第四章 保险档案信息管理应用系统建设
保险档案信息管理应用系统主要包括保险档案管理软件和保险档案网站两个部分。保险档案管理软件是管理保险档案信息资源的手段，保险档案网站是提供利用保险档案信息资源的窗口。保险档案信息管理应用系统建设是保险档案信息化建设的有机组成部分。
第一节 保险档案管理软件的开发
由于保险档案及保险档案工作有着自己独特的特点，所以保险档案管理软件的开发要结合保险档案工作的实际来进行。保险档案管理软件的功能要符合保险档案工作流程，不能照搬市场上通用的档案管理软件。
一、保险档案管理软件的功能要求
多年前我国档案部门就已经利用计算机辅助档案管理了，到目前为止，已经研发了大量的档案管理应用软件，对于提高档案管理现代化服务水平起到了积极的作用。但是，应用于保险档案管理的软件系统应该具备哪些基本功能呢？目前为止，尚没有统一的定论。这引起了许多诸如软件低水平重复开发，功能设置不合理等方面的问题。另一方面，当前国内缺少统一的档案管理软件系统鉴定和评价依据或标准。这种情况一方面造成大量的人力物力浪费，另一方面也阻碍了全国档案管理现代化水平的提高。
当前保险档案信息化建设必须制定出一套关于保险档案管理软件功能要求方面的规章制度，以便开发或筛选出功能合理的保险档案信息化管理软件。
保险档案信息化建设过程中，保险档案管理软件的功能要求应参照 2001 年 6月国家档案局颁布实施的《档案管理软件功能要求暂行规定》。
二、保险档案管理软件的筛选与测评
由于软件的开发对计算机技术要求较高，各保险机构自己开发保险档案管理软件并不现实。当前，通过购买或专业公司定制等方式来获得适合自己的保险档案管理软件成为很多保险档案管理部门的选择。鉴于此，在通过购买或专业公司定制来获取适合自己单位实际的档案管理软件时，针对保险档案管理软件的筛选与测评就变得尤为重要。
（一）保险档案管理软件筛选与测评的目的
十几年前我国就已经开始了档案管理软件的开发与应用。当前，每年仍有相当数量的档案管理软件被推出，其中有不少称为通用性档案管理软件。但在实际中，很多保险档案管理者很难找出到满意的保险档案管理软件。造成这种情况的主要原因是保险档案管理软件相对于整个保险档案管理软件来时市场较小。不足以吸引开发者开发适用于保险档案管理的软件。要解决上述问题，软件测评与筛选就显得尤为重要了。保险档案管理软件测评与筛选的目的，就是通过一系列筛选与测评，从而选出最适合保险档案管理工作的软件。
国家档案局参照有关标准和相关条目并结合档案部门的实际起草的档案软件测评标准，从十几个方面规定了检测内容。保险档案管理软件的测评与筛选应该参照该标准并结合保险档案管理的实际需要来设定具体的测评标准。
（二）保险档案管理软件筛选与测评的方法
保险档案管理软件的测评方法一定要规范，并且测评要以质量认定为主。测评所涉及标准规范，首先要符合软件开发的相关国际标准、国家标准。其次，还要充分考虑到保险档案管理具体实际。保险档案管理软件测评的指标应包括以下几个方面：
功能测评。主要是指针对这类软件的常规功能、实际功能进行的测评。目的是确保软件的常规功能足够齐全、能够满足保险档案工作的需要以及确保所获取软件的实际功能与《档案管理软件功能规范》的相符合度及与其标称功能相吻合等。
兼容性测评。主要是考察该类软件在所推广应用范围内的常见机型上能否正常运行，在其所标称的多种硬件或者软件环境支持下的运行状况。
速度测评。主要指的是针对所获取软件在进行保险档案管理工作的实际操作中的反应速度及所需要的时间，查看软件运行中是否具有卡顿死机现象，能不能满足保险档案管理工作所需要的时间及效率要求。
易用性测评。主要是考察该软件的易安装性、易操作性、操作引导的清晰程度、在线帮助信息的完整性、人机对话界面的友好性、用户自定义功能的便利程度等。
安全性测评。主要是考察软件对口令密码设定与管理的严密程度、对网络非法用户侵入的防范、非授权用户的识别与抵制、数据传输加密和解密的安全性等。
（三）保险档案管理软件筛选与测评的作用
保险档案管理软件的测评与筛选，最主要的作用是为信息化环境中保险档案的管理挑选合适的软件。同时测评还具有以下几个方面的作用：为保险档案管理软件的推广提供了可靠的依据；对保险档案管理软件的开发起指导作用。
第二节 保险档案网站的建立与维护
保险档案网站是提供利用保险档案信息资源的窗口，保险档案网站的好坏以及后期的维护直接影响着保险档案信息资源的利用效率和水平。
一、保险档案网站的建立保险档案网站的建立不能盲目，为确保保险档案网站建立的质量，不仅要明确保险档案网站所能起到的作用，还要明确本单位是否具备建立保险档案网站的条件。
（一）保险档案网站的建立的意义与作用
保险档案网站是保险档案机构在公共信息服务网站上建立的站点。保险档案网站一般是以网页的方式提供相关保险档案服务和开展保险档案宣传工作。保险档案网站建设是保险档案信息化建设的重要步骤，是保险档案部门联系社会的一个重要窗口。保险档案网站建立的意义及作用体现在以及两个方面：
第一，为保险机构提供全新的宣传方式。传统的保险档案宣传方式具有明显的局限性，互联网能够克服这些局限并和传统的方式形成互补从而提高宣传效果。
保险档案机关可以充分利用因特网覆盖面较广、信息流量比较大的宣传优势，把需要并且可开放利用的保险档案信息作成网页，让全世界的人通过浏览网页实现共享。保险档案机构还可以在网上开展其他形式的宣传活动等，从而有效的提高社会保险档案意识和保险档案事业的影响力。
第二，为保险机构提供完善的服务手段。保险档案网站的建立，使得保险档案机构可以实现馆藏结构和档案目录的实时公布、特色保险档案信息的实时发布等功能。保险档案档案网站的建立使得保险档案信息服务突破了时间地点的限制，能为保险档案利用者提供更加及时、全面和准确的保险档案信息服务，弥补了传统档案服务手段的不足，使得保险档案服务手段更加完善，能够更好的利用保险档案信息资源为广大人民群众服务、为社会主义现代化事业服务。
（二）建立保险档案网站应具备的条件
建立保险档案网站，其最终目的是为保险档案信息的需求者提供一条查阅利用保险档案信息的更加便捷的窗口。但是保险档案网站必须建立在技术、设备、保险档案工作人员业务素质等诸多成熟条件的基础上，切记不可盲目。
第一，要保证保险档案信息上网的安全性。从一定意义上讲，互联网的开放性、广泛性特点与保险档案信息本身的保密性相违背。所以，利用保险档案网站开展保险档案信息服务首先要确保上网信息的安全。保险档案信息上网之前，一定要进行有效的鉴定处理。确保可以开放的档案上网服务社会，不能开放的档案绝对不能泄密。此外，还要做好保密档案的到期解密工作，确保保险档案信息资源的最大程度的有效利用。对于限制利用范围的保险档案信息，要求技术部门与档案管理部门密切合作，利用身份认证、网络控制等一系列技术手段确保信息安全。
第二，要做好保险档案信息的数字化处理。保险档案网站是提供保险档案信息服务的一种手段，保险档案信息资源才是保险档案信息服务的主体。要想将保险档案信息化建设工作落到实处，就必须做好保险档案信息的数字化处理工作。
第三，要做好保险档案信息的选择、分类。保险档案网站建立的目的是提供保险档案信息资源服务于广大人民群众、服务于社会主义现代化建设。其服务对象和目的决定着服务内容。当前，各保险机构馆藏的保险档案种类繁多，数量巨大，这就要求各保险档案管理部门对保险档案信息进行详细、系统的选择、分类及处理，以达到保险档案信息资源最大限度的有效利用。此外，除了将馆藏的保险档案信息提供给需求者利用之外，各保险机构还可以利用保险档案网站开展宣传档案知识、提高用户的档案意识等相关工作和活动，以推动保险事业和档案事业的发展。
二、保险档案网站的维护
一个好的保险档案网站需要定期进行维护，确保网络安全的同时还要定期更新网站所发布的信息，这样才能真正的为保险档案需求者提供优质的保险档案信息资源服务。
（一）保险档案网站维护的内容
服务器软件维护。为了确保保险档案网站能够长期、安全、稳定有效的运行，我们需要定期对服务器软件进行必要的维护，主要是针对服务器、操作系统以及联接线路进行维护具体。
网站安全维护。随着计算机技术的发展以及当前人们总体计算机水平的提高，各种网络安全问题也随之出现。要确保保险档案网站的安全运行，必要的网站安全维护是必不可少的。网站安全维护主要指的是运用专业的扫描工具及时发现并修复网站存在的漏洞，杜绝因这些漏洞而引发的安全事故，确保网站安全有效运行。
网站内容更新。一个好的档案网站，要想维持其生命力，就必须保证其所提供的保险档案信息的不断更新。否则，保险档案网站的建立将流于形式，不仅达不到预期的效果还将造成人力物力的浪费，并且给网站主管部门及网站本身造成不良影响。
（二）保险档案网站维护的方式
在选择保险档案网站维护方式时需要考虑几点要素：维护成本、维护效率、维护效果。目前，保险档案网站的维护可以通过以下三种方式来实现：
第一，招聘专业人员。保险档案部门可以通过招聘专业的技术人员，如网页设计人员、文字采编人员、美工、服务器维护专员等来负责保险档案网站的维护。这种做法维护成本较高但维护效率高、维护效果有保证。
第二，委托建站公司。在建立保险档案网站时可以与建站公司约定，在一定时期内免费对保险档案网站进行小范围改版、内容维护等。这种做法维护成本较低但相应的维护效果也较低、维护效果无保证。
第三，委托维护公司。保险档案部门可以委托专业的网站维护公司，双方签订保险档案网站维护合同，维护公司在保险档案网站内容更新、网页改版、安全维护、数据备份等方面提供全方位进行呵护。其特点是维护成本非常低、维护效果高、维护效果有保证。
本章小结
保险档案信息化建设最终目的还是利用，而保险档案信息管理应用系统则是管理保险档案信息及提供利用的直接手段。保险档案信息管理应用系统建设的好坏直接影响到保险档案信息资源管理的效率和利用的效果。保险档案信息管理应用系统建设不能盲目的追求技术上的高精尖，要根据保险档案自身的实际，在充分需求分析的基础上付诸实施，这样才能达到预期的效果并且避免资源的浪费。
此外，在保险档案信息管理应用系统建设完成以后，要做好系统的维护工作。
