第2章 内部财务控制的基本理论
本章主要介绍在本研究的分析过程中所用到的相关理论和研究方法。理论主要为内部控制理论和财务内部控制理论,方法为内部控制理论中的COSO报告提出的五因素分析方法。通过理论与案例分析相结合,进一步探寻适合XS公司财务控制的具体战略措施。
2.1 内部控制理论
“内部控制”一词最早出现在审计文献中,1936年,美国会计师协会首次使用内部控制这一专业术语。20世纪40年代,美国稽核协会成立,其对审核和控制的重视也促进了内部控制理论的发展。20世纪50年代,内部控制理论逐步发展壮大,其适用性也逐渐延伸,适用于各个行业[5]。随后的时间里,内部控制理论在实践中不断完善相关理论,形成了较为完整的理论体系。1992年9月,COSO委员会发布《内部控制-整合框架》(COSO-IC),简称COSO报告,1994年进行了增补。这些成果马上得到了美国审计署(GAO)的认可,美国注册会计师协会(AICPA)也全面接受其内容并于丨995年发布了《审计准则公告第78号》。由于COSO报告提出的内部控制理论和体系集内部控制理论和实践发展之大成,成为现代内部控制最具有权威性的框架,因此在业内倍受推崇,在美国及全球得到广泛推广和应用。由此COSO报告成为内部控制的重要纲领性文件[6]。
2.1.1 内部控制概念
内部控制,是指一个单位为了保证自身经营目标的实现,保护单位内部资产的完整性,保证单位正常的经济活动的经济性、可行性和效率性等经营因素而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列活动、方法、手段和措施的总称。
具体来说,内部控制是企业内部为维护企业正常的经营目标而制定的一系列措施。
内部控制的最终目标是促进企业的经济发展,完善企业的经营管理方式,其目标在于单位的持续健康发展,是单位内部的自我调整与完善,是单位内部的自我修正与认知。
2.1.2 内部控制的目标和原则
通过对内部控制概念的分析,我们可以看出,内部控制的目标在于保证企业内部经营管理活动的正常进行。具体来说,内部控制的目标主要体现在五个方面:第一、保证组织目标的有效实现;第二、按照正常、规范的方式进行适当的经营活动;第三、保证财务信息的完整性和组织财产的安全性;第四、有效保证组织的资源;第五、保证财务报告的质量并及时提供可靠的财务信息。总体来说,内部控制的目标是为组织实现战略目标提供支撑。
内部控制在执行过程中遵循一定的原则,主要有:
①全面性原则:内部控制应该贯穿在企业政策的制定、执行和监督等过程,对企业所有的经营活动都应涉及。
②重要性原则:内部控制应该在全面控制的基础上,关注重要性事物,尤其是企业内部的高危险和高度机密的事物。
③制衡性原则:内部控制应该在企业结构、机构设置、生产流程、业务范围等方面形成相互制衡的局面,不能形成对某一方面的过度依靠。不同的风险和控制要求,内部控制要求适时调整战略,适合企业发展。
⑤成本效益原则:内部控制要权衡成本与收益之间的关系,在保证企业目标实现的情况下,控制企业的投入成本。
2.1.3 内部控制的要素
内部控制的要素是指内部控制制度的构成要素。现今对于内部控制要素的理解多是依据1994年COSO报告中提及的五个方面为主体部分,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五个方面[7]。这五个方面要素之间相互联系、相互影响,共同构成内部控制的基本内容。同时,这五方面的要素也是对企业财务管理进行分析评价的重要方面。下面就内部控制五方面要素作进一步阐述。
(1)控制环境控制环境是内部控制的前提条件和基础框架。对环境的控制可以影响企业的文化氛围,影响组织成员的思想意识,对组织的整体风格和组织结构、领导方式以及生产经营方式都有较为重要的影响。环境要素的控制重点在于员工的素质、道德价值、员工的个人能力、领导者的领导哲学和领导能力等。具体来说,控制环境包括诚信的原则和道德价值观念、对员工的个人能力科学评定、董事会和各专业委员会、领导者的管理风格和管理哲学、组织结构、组织内部权责分配体系以及组织内部的人力资源管理等方面。这些因素都在一定程度上影响组织内部控制的作用效果。
(2)风险评价组织运行的环境变化莫测,任何组织的存在和发展都面临着一定的风险。风险会给组织的管理控制带来较多的麻烦,因此必须寻求有效的措施对风险的发生进行有效1险评估机制[8]。在建立风险评估之前必须要先对目标群体和目标任务做必要的认证说明。根据目标群体进行风险分析,就是对目标可能存在的各种不利因素进行评估。因此,风险评估的因素就显得十分明显,即目标、风险以及应对方案。目标通常是指企业的整体目标,是企业战略层次的研究方案。风险则是目标可能存在的不利因素,有效的识别和分析风险是内部控制的关键技术所在,同时也是内部控制的关键组成部分。应对方案是企业在明确风险后所作出的一系列措施,积极应对可能存在的风险,这也是风险评估后的实行阶段。
(3)控制活动控制活动是指协助管理层的政策措施得以贯彻执行的程序和行动。控制活动就是上面风险评估中最后一个因素,即应对方案的具体实施的一种程序过程。对企业可能的风险进行评估后就必须对可能出现的风险危机进行必要的干预。应对方案的执行需要一定的保障措施和强有力的执行手段,这也就是控制活动的基本功能[9]。控制活动贯穿内部控制的整个过程,也是企业对自身的纠正和改进的过程。
(4)信息和沟通企业在运行过程中,需要获取各种形式的信息并对信息进行分析处理,同时把信息积极与员工进行沟通,以便员工能够更好的履行责任。信息不仅仅是指企业内部的生产运作信息,同时也包括企业在经营过程中与市场发生关系而产生的资料信息,包括市场动态、竞争对手情况以及政府相关政策等信息。沟通是指企业向员工提供有效的信息,使员工及时了解行业动态、了解企业财务报告、了解自身责任和生产要求等,使员工在内心形成对于企业工作的认同感和归属感。
(5)监控内部控制的过程需要适当的监督机制,主要对内部控制的运行质量进行有效的评价。监控是对内部控制的整个过程进行,以便及时发现问题并纠正错误。监控的范围涉及全方而,监控的权力应保持独立性,即监控不受外部干扰。对于监控的结果应予以高度的重视,发现问题要及时汇报、及时处理。
内部控制五要素之间相互联系,共同构成内部控制的有机整体,其中信息与沟通贯穿与整个过程。内部控制五要素是一个循序渐进的关系,五个方面的要素缺一不可,他们之间的关系图如图2-1所7F。【1】
2.2 内部财务控制
2.2.1 内部财务控制的概念和特征
内部财务控制是内部控制的重要组成部分,内部财务控制是指利用控制论的基本原理和工作方法,对企业的财务进行科学化管理的一系列技术、方法、程序和理念的总称。内部财务控制的目标是实现企业的财务目标,解决企业面临的财务管理问题。
财务管理是一个企业的核心要素,运用内部控制理论对财务进行科学管理是企业在科学管理上的重要突破。财务管理的任务是通过对公司财务进行科学有效的管理,实现企业的长期发展目标。总体来说,内部财务控制的特点主要有以下儿个方而:
(1)内部财务控制是内部控制理论与企业财务管理的结合。(2)内部财务控制的实质是一种控制活动,其目的在于降低企业在生产管理中的交易费用。
(3)内部财务控制不是某项具体的政策措施,而是对企业内部一系列行为的控制,同时,内部财务控制具有较强的目的性,为企业财务管理服务。
(4)内部财务控制受到企业内外部环境因素的影响。企业员工、企业事件都会影响内部财务控制的进行,导致最初的政策受到修改。
总体来说,内部财务控制是企业为了更好的提高财务管理水平而集中采用的管理措施,具备较高的理论性和实践性,具备良好的控制体系和反馈机制,是当今企业管理的重要手段和方法。
2.2.2 内部财务控制的基本内容
内部财务控制是企业为了达到一定的财务管理目标而实施的财务管理手段。具体来说,内部财务控制所要达到的目标,即基本内容主要体现在以下几个方面:
(1)明确职责及监督关系。确立内部财务控制体系,明确企业在财务管理工作的各部门的工作职责以及上下级之间的隶属关系,明确监督以及被监督的对象,理顺各部门间的工作界限。
(2)职责分工,权力分割。内部财务控制对企业的财务管理权限进行有效分割,避免财务管理权限的过度集中,实行相互牵制、相互制约的局面,维持整个财务系统的平衡。
(3)完善工作制度及流程。实行内部财务控制,规范企业在财务管理中的不够规范之处,明确财务工作制度,完善的审批流程制度等,规范会计基础工作、财务报告体系,制定科学、合理的工作机制,提高管理的规范性。
(4)明确各工作流程的工作记录。对每一个财务管理的工作流程给予专业记录,从原料采购到产品销售,建立完善的财务记录机制,确保财务信息的完整性、充分性、可靠性。
(5)财务检查与内部审计。对财务管理的工作实行定期与不定期的财务检查,防止财务管理漏洞和错误的出现[13]。定期对企业财务管理实行内部审计,对企业财务的预算、决算、财务合同的执行情况进行审计,发现潜在的问题,并及时加以处理和纠正,完善内部财务控制体系。
2.2.3 内部财务控制的基本方法
内部财务控制需利用有效的、科学的方法来保证基本目标的实现,这些控制方法从不同的角度和层次对企业财务管理进行全方面的控制,具体方法可以从以下几个方面考虑:
(1)组织规划控制。从宏观总体上对企业在组织机构的设置、组织人员的安排、组织管理部门的设置及其关系等进行规划控制。主要是对财务管理的相关部门进行合理的设置安排。
(2)授权批准控制。企业的财务管理具有一定运行机制,其中授权是尤为重要的机制,每项财务活动必须得到相关部门的授权才能进行。授权分为一般授权和特殊授权,一般授权是指一般的财务管理工作,特殊授权是指在发生特殊事件时,需要对财务管理的权限和职责做出的紧急性授权。授权批准控制体现了财务管理工作的严谨性。
(3)会计系统控制。内部财务控制需要对企业内部会计系统进行控制,严格按照国家要求制定相应的会计制度、会计凭证、财务会计报告等处理程序,实现对于会计制度的严格执行。
(4)全面预算控制。内部财务控制强调对预算的控制,重视对预算体系、预算编制、预算执行、预算监督等过程的监督,做到全面控制。
(5)财产保全控制。主要涉及限制直接接近、定期盘点、记录保护、财产保险、财产记录监控等措施,保证财产的安全性。
(6)风险防范控制。建立完善的风险评估和反馈机制,对可能的风险进行监控。可能的风险主要表现为筹资风险、投资风险、信用风险、合同风险等。
(7)内部报告控制。建立健全完善的报告机制,完善的反馈机制,全面反映企业的各项经济活动,并及时分析、概括企业运营中所需要的重要信息。
(8)管理信息系统控制。一方面要完善电子信息技术系统,减少人为干预的可能性,另一方面,加强对电子信息系统本身的控制,防止系统出现的不可预期问题。
(9)人力资源控制。内部财务控制应充分发挥其在人力资源管理方面的优势,调动人力资源的积极性和主动性,运用各项人力资源管理措施,完善企业人事管理制度。
(10)内部审计控制。内部审计是对企业财务管理的监督与考核,因此,必须保证审计部门的独立性和相当的权力。充分发挥审计部门在财务审计、经营审计、内部审计中的重要作用。
