第 3 章 认证行业及公司应收账款管理现状
3.1 认证行业应收账款管理现状
3.1.1 认证行业在中国的发展
改革开放以前,我国实行计划经济体制来保证产品的质量,抽查制度和合格证制度被严格实施.改革开放之后,我国认证行业得到不断的发展,认证监测体系的运用使得第三方认证工作能很好的开展工作,对产品质量的保证及消费者消费的正确引导发挥了积极的推动作用,促进了我国外贸交易的顺利开展.虽然与其他国家相比,我国第三方认证制度发展历程相对较短,但发展速度却相当快速.总的来说,我国三方认证的发展进程可以被划分为三个阶段:
第一阶段被定义为第三方认证工作的起步阶段.从我国 1978 年加入国际标准化组织之后,就开始意识到第三方认证能有效实现对服务及产品质量的监管,从而保证产品的品质.1981 年,我国开始将西方先进的认证制度运用于到具体实践,最先加入的国际认证组织是电子元器件认证组织,并在进入该组织的同时成立了我国自己的电子元器件认证委员会,这个委员会也是我国的第一个产品认证机构,它标志者中国认证试点工作正式全面展开.到 20 世纪 80 年代中期,许多其他的产品认证制度在我国也逐渐得到了推广,在技术安全及商品检验等机构的全力配合下,我国产品质量认证管理体系开始形成一个完善的系统,对我国产品的质量进行了有效的监管,对推动国际贸易的发展意义重大.结合具体国情,第三方认证制度在我国的发展也显示出它的特殊性,第三方认证制度最先发展时我国处于计划经济时期.受经济制度的影响,第三方认证工作最开始是由不同的部门分别引进的.后来,随着经济全球化进程的加快,在国际市场经济的宏观背景下,第三方认证工作开始被社会各界所重视,并更加广泛地运用于实践,不断地发挥着监管作用.但在发展的过程中,各种问题也随之出现,主要表现在我国的政府机关及相关的组织机构的办事流程和思想观念与市场经济脱节,达不到国际的相关标准,存在监督无力、政企不分以及重复认证等状况.这些问题的出现严重阻碍了我国市场经济的发展以及认证体系的完善,也不利于市场秩序的维护.由于认证工作没取得预期的效果,也导致认证工作不能很好地获得人民群众的认可,这也就加大了认证管理机构对认证市场的管理难度.又因为认证工作监管作用未能有效实施,使得产品的质量达不到国际的标准,很多国家对我国的外贸企业存在不信任感,并在贸易过程中质疑我国的产品质量,严重影响了我国产品的国际声誉,阻碍了我国产品的出口贸易,也不利于我国企业参与国际经济交流的进程.但随着全球经济一体化进程的加快,我国与其他国家开始在更多的方面开展合作,为了更好地适应国际间的宏观环境,并不断完善我国社会主义市场经济体制,就必须进一步发挥第三方认证体制对我国产品的监管作用,使我国的产品能达到国际的标准,并在整个国际市场上取得竞争的优势.
第二阶段,我国第三方认证工作取得了较为显着的进步,并在市场经济不断发展的前提下发挥着越来越重要的作用.早在 1991 年,我国就已经颁布了相关的管理条例《中华人民共和国产品质量认证管理条例》,这一制度的颁布标志着我国质量认证全面开展,到了 1992 年 10 月,GB/T19000 质量管理体系等系列标准相继出台并在全国范围内贯彻实施,到 1996 年新的环境管理体系系列标准-ISO 14000 被发布后,国家将其转化为 GB/24000 系列国家标准,并于次年成立国家环境管理体系认证的指导委员会,具体负责我国环境管理体制认证相关工作的开展实施.1999 年 10 月《职业安全卫生管理体系试行标准》的颁布,有效推动了生产领域职业健康安全管理体系认证活动的有序展开.在这一阶段,随着第三方认证事业在我国的有序实施,我国第三方认证制度也不断的得到了完善.
第三阶段,第三方认证制度在我国正式被建立起来,认监委的成立标志着第三方认证制度及管理体系在我国的成功建立.在这一发展时期,自愿性和强制性的第三方认证制度在我国都陆续被建立起来.随着国家对第三方认证机构的大力支持及第三方认证体系的不断完善,第三方认证在越来越多的领域开始发挥其重要的监管作用.
为有效践行加入世界贸易组织所做出了承诺,我国于 2001 年 4 月成立了第三方认证监督管理委员会,并规定由其对第三方认证制度的监督管理工作负责,到第二年五月,强制性产品认证制度在我国开始正式实施,该认证制度实行了产品认证的一致性原则,在具体产品认证工作中有了统一的收费、标识、技术规则及实施程序等标准,这使产品生产认证过程中有了统一适用的国家标准.2003 年 11 月,《中华人民共和国第三方认证条例》详细的对我国第三方认证工作的开展进行了总结,并在立足于我国具体国情的前提下建立起与国际规则相适应的第三方认证制度.2 年后认证协会的成立标志着具有中国特色的第三方认证体制不断完善.发展到 2010 年,我国与第三方认证相关的法律多达 20 多部,《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国农产品质量安全法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律的颁布标志着第三方认证工作在我国的不断完善,也为第三方认证工作顺利开展提供了坚实的法律保障.各部法律从不同方面对第三方认证工作予以规范,但存在法律要求相对分散的现实,迫切需要出台一部综合的、具有针对性及权威性的法律.
3.1.2 认证行业之间的竞争分析
3.1.2.1 竞争对手之间的竞争
我国认证行业的发展历程与其他国家相比相对较短,到 2001 年仅仅只有几家国外认证机构在我国设立办事机构,而且规模都相对较小.由于公司较少,彼此之间的竞争并不大.发展到 2006 年,认证需求迅速扩大,加之认证市场完全开放,国外的认证机构纷纷进驻中国.这一时期,国际上有竞争力的认证公司几乎都进入了中国市场,根据这些进驻企业类型的不同,大致可被分为三类:
(1)国外较为知名的检测机构,代表企业有 TUV、SGS、ITS 等,这类机构最显着的特点是在国际市场上有良好的声誉且规模巨大.
(2)国有检测机构,代表机构有广安所、中国家电研究院、质检及商检系统下的检测机构等等,这类机构由于历史或政治因素,占有先天优势,有着良好客户资源.
(3)专业化检测机构,这类型企业通常市场化水平较高,经营模式灵活多变、并有效针对中小型客户对价格敏感这一特性来调整发展策略,从而有效争夺市场份额.
3.1.2.2 供应商的讨价还价能力
在生产领域,原材料供应商实力强大可能会威胁制造商的发展,认证行业也有相关的供应商,且通常被分为两个方面,一是承揽相关项目测试的当地实验室,二是提供测试仪器设备的供应商.
从认证行业的本质出发,仪器设备的供应商是认证机构的重要合作伙伴,仪器设备供应商除了要对国内外电子产品的性能有具体详细的了解外,还要清楚实验室的审核及认可程序,确保所推荐的产品符合实验室的需要,并根据客户的具体需要,制定出适合实验室的设备采购方案,并对有关人员进行电子产品的操作培训,使相关工作人员能准确使用产品设备,另外还要提供完善的售后服务.鉴于提供服务的专业性和时效性,通常需要认证机构与供应商开展长期的合作,所以认证机构通常会选取实力较强的供应商开展长期合作.
3.1.2.3 购买者的议价能力
随着社会分工的越来越细化,服务的供应商也随之增加,买方在选择增多的同时,议价的能力与空间也越来越大.因为认证行业发展趋于饱和,不同认证企业服务项目大同小异、同质化趋势明显,客户与认证企业在合同谈判时掌握更大的议价能力,这也导致有些认证企业在某些领域处于较为被动的局面.以玩具类检测认证为例,除了国际采购商对供应商的检测报告有特殊的要求之外,一般的企业都有自行选择检测机构的自由,具有很大的主动选择权,认证行业内有很多的认证检测机构可以提供一样的服务.
3.1.2.4 潜在竞争者进入的能力
由于整个行业普遍存在超额利润,无数资本都想进入这个行业,尤其是以 RoHS检测项目、玩具的 EN71 业务为代表的技术投入少、见效快的相关项目.随着认证行业新的资本的增加,对现有的竞争格局产生了巨大的冲击.认证企业建立核心竞争优势迫在眉睫,尤其需要在业务模式上寻求突破.在认证机构具体运行中除了单纯的认证检测外,最好还能提供包括技术咨询等在内的综合问题解决方案.凭借为客户提供更多、更专业的服务,与这些大客户建立起长期的、战略性的合作关系.随着改革开放的不断发展以及认证行业的进一步开放,国外规模较大的检测机构和民营资本纷纷进入国内市场,经过十年左右的发展,现在我国认证检查市场已不再是国有检测机构为主导的发展格局.
3.1.2.5 替代品的替代能力
认证的替代产品和服务主要包括:自行检验或相互认可.现代跨国企业间越来越重视彼此的战略联盟关系,各公司运用各种手段实现一体化,使得跨国公司在某些范围内的供应关系转变成是战略联盟内部或公司内部的事,自行认证也越来越具有可操作性.同时,由于企业间相互合作相互认可,由标准化流程生产的成熟商品很多不需要认证或至少不需要频繁地进行认证.
3.1.3 认证行业结算方式和信用结算特征
认证行业内的企业,提供的服务种类相差无几,都是对客户提供一系列的认证、检测、体系培训等无形的服务,谁的企业行业占有率高,谁就有竞争优势,在这个动机的驱动下,就会有更多的企业选择扩大规模、放宽客户信用度、做大应收账款,而且为了在短时间内获得等多的客户订单、提高营收,企业也会让客户有更多的赊账机会,赊销交易的比重也会越来越高.
考虑到认证行业企业提供的是纯服务类的认证、检测、体系培训等无形服务,且赊销后的应收账款收款结算是该行业企业最为重要的信用结算部分,认证企业会把内部信用控制主要放在财务部及各业务部与应收账款相关的岗位,这与提供产成品的制造业等企业有着鲜明的区别.
3.2 南方认证公司简介
3.2.1 公司背景
南方认证公司成立于 1991 年,是一家由德国知名的认证咨询公司出资组建的大中国区分支机构,公司致力于为工业、产品、交通、环境、建筑、能源等各行业提供认证及技术支持,服务范围包括产品服务、医疗器械、管理体系、工业服务、纺织品和通讯等六大类,最终目标是协助顾客确保产品的可靠性、安全性和高质量以及对环境的保护和生产成本的优化.公司有近 500 名专家和技术人员分布在上海、北京、无锡、广州、深圳和香港等,累计为 8000 多家商家提供本地化的测试服务,一旦商家产品通过了测试,符合有关技术规定要求,公司将颁发相应的产品证书,如 CE、GS、GB、TUV 标志等.这些证书和标志为全球所公认,是对权威机构和消费者的保证,也在商家与买家、进口商与出口商之间建立信任.
公司业务主要有以下几类:
南方公司检测认证和体系审核业务比例是该公司总销售额 70%左右,发展到2012 年底,该公司总资产金额约 3 亿元,年销售额约为 1.2 亿元,应收账款余额 2000多万.然而,受市场及自身多重因素的影响,南方公司最近几年的发展速度相对缓慢,现金流量不足是该公司发展缓慢的重要影响因素之一,对公司研发、扩张都存在不利的影响,也使得公司销售量和产值发展缓慢.
3.2.2 组织结构
南方公司主要有七个事业部(简称 SBU):机电产品认证事业部(简称 TEC,TradeServices,Electronic Devices,Consumer Goods,即贸易服务,电子设备,消费品服务)、管理体系认证事业部(简称 MS)、医疗产品认证事业部(简称 MHS)、工业服务事业部(简称 BB)、通讯产品认证业务(简称 BABT,即英国电讯审核委员会)、纺织品测试事业部(简称 TEX),行政上由六个职能部门组成,分别是产品服务部、管理服务部、财务部、行政人事部、销售部和客户服务部.
3.2.3 客户类型
由于南方公司属于第三方认证公司,是为出口贸易企业提供认证、监测、培训等服务,所以客户全部是出口制造业企业,多为行业内领头企业和知名企业,大部分都集中在东部沿海省份,且自东向西呈递减趋势,主要集中在东莞、顺德、宁波、余姚、慈溪、永康、温州、泰州、苏州、青岛、厦门等地.
3.2.4 业务模式
根据市场营销学原理,两种人员组成企业的销售部门,一种是受过专业训练、行销及商务谈判技能出色的专业人员,行业特点决定了公司销售人员要有过硬的所属事业部的专业知识,同时要有很好的销售策略和技巧;另一种是维护销售人员获取的业务、提供客户服务及技术支持、化解客户矛盾的服务代表,在应收账款管理的流程中客户代表还配合处理订单、账目的校对以及账款的回收,另外客户代表通常采取一对多的服务模式,即一名客户代表为多名客户服务,并根据客户的不同情况提供相对应的服务,这也要求客服代表针对不同行业的客户采取不同的方式来回收公司的应收账款.
3.2.5 收款方式
南方公司的结算方式为赊销交易.由于南方公司所在的认证行业的特点,销售的并非制造业这类的实体产成品,不能像制造业企业那样一款产品可以供应给多个客户,认证企业的产品是认证服务、标的物是认证证书,每一件证书都是专属的属于一个供应商,且在认证过程中,提供的是一对一的专属认证服务,所以在这一行业特点下,公司和客户之间的货款结算也显的与众不同,既不像制造业企业的现货后款纯赊销,也不像服务企业先收款后提供服务.南方公司和行业大多数企业一样,在与客户签署合同时便收取合同标的一定百分比的首期项目款(大多数是 50%),然后进行一对一的专属认证服务,等项目全部结束、标的物相关证书出具完毕时,再一次性收取客户结算项目款.由于认证服务的特殊性,认证证书无法在客户违约后再次销售给其他客户,所以公司实际承担的就是结算项目款的赊销风险,也就是应收账款管理的重点部分.
3.3 公司应收账款管理现存问题
从南方公司最近五年财务相关数据可得,该公司的应收账款呈逐年递增之势,且最近两年应收账款的金额与原来相比涨幅更大,另外还存在应收账款周转率较低,周转天数却不断增加(表 3-1 所示)等状况,总体而言其管理现状存在诸多问题.
南方公司销售收入近五年变化幅度较小,但应收账款余额却逐年递增,应收账款在销售收入的比重在四年间上涨超过七个百分点,这表明南方公司收入质量显着降低(图 3-2、3-3 所示).
南方公司流动资产现今流量不断的减少,而应收账款余额及应收账款占流动资产的比率却逐年增加,这表示企业资产流动性的减弱.面对这一状况,企业只有向银行贷款来解决企业现金问题,但还本付息压力会加大企业现金流量的压力,现金流量的恶性循环势必会阻碍南方公司的发展壮大(图 3-3 所示).
现金的流动性会随着企业应收账款账龄时间加长而变差,而且应收账款时间越长,成为坏账的可能性就越高.根据账龄分析法,将南方公司应收账款根据其账龄的具体时间进行分类(表 3-2 所示).
经过以上账龄分析,南方公司应收账款存在质量不佳的问题.应收账款超过 120天的数额占总的应收账款数额的 50%左右,其中应收账款时间超过三年的资金金额占总额的 13%.这就表明该企业的很大一部分的应收账款都不具备较好的变现能力,这反映出该公司营运资金紧张的状况,应收账款回收率低且回收成本较高就不足为奇了.
应收账款账龄比例这样的不好,说明公司在应收账款管理工作上存在有问题,由于应收账款管理不善导致公司遭受巨额损失的情况很常见,除了账面上反映的损失之外,还包括这与应收账款有关的催款费、信息费、客户信用调查费及不可避免的坏账损失费等隐性管理成本.一旦应收账款出现管理不善等状况,极易导致企业经营不善及公司的营运压力的加大,使公司蒙受较大的损失.
根据南方公司相关财务数据可得,该公司应收账款余额与公司资产的比例而言相对较低,但该公司存在资金周转率偏低且应收账款金额占流动资产金额的比率逐渐增加等问题,另外该公司还存在大量逾期未收的坏账,由此可知该公司在风险管理方面还存在诸多漏洞,这也导致了该企业运营风险的加大.
3.4 应收账款管理问题成因分析
结合信用管理及应收账款相关理论部分,本人从自身所在的财务部应收账款职能岗位入手,并且深入了解与应收账款管理相关的销售部、客户服务部等等部门的相关工作流程与方法,调查咨询了本部门及相关部门的同事、经理及总监后,归纳总结了以下几点应收账款的问题成因:
3.4.1 组织架构、工作职责不完善
根据南方公司销售事业部的组织结构图可知,该公司每个销售事业部都有其相对应的商务行政团队和销售团队.以机电产品认证事业部为例具体说明,在该部门应收账款的整个过程中,销售事业部的商务行政团队和销售团队这两个团队都会与企业的业务部门和应收账款部门这两个部门产生合作.图 3-5 斜体字体部分所代表的部门都涉及了应收账款的相关工作,其各团队具体工作职责分工如下:
(1)销售团队
销售团队主要由销售经理、业务人员及服务代表组成,销售团队成员要有较高的综合素、良好的沟通技巧、销售能力、谈判能力和从业经历.销售人员获取的业务就交由服务代表负责,日常与客户相关的订单处理,账目核对以及应收账款的回收也由服务代表负责,另外服务代表还要定期为客户提供技术的支持和服务,并随时解决客户在其工作过程中工遇到的问题.客户代表的具体工作通常采取一对多的服务模式,即一名客户代表为多名客户服务,并根据客户的不同情况提供与之相对应的服务,这也要求客服代表针对不同行业的客户采取不同的方式来回收公司的应收账款.
(2)商务行政团队
商务行政团队主要包括三个组成部分-合同组、订单组及行政组,其分工如下:
A. 合同组的主要工作是认真审核合同条款,对合同中有争议的条款与律师进行沟通确认,并将确定后的合同条款即使的反馈给销售人员,合同的管理人员会针对合同内容与销售经理与销售人员沟通讨论.
B. 订单组最主要的工作是对订单进行处理,企业订单来源渠道通常具有多样化的特征,它包括可邮件、传真、电话所要求的订单,也包括服务人员统计的订单等,订单组接收到的订单情况后会与营运部门进行协调沟通,订单组工作的顺利开展离不开与业务部门、服务代表及财务部等有关部门的沟通协作.
C. 行政部主要就客户的具体信息进行审核,将客户的税务的税务登记证、营业执照等客户的证明资料予以审核并递交到公司的财务部门.另外要具体了解客户单位的办公地址、合同价格、财务联络人等基本信息,与此同时收集服务代表获取客户的信用信息以及大区经理整理后的有关销售人员获取的客户信息,并将不同渠道收集起来的信息综合的比较分析后反馈给应收账款部门系统中,从而确保对赊销客户的具体情况能有客观真实的了解.除了客户信息的整理之外,行政组还要负责公司服务代表、销售人员等员工的行政支持工作,该部门日常工作的顺利开展需要与服务代表、销售人员以及应收账款部门的员工有效的协助.
(3)应收账款部门
应收账款部门的工作职责主要包括两个方面:一是对客户的资信进行维护和审核,另外则是对企业的应收账款进行催收.对客户信息的审核主要是考察客户的注册资本、公司规模等具体情况,并根据客户具体的经营情况来制定出具体的付款周期.
另外在对客户预计年销售量做出合理预计的前提下制定出客户的信用期及信用额度等具体指标.除此之外以月为单位发布应收账款报表,与服务代表沟通协作做好坏账扣款、坏账预提以及超期扣款等方面的工作,并督促销售人员通过发放催款函及律师函等多种方式催讨账龄时间较长的欠款以及可能导致的坏账,这些工作内容都是应收账款部门应该处理好的工作内容,应收账款部门工作的顺利开展需要与销售经理、销售总监、商务行政人员及服务代表等各部门员工进行有效的沟通协作.
虽然每个部门都有具体负责坏账工作的工作人员及支持人员,并在有需要的时候得到其他部门的支持与配合,但在实际操作中,各部门存在权责分工不明等情况.众所周知,销售部和财务部是一个企业最重要的两个部门,如果这两个部门出现分工不明、配合不良的情况会对整个企业应收账款回收工作的顺利开展有严重的影响.但企业实际运行过程中,各部门的工作计划各有侧重,即使需要与其他部门合作,侧重点也是对自己工作计划的一个配合补充,而对其他部门的具体工作及其岗位职责很少有清晰地了解,也不清楚自己部门岗位职责的懈怠会对其他部门以及整个公司应收账款工作的影响.总体来说,各部门缺乏对整体情况的具体了解,而且各部门的沟通协作也需要进一步加强.
3.4.2 信用评估制度不健全
(1)缺乏信用评级指标
现阶段信用评估具体工作流程如下:一、企业要与客户签订合同和认证协议;二、向公司的财务部门递交客户的税务登记证、营业执照等相关资信文件;三、填写客户资料表,客户资料表要对客户的企业名称,注册资金金额,业务范围、办公地址、财务联络人、经营状况及客户付款方式等重要信息做详细的登记;四、为客户建档并安排项目及认证工作;由具体工作流程可知,企业对客户的信用评估较为简单,不能综合的了解客户综合资信状况,具体弊端如下:
首先,对客户的了解很大一部分来自于客户资料表,但现阶段的信用评估机制对这一信息表资料的真实性不能很好地界定,另外缺少渠道获取客户具体的应付账款、速动比率、流动比率以及资产负债率等具体反映客户经营状况的硬性财务数据指标,不能准确的评估客户综合的资信状况.
其次,在对客户信用的具体分析过程中,虽然硬性指标能帮助企业对客户信息客观的分析,但因为对方非上市公司、无法获得其财务数据,很难正确判断其效用状况.
(2)缺乏信用标准和审批流程
一个健康有序的信用评估体系离不开健全的信用审批制度,同时,良好的信用管理事前控制体系又离不开健全的信用评估系统.
首先,根据信用审批制度和流程的相关规定,南方公司与新客户合作会签订采购协议或者合同并开设新的账户,规定双方的权利和义务,但同时存在销售人员急于先稳定客户和获得业务收入而不顾公司信用管控的行为.
其次,销售人员在与客户商务谈判时,公司都会根据客户情况给予销售人员一定的信用额度和信用期间.南方公司缺乏相应的政策及流程,客户获得信用期信用额的多少如何界定以及哪类客户没有申请信用的资质而必须现金交易都没有相应的标准,不能很好地指导销售人员具体的工作.实际工作中销售人员通常都是按经验及客户的付款习惯来开展工作,给予客户信用期和信用额度也相当混乱,这样的工作模式不利于企业健康科学及有序的发展.需要企业不断完善相关的标准,让业务人员工作的开展有据可依.
再次,审批流程较短,责任不好的追究,客户的申请只需要对客户负责的销售人员获得部门经理的同意即可.如果业务顺利开展则相安无事,但当出现信用期过长或者信用额度过高等不合理的状况时,公司没有详细的规定.如信用期超过的天数超过多少天以及信用额超过的具体金额达到什么程度由什么阶层的领导负责都没有相关具体的规定,财务部门是否需要审核、重新评估以及向哪个高层的业务部门主管申请批复的具体流程等都是企业迫切需要解决的问题.
在这种条件下,公司没有指导性的原则来引导业务部门或者是财务部门建立客户资信,这些都会减慢客户账款回收的速度,增加坏账风险.
3.4.3 缺乏健全的应收账款管理体制
(1)业务流程不顺畅
应收账款的工作与业务周期的各阶段联系十分紧密,即从签订合同、立项、认证、寄送发票、账目核对、账款催收、对方付款一直到公司收到账款的各个环节.这当中也需要其他各业务部门的配合,比如财务、业务、运营部门,也有可能涉及到客户服务部门、公司采购部门等.因此,账款回收的工作牵涉到公司各个部门,人员众多,流程复杂,必须保证每个环节都不能失误,否则就会使得回收账款的时效性和完整性受到影响.当前,南方公司的业务难题就是,涉及应收账款的各部门之间的工作缺乏必要的衔接点和关键掌控点,业务链出现了"断节".
例如,销售部门的工作人员收到客户的订单后,没有检查与核对是否存在差异化的系统价格维护;还如,客户的信用超支情况无法在系统中显示,进而进行自动锁定订单操作,这就使得客户必须提交后续账款支付方案才可进行解锁,进入下个业务流程;再如,营运部门颁发完证书后,对于结算项目款回收完成率、项目变更程度缺乏监控和跟踪程序.证书遗失、发票寄送错误以及客户更改订单内容等情况一旦发生,营运部门没有合理的协调方案与客户解决问题.所以账款回收所涉及的任何一个部门的工作出现失误或者是业务流程出现断裂,都有可能降低账款回收的速度及完整性.因此,应收账款管理的难题就是业务流程不完善,缺乏必要的掌控点.
(2)信用超期预警系统失灵
财务部门每月负责发放一次应收账款报表,而且不会定期与业务部门交流账款情况,因此就无法快速的核准目标客户,提交催收计划.系统中缺乏对于到期未支付款项的客户的预警程序,使得其后续订单无法自行锁定.正是这种监控和跟踪系统的缺失,导致客户在超支信用额度的情况下仍可下单,并得到认证的情况出现.这就无法通过现行订单的限制来警示客户偿还超期货款,更无法通过客户订单锁定程序来达到催告客户偿还之前债务的目的.
(3)部门间的配合度不够
各部门独立的工作流程衔接到一起将会影响到应收账款的整体的收回率.假如,销售部门在与客户签订合同之前没有讲明客户的信用期限、客户应交的各种信用保证材料以及相应的不按时付款的违约责任、滞纳金、法律责任等,客户延期付款或者是恶意不付情况一旦发生,就会给南方公司造成催还无策,坏账等不利影响.
此外,财务部门没有专业的信用人员,相关的信用政策和信用批准流程等都处于缺失状态.在工作期间,缺失跟踪应收账款、信用评估、信用发货调控等机制.没有明确规定客户管理部门与销售部门的工作分工,缺少相应的催还方案,目标客户也无法锁定.
3.4.4 应收账款的催收力度不够
(1)缺乏及时的催收应收账款程序
南方公司对于不同时间段的延期账款缺乏及时的催收程序.例如,对于延期 60天的应收账款,财务部门应该运用什么样的催收方案,需要销售部门怎么配合都不明确.此外,对于期限逐渐延长的,应该如何改进催收方案,公司总是在所延期限很长时,才发现问题的严重性,增加了回收的难度.
(2)没有第三方催款的配合
南方公司缺少外部第三方催款流程,且自身财务部缺乏专职的催收人员,这样就无法借助第三方的力量和催款优势来回收金额大、难度高但是成功性大的应收账款.
3.4.5 管理层重视程度不够
认证行业同质性强,认证标准的一致性导致各认证公司所提供的服务几乎无本质差别,所以在无法行差别化经营与营销的前提下,公司管理层注重的就是公司的行业占有率,使得南方公司和各个销售部门的考核指标是营收增长率,为了达到考核标准,各个销售人员和服务代表都将销售完成率定位为自己日常工作的重点.这就使得销售人员和服务代表缺乏对客户信用状况的调查,只是一味的追求销售业绩,只要是合同签订,订单到手,完成立项,就算是完成任务,收到首期项目款,便完成了收入的确认,达到了自身绩效考核,而项目结算款往往是在整个项目实施完毕后才进行清算,现阶段似乎是无人顾及.因此,销售人员可以不计较支付期限和延期付款的违约责任,就同客户签订合同;就可以不通过资信考核承诺客户的赊销,从而拿到订单,完成立项.同时管理层也降低了客户的信用门槛,甚至对于那些从未合作过的客户给予很高的信用额度和比较长的付款期限.因为公司是以达到销售指标为主要的管理模式,这就造成销售人员催收超期应收账款的力度不够.
3.4.6 业绩考核和回款断裂
(1)缺少必须的风险防范意识
销售人员和服务代表为了增加业绩,尤其是为了拉拢新客户,经常不了解客户的资信情况就与其签订合同,规定付款条件,更有甚者在没有客户资信证明资料、合同签订前,就办理项目立项,这些都会增加后期应收账款管理难度的增加,造成公司的被动.
(2)佣金政策的消极影响
南方公司是根据权责发生制之下的收入实现原则来发放销售人员和服务代表的佣金,也就是说只要收到完成立项的项目的首期项目款、发票也已经开出就判定已经实现了销售收入,就可以发放佣金.即使明确规定了业务部门的销售人员和服务代表的重要职责就是收缴应收账款,但是这种佣金制度对其工作的积极性和主动性产生了极大的消极影响,对其工作的牵制效力不明显,从而无法推进应收账款的管理工作.
3.5 本章小结
本章节为文章重点部分,阐述了南方公司所处的认证行业在我国的发展过程、现状及结算方式,重点研究了南方公司的背景、组织结构、客户类型、业务模式和收款方式,在其行业背景下分析比较了其应收账款的管理现状、存在的问题及其成因.
企业无法控制由于客户自身原因造成坏账的情况,但是,企业可以加强对客户的信用调查,及时跟踪个体客户的赊销情况和应收账款情况等,建立相应的风险防范和警告机制.所以说,应收账款管理难题不仅是债务人信用缺失造成的,很大一部分原因是因为企业没有建立有效的信用风险管理机制,而南方公司就是由于自身信用风险机制缺失,才使得其应收账款回收难度加大.如何从企业自身管理角度出发,改进管理方法提升应收账款管理水平即是下面章重点研究解决的问题.
