第 4 章 ERP 在 Y 公司财务控制中的实施及作用机理
4.1 Y 公司 ERP 财务会计模块的运用
Y 公司使用的 ERP 是 SAP系统， 2010 年开始实施 ERP 项目，在 2011 年 6 月正式完成开始运行使用。ERP 分为以下几大内容：物流管理（LO）、财务管理（FI）、人力资源（HR）。其体系构架如图 3-1 所示：
目前 Y 公司 ERP 使用的模块主要有：物流管理模块中的销售和分销、物料管理、生产计划与控制、质量管理、环境管理；财务管理模块中的财务会计和管理会计，财务会计和管理会计模块内又包含若干小模块。Y 公司 ERP 财务管理模块实施情况如图 3-2 所示：
在财务会计模块中，总账是最为基础的。总账核算的中心任务是提供外部会计及其所涉及账户的概貌，总账科目用来生成会计报表；应付账款用于管理所有供应商的核算数据，是采购系统的组成部分；应收账款用于管理客户的核算数据，它也是销售管理的组成部分；固定资产模块记录从最初购置直到报废的整个资产周期，可计算折旧值及其他数据。
4.1.1 总账模块
ERP 财务系统总账的功能强大而丰富，涵盖了组织结构、会计科目表、会计凭证、简化操作、定期处理、操作和维护、信息和查询、配置等各个方面。总账模块维护的是会计科目的主记录，笔者选择了部分具有代表性的内容来说明 Y 公司 ERP财务系统总账模块的运用情况。
1. 会计科目表
在 ERP 中，会计科目是总账模块维护的主记录。对于一个集团来说，它可以拥有多套不同的会计科目表，同一套会计科目表又可以分配给不同的公司代码使用。
XX 集团在中国的业务主要是为纺织品供应商提供柔性自动化生产及服务，经营行业单一，会计科目也较集中，故 XX 集团使用一套会计科目表。在一套科目表中，每个总账科目的名称和号码都是唯一的。因而，科目编号代表的科目定义在集团公司的不同分支机构里是完全相同的，这使得各级分析人员不再需要对来自不同公司的总账科目号码进行识别，公司间对数据的分析，比较，汇总能够迅速完成。
2. 简易凭证录入
凭证输入和凭证的维护是总账模块中的重要内容，提供凭证管理，包含手工凭证录入并汇总来自应收、应付、资产、库存等模块的自动凭证。Y 公司 ERP 总账模块中的凭证可以暂时保存起来，也可以对屏幕的格式进行调整、保存，方便操作人员之后调用。向发放工资这样的凭证处理，每月都会进行并且每月的科目和成本中心都是类似的，为了减少重复工作，总账操作人员通过设置这类凭证输入的模版，以后每次做凭证时直接调用，并根据当月实际情况填入相应的金额即可。另外，对于每个月都完全相同的业务使用周期性凭证，如折旧的计提及长期待摊费用的待摊，每月直接运行就会可以生成准确的财务凭证了，从而极大得提高了财务人员的工作效率。
3.定期处理
财务日常处理中会有些事务需要进行定期处理，最常见的是与日结、月结和年结有关的财务处理，如自动清账、周期性凭证过账、预提费用、重分类调整、关账、利息计算、余额结转等等。尤其是在月结和年结的时候很多项这样的重复性事务需要操作，且需要在较短的时间内完成。财务人员运用了总账模块中提供的"定期处理计划管理"工具来安排这些工作，在这个工具中财务人员把要完成的事项按顺序安排好，月结或年结时财务的工作就可以有条不紊的快速完成了。
4.信息和查询
ERP 包括了灵活和多样的报表和查询功能，如账户余额显示，账户行项目显示，审计线索，资产负债表，损益表，现金流量表，试算平衡表，纳税申报表，总账信息系统等。包含非常多的查询选择条件，且选择条件往往不是单选的，可以使用多区间法，排除法等来进行选择。可以进行多维的分析和不断深入地挖掘，直至进入原始凭证。
4.1.2 应收账款
和总账模块有所不同，应收账款模块除了对相关业务进行记录，核算，分析外，更突出了管理的职能，如对客户主数据、客户信用政策的管理。对于一个企业来说，顺畅的资金流是生存的首要条件，然后才是利润。应收账款模块管理着资金的流入，这一模块对于管理企业的资金流转是至关重要的。
1.客户信用控制管理
销售部门的工作是接单，而财务部门应收账款负责的是收款，中间环节是启用信用控制。信用控制是应收模块的关键控制点，关键就在于如何处理应收账款管理、进行信用管理和风险控制防范，在争取尽可能扩大销量和应收账款回收之间取得平衡。因此，加强对客户信用控制管理具有非常重要的意义。
Y 公司及其关联方分别对其各自客户进行信用控制管理。销售部门按照"5C"要素，即品质（character）、能力（capacity）、资本（capital）、担保（collateral）和环境（condition），对客户进行信用评级，从而确定信用限额。系统在销售订单输入后就会对客户进行信用额度检查，超过信用额度的订单将会被冻结。
Y 公司客户信用管理流程步骤如表 3-1 所示：
从 Y 公司信用控制管理流程和步骤我们可以看到在 ERP 下，通过不相容职务相分离的设置起到相互牵制的作用，不仅有助于尽快解决信用冻结问题，加快订单处理过程，还有效地减少了发生坏账损失的可能性，控制了公司的风险。
2.自动记账
在 ERP 中客户的编号就是客户的明细账号，直接用客户的编码进行账务的处理。
也就是说如果一个分录是借：应收账款-客户编号 贷：主营业务收入，客户明细这条分录行是直接用客户编码录入的。在销售和分销模块执行对销售定单发货后，系统会根据销售定单上的客户编号对客户开票。系统根据开票清单自动生成 借：客户编号 贷：主营业务收入的凭证。发货和开票业务都是通过客户编号来选择客户的。
在自动生成上述凭证的同时，系统会根据客户主数据中的统驭科目号，实时更新总账科目，从而使客户明细账和应收账款总账金额完全相符。
3. 催款和自动信函往来
催款和自动信函往来是应收账款模块的一个非常重要的业务功能。催款是指在客户有逾期账款的情况时，通过运行催款程序，系统自动选择客户和逾期账项，打印催款函，并更新客户主数据。催款函的格式可以自由定义，系统可以从客户的主数据，业务运行等各个环节动态的获取相关信息，包括地址、未清项目、负责人等。
此外，还可以根据不同的情况设立不同的催款等级：比如对于逾期不久的客户，催款函中的措辞较为温和；而对于逾期时间较长，已经催款数次无效的客户，催款函中的措辞将比较强硬，甚至直接通知内部法律部门，进入法律程序。
4.1.3 应付账款
应付账款模块管理着公司资金的流出，这一模块对于管理企业的资金流转是至关重要的。
1. 供应商主数据的维护
供应商主数据维护主要指系统里面供应商的创建、修改及删除等操作。供应商主数据存储了与公司发生供应业务的厂商的重要数据包括一般数据、财务数据及采购数据，它是公司采购业务的重要数据：一般数据主要为存储供应商的基本信息，如供应商名称、地址等；财务数据主要为存储供应商的财务信息，如统驭科目、付款条件、付款方式等；采购数据主要为存储供应商的采购信息，如交易货币、联系人、贸易条款等。Y 公司针对不同的供应商单独建立供应商主数据，在事业部范围内建立账户组，统一供应商的编码。当创建新的供应商时，编码按照对应的号码区段由系统按照流水码分配。供应商主数据的新建、修改、删除等维护由公司采购部门的专门维护员完成。
2.自动付款流程
Y 公司的付款业务种类繁多，数量庞大，其中有原料供应商，设备供应商，备品备件供应商，易耗品供应商，杂费，内部员工报销等等。因此 Y 公司使用 ERP 中排队自动付款的功能，来规范付款流程和加速业务处理。
首先，在自动付款执行的时候，系统根据应付会计输入的选择性条件，比如会计员，供应商类别，日期，付款方式等，从系统中检索符合条件的供应商的付款信息。它包括付款方式（如汇票、支票等）、付款条款（如 10 天到期 1%现金折扣或30 天到期等等）、开户银行（本公司和供应商的开户银行），是否冻结付款等内容。
在获取供应商付款信息的同时，系统会自动检查所有符合选择条件的供应商的未清项，如未清的发票等。
取得上述数据后，ERP 会将供应商的未清发票和主数据中的付款信息进行匹配核对后生成一条付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息，如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。付款建议并不会直接引发付款，应付会计会根据实际情况考虑各种因素后，决定是否需要编辑修改付款建议。当付款建议被最终核准确认后，就进入自动付款程序。自动付款程序一方面会自动更新供应商明细账和总账，生成相应的会计分录（借：应付账款 贷：银行存款-未达）。
另一方面付款数据将被送入付款媒介程序，进行实际支付。
付款流程涉及企业资金的向外支付，属于非常敏感的流程，加上 Y 公司采取了ERP 中自动付款功能，因此，加强付款过程中的风险控制就显得更加重要。Y 公司设置了以下风险控制点：
（1）对付款清单的审核批准。应付会计编辑完付款建议后，需要经过财务总监审核批准后才能付款。
（2）将维护供应商主数据的权限与输入供应商发票的权限分开，分配给不同的员工。
（3）供应商主数据中的敏感字段如供应商的账号、开户银行等如需更改，必须经过其他系统用户的确认，更改才能在系统中正式成立。
从自动付款流程及其内部控制点的设置上，我们可以看出 Y 公司 ERP 应付账款模块的管理，在提高效率的同时，还有效地控制了风险。
4.1.4 固定资产模块
在企业的日常业务中，不论我们购买的是有形还是无形的产品或服务，如果它的金额在一定限额以上，受益期又在一年以上，我们就会将这个产品或服务的总金额在整个受益期内进行分摊。如果购入的是固定资产，这样的分摊就叫折旧；如果购入的是无形资产，分摊就是对无形资产进行摊销；而如果购入的是一项服务，如办公室的装修费用，那么就是长期待摊费用或待摊费用的摊销。无论是折旧还是摊销，其实都是按一定的规则来运行的。由于上述这些资产在性质上是类似的，所以在 ERP 中 Y 公司将固定资产，在建工程，无形资产，待摊费用，长期待摊费用统一在固定资产模块里进行管理。
1.资产主数据的创建
Y 公司在创建资产时，要求维护的是该资产的类别、公司代码、描述、序列号、业务范围、成本中心等信息。由于与折旧相关的信息是在资产类别中定义的，所以在创建资产时，在资产主数据的折旧范围层，系统会自动带出该项资产所属资产类别的折旧码和使用年限，不必再手工维护。
2.资产的折旧处理
当运行折旧和摊销时，系统也是在资产明细账层面对每一个资产按照折旧范围、折旧码、使用年限计提折旧，并根据不同的折旧范围来决定是否需要更新总账科目。对需要更新总账的折旧范围，系统会将其数值记录在累计折旧和成本费用科目上。
3.资产领用人的变更
同一类型的资产，因为领用人不同，其折旧或摊销对应的成本费用科目就有可能不同。如对于同一台电脑，如果是总经理使用则其折旧会进入管理费用，如果是销售人员使用则其折旧计入销售费用。由于领用人的更改将涉及总账科目的变更-由原先的销售费用更改为管理费用。那么，根据新领用人的成本中心在其所属的资产类别里建立一个新资产，即在"办公设备-管理"类中新建资产，并生成资产编号。然后，系统会根据新旧资产的编号，将旧资产的价值转入到新资产中去。并根据转换日期和折旧范围计提折旧，更新明细账和总账科目。如果资产领用人的变更不涉及总账科目的变更，如同部门员工间的转换，则我们只要在资产主数据里更改成本中心就可以了。
