4.3 基于全面质量管理的 Z 公司预算管理实施的前提条件。
职责划分、标准化文件体系、文件和资料控制作为预算管理构建和运行的前提和基础，Z 公司按照全面质量管理要求，结合自身实际，围绕上述三个方面对预算管理进行控制。
4.3.1 职责划分。
以组织架构为前提，Z 公司需对各部门进行合理授权，并界定其应担负的责任，理顺相互之间的关系，并编制预算管理职责划分表。为了防止出现多头管理、无人管理等现象，各部门还要编写岗位说明书，确定每个岗位在预算管理中的权力和责任，使每一事项都由具体部门负责，需协调多个部门配合完成的事项，可以合理分工，相互支持相互辅助，恰当处理好部门之间的关系。
为了加强组织领导，总经理指定常务副总为管理者代表，成立以管理者代表为组长，以各相关部门主管、重要部门负责人为成员的预算管理工作领导小组，有效强化对预算管理活动的联络协调和督导审核。财务部兼具领导小组办公室的职能，承担预算管理活动的具体协调实施。
4.3.2 标准化文件体系。
按照全面质量管理要求，Z 公司需建立预算管理标准化文件体系，并使文件处于受控状态[47].Z 公司的体系文件应由质量手册、程序文件、作业指导书等部分构成。质量手册是 Z 公司在客观分析内外环境的基础上，用来规定企业使命，愿景、战略、组织机构、职责分工等的文件。程序文件包括内部控制制度、预算管理制度、内部控制职责、预算管理职责、内部控制实施细则、预算管理实施细则、岗位说明书、考核管理标准等。
作业指导书包括预算管理目标分解表、目标监控表、差异分析表等。
4.3.3 文件控制。
为了保证所用的文件现行有效，全面质量管理要求企业加大对文件和资料控制的力度。Z 公司需要求各部门如实、准确填写文件记录，并分类保管，为监督审核及修改调整提供参考。预算管理工作领导小组办公室的任务是管控相关的文件和材料，具体有：
（1）要确保经过授权人审查批准的文件方可公开发布；（2）要清楚标示文件现行修改状态和版序；（3）文件要保持清晰，便于检索；（4）保证当前所用文件是现在施行并有效的；（5）按照识别、标识、发放、修订跟踪、再确认的程序对外来文件进行管理；（6）及时清理、撤换废止的文件，避免错用；（7）评审文件的适用性，需更改的文件更新后要进行审批。
4.4 基于全面质量管理的 Z 公司预算管理组织架构。
组织架构是预算管理运行的基础，受企业组织结构的影响，与责任中心的划分相对应，为了节约信息传递时间，提高效率，企业组织结构向扁平化组织转型，分为战略层、经营层和作业层。根据职责分工，战略层可视为投资中心，经营层可视为利润中心，作业层可视为成本中心，研发、人力资源、财务和技术等可视为费用中心。
以上述组织架构为平台，按照预算管理运行的需求配备对应的职能机构。最高管理者（总经理）负责确定管理者代表（常务副总），并为其独立有效履职尽责积极创造条件。
常务副总经总经理授权，掌管预算管理的所有工作。管理者代表负责组建整合预算管理工作领导小组，建立、实施、保持预算，向最高管理者报告预算的运行情况和改进需求，组织推进预算管理培训工作，使职工的整体素质得到普遍提升，强化管理层的战略意识。预算管理工作领导小组是预算管理的最高议事协调机构。
预算管理工作领导小组由组长、成员组成。管理者代表承当组长，各相关部门主管、重要部门（如财务部、人力资源部等）的责任人作为成员。预算管理工作领导小组的工作任务如下：以战略规划为基础制定当前年份的预算目标；审核批批与预算管理相关的规章制度；根据组织架构批准各级各部门预算包括整个企业的预算；调停和化解预算管理中的冲突纷争；审查预算的变动事项和根据收集的信息对预算管理采取有效的控制措施；组织内审组，检查预算管理运行情况，报告内审结论，提出改进建议。
预算管理工作领导小组下辖办公室，财务部兼具领导小组办公室的职能，直接对领导小组负责。办公室主任是财务部门主管，工作人员是财务部门的工作人员。办公室的职责包括：为各部门充当顾问，提出可行性建议，帮助解决预算管理中的问题；对各部门上报的预算草案进行事先审核，及时给出改进建议；将企业各部门的预算汇总统一，并给预算管理工作领导小组提供审查批准的要点和意见；按时向领导小组反馈关于预算实施状况的信息，查摆发现的漏洞与不足，提供备选的整治方案。Z 公司的组织机构如图 4-1 所示。
