第四章 民营企业档案管理发展期望
对民营企业档案管理的现状进行调查研究，目的是要检验企业档案管理理论的实际应用情况，为企业档案管理理论的发展提供服务，从而保障民营企业档案管理工作的不断发展，以及民营企业自身的可持续发展。而民营企业档案管理工作未来怎样发展，在理论发展的基础上，还要了解民营企业档案管理的目标，考虑对民营企业档案管理有客观影响的社会、经济、科技等方面的影响因素。
第一节 民营企业档案管理发展目标
目标是民营企业档案管理的根本源动力，只有拥有正确的目标，民营企业档案管理工作才能有效的开展下去，提升民营企业管理水平、提高民营企业经济效益、构建民营企业文化基础等都是民营企业档案管理的价值目标。
一、提升民营企业管理水平
民营企业档案管理是企业整体管理不可缺少、有机联系的一部分，优化民营企业档案管理工作，提高民营企业档案管理工作效率，最终都是提升民营企业管理水平，并且民营企业档案管理工作在发展道路上很多方面的提高和改进，都是为了带动民营企业管理水平的提升。
通过民营企业档案管理工作理念的创新化提升企业管理水平。民营企业档案管理工作大多是走自我发展的道路，通过自己摸索、跌倒、再摸索、得到进步这样的节奏在前进，企业档案管理工作理念的创新可以使企业的发展更具特色。档案管理工作的创新精神可以培养出更多的创新型人才，给整个企业注入新鲜的活力，发挥人力资源的最大优势，从而提升企业的管理水平。
通过民营企业档案管理工作方式的现代化提升企业管理水平。科技的进步推动着企业档案管理方式的现代化，将计算机为主的电子科技更多的运用到档案管理中，可以提高企业管理的效率。除此之外，还要广泛应用现代信息技术，加速档案管理中的文档一体化、办公室自动化等工作。民营企业档案管理工作方式的现代化也推进着企业整体管理的现代化，是企业未来发展的必然趋势。
通过民营企业档案管理工作制度的科学化提升企业管理水平。企业档案管理工作的规范无形中掌控着档案管理的正常运作，科学的、合法的、有理的档案工作规范能够优化档案管理流程，让这整个操作流程有制度可依，依制度管理。企业档案管理工作制度的制定从实事求是的角度出发，要与企业的其他制度统一和谐，就能保证企业各项工作的稳定发展，从而提升民营企业的管理水平。
二、提高民营企业经济效益
任何民营企业的运营，都是以追求企业的经济效益为目的的，企业内部的各项规章制度其归根到底都是为企业的经济效益服务的，因此民营企业档案管理工作也不例外。自主管理理念的悄然萌芽与蓬勃发展已经渗透到民营企业档案管理的方方面面，尤其是在档案利用方面，民营企业也掌握着绝对的自主权。从提高企业的经济效益出发，档案管理不仅是管理本企业创立以来所形成的所有档案，更重要的是利用档案，挖掘档案所包含的各种深层价值、隐形价值，更好的为企业发展服务。同时，民营企业经济效益的提高也能更好的带动民营企业档案管理工作，不仅表现在对档案管理工作人力、物力、财力方面的大力支持，更加重要的是一种信念的精神的力量，档案管理工作的备受重视可以让工作人员更有信心开发出更多的为企业谋利的信息资源。档案管理工作与企业经济效益两者相辅相成，互为动力。
不仅是民营企业档案管理理念的形成，包括档案管理制度的制定、机构的设置、方式的创新等多方面构成要素都是以提高企业的经济效益为根本导向。所谓“条条大路通罗马”,殊途同归，最终目的都是为了获得最大企业效益，创造更多的财富价值与社会价值。
三、构建民营企业文化基础
从整体上来认识企业文化，即在企业生活里无形或有意促成的意识流。企业文化是一种长期的积累，是历史的有联系的理念传承。企业档案是每个企业在生产经营的岁月中沉淀和凝炼的精华，蕴含着丰富的文化底蕴，是构筑企业文化基础重要的组成部分之一。民营企业档案管理工作对企业文化的构筑有着深刻的影响。
民营企业档案管理理念奠定了企业文化的思想基础。对于每个民营企业而言，企业文化是必需品，它代表着企业管理的理念与形象。自主管理理念的深入人心，可以促进员工的主人翁思想，有助于形成积极向上的企业文化氛围。企业档案管理是伴随着企业形成之日应运而生，记录着企业每一步成长与进步。同时，档案管理理念的与时俱进也影响着企业文化的思想基础。
民营企业档案管理内容提供了企业文化的参考依据。民营企业档案管理的内容包含着企业发展过程中的大大小小各种事迹，尤其是“大事记”之类的企业重大事件，这些是企业的历史记录，民营企业档案史同时也是一部企业发展史。这些客观记录的企业信息为企业文化的构筑提供了宝贵的历史元素，“以史为鉴可以知兴替”,民营企业档案的内容为企业文化的构筑提供了有价值的参考依据，充实了民营企业文化的丰富内涵。
第二节 民营企业档案管理发展保障
民营企业档案管理发展会受到多种因素的干扰，为了确保民营企业档案管理工作可以朝着一个良好的方向健康发展，需要一系列的保障体系。
一、民营企业档案管理体制保障
民营企业档案管理工作首先需要社会各种体制的宏观保障，可以分为法律、经济和社会服务三方面。民营企业档案管理的法律体制保障。民营企业属于非公有制经济，在改革开放之前，发展非公有制经济不受法律支持和保护，改革开放之后，属于非公有制经济的民营企业逐步发展起来，并且在企业自身发展过程中自律自发的开展了档案管理工作，而且在民营企业档案管理工作不断发展的过程中，我国的法律法规也进一步确定了企业档案的属性，即企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，这一观念的确定，使民营企业更加重视发展档案管理工作，所以民营企业档案管理工作需要得到法律体制的保障。
民营企业档案管理的经济体制保障。在 1992 年我国提出经济体制改革之前，一直实行计划经济体制，计划经济体制下，企业档案在档案行政管理部门管理下严格按照计划进行，而且当时档案意识普遍不高，不能有效发挥企业档案的价值，到了市场经济体制，各企业都参与到市场竞争中，为了能在竞争中获得优势和有利条件，民营企业会自主开发利用企业档案，更充分的发挥企业档案价值。所以，有一个合适的经济体制作保障民营企业才能更好地发展档案工作。
民营企业档案管理的服务体制保障。单个的民营企业能力有限，在其档案管理工作自我发展的过程中，难免会遇到一些问题，如档案格式不够规范化、制度够不完善等问题，当企业自己不能解决这些问题时，就会向档案馆或者档案行政管理部门等地方寻求帮助，这些地方应该足够重视民营企业档案管理工作，提供良好的服务帮助，比如档案馆有大量的关于企业档案管理工作的理论及深入研究，比较了解国际档案工作的变化发展情况，可以组织民营企业的管理者和档案管理工作的相关人员进行学习，保持与时俱进；档案行政管理部门影响范围广，能够从宏观的角度了解民营企业档案管理工作的发展，可以提供民营企业之间以及民营企业与国有企业之间的档案工作交流学习等服务；高等院校也是服务体制中的一员，高校要为民营企业档案管理工作提供优秀的高素质人才的服务。所以，民营企业档案管理工作的平稳发展离不开社会服务体制的保障。
二、民营企业档案管理机制保障
在得到了来自企业之外各方面的保障之后，民营企业档案管理工作的积极发展还需要来自企业内部的保障机制，需要注意的一些运行机制包括激励机制、沟通机制、安全机制等。民营企业档案管理的激励机制。激励是民营企业档案管理工作发展的动力之一，良好的激励机制可以提高企业全员对档案工作的重视程度从而积极主动地完成档案工作，使档案工作的效率在充分满足人们个人需要的基础上最大限度的提升。而激励和目标之间不是简单直接的因果关系，想要达到激励的效果，需要把握企业组织分工、人员能力素质差异等其他因素，在制定激励机制的时候要综合考虑企业的现实状况，运用合适的激励理论，例如在了解档案及员工需求的时候运用需要层次理论和双因素理论；在设置行为考核目标时运用期望理论；在考评结果的时候运用公平理论，而且除了在经济方面的激励，还应该有责任与权利方面的激励等。激励机制对外也属于一种竞争机制，企民营业之间也可以相互促进发展。总之，民营企业在进行档案管理工作时要加入激励机制。
民营企业档案管理的沟通机制。沟通是每个企业管理工作都离不开的，是协调各部门使企业成为一个系统整体的凝聚剂，是企业与外部环境建立联系的桥梁。沟通简单地说就是信息的传递，而档案是信息的载体，所以民营企业档案工作尤其需要良好的沟通机制，这种沟通机制首先要保证信息的真实性和传递的准确性，原始档案通过开发利用会形成新的档案信息，并且随着民营企业档案工作的丰富，信息的传递链越来越长，信息就容易发生失真；其次，沟通机制还应该包括反馈与评价，意思是有档案使用需求的人员，在档案利用之后，沟通机制要收集档案使用过程中的评价意见，或新的档案利用需求反馈；而且沟通机制的对象不仅仅是民营企业内部，还包括民营企业之间以及民营企业档案部门与档案馆及档案行政管理部门的沟通和反馈，这样才能全面的保障民营企业档案工作的发展。
民营企业档案管理的安全机制。随着民营企业档案管理工作的加强，档案开发利用工作的深入，民营企业对档案的安全要求也不断提高。首先是档案保存的安全，随着企业自身和科学技术的发展，民营企业的档案的形式越来越多，需要有合适的分类保存方法，并在保存过程中，做好同质异质的备份和防灾处理，防止档案信息的载体发生破坏、丢失等情况，对档案的信息安全的保护也要做到不泄密、不篡改等，尤其是近年来电子档案信息频频发生泄密事件，民营企业需要加强档案信息系统的保护技术，如防火墙、漏洞防护、病毒扫描、非法外链、入侵检测等；其次是档案使用的安全，做好档案使用的身份认证和登记管理，电子档案还可以做到使用过程监管，防止档案信息的盗取、破坏等其他的不正常的使用。随着市场经济的发展，基于档案的知识和信息对民营企业越来越重要，对于民营企业档案管理的安全机制也会越来越重要。
三、民营企业档案管理基础保障
民营企业档案管理工作有了体制和机制的保障之后，还需要加强基础建设的保障。一是民营企业要提供出合适的职位，以往企业档案意识薄弱的时候，企业不重视档案职位，认为档案职位是可有可无的闲职，随着企业档案工作量的增加和档案意识的加强，也需要改变对档案职位的认识，国外发达国家许多企业已经拥有了 CIO 的职位，这就是专门为档案工作而产生的职位；二是档案工作人员的筛选，有了合适的职位之后，拥有合适的工作人员才能充分发挥企业档案的价值，以往的档案工作人员多是兼职，工作只是档案的保管，而现代化民营企业的档案工作人员要有扎实的理论基础和越丰富越好的工作经验；三是档案管理基础设施建设，包括企业档案馆室的修建和档案信息管理系统的改进，这项工作需要一定的经济投入，需要民营企业根据企业的能力及发展需求做好科学的计划。
总之有了上述三方面的保障民营企业档案管理工作才能健康平稳的发展。
第三节 民营企业档案管理发展趋势
民营企业档案管理工作由民营企业自主发展，民营企业规模种类丰富多样，民营企业档案管理工作也各有特点，形式多样，而调查报告数据统计出来的企业档案管理模式正态分布信息表明，近几年有几种发展模式得到了广泛的认可，发展程度高，大部分企业都采用这几种模式，是未来一段时间民营企业档案管理较可能的发展趋势。经过整理，可以将它们概述为托管模式、动态自主管理模式和图情档一体化模式。
一、托管模式
托管模式是基于外包管理和联合管理，将企业档案管理工作交给其他机构代为管理。企业规模比较稳定，但是档案种类和数量都较多的民营企业，其自我开展档案管理工作成本较高时，多会选择这种模式，或者企业内部开展档案管理工作条件不成熟的民营企业也会选择这种模式。具有专业档案服务能力的公司在美国发展情况比较普遍，较着名的公司有“伦德纳档案公司”和“信安达文档保管公司”.而随着我国市场经济的不断发展，对档案有托管服务需求的民营企业将会不断增加，并且随着社会分工会不断细化和专业化，我国可以提供专业档案服务工作的托管公司也会陆续产生。因此，这种符合社会发展需要的民营企业档案管理托管模式将会成为未来发展的一种趋势。
二、动态自主管理模式
动态自主管理模式是基于集中管理和综合管理，由企业自己开展档案管理工作，这种模式的关键特点就是动态，企业档案工作不做硬性指标的要求，档案管理比较自由灵活，但是这种模式对档案的规范性要求很高，以满足动态变化过程中档案的连贯完整。这种模式以服务企业效益为目标，以体现社会责任为边界，以协调发展为量度，民营企业自主选择企业档案工作的重点，在企业发展过程中注意适时适量的调整。这种管理模式本质就是坚持因企制宜、自主选择、务实高效的原则，遵循经济规律和档案价值规律的管理模式，动态也是强调模式合理变化，不能一成不变，尤其是一些企业档案管理模式并不适合企业，但在企业效益高的时候，表现不明显，在企业效益低的时候又没经济能力和时间精力去调整。这种档案管理模式的思想和日本经济大师稻盛和夫关于企业经营管理的思想--阿米巴经营，有很多相似之处。因为这种模式符合市场发展规律，所以未来可能有更好的发展。
三、图情档一体化模式
图情档一体化档案模式是基于综合管理、信息管理和知识管理等基础，将企业外部信息与企业内部信息高度集中统一管理的综合档案管理模式。如今是基于网络全球化的信息时代，这个时代的特征之一是信息爆炸，而图情档一体化档案管理的目标就是将来自企业内外的海量非结构化的数据信息有效的收集起来合理利用，它有利于解决企业档案信息的孤岛问题，打破档案信息利用的局限性，但是它对企业的网络技术、数据存储、信息处理以及档案人员处理信息的能力有一定的要求，能力越高的企业档案管理效率越高，越容易取得市场竞争优势。图情档一体化管理同时也是文化、信息和知识的一体化管理，它有利于企业形成企业文化，建立企业知识库，增加企业内部人员交流，从而构建良好的企业档案环境。
在未来，图情档一体化管理模式效率进一步提升，减少民营企业不必要的浪费，节约财力物力人力的成本，提高信息开发的速度和信息内容的准确性，提高企业决策的可靠性，是企业发展的理想模式选择。
本章小结
本章根据实地调研和问卷调研统计分析结果所表现出的民营企业档案管理工作现实发展情况，分析民营企业档案管理工作的未来发展，通过研究民营企业档案管理发展的目标，确定其发展的动力，然后根据影响民营企业档案管理工作的内外因素，提出保障民营企业档案管理不断进步所需要的各种社会体制保障、企业机制保障及其他基础保障措施，在理论范围内，根据社会发展，探讨民营企业档案管理发展的可能趋势。
