第4章 构建起改制事业单位的人力资源管理系统
4.1 改制事业单位建立人力资源管理系统的可行性与必要性
4.1.1 改制事业单位建立人力资源管理系统的可行性
4.1.1.1 经济可行性分析
经济可行性是指可以使用的资源的可能性(资源包括人力资源、自然资源和资金条件)。 在本文中具体是指建立一个新的人力资源管理系统所需要的总的投资费用和运行维护费用,与运行新的人力资源管理系统后估计出的经济收益进行比较,分析其经济获得利益的可能性及大小。改制后的 XX 实验动物中心数年前针对生产销售需求已建立一套管理系统并稳定运行,本系统建立需要的很多软硬件设备,都可以和现有的设备共用,无需额外投资。另外,经过前期的生产销售系统开发,现有技术人员积累了丰富的经验,完全有能力再建立一套适合改制事业单位的人力资源管理系统。无论从设备角度还是人力角度来看,本次属于小额投入,基本可以借助中心现有资源完成,因此,人力资源管理系统建立在经济可行性方面的分析结论是肯定的。
4.1.1.2 技术可行性分析
技术可行性是指决策的技术和决策方案的技术不能突破组织所拥有的或有关人员所掌握的技术资源条件的边界。在本文中具体是指当建立一个新的管理系统时,利用现有的软硬件设备以及技术人员等,能否达到系统建立的预期目标。目前,有关数据库技术的飞速发展,也使得基于数据库系统的管理信息系统的开发工作得到迅猛发展,这些都为系统的设计开发提供了良好的开发环境。人力资源管理系统采用实用性强、操作方便、普及性好的 ASP.NET 技术开发,操作方法简便易学,开发人员都有一定的系统开发基础,可以快速掌握使用方法和操作步骤。因此,在技术上的可行性分析是完全可行的。
4.1.2 改制事业单位建立人力资源管理系统的必要性
为了构建改制后 XX 实验动物中心人力资源管理系统,了解建立系统的必要性,在正式开展建立系统工作之前,人事部门进行了调查分析。本次调查采用半随机抽样的方法, 即在指定人群中随机发放调查表,共对企业内六大部门 156 名员工中的 100 名员工进行无记名问卷调查,问卷全部收回并且有效,调查率为 64%。其中,对职能部门员工发放调查问卷 14 份,对业务部门发放调查问卷 86 份,符合生产类公司以业务部门人员居多的特点。参与调查的员工中,高层管理人员 4 人,占 4%;中层管理人员 8 人,占 8%,基层管理及普通员工 88 人,占 88%。
调查问卷设计为开放式多项选择题为主,被调查人亦可就某些个人观点提出意见和建议,问卷内容包含系统建立的主观需求、人力资源管理需要解决的问题、要达到的目标、对人力资源工作信息系统化管理的接受程度、对系统重要模块的需求及设置等等。我们希望通过问卷调查尽可能的了解员工的需求,以期在系统构建完成后的使用中达到预期目标。
所谓"需求分析",是指对要解决的问题进行详细的分析,弄清楚问题的要求,包括需要输入什么数据,要得到什么结果,最后应输出什么。①也就是说在整个系统建立中,解决“做什么”的问题,把要解决哪些问题,满足用户哪些具体的信息需求调查分析清楚,为下一阶段进行方案设计,解决“怎么办”提供依据。
在调查中,主要了解的人力资源管理系统的用户有:
(1) 高层管理者
(2) 主导人力资源管理系统建立的人力资源部门和其他各部门负责人
(3) 系统研发技术人员、维护人员
(4) 公司各部门员工
通过对以上人员的半随机抽样调查得知,目前的人事管理流程,工作繁琐、工作量大、效率低、满意度差,因而,建立一套人力资源管理系统势在必行。XX 实验动物中心的人事管理工作基本可以分为三个层面的工作:战略层、专业层和操作层,随着改制工作不断深化推进,需要适时调整这三个层面工作的比例,减少操作层的工作,增加专业层和战略层的工作,使得工作从金字塔型向橄榄球型转变,见图 4.1。
(1) 人事工作投入比例优化的需求:在改制初期的 XX 实验动物中心内,人事部门工作的主要精力还是放在操作层事务上,同时又因为没有完善的人力资源管理系统,导致人事工作人员的精力难以从基础工作中脱身,所以也不可能使专业层或者战略层的工作得到有效提升。面对这种情况,为了向较理想的工作状态转换,势必需要建立一套先进的系统化工具,既可以高效地完成操作层工作,又可以深度地支撑专业层和战略层的业务发展。通过人力资源系统化管理的深入开展,减少人事部门的事务性工作,加强组织的管控职能,最终可以优化人力资源管理体系建设工作。
(2)全员参与人事管理工作的需求:在改制事业单位中,真正的人事管理,一定是全员参与的管理,否则仍是维持在传统的人事管理中。为了切实地做到全员参与,必须要有统一、规范、先进的操作平台,让各个部门、各个角色根据各自的需要和权限,有效地参与其中。那么能达到这样要求的平台,必然是信息系统化平台。全员参与,不仅仅意味着具有人事管理权限的人员在线查看报表、员工自助查看工资条;更意味着能够实现更多高效的信息化人力资源业务,例如员工在线绩效考核、招聘系统与外部网站集成应用等。
(3)统筹规划改制工作的需求:目前改制运行的 XX 实验动物中心在逐步推进业务全面系统化管理建设工程,作为人事管理业务也是改制运行的经营管理中的重要内容和环节,所以对于系统化的建设来说,如果能做到相对同步的话,则可以做到最优的统筹规划,同时也更容易实现集成应用、信息流完整等目标。
根据上述调查后的需求分析,在改制事业单位——XX 实验动物中心的人事管理工作中建立人力资源管理系统的必要性可以总结为以下两点:
4.1.2.1 系统化管理推动改制事业单位人事管理的转型
系统化管理实现了开放式的人力资源管理模式,实现数据化管理和虚拟组织的设立,最终目的是完成事业单位的改制,并优化改制事业单位的人事管理模式。 当管理模式从传统的、纵向的人事管理模式向现代化的、多维度的人力资源管理模式转变的过程中,人力资源管理理念也在不断提升和发展,人力资源管理逐渐成为改制事业单位战略管理的一部分,通过建立专业化的人力资源管理系统平台不但可以理顺人事管理各模块工作之间的关系,从而实现人力资源的体系化管理,更可以使每一位员工都参与到人事工作中来,开启全员管理模式,互相监督,促使人事管理工作更加规范化、合理化,并且改变员工在事业单位体制下人事管理传统模式中“被管”的局面,通过系统平台形成互动管理的工作方式。建立人力资源管理系统使人事管理工作从保存数据、提供简单的人事信息转变为提供管理分析数据,为事业单位制定改制政策和解决方案提供数据支持和分析报告,使人事部门逐渐发展成为改制工作中的核心决策部门。
4.1.2.2 提高工作效率、降低管理成本
建立人力资源管理系统虽然需要一定数额的前期资金投入和后期维护保养费用,但是从事业单位改制工作的长远来看,系统化管理有利于对人力资源数据进行整合管理,提高工作效率,并减轻相关工作人员的工作负担,在一定程度上降低了管理成本。作为一个现代化的管理系统,它为员工设置了更加多元化的沟通渠道,缩短了反馈时间,管理变得更加灵活有效。传统的人事管理中,人力资源工作基本需要依靠手工操作,无论是手工输入数据进入电脑还是手写制表,都易造成差错并且工作效率低,所以更多的停留在数据的统计阶段,无法进行更深层次的分析应用。信息化系统可以减少手工操作的差错,员工可以在授权范围内进行绩效考核、考勤申请和审核、了解组织人力资源管理制度等动态信息,通过系统的使用,人力资源管理工作变得开放、透明,改善了部门的服务质量,畅通了信息的沟通渠道。
4.2 改制事业单位人力资源管理系统的构建原则及功能模块设计
4.2.1 改制事业单位人力资源管理系统构建应遵循的原则
结合 XX 实验动物中心事业单位改制运行管理、业务现状以及战略发展等因素,该人力资源管理系统的项目,在建立过程中应遵循以下几个原则:
统筹的全盘规划:改制运行的 XX 实验动物中心现在及未来的系统化应用将涉及多个业务板块,并贯穿行政办公、财务审计、人力资源、市场销售、物资管理、生产等多个业务应用领域,各子系统之间存在紧密的业务联系,因此在系统建立及上线之前,必须要有可行的兼容规划方案,整个系统建立趋势必须是整合、集成并可控的。
高层管理者充分关注:鉴于人力资源管理系统应用是涉及全员、全业务的项目,决定着组织发展战略能否有坚实的人力资源体系支撑,因此它需要高层管理者投入关注和支持,以保证资源充分协调配置、相关人员达成系统建设思路的高度共识。
科学的实施方法论体系:系统建立和实施必须遵循可行的方法论,同时也需要有成熟的应用及行业案例可供复制及参考,从而确保系统实施质量、规避项目风险。严格的项目管理:必须有合理、可具体执行的实施计划,并按照实施计划严格控制进度、管理过程中可能发生的各种情况。
4.2.2 改制事业单位人力资源管理系统的功能模块设计
总体上讲,建立人力资源管理系统的目标是提高改制事业单位——XX 实验动物中心人事日常管理工作的自动化水平,为业务过程提供更快、更好和更经济的服务。具体的目标包括:实现人事管理日常工作中人员招聘、个人信息资料修改、删除、查询、辞退等功能;快速准确的人员构成的统计分析和报表管理;实现系统的安全管理以及相应工作人员的权限管理。在人力资源管理系统建立需求调研的基础上,总结人力资源管理系统的工作范围如下:本文中研究的人力资源管理系统是改制运行的 XX 实验动物中心管理系统的一个核心的子系统,要实现的是对组织基本信息、员工信息、内部员工薪资信息和系统访问控制方式的信息管理,根据其需求分析对系统进行相应的模块设定及功能划分。
人力资源规划目标:面向未来根据组织的发展规划,对人力资源的需求和供给状况的分析及预测、对职务配置、人员编制、教育培训、管理政策、选择招聘等内容进行职能性规划。一般的讲,人力资源规划是为了明确人力部门未来要做的工作内容和工作步骤。
组织机构管理:主要是配合相关部门和高层领导工作,当组织的规模的不断增大,业务不断扩张,机构规模也将扩大。人事部门的工作就是如何依据实际的需求,做好各个机构的设立、人事职责等方面的工作。招聘管理:是人事部门与业务部门协商的情况下,具体确定招聘的职位和人数,发布招聘信息,安排录取考试,确定候选人名单,发布录取通知等。人事实务管理:主要是记录人事信息、考勤、培训、薪资和福利、离职等与员工个人相关的信息,管理员工的业绩考核,提供人力资源数据统计分析等工作。
薪资管理及绩效考核:建立起符合需要的薪资结构体系,更加灵活的定义薪资类别、计算公式和薪酬标准等。当员工入职、转正、转岗、升职时,系统可自动完成薪资调整业务,并能够自动记录员工的历次薪资变动情况。
培训管理:制定组织内部人力资源培训长期规划、年度计划及教育经费使用计划;策划和制定培训方案,组织实施培训计划并进行管理、监督;考核、评估培训结果,提出改进意见,实现培训工作良性循环;建立、管理培训档案和文件,为培训、人才选拔、培养、任用及其他人事管理工作提供参考。社保管理:包括员工的基本养老、基本医疗、失业保险、公积金缴费基数和个人缴纳计算及扣缴。
4.3 改制事业单位人力资源管理系统成功运行需解决的问题
4.3.1 树立以人为本的管理理念,实现员工观念的根本转变
改制后的 XX 实验动物中心,体制转变和管理方法转变固然重要,但是观念的转变更为迫切,因此,在改制之初,就阐明了“人是组织最重要的资产”的管理理念,希望“人”成为推动改制顺利进行的“发动机”,是改制后的XX 实验动物中心高速发展的关键因素。事业单位体制下,员工长期处于被动地位,习惯在传统人事管理模式下受格式化管理,职位晋升、工资增长、考核奖惩等基本按惯例进行,随着市场经济的发展,组织和员工都逐渐失去竞争力,所以引入新的管理机制势在必行,但是这也需要一个过程,以使员工自身愿意在新的管理机制下完成组织交予的工作。
这就是说,人力资源管理系统在改制事业单位中推广运行,需要树立以人为本的管理理念,引导员工充分认识到人力资源是现代社会所有资源中最宝贵的资源,员工和组织是命运共同体,在目标的实现机制上互相依赖、相互保证。以人为本的管理理念就是要把人力资源摆在突出位置,创造一个良好的工作氛围,为每一位员工充分发挥他们的才能做出更大的业绩提供机会。
建立和运行人力资源管理系统,就是从员工的角度出发,在坚持政策原则和保障组织利益的前提下满足员工注重公平、追求平等的愿望。改制后的 XX实验动物中心的管理层应学习先进的管理知识,提高自身的管理水平,在工作中贯彻公平、公正的管理思想,最终实现员工观念的根本转变。
4.3.2 建立市场导向型人力资源管理体系,面向市场要效益
在明确改制后组织发展战略、健全改制事业单位独立法人治理结构及规范合理设置组织结构和部门职责的基础上,建立市场导向型人力资源管理体系,包括实施科学的岗位分析和人员分析,建立科学的人才市场化竞聘制度、满足改制事业单位面向市场需求的人才培育制度、针对不同部门和员工的绩效考核制度及有竞争力的薪酬分配制度等,实现甄选实绩化、职责岗位化、发展业绩化、管理制度化、利益共同化、薪酬市场化、保障社会化、组织目标与个人价值协同化等用人机制,从而使组织由完全依靠行政拨款维持日常运营的事业单位向适合市场经济发展要求、能够面向市场取得经济效益的改制型事业单位的转变。
4.3.3 实施科学规范的绩效考核机制,严格奖惩
事业单位中一般不实行绩效考核,即使实行考核多半也只是流于形式,缺乏可量化的考核指标和奖惩机制,没有形成科学规范的绩效考核体系,制度的不完善,使员工对于考核意识薄弱,工作完成度较差,因此,建立定性及定量为基础的分类绩效考核体系构成改制后 XX 实验动物中心绩效机制中的重要内容,借助人力资源管理系统中对于绩效考核相关内容的设置,通过对职能部门实施定性评估、对业务部门实施定量评估相结合的考评制度,能够正确评价员工工作业绩,大大提高了考核的准确性和有效性,确保每个员工得到一个较为公正和客观的绩效评价,并实现岗位人员的优化配置。
4.3.4 完善改制事业单位薪酬制度,切实提高员工收入待遇
一个成功的薪酬制度,应该有一种让员工感到重视、受到公平待遇的魅力。薪酬分配得当可节约人力成本,又可以调动工作人员的积极性,从而能使组织保持一个良好的发展趋势。如果薪酬分配不当,不仅导致工作人员满意度低,工作情绪低落,而且还会导致人员流失,工作效率和整体效益下降,甚至可影响到组织的生存与发展。改制后的 XX 实验动物中心的薪酬标准的设定应该公平、公正、合理,无论是事业编制人员还是占有大部分比例的合同编制人员,他们在组织改制后的发展中发挥着不可替代的作用,尤其有不少合同编制工作人员已成为各岗位的骨干。因此各管理层应该转变思想观念,在薪酬分配方案的设计上逐步消除不同编制待遇不同的痕迹,真正实现同工同酬,建立公正、公平、合理的薪酬体系。
对于改制运行的事业单位而言,薪酬分配的依据必须通过岗位价值、技术能力和业绩来体现。首先,对于少数能力、水平、贡献均十分突出的技术和管理骨干,可以通过一定形式的评议,确定更高的岗位工资分配标准,在原有基础上再拉大岗位工资差距,进一步向关键岗位和优秀人才倾斜,确保其薪酬在行业上具有更高的竞争性和吸引力。其次,在绩效工资分配上,应针对管理、科研、业务这三类岗位的工作特点,制定灵活政策。管理岗位可以与经营指标挂钩或包干,科研岗位可以进行专项补贴或奖励,业务岗位可以按业务开发量提成。第三,可以探索采取因人而异的薪酬制度,对稀缺技术人才、高层次人才或特殊人才采取更加灵活的薪酬模式,突破原有薪酬制度框架,以人定薪,如实行年薪制、协议工资、项目工资或以市场为导向的薪酬制度。
4.3.5 建设员工职业生涯规划平台,创造条件以事业留人
现代人力资源管理思想认为,人才培训是实现人力资本增值的关键环节,也是组织提升工作效率的重要措施之一。所以,人事部门要把人才培训当成是日常工作中一项重要内容,加强人才培训力度,逐步建设一个适应组织改制发展需要的员工职业生涯规划平台,使每一位员工都可以在平台中找到满足自身需求的培训项目,一方面帮助员工完成职业技能的不断提升,达成职业发展目标,使其在组织中找到归属感和满足感,另一方面帮助组织选拔和提升人才,为完成战略目标提供人力资源保障。
