企业采购管理论文范文第三篇：探讨企业物资采购全过程监督管理模式
摘要：物资采购过程牵涉面广，涵盖了多方主体的权责。因此在这一模块的工作中，必须有一套全过程监督管理模式，并高效、综合运行这些监督机制才能取得良好的效果。文章就物资采购监督与管理进行论述，其目的在于立足制度建设，强化物资采购关键环节的职能交叉监控，使物资采购过程的监督从他律走向自律。
关键词：物资采购；监督与管理；招标价格；
作者简介：张欣（1992-），女，汉族，江苏扬州人，中级会计师。主要研究方向：企业财务管理。；
物资采购作为企业生产经营价值链主链条的首要环节，管理好采购对降低企业生产运营成本和维护安全、稳定生产具有重要影响。但如果企业不放眼于市场做好开发新供应商的准备，并建立规范的合格供应商准入办法，仅满足于既定供应商的供给交易，不充分比价议价，长此以往会使供应商缺乏有效竞争，甚至"坐地起价".因此，企业必须加强该环节的监督与管理，有效控制采购成本和材料质量。文章以石化仓储企业为例，说明此类情况。
一、企业加强物资采购监督与管理的重要性
（一）可以同时实现稳产保供与创效降本
物资采购行为的两个核心职能是保供与创效。保供是为企业确保物资供应满足生产作业需要，既不出现停工待料，也不产生积压浪费；创效就是通过降低采购交易价和物流成本，从而提高经济效益。可见，保供和创效是基于日常采购工作经验的归纳总结，结合管理层的决策意见，对企业发展至关重要。
（二）能够进一步提升内控水平
物资采购管理的全过程，包含多个环节的内容，前期市场调研、招标文件审批、报销及资产管理等。在以上环节中，最普遍的内控不完善的情况是只对采购招标的中间环节给予关注，而对于前期以及后期环节有所忽视，在这种情况下无法实现采购全生命流程的监督。内部控制体系不完善，还可能造成采购各环节脱节或者衔接不顺畅，造成内设机构之间职责模糊、授权不明等。例如，企业可能会因为不重视物资验收，质保期内虽发现质量问题或察觉隐患苗头，但未积极解决，未主张需方的合法权益，造成质保期已过，使用部门遵照事实不愿意签字验收，但同时企业由于扣留采购款项而被供应商起诉。因此，企业必须加强采购的全过程监督。
二、企业物资采购监督与管理存在的主要问题
（一）采购员业务素质不高
不少企业在采购员的选拔和使用上，通常存在着"重思想轻技能",对物资采购员往往过分看重其职业道德素质水平，忽视其对企业生产所需物资设备采购技能的培养。对自我要求低的采购员，会只照搬上报的申购信息，在系统内新增物资品名型号、签订合同、生成订单，造成部分引用的标准是无效标准，导致库存清单紊乱；对物资质量优劣没有基础的鉴别能力，还会造成物资质次价高，购非所用，非必要功能增加，直接关系到企业成本的控制、库存物资的控制。
（二）缺乏科学的供应商推荐备选方法和有效竞争
企业在确定供应商时，如果选择面过小，只围绕既定供应商加深合作，这些供应商就不能产生危机意识，报价欠缺水准和公平。另外，企业与新供应商达成首次合作之前，应进行基础情况的考察，避免推荐供应商随意性太强。以石化仓储企业为例，用于工艺管道的关键物资采购，如输送化工品物料的软管。产品质量直接决定生产安全，一线部门在产品选型上倾向于独家生产供应商。虽然市场上生产软管的供应商众多，质量证书均具备，但一线部门深谙"一失万无"的安全红线，对新供应商不能产生信赖。因此缺乏有效竞争机制，使用部门主观上还会提出特定的且并非必要的技术指标需求，定向性或倾向性设置资格条件，导致招标范围狭窄，缺乏市场竞争。
（三）物资到货验收松散
物资验收实际上也是与供需双方的经济利益息息相关的，其时效性特征非常显著。验收一旦延误或不仔细，需方因没有及时调试而错失退换货的有效期，有损需方权益，供方请求按期结算的要求可能无法实现，还容易产生经济纠纷。而且，很多企业在实际工作中，验收并没有由仓管员、采购员、申购人一同参与，通常只有仓管员参与验收较频繁，且验收环节不重视产品本身质量要素的检验，只凭送货单检查入库物资的品种、规格、数量与实物是否相符，包装是否破损，外观是否有明显缺失，而对内在质量，特别是反映物资质量的主要指标很少进行检验，如厚度不达标等，容易造成事故。
（四）一般采购及招标价格的确定不合理
很多企业的采购及招标价格确定存在不合理之处，有多种原因造成：第一，很多企业招标书中公告的采购需求往往不合理、不正确和不全面，出现漏项，因此存在"低价中标""签证后补""超预算投资"的现象；第二，标书中实质性响应条款不符合实际，由于一些原因，最具实力的投标人判断存在失误，或理解存在不准确的情况，最终导致无法中标的后果；第三，企业技术部门知识结构存在一定的问题，不了解某些设备的工艺以及技术要求，在这种情况下，只能在现有设备性能参数的基础上对于招标文件进行编制，导致技术要求具有指向性结果的出现；第四，有的企业有意瞄准某一特定供应商而设置条件，排斥其他潜在的投标人；第五，各类评标标准不全面、不合理、不明确，评标标准不量化、不科学；第六，单一来源采购的审核界定不明，未核定是否属实，否则企业只能较被动的接受卖方价格和条件。上述因素均会影响采购招标定价的准确性。
三、企业加强物资采购监督与管理的主要措施
（一）定期轮岗、科学分权，加强培训、提高素质
首先，采购员要实行定期轮岗。定期轮岗有以下优势：一是员工在不同岗位的学习能力得到锻炼，培养业务多面手，节约招聘成本，实行长效管理；二是各部门协作有助于企业的高质量发展，轮岗则可以使员工跨部门体验，从而产生跨部门思维，增加协作精神，工作过程中能够从总体战略目标出发；三是可以避免采购员养成长期的固定合作关系，发生不廉洁行为；四是通过理顺岗位交接手续，可以发现一些管理漏洞。诸如发现前任采购员对出现相同问题采取的解决方式欠妥、对一些已发生的失误和问题，通过轮岗浮出水面，便于及时弥补和纠正。
其次，必须建立科学合理的分权制衡管理结构。在权利的行使过程中，严格在岗位职责范围和框架之内进行，总而言之，科学合理的分权制衡管理结构可以用"科学分权、有限授权、权随岗定"来总结。例如，保管物资的仓管员不应该设置自行采购物资的权限，使用部门报送申购计划时应先由仓管员核实库存情况，采用集中储备的方式使库存结构更加优化，将总量控制以及增加有效储备分别作为目标以及核心，对于库存动态严格进行控制，在企业实际需求的基础上制订合理的实物储备定额，使得储备结构更加优化，提高储备效率。采购的询价比价，应当由采购员收集报价单，在同等条件下推荐低价成交作为询价的初步意见，使用部门和分管领导仍需要继续发表并签署询价意见，最终由公司领导确定成交供应商。企业科学制衡的分权管理，可以营造反腐倡廉的文化氛围和良好风尚，注重用廉洁文化感化、引导和规范员工的从业行为。
最后，加强对采购员专业技术知识的培训，以提高其采购专业工作技能。对采购员提出的业务素质要求要高，应当尽可能的掌握所采购物资的规格型号和参数含义，对申购信息要严细审核把关，有前后矛盾、材质参数含糊的，要向申购部门核对真实需求后再签署合同，以免购非所用，做好供应商与申购部门之间沟通的桥梁。除了理论知识的掌握外，也应要求采购员具备良好的沟通能力和总结归纳能力。
（二）提升企业采购信息透明度，完善供应商准入制度
首先，利用信息化手段增设科学的推荐备选渠道。供应商是企业发展过程中重要的外部资源，在企业安全、及时、经济供应过程中，供应商管理控制是非常关键的环节。有些企业的采购公示不规范、信息不公开，导致优质的供应商没有办法适时的了解需求内容，失去公平竞争机会，也为损公肥私的不自律行为发生滋生了条件。企业可以利用仓库管理，将库存物资相应的采购信息进行标识化、公开化，这种公开、透明的流程有助于员工明确一些必要信息，如采购的质量、价格、服务、供应商等，并在此基础上实现企业不同阶层员工的标准化和规范化的管理和监督，同时也可以广泛听取其他主体的意见，尤其是企业员工的建设性意见，并及时做出反馈，提升采购工作的规范性。
其次，建立完善的供应商信息档案及准入、评价制度。在供应商甄选过程中，应明确准入制度，尤其是针对重要材料或是关键物资采购，企业应该联合技术、一线及相关其他部门，加大对物资质检、技术、供应以及后续服务等各方面的考核。有的企业在供应商信用体系考核评价方面运用不到位，在评估系统的数据方面，有的评价部门只是笼统地根据合作印象打分，导致评估结果比较片面。在评价结果的运用方面，企业对供应商的态度往往是宽容的，没有真正做到优胜劣汰。供应商档案后附的资质文件应当包括质量认证体系、职业健康安全管理体系证书、防爆合格证书、全国工业产品合格证书、特种设备制造许可证等。对恶意报价的供应商要务必记录在案和实证考核，还需在交易体验过程中，记录供应商增减订货的适应能力，便于从不同角度评定。只有在经过供应商素质评估环节，并且评估结果显示合格的情况下，才可以将这一供应商纳入名单。
（三）制定严格细致的物资验收制度
在企业资产管理过程中，采购的验收工作是基础和前提，这一环节的工作内容主要是设置事前参数、溯源合同签约等工作。那些技术专业性比较强的设备，只靠仓管员、采购员及一线工人，对其细节把关存在很大的难度。这种现象尤其存在于石化仓储等对生产设备要求相对而言较高的企业中，如螺杆泵的转速低、维修率高，将严重影响企业装卸液化品的工作效率；选用非品牌的动力电缆会产生机器设备频频断电的不良后果等。因此，物资验收过程中，要不断整合力量，组织企业中经验丰富、技术水平高的人员，物资采购的一些技术含量高的关键环节由这些人专门负责。
（四）提高采购预算的准确性，评标科学化
1.单一来源采购界定的审核
对物资采购的方式应进行合理选择，常见的有询价、公开招标等及其组合。单一来源方式简化了比价过程，保障了供应的及时性，但对于采购成本的控制确实存在不利因素。例如，不可抗力在采购活动前发生，在这种情况下采购无法从其他供应商处获得，然而原有采购项目的一致性或者服务配套的要求必须予以保障，通常情况下满足此类情况条件之一的可采用单一来源采购。例如，在外购的系统上新增预警功能或其他模块，为了便于维护数据、安全性和完成效率，通常考虑由原开发单位提供此类服务。在充分的市场论证的基础上，企业管理层需加强单一来源的审核界定工作，从严控制独家采购。尽可能选择至少两家协作厂家谈判，适时适度地引入竞争机制。
2.现代化手段和传统手段结合勤于市场调查
物资采购是市场和企业的咽喉，企业采购过程中，能否实现节能降耗，能否获取准确、全面、及时的市场信息资源是非常关键的因素之一。这就要求采购员要具有熟练、综合应用现代查阅技术以及传统调研手法来获取价格等市场信息，并定期将其整理和存档，编制相关的价格走势表，以便实施采购时对供应商的报价进行合理性分析。
3.评标委员的有效组成、评标标准的量化与科学化
企业应成立评标委员会，其人员由领导班子成员、相关部门主要负责人等组成，群策群力共同做好招标工作，招标文件中可以采用设定"最高限价"的条款以控制成本。评标委员会组织审定招标文件，防止出现标书中实质性响应条款不符合实际而流标的情况。很多企业特别是国有企业招标流程烦琐，这就对供应商投标积极性产生一定程度的影响，除了招标流程比较烦琐之外，评标过程中还对低价中标比较关注，供应商在部分招标项目评标办法选用不当的情况下会感到无利可图，后果可能会比较不利。即便部分招标项目选用综合评标法，但技术评分并未合理分档，那些具有显著优势供应商中标存在一定难度，因为在价格上并不占据优势。例如，石化企业的外包工程招标，低价中标的供应商利润空间小，大幅度缩减工程管理成本，施工作业粗糙，难以满足重视安全的石化企业提出的精细化监理要求，容易产生安全隐患，是最低价中标后期带来的"后遗症".在确定评标标准过程中，应当细化和量化各种技术评标因素，评标委员会可以在招标文价以及评标方法的基础上开展相关的评标工作，在招标文件给出的规则之外的所有内容都不可以用作评标的标准，通过在这种方式增加评标的公正性和客观性，减少专家评委的主观性和随意性。评标过程中，要对技术标和商务标的有效衔接给予充分的考量，一方面要考虑价格因素，另一方面还要考虑其他一些因素，如质量、交货期、售后服务等。
四、结语
在物资采购监督管理工作过程中，企业要精心组织、协调配合，最大限度发挥出监督合力，实现物资采购的整体性、全面性以及有效性。同时，要建立科学合理的分权制衡管理结构、增设科学的供应商推荐备选渠道、评标标准量化与科学化、重视物资验收工作，使物资采购过程的监督从他律走向自律。
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