第 5 章 ERP 在 Y 公司财务控制实施的效果、风险及改进措施
5.1 ERP 在 Y 公司财务控制应用中的效果评价
ERP 项目的成功实施和应用，极大地促进了 Y 公司的管理信息化发展，使得企业管理水平上了一个新台阶，为企业实现更强更大更好的发展目标坚定了坚实基础。
5.1.1 建立了一套完整的企业数据库
完整统一的数据库是企业进行现代化管理的依据基础。首先，建立了强大的物料数据库，涵盖了企业所有的物料种类，而且按照一定的规则，对每一种物料进行了特定编码，真正意义上做到了物料信息的完整。这里所说的物料，不仅包括生产用的原材料、零部件、产品，还包括办公用品、其他用品等等。通过 ERP 战略的实施，实现了对物料的统一规范管理，集中程度高，管理范围广，解决了企业物料数据混乱、无法快速识别、难以信息共享的问题。其次，还建立了供应商档案数据库和客户档案数据库。在此之前，供应商和客户的资料由多个业务部门进行保管，管理分散，管理权限不明确。一旦供应商或客户发生变动，新的资料很难及时传递到所有部门，从而造成信息不对称，导致应收应付账款的管理出现差错，形成坏账、死账。在 ERP 实施过程中，企业通过对所有供应商和客户资料的搜集、核实、清理、整顿，避免了数据的遗漏或重复，建立了清晰准确的数据库， 并且能够及时更新、完全共享，提高了业务部门的工作效率，提高了财务部门对应收应付账款监控的有效性。
5.1.2 实现了物流、信息流、资金流的集成
Y 公司通过实施 ERP 战略实现了"三流合一".物资需求、物资采购、生产计划和销售订单等企业日常管理业务所产生的相关数据，只需一次录入，各相关业务部门即实现共享，财务凭证自动产生，减少了重复操作，提高了工作效率和数据的及时准确性，为业务、管理和市场分析提供了及时可靠的依据；通过物资库存共享和物料需求计划（MRP）平衡功能，实现了物料和库存资源的有效均衡，提高了物资需求计划准确率，加快了库存周转，通过规范的信用控制，降低了资金风险。财务管理与成本控制实现了与采购管理、销售、库存、生产计划等各管理模块的业务和信息集成，及时反映了企业运营状况、管理状况和综合信息，有利于企业成本的控制，为企业的经济活动分析、绩效考核等提供详实的依据。
5.1.3 加强了管理流程的规范
在 ERP 实施过程中，Y 公司投入了大量的精力进行流程规范。财务管理按照内控的要求，严格遵循国家法律法规和中国石化内部会计政策，将 ERP 的标准流程与企业内部财务管理的实际需求紧密结合，实现了财务的有效监督；规范了销售流程，实现了客户档案的统一管理，客户信息更加全面准确，销售部门借助系统设定的价格、信用控制和可用库存检查功能，加强了对重要环节的事前控制和事后跟踪，堵塞了管理漏洞；规范了物资管理流程，通过计划、采购岗位分设和物资采购权限的控制，加强业务环节的相互制约和监督，实现了采购业务的"阳光"交易；规范了投资项目管理流程，通过投资项目管理和财务流程的整合，加强了对项目投资的实时监控，实现了投资计划、定额结算、工程审计、财务成本等管理数据的相互关联，有效地控制了投资成本。
5.1.4 促进了经营模式的改革
传统的经营模式是以企业为主导，企业生产什么就销售什么、生产多少就销售多少。而在当前的经济形势下，企业应站在客户的角度，与客户沟通，了解客户的个性化需求，然后根据客户需求制定生产计划，调整产品结构，生产满足市场需要的产品。通过 ERP 战略的实施，可以在系统中建立详细的客户档案，实现企业与客户的"双向沟通",制定出相应的企业利润最大化的生产策略。
5.1.5 促进了组织结构的优化
传统的企业组织结构为金字塔状的职能型层次式，往往存在着机构臃肿、人员繁多的问题，严重影响办事效率。随着信息时代和知识经济社会的来临，要求企业具备更富有弹性的扁平化组织结构，促使企业以更敏捷的方式满足不断变化的客户需求和市场机遇（王晓辉，2008）。实施 ERP 系统可帮助公司建立新型的扁平小组中心型流程式组织，提高组织的灵活性，对市场变化做出迅速反应，从而提升企业的竞争优势。
5.1.6 在财务管理方面取得了巨大进步
1. 会计信息质量更高
ERP 系统除了常用的必需的财务报表外，还拥有多种管理性报表提供使用，无论是日常业务操作还是制定管理决策，都能够从中获取相应的财务信息。ERP 系统可以方便地通过初始化工作规范业务，设置计量，自动生成相应的机制凭证，实现全程自动跟踪记录，完成相应的计算处理，生成用户需要的财务报告。另外，ERP系统各模块之间的无缝链接，为会计信息的及时性、可靠性、相关性和完整性提供了保障，提高了会计信息的质量。
2. 成本核算更加精准
成本核算是财务管理工作成败的关键影响因素之一。ERP 系统的成本管理思想要求企业建立完整的标准成本体系，所有物料都采用标准成本来核算收、发、存等各个阶段的费用，根据产成品耗用的直接材料定义物料清单。这样一来，成本核算的对象更加明细，成本控制的效果更加明确（迟丽华，2007）。同时，ERP 系统的集成性保证了采购、生产、销售、库存各个环节的准确数据都能及时传达至财务部门。
因此，财务部门可以对每一环节的成本费用进行反映，提高成本核算和成本控制的精准性，提高财务管理和财务监督的有效性。
3. 资金管理更加严格
资金流的管理直接决定了一个企业的经营活动能否良好持续，很多企业出现财务危机甚至倒闭，都是因为资金流出了问题。ERP 系统利用内部银行的管理方法对企业资金的使用情况进行量化考核，将集团总部财务公司设为管理中心，按照资金计划对下属各企业的资金进行合理分配与运用，实现了资金统筹规划、收支集中管理、内部结算封闭运行，为集团资金的高效运作提供了保证。ERP 系统资金管理模块还提供了自动实时生成现金流量表和资金预测的功能，将资金信息全面展现，并对下一期的资金流状况进行预测，确保企业经营活动的正常运行。
4. 预算管理更加全面
预算管理是企业进行资源优化配置的财务基础。ERP 系统提供了全面预算的功能，包括资金预算、营业预算、项目预算、筹资预算等等。一般在年度总预算确定的基础上向各地区、各部门、各产品下达月度预算，各部门负责人可以利用预算明细表随时查看本部门的预算使用情况。企业管理者必须根据预算进行各项经营活动的调整，有效预防的资金的流失，使资金的运用真正落到实处。因此，预算管理体现出了 ERP 系统事前、事中、事后全面控制的管理思想；另外，财务人员根据前期预算的使用情况，可以更快速更明确地制定出下一阶段的预算计划，使得财务预算更加全面，企业管理更加科学。
5. 财务分析更加及时
财务分析是财务决策的前提，是财务管理的重要组成部分。而财务分析又是以财务报表为基础的，从三大报表到各项辅助报表，从中期财务报表到年度财务报表，其内容是否详尽及时，将直接影响到财务分析的准确性。强大的报表查询功能是 ERP系统的一大特色。ERP 的数据库中存储了大量的业务数据和财务信息，能够随时向财务人员提供基本财务报表、产品成本表、销售利润表等各种形式的报表。财务人员通过查询这些报表，利用财务分析模块中定义的计算方法和处理模式，进行全面的财务分析，帮助企业管理者实时地了解企业经营状况，编制财务计划，做出财务决策。
