作中的相关知识进行系统的培训，同时补充新知识，使员工具有从事本职工作必须的知识储备。在职业技能培训中，让员工接触到实际的工作任务，了解工作岗位的职责以及工作流程，使其对自己的岗位和工作内容更加了解，可以尽快上手。在素质培训中，关注员工的身体和心理健康培训，通过游戏、讲座、自我发挥等多种方式，培养员工的团结意识，使其有正确的价值观和人生观，同时对于交流和心理方面进行专门的培训，使其可以快乐、轻松、高效的完成本职工作。
　　
　　3.2.6 A住宅全面合同管理的监督体系
　　
　　为了保证实现合同管理工作措施的落实到位，A住宅项目业主方首先实行了项目合同定期督查的制度，对签订及履行中的项目合同，由合同管理部门定期督查项目合同履行情况，了解并分析存在的问题，并采取相应的措施；其次，实行了项目重点合同定期汇报的制度，对重大的项目合同，从谈判、草签、签订到履行等都列入重点汇报内容，定期向企业负责人和项目管理部门汇报工作进展情况，防止出现偏差；第三，加大了对违反合同管理制度行为处理的力度，依法追究有关当事人的责任，通过普查，充分调动合同管理人员的工作积极性，促进企业整体管理水平的提高和全面合同管理目标的实现。