第5章 XS公司内部财务控制制度的实施保障
财务管理制度的实施需要公司制定一定的保障措施进行辅助。上一章我们对xs公司构建内部财务控制制度的一些财务管理方面的方案作了制度设计,本章主要从完善公司组织结构、提高员工素质、完善财会制度和内部审计等几个方面做具体分析。
5.1 完善公司的管理结构
公司管理结构的完善是进行一切活动的基本保障,也是一切制度方案得到实施的有利支撑。因此,健全的管理结构是XS公司构建内部财务控制制度的重要保障。
目前XS公司设有董事会和监事会[55]。董事会负责公司战略性发展方案的制定和重大问题的决策;监事会负责对公司总体财务使用状况的监察和管理。董事会和监事会一切构成了财务内部控制制度的有力保障。XS公司现今面临董事会和监事会合作不够密切、职责不够清晰的问题,这也影响了公司财务管理的效率。因此,公司完善管理结构的首要目标就是要明确双方职责,加强双方合作。董事会在年度财务计划的制定、实施和修改以及财务制度、财务管理等方面具有决定性的地位,对重大事件具有最高的决定权。监事会是对公司财务管理具体制度的实施情况和财务资金进行管理监控,因此,监事会必须协调董事会的决策意见,辅助执行,并对执行过程中出现的问题及时反馈。另一方面,监事会可对董事会的行为进行监督,保证决策的科学性[56]。
要确保公司战略目标实现,完善公司内部财务控制,除完善公司法人治理机构外,在公司职能部门的设置上,需根据公司业务特点及公司不同的发展阶段设置相应适应的职能部,按公司经营的主要业务板块进行设置,充分体现专业性、市场适应性。XS公司按专业化、精细化、市场化原则增设子公司承接总公司工程建设业务板块,改变公司本部的职能,从事务型转向管控职能,同时在公司总部增设专业的职能管理部门-工程建设管理部进行对口管理。公司本部组织机构调整后更为精简、运行效率更为高效,充分发挥公司本部的管控职能,规避风险。调整后的XS公司职能机构如图5-1所示。更为重要的是要将公司管理层的董事长、总经理集权控制模式,调整为董事长、总经理分权控制管理模式,形成在管理决策层的相互制衡作用,促进协调发展。从某种程度讲,一个公司的内部财务控制不是财务部单个部门的事,只有各业务部门在日常工作中按流程、规范进行开展工作,才有利于内部财务的有效控制。【1】
除了财务管理的直接上级领导外,财务管理部门应协调好与各部门之间的合作关系。财务管理不仅仅是财务部门的工作,更是全体部门的工作,只是在责任大小方面存在不同。因此,各部门要积极配合财务部门的财务管理工作,积极协助,加强联系。
财务部门也要处理好和各部门之间的关系[57],分配财务管理工作、对各部门之间的工作给予支持,同时对部门间的财务问题要及时提出并加以纠正。各部门之间的通力合作会使财务管理工作更加简单、高效。
XS公司规模较大,财务管理涉及单位较多,因此还要注意其他各部门与财务部门的良好关系。营造良好的工作交流氛围,致力于打造良好的企业文化,和谐的工作环境。
5.2 完善财务管理及内部审计制度
财会制度是财务管理工作的基础,也是公司财务管理工作的基本依据。完善的财会制度是财务内部控制制度有效实施的重要保障。目前XS公司财会制度存在一些潜在不足,主要体现在财会工作制度、财务人员业务素质、财务工作的方法以及具体的财务管理执行不力等方面。公司应从加强预算管理、提高员工素质、明确员工职责、加强制度建设等方面做出改进方案。
财务管理的内部审计是公司内部财务控制运行的必要条件,公司的内部审计制度规范了员工的工作行为,增加了财务管理工作的科学性,保障了公司财务管理目标的实现。
在预算管理管理方面,如前面所说,加强对预算的编制、预算人员的控制、预算的审核和预算科学性的评判制度,利用公司完善的财务审计制度保障实施。同样,依靠公司的财务审计制度对员工进行考核审查,使员工自觉接受公司培训,不断提高自身业务素质和工作能力,明确自身职责权限,更好的投入到公司的财务工作中去。在制度建设方面,财务审计制度的完善,为一系列财务制度的制定提供了较为科学合理的制度依靠。公司的各项财务管理制度可以依靠财务审计制度的标准确定,这也为各1各项制度措施的执行更加有力。制度的完善、人员素质的提高、执行力的加强使得公司的财务管理日趋完善,财务控制更加科学。
XS公司的内部审计制度应从持续性和有效性两个方面进行完善[60]。持续性就是要维持审计制度的持久运行,对工作财务管理工作的各个工作流程进行全面监督与审计;有效性就是维护财务审计工作的权威,对财务审计发现的问题要做及时的处理,保障其权威地位不受任何因素的影响。这也是内部财务控制制度对内部财务审计的具体要求。对公司的审计从时效性和间隔性等方面入手,即保障制度的长久有效,又保障制度的实施效率,从制度的实行方面来说,持续性和有效性是保障公司内部财务控制制度科学有效实行的重要举措。在加大公司组织结构和员工素质投入的同时,对公司财务和审计制度进行完善,可以保证公司各项财务管理措施的有效施行。
5.3 构建集中财务管控模式
根据前面有关财务控制活动的分析,财务管理职能定位要与之相匹配,充分发挥财务管理控制职能。公司本部财务预算管理会员会具有财务战略、财务政策等的制定职能,财务政策的具体制定由公司财务部具体负责,具体包括投资政策、融资政策、收益分配政策、财务中层人员的选聘等。财务战略的实现需要集中地财务管控模式进行支撑。在公司的财务集中管理中具体实施资金筹资管理职能和资金的集中管理职能。资金是一个公司发展的命脉,公司资金链出现问题,所以资金管理的财务风险控制是公司发展的核心内容之一。
根据XS公司业务特点,在资金筹资、资金收支管理政策上采用集中管理模式,有利于控制风险,降低财务风险及经营风险。要实现资金的集中管控模式,首先财务部门需进行流程再造,财务部门下设资金管理中心、财务核算中心、风险管控中心。具体明确三中心的职能划分,资金管理中心主要负责公司资金的筹集、资金集中管控、资金的集中收支业务等;财务核算中心主要负责公司日常会计核算管理、税务管理、财务分析等;风险管控中心主要负责财务内部业务风险控制、集中管控有关经济业务合同风险、筹资、投资、资金管理、资金收支等风险的监督与控制。通过上述三中心的协调运行,为公司的发展提供资金支持和财务管控能力。
资金管理中心实行收支两条线管理,对公司及各分子公司的结算实行统筹管理,具体表现在资金计划、资金结算、资金筹措、资金调度、绩效考核等方面进行统一管理,规范业务。这种集中的财务管控方式有利于公司发挥资金的规模效益,最大程度降低资金成本;有利于防范资金管理风险;有利于公司资金的筹集管理,提升公司融资能力;有利于公司提高资金收支的准确,降低收支风险;有利于对闲置资金进行合理的投资理财,提高资金效益。
财务管理中心主要从传统核算管理模式转变为财务管理中心,会计核算为基础,不断提升财务管理的专业性,为公司经营提供及时有用的决策支持信息,为公司的管理服务。
但上述集中控制管理模式,同时也可能加剧财务风险产生的可能性,这就需要公司充分发挥风险管控中心的职能,建立专业的风险管控中心,将事后控制变为事前、事中控制,化解风险。在风险管控中心的运行过程中要持续进行过程风险管控,进行定期、不定期的专项检查。总结分析业务运行中可能存在的风险关键点,规避财务风险,风险管控贯穿财务财管的全过程中,施行全面风险管控措施。
5.4 打造职业化、专业化的高素质团队
前面多次提及员工素质对企业财务管理工作的影响,这也反映了员工整体素质的重要性。企业财务内部管理制度的实施不仅要求财务工作者具备较高的业务素质,同时也要求公司整体员工具备较高的职业素质。
XS公司员工素质良莠不齐,有较早招聘入职的老职工,也有新近加入的技术人才,财务部门也是如此。员工素质的不一也导致了沟通交流的困难、业务处理上的困难,因此,提高员工整体的素质是解决此类问题的最好方法。
提高员工业务素质现阶段主要有两种方法,第一是加以技能培训,第二是在招聘时注重综合素质的考察[58]。第一种主要针对财务管理工作者,由于财务管理工作的日趋复杂,员工的业务能力逐渐不能适应新兴管理技术的要求,这就需要公司加大力度对财务管理者进行专业业务能力培训。第二种针对全体工作人员,员工不仅要具有较高的业务能力,同时还需要较高的职业道德。业务能力的提高能改善公司的经营状况,职业道德的提高能减少财务管理工作的复杂程度。各岗位员工明确各自职责所在,在各自的岗位上做出应有的贡献。
同时,增加对员工风险意识的教育[59]。XS公司作为房地投资与开发公司,在资金运营与管理上存在较大的风险,这就要求员工在日常工作中增加风险意识,树立风险预警观念,在思想上意识到风险的可能性,才能在工作中全身心投入,减少工作出错的概率。XS公司目前较多关心公司运营能力和盈利能力,对公司风险和员工风险意识较少关注,这是公司发展潜在的危机,同时也是公司积极采取措施的出发点之一。
公司的发展需要打造职业化、专业化的团队,以适应公司发展的需要,但高素质的团队建设需要建立在企业文化、企业制度基础之上。
