第 5 章 完善 WD 公司应收账款管理的对策
5.1 应收账款的事前控制
5.1.1 设置独立的信用管理部门
由于信用管理工作的复杂性，它所配备的部门人员一方面专业素质要过硬，涉猎财务、销售、法务和电子信息等领域，具有充足的知识储备，另一方面要深入信用管理的实践，具有较强的理论联系实际和分析问题、解决问题的能力。这样严苛的要求决定了 WD 公司应在财务部和营销中心之外，单独设立信用管理部，使其和前两个部门分工明确，相互协作，相互制约。
信管部的职责权限主要有以下几个方面：（1）在销售人员开拓市场，争取到新客户，提供客户填写的《WD 公司客户信息登记表》之后，审核表内信息是否属实和遗漏。结合信息综合判断客户的信用水平，评定信用等级，并对客户进行筛选，告知营销人员是否能与客户进行下一步的商谈事宜；（2）在营销人员与客户商谈达成初步合作意向之后，根据信用政策和职责权限确定将要授予客户的具体的信用政策；（3）在仓库按时发货之后，对赊销客户的合同执行进展和信用状况进行动态追踪分析；（4）对逾期账款，结合多方因素考量，择优选择催收手段；（5）对销售人员收集到的客户资料分类整合，通过先进的电子信息技术，建立完备的数据库。
公司赊销业务的具体流程和信用管理部的职责如图 5-1 所示：信用管理部负责筛选客户，保证了客户的合法性、财务状况、信用状况等资料能被认真核实，从源头上降低了应收账款风险。信用管理部负责制定客户信用政策，保证了政策的有效执行，避免了营销中心盲目或私自放宽信用政策。
需要说明的是，由于 WD 公司业务的特殊性，销售需要设计、制造、安装、调试等环节的大型锅炉设备，由于采用分期付款以及质保金的结算方式，货款回收期本身已经较长，因而不宜采用赊销，但是仍然可以在开展业务的前期，利用信管部筛选客户的职能，评估客户的资信状况，确定是否对其供货，做好应收账款的事前控制。而对于 WD 公司的小型锅炉设备和配件销售业务，以往预付定金的现货交易较为保守，公司可以对信用状况较好的客户进行赊销交易，灵活授予不同的信用政策，提高客户付款的积极性。同样地，WD 公司的受托加工业务也可以调整之前款清提货的现货交易模式，适时地采用赊销。
5.1.2 制定合理的信用政策
（1）完善客户资料
目前 WD 公司较为重视对用户的资信调查，尽可能地收集和了解用户的相关信息，包括企业性质、企业规模、注册资本金、所处行业的竞争地位、经营管理水平和效益情况、项目的审批和资金的落实情况、主要负责人的信用和风险偏好、该用户已有供货商的评价等，但依然不够详尽规范，而且没有专门的纸质文件对客户信息进行登记并留存备份。因此，建议 WD 公司进一步完善客户资料，全面收集客户信息，并做好文件记载和归档工作。基本的客户资料包括《WD 公司客户信息登记表》、客户近期的中期财务报告或年报、营业执照等其他证明企业资质或得到经营许可的证书复印件，其他需要提供的材料酌情补充。《WD 公司客户信息登记表》如表 5-1 所示：
（2）设置客户信用评分标准
搜集好客户的信用资料后，WD 公司需要对这些资料进行分析评估，以此判断顾客的信用状况，为最终决定是否为客户提供商业信用以及提供怎样的商业信用做准备。设置信用评分标准主要分为以下几步：
首先，以客户信息登记表为基础，将客户的信用水平分为三个方面考察，包括客户自身特征、企业相关的财务指标、银行付款记录或有无欺诈行为等综合信用状况；其次，将三大指标细化为多项分指标，依据各自对企业信用水平的影响程度赋予不同的标准分值；“客户自身特征”和“信用状况”的分指标依据行业通行做法和公司客户群的实际情况设定各自的评分方法，“财务指标”的分指标参照行业其他上市公司的水平、公司客户群的实际情况以及财务指标的基准值设定各自的评分方法；最后，制定可供参照执行的客户信用评分标准表，如表 5-2 所示：
（3）制定严格的信用政策
依照 WD 公司客户信用评分标准，客户信用评分满分为 100 分，按最终计算汇总的分值将客户分为六个等级。由于公司之前没有制定明确的信用政策，于是笔者基于财务管理知识，结合锅炉及原动机制造行业其他公司的做法以及 WD公司自身购销业务的实际情况，设计出符合本企业经营特点的信用政策，如表5-3 所示：
前文已经说明，WD 公司采用分期付款和预付保证金结算方式的大型锅炉设备的销售不宜赊销，不参照上表信用政策，但同样可以依据公司客户信用评分标准，对客户进行评估，据此确定是否对其供货以及调整预付款、进度款的比例。计划采用赊销的小型锅炉设备和配件销售以及受托加工业务参照上表标准执行。
5.2 应收账款的事中控制
5.2.1 完善销售合同管理制度
（1）当 WD 公司发生赊销业务和大型锅炉设备销售业务时，信用管理部应履行职责，对营销人员提交的客户资料综合分析，评估客户的资信状况，并汇同其他部门或人员对合同进行评审。当客户资信状况达到赊销条件时，营销中心即申请客户的信用政策，经信用管理部审核授权后草拟合同，经过财务部分管部长和总会计师的评审后，营销中心即与客户正式签订赊销合同。在此过程中，信管部要及时将客户信息录入档案系统。
出于规范性要求，WD 公司应制定统一的合同范本，并符合两个最基本条件，即合法合规与条款齐全。为了保护企业的正当权益，涉及结算方式、合同争议的解决方式等关键性条款要特别关注，不能遗漏并且表意准确。涉及赊销的合同，还应特别明确客户信用政策的三个方面内容以及逾期还款的处理措施等条款。合同文本对所销售货物或服务的内涵和外延应界定清晰，特别是一些关键条款不能含糊不清，不能有歧义，更不能出现与公司本意相反的笔误。对于图纸未能提供暂按常规布置考虑的报价，一定要留有价格调整的空间。合同必须有购销双方经办人的签章并上报销售副总审批。
（2）合同签订完毕，及时将甲方合同原件归档。公司信用管理部和财务部要对合同复印件留存备份，以便对合同的执行情况进行监督。
（3）重视影响合同履行的各项证据的收集保留。如客户提出对合同履行的变更要求，一定要出具书面公函；注意双方往来的资料归集，到了交货期对方迟迟不能付款提货，我方要及时提醒并行文催促其履行合同，并注意证据保全。
（4）发生法律纠纷，在主诉时效期内及时上诉，以免错失维权时机。
5.2.2 加强客户的动态跟踪管理
从批准赊销到顺利收回应收账款的全过程，由于期间较长，客户信息必然会发生改变，比如历史赊销记录和当前还款进度等。WD 公司有必要进行实时追踪并及时更新，确保企业掌握最新的客户状况，为日后及时采取收账措施顺利收回货款提供保障，也为将来调整客户的信用政策和赊销额度提供依据。
加强销售发票（包括运输、安装发票）的传递管理，销售人员要关注对方的账面欠款金额与我方公司是否相符，如有差异应及时核对提醒。对一些特制产品和重大的项目，要经常沟通联系并实地查看了解，重点关注对方是否存在影响项目正常实施的因素，包括项目的审批、资金落实和土建施工的进展情况等，及时将信息反馈给公司生产部门，控制生产节奏，尽量减少产品积压。
对赊销客户特别是欠款金额较大的乙方要定期走访和不定期调查相结合，除了保证应收账款的收回，还可以借此方式了解市场需求的最新进展，了解客户对我公司产品的使用感受。对走访中反馈的问题应及时解决，提升公司的信誉度。
5.3 应收账款的事后控制
5.3.1 定期对应收账款进行对账和反馈
WD 公司财务部应建立应收账款定期分析制度：以月为周期，进行公司内部账单核对。根据不同的客户，将其应收账款明细账与营销中心的业务记录核对，将已备案的含有未开发票的销售合同情况与仓库的发货记录台账核对，如有差异，应深入分析其原因；以年为周期，进行企业间全面对账，向客户发出应收账款确认函，相关责任人按客户进行款项催收。企业间对账如存在差异，应进行详细分析，并根据不同情况采取不同措施[53].要整理并妥善保管应收账款对账函回执，注意证据保全。
对未按期付清款项的客户，信管部应对其信用状况进行重新评估审核，对其信用等级及额度做适当调整。对恶意拖欠款项的客户，信管部应加大催收力度，并将其从信用名单中剔除。WD 公司在制定和采取催收手段时应遵循两个原则：
一是成本效益原则，二是维护客户关系原则。此外，公司应对催收工作进行定期总结，对催收过程中出现的问题进行讨论，提出解决方案；对执行效果良好的催收策略坚持实施，对不良催收策略进行改进。
5.3.2 灵活选择应收账款催收方式
催收方式有多种，WD 公司应综合考量自身实际情况、客户欠款性质、金额和拖欠时间、第三方收费标准等因素，谨慎选择。
（1）电话催收
由于电话沟通具有方便快捷、成本低的优势，WD 公司应优先考虑电话催收方式。对欠款额不大的企业，通过一次电话沟通就可能收回款项。对欠款额较大的客户，也利于加强沟通。WD 公司在催讨时，应注意以下几个环节：
① 准备阶段。搜集客户的基本信息，包括客户单位相关负责人、客户办公时间、理应付款时间、销售合同详细内容和双方权利义务等。同时，催收人要明确自己的职责权限，能够区分致电过程中客户提出的各种条件，属于授权范围内的可直接处理，属于无权处理的应及时请示上级。
② 交谈阶段。直白清楚的向对方表达通话目的，对非财务人员避免使用过多的专业术语。沟通过程中注意语气和表达方式，尽量维护与客户的良好关系。
③ 记录汇报阶段。电话沟通的目的是取得客户的承诺，在通话过程中注意做好书面记录或进行电话录音。若客户做出无法按期足额偿还的明确表示，则应及时汇报给信用管理部，商讨解决方案。
（2）函证催收
函证分电子或书面两种形式。电子函证方便快捷，在非正式催讨环节通常使用该方式。电子函证应言简意赅，着重说明欠款金额、还款日期，必要时对重要信息加以醒目的标注。其他复杂而必要的说明可以附件形式附于正文之后。书面函证较为正式，可作为催讨证据留档保存，通常根据实际情况和其他收款方式结合使用。书面函证也是向客户展现公司形象的媒介，WD 公司可以对书面函证的封面、格式、排版进行人性化设计，维护与客户的良好关系。
（3）面访催收
面访催收作为一种直接交流，通常是催收效果最理想的方式，但这种方式对人力物力和时间的耗费较多。当致电和致函均未取得预期效果时，通常采取面访的方式催款。面访之前，应对客户情况和本次交易情况进行详尽的了解。面访中，当客户给出明确的还款表示时，催讨人员应拟制一份正式文件，文件内容包括还款形式、还款日期、还款金额等内容，并要求对方负责人签字确认。该文件可以成为日后通过法律或其他手段催收款项的原始证据。通常，企业为了维护自身形象以及对后续合作的考虑，会在面谈时给出优惠条件，WD 公司应酌情考虑。
（4） 第三人催收
当采取以上三种方法均未取得实质性进展，客户拖欠时间较长，而公司暂时不想通过法律诉讼的形式追讨时，可以委托专业收账机构代为处理。这种机构通常收账经验丰富，手段多样。通过第三方与客户进行交涉，相比以上三种方式手段更为强硬。但相比法律诉讼，第三方催收不会对买卖双方的合作关系形成严重的损害，合作关系尚可修复。然而，采用这种方式也在一定程度上增加了成本和费用，需要 WD 公司根据自身情况，在收账成本和回款效率之间做出权衡，判断是否适合交与第三方机构。
（5）法律诉讼
当与客户发生债务纠纷，经协商调解无法达成一致，客户无理拒不付账时，WD 公司应果断诉诸法律。无法否认，通过法律诉讼收回应收账款，程序复杂，时间拖沓，相比其他方式效率最低。但是，诉讼追讨的优势在于法律强制性，迫使违反职业道德的客户还款[54].
综合以上五种方式各自的特点，并结合货款拖欠的时间和金额，制定下表5-4,供 WD 公司灵活选择催收方式。
5.3.3 积极尝试利用应收账款融资
应收账款融资是企业为了获得资金，将应收账款作为抵押或出售给金融机构的一种融资方式。欧美发达国家凭借敏锐的洞察力和大胆的创新精神，早已将这一融资方式引入本国的应收账款管理的实务工作中，并迅速发展起来，取得良好成效。这一成功经验值得国内企业参考借鉴。2013 年底，我国正式建立应收账款融资平台。央行征信中心在不断探索中，使得应收账款质押登记服务在实践中取得不断进展。
应收账款融资对企业经营产生的积极作用主要有三个方面：（1）有利于节约企业融资成本。应收账款融资具有时间短、风险低、手续简便的特性，拓宽了企业的融资渠道；（2）有利于降低企业经营风险。应收账款融资加速了企业的资金流动，保障正常的资金链运转；（3）有利于提升企业竞争优势。企业在和金融机构的互动合作中，提高了自身的偿债能力，有助于建立良好的信誉和形象，从长远上提高了企业的竞争力。
WD 公司信用基础良好，股东实力雄厚，更容易发展这种融资业务。公司要从三个方面加强内功，把握应收账款融资的机会，以充分发挥这一融资方式的优势：第一，做好应收账款管理工作。从思想意识上革新重销售、轻管理的老旧观念，建立应收账款全程管理模式，充分发挥信管部在应收账款管理工作中的主导作用。另外，要实时追踪欠款企业，与提供应收账款融资业务的金融机构形成合力，实现这一业务的良性发展；第二，重视内部控制，完善办事流程，实现重要不相容岗位相分离，彼此制约监督。于内形成重合同、守信诺的氛围，于外树立良好正面的企业形象，以此推动和金融机构长久稳定的合作；第三，必要时依托保险公司信用水平高、担险能力强的优势，让其为本公司申请应收账款融资做担保，提高申请应收账款融资业务的成功率。
