第一章 保险档案信息化建设概述
保险档案信息化建设是一个系统的工程，其主要内容是把现代化的信息术应用到保险档案工作中，目的是利用信息技术提高保险档案的现代化服务水平，更好的服务于社会主义事业。要使保险档案信息化建设落到实处、达到预期的目的，就要对保险档案及其信息化建设的实际有一个细致入微的了解。
第一节 保险档案的含义、构成及特点
保险档案，是产生于保险行业并且有别于会计档案、基建档案等专业性业务档案的一种专门档案。由保险机构的保险管理工作和保险业务工作的特殊性所决定，保险档案有着自己独特的含义、构成及特点。
一、保险档案的含义
当今社会，随着我国经济社会的不断发展以及社保体制的不断完善，我国的保险业在市场经济体制中得到了空前的发展。各保险机构在承保、理赔（给付）及客户服务等业务处理及服务环节形成了大量具有保存价值的文字、图表、照片、声像等历史记录，这些历史记录经过鉴定、整理并归档就形成了保险档案。
保险档案是指在承（投）保、理赔（或给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、单证、图表、音像及电子文件材料等①。除了在业务工作中形成的历史记录之外，保险机构在行政管理中还会形成大量的记述、记录和反映我国保险工作发展历程的真实历史记录，这些历史记录同样具有保存价值，它们一起构成了广义上的保险档案。保险档案是保险管理工作和保险业务工作中形成的真实记录，它为研究和总结我国保险事业的发展历史和发展规律提供了非常珍贵的资料，同时保险档案对我国保险业的进一步发展也具有重要的指导意义。
本文所指保险档案是指保险机构在业务活动中形成的一般意义上的保险档案，而非广义上的保险档案。
二、保险档案的构成
保险档案的构成及归档范围在各级各类保险机构存在较大的差异，这是因为各保险机构的具体业务内容不同。
根据保险类别的不同，我们可以把保险档案分为商业保险档案和政策性保险档案。商业保险档案还可以细分为人身保险档案、财产保险档案、信用保险档案以及海上保险档案等类别。同样，政策性保险档案可以细分为社会保险档案、农业保险档案以及机动车交通事故责任强制保险档案。
尽管保险档案按照不同的分类方法可以分成不同的种类，但不同种类保险档案的构成大致相同，这是由保险业务的业务流程所决定的。因为，无论是商业保险还是政策性保险，其业务流程大致相同，都是由承（投）保和理赔（或给付）两个部分构成。基于保险业务的这个共性，在这里我们把保险档案分为承保档案和理赔档案两个部分，并对其归档范围进行分别介绍。
（一）承保档案
在保险业务中，承保的流程大致分为收集参保人参保材料、审核参保材料、开具保障合同、提交参保材料及上传参保数据等几个步骤，在这个过程中形成的档案材料我们称之为承保档案。承保档案阐明了投保人与承保人相关的权力与义务，是理赔或给付的原始法律依据。
由于保险业务的内容各不相同，因此这些业务所形成的档案及其归档范围也不完全相同。但无论是人身保险承保档案、财产保险承保档案、货运保险承保档案、农业保险承保档案还是涉外的非水险承保档案、水险承保档案，由于它们的承保流程及承保条款的构成大致相同，因此，不同保险业务所形成的档案其归档范围大体上是相似的。
承保档案的归档范围包括：投保单证的副本及其相关的附表、核保审批文件的副本及其相关的附表、投保人身份证明类文件、确认书、收费凭证复印件、退费凭证复印件、保险合同或协议书、回执类文件、清单类文件 、及其他有关文件。
（二）理赔档案
保险理赔的流程大致分为投保人出险报案、客服受理报案、现场勘查、确定责任、损失核定、投保人提交索赔资料、机构审核赔案、投保人领取赔偿等几个步骤。上述流程中所涉及的全部文件构成了理赔档案。现实中只有出险后经过理赔的承保项目，才会产生理赔档案。
与承保档案相似，由于各保险项目的业务内容、查勘与审核的方式各不相同，其文件的归档范围也不尽相同。
理赔档案的归档范围大致如下：理赔申请书、理赔协议书、理赔委托书、理赔案件调查笔录及报告、客户身份类材料、合同书、案件抄单、文件交接凭证、各种证据类材料、业务批单及其他材料。
由于我国保险事业的不断发展，各个保险机构的业务范围不断拓展，业务内容不断完善，因此与之相对应的保险档案的构成和归档范围也在随着保险事业的发展而变化。另外，由于各保险机构获准经营范围的不同，其档案的构成和归档范围也不尽相同。所以，要做好保险档案的管理工作，要求我们在遵循国家有关规定的同时，还要根据本单位的实际，科学合理地制定保险档案的管理方法和实施细则。
以上所述保险档案的分类及构成是基于保险档案的共性所提出的，仅供参考，目的是使保险档案工作人员能够对保险档案有一个新的更为全面的认识，以利于以后保险档案信息化建设的顺利实施。在保险档案信息化建设中，保险档案的归档范围以国家及各保险机构的具体规定为准。
三、保险档案的特点
与基建档案、会计档案等其他专业性业务档案类似，保险档案也具有其独特的特点，这些特点的存在是由保险机构的保险管理工作和保险业务工作的特殊性所决定的。保险档案的特点表现在以下几个方面：
第一，形成方式具有多样性。一般来说，这种多样性具体表现在保险工作整个过程的复杂性上。由于各保险机构保险业务内容的不同、业务流程不同、工作方式也不同，因而保险档案的形成方式多种多样，导致保险档案具有多样性。
第二，内容构成具有广泛性。从保险档案的内容构成来看，首先它包含了多个学科的方方面面，凡是与保险工作有关的，具有保存价值的文件材料，都在归档范围内。其次，各保险机构保险业务内容各异、归档范围各异，这也导致了保险档案内容的广泛性。
第三，记录内容的系统性。保险档案是整个保险管理工作和业务工作的真实记录，其归档范围贯穿了整个保险业务工作的始终，详尽而系统地记录了保险工作发展的全过程，因而，保险档案记录内容具有系统性。
第二节 保险档案信息化建设的内涵及意义
保险档案档案信息化建设就是把信息技术应用到保险档案工作中，但又不同于简单的技术改革。保险档案信息化建设有着自己独特的内涵和十分重要的现实意义及深远的历史意义。
一、保险档案信息化建设的内涵
档案信息化，就是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务②。档案信息化以提高档案的现代化管理水平、挖掘档案的社会价值为其核心和目标。
在此，我们谈保险档案信息化建设，首先要明白的是它其实是中国档案信息化建设的一个有机组成部分，同时也是保险机构信息化建设的一部分，不能将其与中国档案信息化建设孤立开来，也不能将其与保险机构信息化建设孤立开来。
保险档案信息化建设必须要与中国档案信息化建设以及保险机构信息化建设结合起来才能做好。
保险档案信息化建设的主要内容是指运用现代信息技术全面提高保险档案工作的现代化水平。重新分析总结保险档案管理中产生的新的变化，确立在现代信息社会中保险档案管理与保险档案服务的新的适应现代化的方式，实现保险档案信息服务的社会化。
总体来讲，保险档案信息化建设包含基础设施建设、信息资源建设和信息管理应用系统建设三个部分。其中，保险档案基础设施建设主要是指硬件的配备及网络的建设。保险档案信息化建设离不开相关的硬件设施，如电子计算机、存储设备、扫描仪、放音设备及放像设备等。除了以上硬件设备，保险档案信息化基础设施建设还应包括网络的建设，网络的建设主要是为了保险档案信息的传输与应用。保险档案信息资源建设包括保险相关文件的电子化以及保险档案的数字化两个主要方面。主要指保险电子文件的收集与归档、纸质保险档案的数字化与音像保险档案的数字化三个方面的内容，其中音像保险档案数字化又可细分为照片保险档案数字化、录音保险档案数字化和录像保险档案数字化。保险档案信息管理应用系统建设的主要内容包括软件的建设及网站的建设。
二、保险档案信息化建设的意义
当今，随着科技的发展，信息技术正逐渐被应用于社会的各个角落，深深影响着经济和社会发展的方方面面。处在当前高度发达的信息社会，人们对保险档案的需求已经达到了一个新的高度，这直接影响着保险档案的工作与服务方式。
可以说信息化为保险档案工作发展带来严峻挑战的同时，也带来了前所未有的发展机遇。加强保险档案信息化建设，是保险档案工作积极应对信息化所带来的挑战的正确选择，它不仅能够提高保险档案工作的现代化水平，还能大幅提高保险档案服务于社会主义现代化事业的水平。
伴随着我国保险事业的发展，在以纸质保险档案为注意的传统管理模式下，已经形成了一套行之有效的管理方法和管理理念。但现今信息技术的飞速发展和广泛应用，要求保险档案管理部门提供适应信息社会利用需求的现代化管理和服务方式。传统的管理方式和服务方法已远远不能满足于人们对保险档案信息的获取和利用的需求，保险档案的管理和提供利用已经越来越依赖信息化手段，保险档案管理和利用的信息化已是大势所趋。但是，借助当前信息社会的飞速发展，保险档案工作的发展也迎来了宝贵的发展机遇。借助国家档案信息化建设的全面推进以及保险机构信息化建设的实施，保险档案应该积极参与进来，以现代化的信息技术手段不断完善保险档案管理与利用的方式，积极提高保险档案信息化管理水平以及提供利用的现代化水平，确保保险档案的社会价值得到最大化的开发，让其更好地为社会服务。
保险档案信息化建设所能带来的效果和收益是显而易见的。首先，对于保险档案管理人员来说，保险档案管理会更加省时省力，方便快捷。保险档案的收集、整理、归档、提供利用，工作量非常大，仅仅依靠手工操作费时费力，效率低下。
保险档案信息化建设完成后，保险档案的管理更多的体现在自动化、实时化、网络化，能极大的提高保险档案管理及利用的水平。其次，对于保险档案职能部门来说，保险档案的信息化建设可以提高整个保险机构的工作效率以及服务水平。
部门职能将从保管转向服务，这样以来档案管理的职能将从保险档案的保管部门转为机构内部信息的信息中心，从而更好地服务于决策、科研。再次，对于保险机构来说，保险档案信息化带来的收益可以用六个“更”来概括：更加有效的收集和管理；更加方便的二次利用；更高的利用率；更为有效地解决传统保险档案工作中出现的问题；更加完整的档案信息网络；更高的员工工作积极性及工作效率。
总而言之，保险档案信息化建设对于保险档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
第三节 保险档案信息化建设的必要性与可行性分析
保险档案信息化建设是适应我国经济社会发展以及保险档案工作发展的必然产物。所以保险档案信息化建设必须与我国经济社会发展相适应、与我国保险事业及档案事业的发展相适应，不能盲目。据此，保险档案信息化建设必须进行一定的必要性与可行性分析。
一、保险档案信息化建设的必要性
当今社会，电子技术与网络通信技术的迅速发展，宣告我们已经踏入高科技信息时代。在这样的大环境中，随着保险事业的不断发展，保险档案管理工作也随之产生了很多新矛盾、新问题：保险档案的不断膨胀，场地与资金的限制凸显；保险档案的管理不善，导致重要的保险档案文件损坏、丢失，从而引起法律纠纷，造成不可估量的经济损失；查询困难，利用率降低，管理不专业、不规范，传统的保险档案管理模式受到严峻的挑战。显而易见，传统的保险档案管理工作已不能满足信息社会的特殊需要。于是，保险档案的信息化管理应运而生，而且优势明显。
首先，保险档案信息化管理相对于传统的保险档案管理方式具有优越性。在我国，传统的保险档案管理方式仍然占主导地位，这种以手工操作为主的传统保险档案管理方式，效率比较低下。另一方面，保险档案库存量极大而库存空间有限，传统的保险档案管理方法不利于保险档案的长期保存，这在一定程度上限制了保险档案工作的开展。通过保险档案信息化建设，可以通过信息技术技术将以往的复杂繁多的纸质保险档案及其他载体保险档案数字化，然后保存在磁盘中。
保险档案的信息化管理存储量大、传递查阅方便快捷，还可以将电子保险档案进行备份，保险档案工作者不需要再考虑传统保险档案工作中出现的诸如保险档案文件丢失等情况。另外，保险档案信息化建设完成后将改变保险档案的利用方式：
利用强大的互联网技术，利用者可以随时随地的找到所需要的电子保险档案并加以利用，方便快捷。
其次，保险档案信息化建设能够扩大保险档案工作的发展空间。一方面，通过信息技术把保险档案按密级分类，再通过权限控制可以在一定程度上保证保险档案信息的保密性。另一方面，通过互联网提供实时利用的保险档案服务方式，可以提供更加方便快捷的查阅服务。除此之外，保险档案信息化建设在方便编录人员和查阅人员的同时，还可以增加两者之间的沟通交流，以改进保险档案的服务水平，实现人性化的保险档案服务。
尽管与传统管理方式相比保险档案管理方式的信息化优势尽显，各级各类保险机构也纷纷进行保险档案信息化建设，但现实中保险档案信息化建设却存在着诸多的不足，主要体现在以下几个方面：第一，保险档案信息化建设所需的信息化设备配置上存在不合理现象，在一定程度上造成了资源浪费。第二，保险档案信息资源建设存在不足。第三，缺乏领导机制，导致保险档案信息共享水平大打折扣。第四，针对保险档案信息化的标准化建设不够完善。第五，适应保险档案信息化发展的信息化人才比较缺乏。
在以上背景下，我们可以看出，保险档案信息化建设是十分必要的。
二、保险档案信息化建设的可行性
上世纪八十年代，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。现如今，我国在档案信息化领域已取得一定进展，保险档案信息化建设作为档案信息化建设的一个分支，其全面展开的各种条件均已具备。
（一）国家政策全力支持
受美国信息高速公路计划实施的影响， 1995 年，中央正式号召“加快国民经济信息化进程”.2000 年，“加快档案信息化建设”被列入《全国档案事业发展“十五”计划》。2001 年《全国政府系统信息化建设 2001-2005 年规划纲要》和《国民经济和社会信息化专项规划》相继出台，完成了国家信息化建设的战略布局。2002,《全国档案信息化建设实施纲要》的印发，标志着在我国档案界正式启动档案信息化建设。2005 年的《档案事业发展“十一五”规划》，标志着“金档工程”重大建设项目正式启动。由此，国家各级档案部门的信息化建设便有了政策和资源上的支持。
（二）技术基础趋于成熟
随着科技的发展及信息技术的进步，保险档案信息化所需的技术基础越来越成熟。国内已有多家保险公司开发了自己的数字化信息管理系统。此外，全国各地已经建成不少技术成熟的数字档案馆。实现了对档案信息资源的收集、处理以及传递等功能。而这些功能的实现也标志着档案数字化、数据存储、信息安全与保密等相关核心技术的成熟。数字档案馆以及其他行业档案信息化建设的成功，说明我国保险档案信息化建设所需的关键性技术已日趋成熟并且能够满足保险档案信息化建设的需要。
（三）标准规范逐步健全
在《全国档案信息化建设实施纲要》出台之后，一批相关的标准、规范相继出台，如《电子文件归档与管理规范》（ GB / T 18894-2002 ）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7 号）、《纸质档案数字化技术规范》（ DA/ T 31-2005 ）等等。这些标准规范的出台可为保险信息化建设提供借鉴与支持。鉴于以上客观条件的日趋成熟，对保险档案信息化需求迫切的保险机构必能够抓住机遇，充分发挥主动性、积极性，顺利完成保险档案的信息化建设，开创一个保险档案工作新局面。
本章小结
要做好保险档案信息化建设工作，不仅要深入了解保险档案的含义、构成、归档范围、及保险档案的特点，还要了解保险档案信息化建设及其实施的意义。
只有对这些概念有了深入了解，建设才能更有针对性，才能真正达到预期的效果。
因此，对保险档案信息化建设的必要性与可行性进行分析，不仅仅有助于我们在保险档案信息化建设过程中抓住实际工作中的需求，有针对性的进行建设，还有助于我们时刻保持与我国档案信息化建设总体工作的结合。
