第4章 XS公司内部财务控制的制度设计
从前面的分析我们可以看出,XS公司在财务管理方面存在问题与不足,特别是在内部财务控制方面上,不足之处更加明显。本章从内部财务控制的目标、内部财务控制的原则,以及以COSO报告提出的内部控制的五项内容为依据的制度设计内容出发,旨在对XS公司存在的财务内部控制问题提出可行的应对方案。
4.1 内部财务控制的目标
财务内部控制的目标时财务内部管理所要达到的目的所在。公司的财务内部控制作为公司财务管理的重要组成部分,其目标在一定程度上也反映了公司总体财务的发展方向和制度设计思路。因此,财务内部控制目标应该具有长远性、拓展性和可量化分解性,涉及对公司基本财务管理、财务报告分析、财务投资收益分析以及法律法规的适用性。根据前面对XS公司财务内部控制问题的分析,结合实际情况,本章对公司在预算管理、资金管理、会计制度以及制度化等方面的问题进行探讨,并提出公司内部财务控制的目标主要表现在以下几点:
(1)预算制定顾及全面,并对可能出现的状况做出一定的机动机制。同时,预算应保持合理性,综合运用经验法和零基预算法等工作方法,制定较为合适的预算方案。
(2)资金管理提高效率和效益。协调做好财务管理与现金管理之间的关系,建立有效的成本控制方法,维持预算的合理有序进行,同时,保证公司的发展战略资金。
(3)健全现代化的会计制度。提高会计人员的业务素质与职业道德,加大对会计工作的重视程度,制定严格的会计方案,严格按章办事。
(4)财务管理制度化。完善财务管理制度,对财务内部控制形成较强的约束,同时,对财务政策的执行力做进一步的强化,避免制度只停留于纸面上的媳她境地。
对XS公司内部财务控制提出具体的控制目标,有利于财务内部控制工作在正确的指导下有序地进行。对财务管理进行必要的制度约朿,能减少公司不必要的财务损失[41],同时可以最大化地提升公司的资金利用率,给公司带来更多的收益。
4.2 内部财务控制制度设计的原则
内部财务控制制度的设计除了按照上面分析的目标进行外,同时还需要一定的原则约束。内部财务控制的原则就是内部财务控制设计所要遵循的基本性要求,是各项制度设计的基本出发点和最终归结点。综合相关理论,本研究认为财务内部控制体系设计的基本原则主要有以下几点:
(1)全面性原则。XS公司是一个经济实体,公司内部各部门联系密切,对于政策的执行具有较高的同步性和一致性[42],因此,公司的财务政策大多是面向公司大部分部门,同时公司的财务内部控制制度设计应该贯穿于公司各项政策的制定、执行和监督的过程。做到部门与过程的全面协调控制。
(2)成本效益原则。XS公司在财务内部控制制度的设计上,既要考虑经济性又要兼顾效益性。在保证执行效果的情况下,精简机构的设置、减少办事流程,提高办事效率,达到资源的最优化配置。这就要求公司的财务内部控制有着较为科学的管理体制,能够正确处理资金来往、调控公司资源,充分利用公司财务资源,创造更多的经济效益,同时,还要创造多于自身运营成本的收益。目前XS公司的财务控制体系运行成本较大,己远远超过自身所产生的效益,因此必须进行改革,目的在于控制内部财务管理的成本,提高管理效率。
(3)适应性原则。适应性是指公司内部制度对于公司发展阶段的匹配性,这也是公司制度设计的重要参考原则。企业在不同的发展阶段面临着不同的风险和控制要求,这就要求公司的财务内部控制制度具有一定的匹配性和灵活调整性,能够适应公司不同发展目标的需求。目前来说,XS公司财务内部控制制度始建于计划生产阶段,已经不适应现今市场发展要求,同时,公司制度应对风险能力较差,不能灵活调整公司预算及财务分析报告等。因此,XS公司在内部财务控制制度的设计上要充分考虑适应性原则的要求。
(4)重要性原则。重要性原则要求内部控制应该在全面控制的基础上,关注重要性事物,尤其是企业内部高危险和高度机密的事物。XS公司在内部财务的管理中应该抓住主要问题,主要任务,这样才有利于发现发展中的问题,使财务控制更有针对点和突破点。分析主要问题,调动公司员工参与的积极性,集中集体智慧解决问题。
4.3 内部财务控制制度设计的内容
目前对于企业内部控制有相当多的理论方法可以借鉴。COSO报告提出了企业内部控制的整体框架包括五个部分,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督。本文将以COSO报告为理论依据,从这五个方面分析公司内部财务控制制度的设计方案。一方面总结公司在内部财务控制中的优势与不足,另一方面,积极借鉴国际先进的管理控制理论、制定更为科学合理的内部财务控制制度。这也是XS公司在未来持续、健康发展的基本条件。【1】
图4-1指出了企业在内部控制设计的过程中所要考虑的因素。在对内部控制进行制度设计之前,需要对企业的目标做全方位的了解,企业的目标主要涉及企业运营的效率和效果[43],同时,也对会计报告的可行性和法律法规做一定的涉及。控制的过程主要是从控制环境、风险评估、信息与交流、行为控制以及监督五个方面进行,最后对内部财务控制制度的实施者做一定的约束,主要从董事会、经理层和普通员工三个方面进行约束控制。
综合对公司的调研,我们可以设计出以下内部财务管理体系,其中包括以下几个方面的内容。
4.3.1 控制环境
环境控制是内部控制的前提条件和基础框架,是实现内部财务控制的基本要求。对公司面临环境的控制可以影响到组织成员的思想意识、组织整体风格、组织结构以及领导方式的。控制环境涉及的因素较多,对组织制度设计的影响较大。对于XS公司的内部财务控制制度设计来说,影响较大的因素主要有组织机构设置、组织制度设计、组织员工素质、企业文化以及内部监控等。完善对环境的控制可以从以下几个方面进行。
(1)完善财务内部控制的相关制度,保证制度的执行力度[44]。目前XS公司内部财务管理制度还不够完善,现有的制度又不能保证其具有良好的执行力度,导致制度缺位、不能形成实际的执行力。营造良好的财务管理环境要求保障财务控制体系的权威性和全面性。这也是公司财务管理系统科学有效性的重要体现。公司根据实际情况编制本公司的财务控制制度,这些制度涉及公司日常财务管理的大部分工作,按章办事能够大大提高工作财务内部控制的效率,因此,为了保证财务管理的高效性,必须规定财务内部控制制度的权威性。在健全各项制度规定的同时,对执行力进行必要的规范,强调公司财务管理制度的实施,确保政策落到实处。
(2)提高员工业务素质和职业道德。内部控制是一个相互联系的整体性过程,任何一个环节的失误都可能造成内部控制的失效。财务管理的首要实施者是各级财务人员,他们素质的高低影响着财务内部控制的效果。XS公司面临的重要问题之一就是财务管理人员的整体素质不高,这也影响了财务内部控制制度的制定和实施。因此,公司应对现有员工进行专业技能培训,使现有员工具备现代化的财务管理理念和能力,能够正确贯彻制定执行内部财务控制制度的各种方案要求。在人员招聘方面,特别注意对新进财务管理者的基本业务能力审核,保证财务管理人员队伍的高业务能力。同时,着力提高员工整体职业道德素质,增强员工对企业的归属感,使员工能够自觉用心工作,提高财务管理的效率。
(3)建立多方位的考评机制。考评机制建立的目的是为了激励员工的工作积极性。XS公司建立的考评机制应该从多种角度出发,针对员工尤其是财务人员根据层级制定不同的业务考核标准。将公司的各种财务指标纳入到各级财务管理者的考核之中,考核结果与其工资效益挂钩,目的是为了激发各级财务人员的工作积极性,共同为XS公司的内部财务控制做出一份努力。
4.3.2 风险控制
风险普遍存在于公司的日常活动中。对于财务内部控制来说,可能的风险主要包括筹资风险、投资风险、资金管理风险、资金流失风险、税务风险等。针对财务管理可能遇到的风险,XS公司应重点从以下几个方面入手解决问题。
(1)建立风险评估委员会[45]。由各级部门的专业财务管理人员组成,对公司在财务内部控制可能存在的风险进行风险评估,根据风险评估的等级决定实施何种预防措施。风险评估委员会应对风险的评估出具评估报告,由公司高层做出最终的应对方案。
(2)完善风险突发应急机制。XS公司资金往来业务较多,资金管理的风险较大,发生风险的概率相对而言较大。风险的发生具有突然性和不可预期性,应对可能发生的风险最好的办法就是要建立完善风险的应急机制,当面临风险时,能够根据预案做出合理的应对。对于XS公司来说,制定应急预案、明确财务管理人员的责任机制是应对突发危机的最好方法。当突发风险时,各个部门能够根据预案做出及时恰!5的措施,减小风险对公司财务的损失程度。【2】
(3)建立风险预警机制。风险预警机制就是要求在风险来临前对风险有一定的识别并作出一定的措施减少风险发生的损失。持续的风险管理应从风险识别幵始,对风险进行评估、处理可能的风险事故、对风险进行监控,最后形成风险报告。整个过程如图4-2所示。XS公司应明确公司所处的风险环境,组织专业人员对市场信息、行业信息等进行全方面的评估,对可能出现的风险及时上报公司决策层,决策层根据风险评估结果发出风险预警通知,财务部门根据相关预警信息进行必要的风险应对措施,避免公司的经济损失。
(4)合理应对可能的风险。对于可能发生的财务风险,公司的应对方案主要有两种:规避和接受。规避风险是指风险的影响、危害较大,公司采取必要的措施加以防范、避开风险的影响;接受风险是指风险的危害较小或者风险的发生具有不可回避性,此时公司的主要行为多体现在积极应对风险,积极考虑风险的应对方案。对于XS公司来说,现阶段主要的风险多为可控性,因此做好风险的回避工作就能从容应对可能的风险。但由于市场经济的不稳定性,潜在的经济危机以及不可预期的自然灾害等都会给公司的财务带来不可规避的风险,面对这种风险,公司应该制定相应的应对方案。因此规避为主、接受为辅,这是XS公司财务内部控制制度应对风险的主要态度。
4.3.3 控制活动
从前面的分析中我们可以得知,XS公司内部财务控制的活动主要体现在预算控制、筹资控制、投资控制、资金管理以及监督控制等方面。COSO报告中对内部控制框架中的活动控制尤为重视[46],因此,本部分从以上几个方面具体提出XS公司在活动控制方面的具体措施。
(1)建立全面的财务预算管理体系。对于内部财务控制来说,预算是其首要的任1制度,因此,建立全面预算管理体系便是公司完善财务工作的出发点。全面预算管理体系涉及预算管理组织架构、预算模式、预算流程、预算指标以及预算制度等系统的建立。
预算管理机构要明确[47]。图4-3构建了 XS公司完整的预算管理组织架构,预算管理机构除董事会、预算管理委员会外,还包括财务部门设置的预算常设执行机构、预算执行机构等。预算管理委员会根据公司总体目标制定公司年度预算,预算常设执行机构则在公司总体预算的框架下制定公司年度活动预算的具体形式,具体预算工作由预算执行机构执行;预算工作包括预算编制、审核及调整、考核等工作。预算目标的实现需明确各预算层级的职责分工,通过职责粪桶能够提高公司内各层级对预算编制的参与程度,能够通过实时的沟通和监督来确保预算的编制充分体现经营业务活动,并控制、引导公司业务发展,保证预算的合理性、科学性,最终确保公司战略目标的实现。【3】
XS公司的现有预算模式较为混乱,没有较为科学的依据,预算的制定主要根据经验,缺乏一定的科学预期性,使得公司预算实施不够严谨。鉴于公司目前仍处于投资开发阶段,对资金的预算管理没有完全的指标体系,为此,公司预算模式主要采用混合模式,即在科学预算模型的基础上,充分应用多种预算编制方法:零基预算、定基预算、作业预算、滚动预算等综合实施,使预算的编制尽量满足公司业务、财务管理的要求。【4】
如图4-4中所展示的混合预算模式流程图所示,在战略目标确定的基础之上,编制总体预算,预算包括财务预算、业务预算、资本预算、筹资预算以及其他。在预算控制的过程中,及时对预算中发现的问题做进一步的调整,根据公司业务量和突发状况等进行适当范围内的调整。当调整幅度较大时,应及时上报公司董事会,并由董事会做进一步的决定。
XS公司对原有预算流程做进一步规范,增加董事会对于预算的审核批准权,从公司的战略发展角度审视年度预算的制定,增加其科学合理性。在实际的预算实施中,财务部门根据公司战略发展要求制定全面预算管理制度的同时,补充制定预算管理实施细则,具体指导公司预算的编制工作,确保预算编制及时准确。在编制内容上增加月度资金收支计划对公司的年度预算进一步调整补充。【5】
表4-1列出了 XS公司的整体预算体系,预算体系所包含的预算指标相对比较齐全,层次上包括投资预算、筹资预算、业务预算和预算成果等。这也是对混合预算模型的一个有效的补充。预算设计的期限包含3-5年长期预算、年度预算以及现期的月度收支预算,季度现金滚动收支预算等时间覆盖较广、内容涉及较多,能够充分对XS公司的财务管理做全面的预算控制。【6】
表4-2列出了 XS公司部分财务预算指标,主要包括公司的盈利能力指标、偿还能力指标、现金流量指标、成长率指标等。各指标所涉及的具体指标为:盈利指标主要包括净利润、营业毛利润、净资产收益;偿还能力指标包括资产负债率、已获利息倍数、流动比率、现金流动负债比率;资产质量状况包括总资产周转率、应收账款周转率、资产现金进回收率等;现金流量指标主要为经营收益率、经营负债等[48];成长率指标包括经营负债率、净利润增长率、人均净利润增长率等具体指标。预算指标的设定有利于对公司预算指标进行量化管理。同时设定的预算指标横向与行业水平进行比较,纵向不同预算年度进行比较。
对预算的执行,公司应设立固定预算考核制度。采取部门汇报或财务部门抽查的方式对各部门的预算实施情况进行考核,规范内部预算的实施过程,同时对部门财务使用情况作进一步的监督。
(2)改善筹资控制
XS公司是一个以投资开发经营为主的企业,因此资金对于其发展有着重要的影响。由于公司对资金的需求量较大,筹集资金便成为公司发展的首要任务,同时也是公司发展的瓶颈所在。目前XS公司筹资渠道主要来自于银行借贷,但这种筹资方式较为传统,且单一的筹资模式不能满足公司对资金的大量需求[49],因此,扩展筹资渠道就显得十分必要。不同的筹资方式存在不同的风险,对于XS公司来说,目前的重要任务是识别这些风险,探索出适合本公司的筹资方式。这就要求公司在发展过程中注意拓展筹资渠道,同各类金融企业保持良好的合作关系,综合分析各种筹资方式的利弊，为以后合理筹资、保持公司资金链的完整打下基础。
在公司内部各分子公司资金需求的控制上,采用公司本部集中进行筹资管理,各分子公司不具有独立筹资的权限;在制定公司融资需求时需在公司年度预算的基础上编制,并结合月度资金收支预算、3个月资金收支滚动预算进行动态调整。集中进行资金筹集管理有利于财务风险控制和最大程度节约筹资成本。
(3)加强投资控制
投资是XS公司发展的重要依托,公司通过投资不断获取自身价值。XS公司有着自身独特的投资模式,公司业务部门设有投资发展研究部门,对各种投资项目进行可行性分析,同时,相关财务部门对投资项目的收益率进行评估,形成财务投资分析报告,上交董事会审议决定。董事会根据分析和评估报告以及投资收益报告,决定项目是否进行。在对项目进行批复后,予以立项投资。在项目建设期间,相关技术部门对项目进行情况进行监督审核,根据审核情况决定是否继续执行或者是否变更投资等意见。在项目建成后,对项目进行投资收益评价,并将结果上报董事会。同时,公司还对投资的主体和权限职责做出进一步规定,减少可能存在的投资风险。
当1然,在实际进行中可以发现,财务管理部门的权限较小,没有完全参与到投资分析的重要活动中,公司的投资落实情况还有待进一步完善。对于项目投资可行性的评价过程中,财务部门参与程度少,决定权限有限,导致可能存在潜在的财务风险;同时在项目投资后,若项目投资远超预期,财务部门投资成本控制能力较弱,也进一步增加了项目投资风险,增加项目成本,减少项目预期利润及现金回流。为此,XS公司应建立如图4-5所示的投资控制体系,确保战略目标实现。将投资责任落实到具体的财务和技术负责人,并实行较为严格的责任制度,对投资过程中的各种事件进行监督检查并及时处理可能的问题,在超出预期效果后应及时上报公司董事会,并对投资项目进行整改,保证公司财务投资的效率和效益。
XS公司在投资成本控制方面需要要引入第三方过程造价审计机构,对工程建设项目成本进行过程控制,严格工程项目现场变更的审批程序;并结合预算管理对工程项目资金需求实行严格的预算管控措施,充分发挥外部中介机构、内部的预算管理机制有效控制成本。在日常财务核算管理方面,建立项目成本预警机制,严格审查合同付款条件,控制成本支出,有效降低财务成本。在合理时间范围内推行延迟付款手段,降低资金成本。通过上述措施控制工程投资成本,获取最大程度的项目盈利能力。【7】
(4)资金管理控制
资金管理主要体现在财务管理和现金管理两个方面。相比于财务管理而言,对资金的管理更加复杂和重要,因此,对资金的管理的控制主要体现在对现金的管理控制。
现金的流动性较强,但是盈利性却相对较弱,对现金的控制,公司应保持一定的数量要求,现金过多影响企业的盈利能力,现金过少则不利于公司业务的发展。
公司资金管理主要从银行及现金的收入和支出两个方面入手[51]。在银行、现金收入方面,完善对收入的流程控制,包括合同项目、财务部门审核、编制凭证、复核凭证、现金收入、记账、盘点现金、审计现金等程序。对每一部门都进行严格的审核,保障资金收入的准确性。在支出控制方面,主要程序和银行、现金收入管理是基本一致的,但审批流程要求更严格,风险程度更大。收支流程如图4-6、4-7所示。这两个程序都要求财务部门对资金收支计划进行计划,并根据资金收支情况编报资金动态余额表,综合反映公司资金收支状况。对财务收支中发现资金的异常情况应及时向公司领导汇报,查明原因及时规避资金收支风险。【8】
公司对资金管理能力较低,银行账户开设较多,银行资金分散,管理成本高,银行账户风险增加,没有充分发挥公司资金集中的规模效应。据此,可以通过制定资金集中管理模式,集中管控公司及各分子公司分散的资金,使资金发挥最大的规模效益,公司本部财务部统筹调度资金,公司本部调度各分子公司资金时,按筹集资金综合利率支付利息,各子公司根据业务需求调动资金时同样按有偿使用原则计算资金使用成本;公司及各分子公司资金的调度权限集中在公司本部的财务部,各分子公司在调度资金后可以根据资金计划使用资金;同时公司应加强的银行账户的管理,精简银行账户,将分散资金进行适度集中管理,确保资金安全;各分子公司银行账户开销户权限同时集中在公司本部,公司本部集中监控各公司的资金收支情况及银行动态余额情况;公司本部充分利用暂时闲置资金进行适度的投资理财业务,提高资金运作效率,防范理财决策和执行过程中的相关风险,确保投资理财资金安全。
(5)财务人员的管控财务管理人员是财务内部控制制度的具体实施者,直接影响财务管理的效果。和环境控制中注重对财务人员业务素质的控制不同,此处重点强调财务管理人员的责任意识,从职业规范的角度进行分析。
XS公司对财务人员的管理要从以下的方面进行。首先,划分职责范围,明确各财务人员的职责,杜绝出现相互推诿的现象。其次,完善对于财务人员的监督机制。鉴于财务人员工作的重要性,对其监督实行多种方式并存,如公布举报电话、信箱等,同时联合内外监督,内部员工与外部人士都可以进行监督。目的是使财务人员的财务管理工作处在各方监督之下,减少财务工作犯错的几率,提高财务管理工作的整体效果。
4.3. 4 信息和沟通
内部财务管理工作对信息的要求较高,对财务信息的采集、加工、汇总的要求越来越高。XS公司应建立新的财务信息系统,在这方面可以采取ERP专业财务管理信息系统,对公司财务信息进行全面管理。
ERP信息管理系统是对公司现有财务信息的采集、分析和汇总[52]。在运用此系统之前,公司应对自身的财务管理信息做深入的整理。从财务管理、成本控制、融资、投资、审计等方面,形成关于XS公司财务管理的综合信息库,为采用ERP信息系统管理打下坚实的基础。
