第五章 我国保险档案信息化建设中面临的问题及对策
在我国，各保险机构在保险档案信息资源占有量、信息技术、网络通信、数据仓库、经费支持等方面有着相当大的差距，在推行保险档案信息化建设过程中我们面临着种种问题。因此，只有针对在保险档案信息化建设中遇到的问题提出相应的对策，才能确保保险档案信息化建设顺利进行。
第一节 当前我国保险档案信息化建设面临的问题
据本人近一年的保险档案实习经历以及针对平安保险公司、太平洋保险公司等国内知名保险公司的保险档案工作人员的访谈，了解到当前保险档案信息化建设过程中我们所面临的问题主要来自于保险档案信息资源建设、人才队伍以及基础设施建设三个方面。针对这些方面存在的问题有必要逐一进行分析。
一、保险档案信息资源建设面临的问题
由于各保险机构的重视程度不同以及技术水平的高低，有些保险机构在推行保险档案信息资源建设时出现了一些列的问题。
（一）部分单位信息资源建设存在盲目性
保险档案信息资源建设是一个巨大的工程，不仅耗时费力而且投入非常大。
所以，有些保险档案部门在做信息资源建设工作时，一味地追求数量，而对质量把关不够，甚至没有对拟数字化的保险档案分析和选择。这种盲目建设的结果是大量人力物力资源的严重浪费和信息化建设负担的加重。
（二）部分单位存在重纸质档案轻电子档案的现象
各保险单位都存有大量纸质载体和其他载体的保险档案，这部分档案的数字化工作是保险档案信息资源建设的重要组成部分。另一方面，随着办公自动化的深入发展，各保险单位涌现出大量与保险业务有关的电子文件，这类电子文件的归档与管理同样也是保险档案信息资源建设的重要组成部分。但有些保险档案部门把保险档案信息资源建设的重点放在了纸质档案数字化之上，忽视了电子文件的归档与管理。这种只解决存量而忽视了存增量的做法直接导致保险档案信息资源建设的负担越来越大，不仅延缓了档案信息化建设的进程又造成了资源的浪费。
（三）保险档案信息资源建设缺乏统一标准
当前，我国保险档案信息化建设还处在初期，保险档案信息资源建设的相关标准还不完善。各地保险档案机关在进行保险档案信息资源开发时所采用的存储格式、软件及其数据库结构等不尽相同，这给保险档案信息资源的共享带来了极大的不便，大大降低了保险档案信息资源的利用效果。
二、保险档案信息化人才队伍建设面临的问题
在保险档案信息化建设过程中，有些保险机构只注重信息资源建设、管理应用系统建设等方面，而忽视了保险档案信息化人才队伍的建设，导致出现了以下问题。
（一）保险档案管理人员知识老化、意识落伍
保险单位里大多数保险档案管理人员具备传统纸质保险档案的管理理论、原则、方法，但对险电子文件知之甚少，严重影响或阻碍了保险档案信息化的进程；而新引进的专业人员往往对信息技术的应用非常熟悉，但对保险档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多。目前各保险档案部门的管理员仅仅是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，既没有经过档案管理知识的学历，也没有通过系统的档案管理培训。各级各类保险机关中，有些管理人员意识比较落伍，对信息化建设的参与程度不够。
以上种种现象的存在，不利于保险档案信息化建设的顺利推进，必须予以着力解决，以确保建设顺利进行切实提高保险档案管理工作的信息化水平。
（二）保险档案管理人员信息化业务水平低下
在信息社会，保险档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，纸质保险档案的固有结构被纸质保险档案、声像保险档案、电子保险档案并存的格局所取代，传统的保险档案编研模式已向深层次、多载体、全方位地开发保险档案信息资源转换。然而，目前在职保险档案人员在素质和结构上都不能满足信息化建设的要求，大多数保险档案员仍停留在原始手工操作的水平，严重阻碍了保险档案信息化建设的进程。
三、保险档案信息化基础设施建设面临的问题
保险档案信息化基础设施建设面临的问题主要集中在资金投入、设备配置以及设施的共享三个方面。
（一）设备配置不合理
现实中，资金不足只是影响保险档案信息化基础设施建设建设的一方面原因。
另一方面，有些保险档案管理部门在保险档案信息化基础设施建设时，对于设备的配置没有经过实际的考察分析，而是盲目的追求高精尖，造成原本紧张的经费不能合理利用。许多保险档案管理部门都忽视了这种设施与利用之间平衡，造成资源的浪费，这是目前很普遍的问题。
（二）设施的共享程度低
由于保险档案信息化建设投入巨大。因此，为节约经费，在实际操作中不能只将注意力集中在内部设施和自有设备之上，还应积极寻求对机构内部公共设施的充分利用以及设备的充分共享上。然而，由于各保险机构内部分工明确、互不干涉，导致机构内部基础设施的共享程度比较底下，有些部门设备空置而另一些部门设备紧缺的现象屡见不鲜。
第二节 完善我国保险档案信息化建设应采取的对策
保险档案信息化建设工程浩大，在建设过程中难免会产生问题，针对这些问题我们必须要及时提出相应的对策，才能确保保险档案信息化建设的质量，达到预期的效果。
一、加强保险档案信息资源建设的对策
保险档案信息资源建设是整个信息化建设中的重要环节，针对保险档案信息资源建设中存在的问题，我们必须给予足够的重视，及时解决。
（一）以保险档案信息资源利用需求为导向
保险档案信息资源建设是保险档案信息化建设的重要组成部分，其最终目的是为广大利用需求者提供丰富的保险档案信息资源。换句话说，保险档案信息资源建设其目的是为了满足用户的需求，更好的为用户服务。因此，保险档案信息资源建设必须立足于广大用户的利用需求。因此，为保证保险档案信息化建设工作落到实处，我们要求对每个保险档案信息资源建设项目做用户需求分析，还要对项目的现实意义以及使用模式等方面进行深入调研，并据此进行充分论证然后制定出具体的项目规划和质量标准。
（二）重点做好保险电子文件的归档与管理工作
保险档案信息资源建设的实施，其重点要放在保险电子文件的归档与管理之上。原因如下：首先，在当前保险档案数字化技术标准尚不完善的情况下进行全面性的保险档案数字化工作，各单位采用的文件格式和技术参数有可能不同，这对今后保险档案信息资源的整合与共享有着很深的负面影响。其次，保险档案数字化工作针对的是已经存在的非数字化保险档案，针对的是“存量”问题。随着办公自动化在各单位的不断深入，大量的电子文件不断涌现。这种保险档案的“增量”问题如果处理不好，将会使“存量”不断变大，导致保险档案数字化的工作负担不断加大。再次，以保险电子文件归档与管理作为保险档案信息资源建设的重点来做，大力推进各保险单位的文档一体化工作的实施，有利于推进保险档案信息化的进程。
因此，各保险档案管理部门要密切合作，加快制定与实施保险电子文件的归档与管理制度，并建立管理机制确保保险电子文件归档与管理工作的落实。
（三）及时制定标准规范，为资源共享打好基础
为改变保险档案部门在信息资源开发时各自为政、标准不一的局面，保险档案行政主管部门要与各相关部门密切合作加快保险档案信息资源建设相关标准以及规范的出台，建立科学的保险档案信息资源建设标准体系，从源头上消除信息孤岛现象，彻底改变各保险档案管理部门在进行保险档案信息资源建设时各自为政的局面。总之，就是要实现保障保险档案信息资源建设标准规范的统一，为更进一步的保险档案信息资源共享打好基础。
二、加强保险档案信息化人才队伍建设的对策
保险档案工作者综合素质的高低，直接影响到档案信息化建设的进程和质量。针对当前我国保险档案信息化建设在人才队伍方面所面临的问题，我们应给予足够的重视，及时采取相应的对策，以保证我国保险档案信息化建设质量。
（一）加强内部培训，强化人员信息化意识
针对当前保险档案工作人员知识结构老化、信息化意识落后的问题，各级各地保险单位首先要做好现职保险档案工作者的内部培训工作，丰富其知识结构、强化其信息化意识。无论是保险档案管理部门的主管领导还是相关业务骨干都必须要接受有关信息技术、数字化技术、档案管理专业知识等方面的系统培训。其次，还要积极开展各种形式的知识探讨和技术交流活动，为单位的保险档案工作者营造一个学习新技术及新知识的良好环境。
（二）引进复合型人才，提高人员业务水平
保险档案信息化建设和管理是一项专业性很强的工作。做好这项工作，不仅要求保险档案工作者具有高度的责任感，细心的工作态度， 良好的职业道德，还要求保险档案工作者必须具有扎实的档案管理知识和专业技能。此外，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规和相关标准也是保险档案工作者做好保险档案信息化建设和管理的前提条件。因此，各级各地保险档案管理部门要积极引进既具备档案专业知识同时又具备信息技术等相关专业知识的高素质复合型人才，升级本单位保险档案管理人员的人员结构，为保险档案信息化建设打下良好的基础。
三、加强保险档案信息化基础设施建设的对策
基础设施会直接影响信息化建设的质量，基础设施建设中存在的问题如果得不到有效解决，将会造成资源的极大浪费。
（一）设施建设要立足整体规划并着眼于当前需要
保险档案管理部门在做保险档案信息化基础设施建设工作之前，一方面要着眼于保险档案信息化建设整体，要拿出详细、科学、系统的规划并进行论证。确保每台设备、每项设施都立足于保险档案信息化建设总体。另一方面，在进行基础设施建设时，设备的购置要着眼于当前的实际需要，急需先行，非急需的设备或设施可以延后购置或建设。同时，设备的购置要以适用为原则，追求高性价比45但不盲目追求设备的高、精、尖。技术上的高起点表面上可以延迟技术淘汰，延长设备的使用周期，但其高昂的价格所带来的资金压力不可忽视。而且，随着科技的发展，技术淘汰的周期越来越短，很多新技术的出现都只是昙花一现。所以，要做好保险档案信息化基础设施建设时技术装备切忌盲目追求高、精、尖，适用为宜。
（二）要重视部门间设施共享及旧设备的改造利用
为节约资金，保险档案信息化基础设施建设时，一定要做好与其他部门之间的设施共享工作以及老旧设备的改造利用工作。在实际操作中不能只将注意力集中在内部设施和自有设备之上，还应积极寻求对机构内部公共设施的充分利用以及设备的充分共享上。此外，保险单位进行设备更新或淘汰时，还能在其他工作领域加以利用的设备不必急于淘汰，在经过适当维修或增配后加以进一步利用。部门之间设施共享以及老旧设备的改造利用可以节约大量的资金，使得我们可以将资金投入到其他保险档案信息化建设项目中去，使资金的利用更加合理。
本章小结
由于我国各保险机构发展水平不同，所以各自保险档案信息化建设水平也不尽相同，在取得成就的同时也暴露了许多问题。针对这些问题，我们要积极应对。只有不断发现问题、解决问题，才能不断进步。
