4.3 标准文件管理的改进
4.3.1 确定文档审查的职责
研发中心的工作中需要涉及到的标准种类有中心级企业标准、质量内控标准、集团级企业标准。针对每一种标准都要将审查的过程进行明确，尤其是行政领导与技术领导的职责，理顺研发中心标准管理工作、规范标准审批过程、提升标准制修订工作的质量。具体标准的审查职责如下。
研发中心级企业标准的审批按照如下规定进行：
a） 执笔由标准起草人签署；
b） 科室技术审查由科室负责人签署；
c） 部门技术审查由部门技术负责人签署；
d） 部领导意见由部门行政领导签署；
e） 标准化审核人意见由主管标准化员签署；
f） 标准化室主任意见由标准化室主任签署；
g） 研发中心主管领导意见由中心分管主任签署。
质量内控标准的审批按照如下之规定进行：
a） 执笔由标准起草人签署；
b） 科室技术审查由科室负责人签署；
c） 部门技术审查由部门技术负责人签署；
d） 部领导意见由部门行政领导签署；
e） 标准化审核人意见由主管标准化员签署；
f） 标准化室主任意见由标准化室主任签署；
g） 研发中心主管领导意见由中心分管主任签署；
h） 集团公司副总经理审批意见由集团公司副总经理/副总工程师签署。
集团级企业标准的审批按照如下之规定进行：
a） 执笔栏，由标准执笔人和标准执笔人所在科室领导共同签署，执笔人填写在前，科室领导审核后填写在后；
b） 技术审核栏，由标准执笔人所在部门的技术领导和行政领导共同签署，技术领导负责技术审查，行政领导负责部门审查意见；
c） 标准化审核意见由主管标准化员签署；
d） 起草单位意见由中心分管主任签署；
e） 归口部门意见由规划部科技规划室审核人、室主任签署；
f） 归口部门主管领导意见由规划部分管部长签署；
g） 集团公司副总经理审批意见由集团公司副总经理/副总工程师签署。
4.3.2 外来标准资料的管理
为了对研发中心外来标准资料进行控制，防止大量标准资料保存在部门、项目及个人手中，确保研发中心知识积累及标准的管理工作顺利进行。有必要加强对中心各部门及项目组人员对外出席会议、交流、合作等活动带回来的相关单位标准及标准相关的资料的管理。
外来标准资料的管理相关单位职责：技术标准室，为研发中心外来标准资料归口管理部门，负责外来标准资料的登记、备案，入库、存档及提供利用工作。
中心各部门及项目，负责获得外来标准资料的整理、提交；负责对国外标准资料的审稿工作。科技信息部，负责对国外标准资料的翻译工作。
中心各部门及项目对外出席会议、交流、合作等活动带回的标准资料需在回来后 10 个工作日内整理完毕，提交技术标准室。技术标准室对各部门、项目提供外来标准资料统一登记、备案，入库、存档。需要翻译的外来标准资料，由标准资料的提交部门、技术标准室、科技信息部共同组织进行。科技信息部翻译后，将翻译后标准资料交付给技术标准室，由技术标准室提供给相关部门和项目，或根据中心需要和项目要求组织标准上网工作。针对那些对中心研发工作参考性比较强的外来标准资料，技术标准室将组织专家讨论并落实标准转化工作。外来技术资料的存档和备案工作将纳入对部门和项目的考核。
4.3.3 确定标准文本使用的管理方法
标准文本管理流程要详细的划分出各个职责部门的责任，根据实际的使用需求制定，标准纸质（电子）文件管理主要流程见图 4.2.
1）主要职责部门是技术标准室和中心各部门，研发中心各部门根据项目和其他工作的需要提出标准文本纸质（电子）文件需求。技术标准室根据国家标准委员会、国家标准出版社、汽车标准委员会等机构和组织的标准更新信息整理出标准文本纸质（电子）文件需求。标准文本纸质（电子）文件需求整理每月的 20 日之前进行一次。如遇特殊情况可以根据标准需求情况进行时间的变更。技术标准室根据各部门需求情况和库存要求确定标准采购数量。技术标准室根据标准发放计划编制标准采购单。
2）主要职责部门是技术标准室和财务会计室，技术标准室根据标准采购单进行采购。财务会计室根据标准采购单负责标准文本纸质（电子）文件采购过程中的借款和报销工作。技术标准室将到货标准验收、入库登记。
3）主要职责部门的技术标准室，技术标准室根据各部门标准需求进行标准文本纸制发放，同时建立标准发放登记表，并由标准领取单位签字，并存档。对于电子文本，技术标准室将采购到的标准文本电子文件进行上网工作。通过将标准数据上传到标准全文网实现对研发中心的标准查询服务。
4）主要职责部门是技术标准室和中心各部门，技术标准室向研发中心提供现行有效的标准清单，负责研发中心标准库内标准的新旧更替，和标准文本纸质（电子）文件的有效性，完整性。
对于标准纸制文件，各部门指定专人领取和管理标准。各部门对本部门标准的领用情况建立台帐，同时，各部门根据技术标准室提供的标准清单，对负责对其领用的标准进行新旧更替。以保证工作现场没有作废、过期的标准。针对作废的标准单行本文件加盖作废章，针对标准合订本中作废的标准文本纸质文件，必须在目录和正文处加盖作废章加以控制。同时负责对研发中心各部门标准使用情况的监督。
对于标准电子文件各部门通过标准全文网站查询标准文本电子文件。
5）主要职责部门的技术标准室，技术标准室向研发中心工作人员提供标准文本纸质文件的借阅服务。同时，编制标准借阅档案。技术标准室负责对标准全文网站的标准电子文件进行维护和更新。
4.4 文档保密工作的改进
为防止研发数据丢失和外泄，避免任何可能的不良影响和经济损失，有必要对研发中心的电子文档进行加密处理，引入先进的加密软件，对每一天计算机所生成的文件进行加密处理，合理设置安全策略，设置加密和解密权限，以加强对电子文档加密解密过程的有效监督管理。
研发中心的加密解密管理对象应包括各类业务产生的研发相关文档，具体包括：设计图纸、技术文件、技术报告、标准规范、程序手册、总结说明、研发原始数据、工艺材料信息、试制试验信息、产品质量信息、市场需求信息，以及研发过程中的计划、预算、成本等电子文档。
安全策略是指为了实现电子文档安全而有必要对员工使用的客户机进行定义和控制其行为的加密解密权限管理模式，根据研发中心员工工作需求设置以下模式：
1）超级用户模式：应用对象为中心主要领导使用的客户机，拥有相对自由和宽泛的加密解密权限，但是都需要在系统中留有记录。
2）双界面用户模式：应用对象为不含有产品研发过程相关电子文档的客户机。
为了方便与外单位沟通，一部分电子文件可以不进行加密。
3）一般用户模式：应用对象为研发中心非特殊需求的客户机，也是研发中心员工计算机的标准配置。
为了满足电子文档向外单位发送的需求，要对电子文档的外发解密审批权限做设置，具体如下：
1）中心级审判员：中心主要领导
2）部门级审批员：由部长、副部长、部长助理、总监和主查组成
3）科室级审批员：由科室主任、副主任、主任助理和主任工程师组成。
信息系统室可根据设置的权限为电子文档加解密系统中的用户配置不同权限。具体解密流程为：用户通过客户机登陆外发系统，通过身份认证，创建外发文件审批申请单并进行提交，选择相应科室级审批员进行外发审批；科室级审批员对外发文件内容进行识别，并判断是否需要继续向更高级别的审批员提交审批申请，如果不需要，批准后则结束流程；若果外发文件数据量比较大或者需要更高级别审批员批准，则继续提交至部门级审批员处进行审批。如果批准员批准解密，外发服务器将在后台对外发文件做自动解密处理，用户可以在外发服务器上下载解密后的外发文件压缩包，解密后研发中心域内不可修改保存，否则将再次加密。
