第二章 民营企业档案管理现实状况
通过对民营企业档案管理工作问卷调查及实地调查的结果进行整理，对民营企业档案管理工作的现状有了一定的了解，总体来说民营企业档案管理工作发展不平衡，企业档案管理与企业效益、企业规模、企业资历等因素成正比，效益好的企业档案管理工作更好，在效益相当的条件下，规模大的企业档案管理工作更好，效益和规模都差不多的企业，创建时间长、资历高的企业档案管理工作更好。
不论民营企业档案管理工作的效果如何，在整理数据结果的过程中，发现了民营企业在档案工作中较为普遍存在的一些问题以及在未来发展时可能面临的挑战。
第一节 民营企业档案管理工作存在的问题
在网络全球化，市场竞争如此激烈的发展环境下，不论民营企业的资历、规模、效益如何，民营企业档案管理工作都是在探索中开展进行着，正因如此，各个民营企业因企业自身条件不同，在档案管理工作中也存在着各自不同的问题，其中较普遍易常见的问题可概括如下：
一、档案频繁易主，资料大量流失
一方面，我国现存的民营企业有相当一部分是由国有企业或者大型国营集团分离出来，不断改制而形成的，档案跟随着企业改制不断易主，在改制过程中，因为没有有效的档案保护机制，合理的档案分配制度，并且也没有专业部门或者档案人员进行指导，档案难免发生损毁、丢失等破坏性现象；还有些民营企业在发展过程中，为适应市场竞争、扩大企业规模、优化企业结构、提高企业效益，在对企业内部进行重大调整的时候，档案也跟着调整，档案的实体或者档案信息必可避免的易主或流失；还有许多民营企业，在我国“入世”后，在优胜劣汰异常激烈的竞争中，因为一时的经营不善，使企业面临兼并、收购或倒闭等问题，企业档案作为企业资产，其所有权也发生变化，或收购，或销毁，对其完整性有一定的影响。
另一方面，人是民营企业档案管理的主体，民营企业经营者与员工之间订立劳动合同关系，合同中一般没有关于档案使用的要求，企业内部也没有有效的档案使用监督管理制度，员工对档案的使用具有非常大的主观性，一部分档案材料随着员工的流动而流失，尤其是一些主营高科技产品服务的民营企业，许多关键员工掌握着企业具有核心价值的档案，一旦这些员工发生跳槽或辞职等流动，轻则破坏企业结构，使企业工作减缓，效益降低；重则档案中的知识和信息对外流失，使企业工作无法继续进行，造成无法估计的损失。更有甚者，有些员工道德素质低下，利用企业档案管理上的漏洞，盗取企业档案，以此来侵占企业权力，或向企业索取高额报酬，对企业的发展造成严重的损害。
所以，民营企业档案的易主流失都不利企业的可持续发展，对于企业竞争力和效益的提升都没有积极作用。
二、档案收集不全，材料缺失严重
档案收集是民营企业档案管理工作的第一个环节，只有收集到种类、内容、数量质量都合格的档案材料，企业档案管理工作才能有效的继续进行下去，发挥档案的价值作用。然而在档案材料的收集过程中有各式各样的问题：一是档案种类问题，民营企业规模不一，能力不同，档案管理制度也不一样，对需要归档的材料要求及保管期限不一样，随着企业的发展壮大或改制合并等情况时，产生新的归档要求和保管期限，之前收集来的档案就可能有不足的地方，使档案材料产生空缺；二是档案内容问题，许多企业档案收集工作是非常被动的，一方面档案管理部门不主动，对档案内容和格式规范没有要求，档案交什么就收什么；另一方面，形成档案的部门不主动，等到档案管理部门来催才去找档案，找到什么就交什么。还有的部门为应付档案部门，交上去的档案经常是不断重复的，或者是旧的档案，不能反映企业真实情况，更有甚者，制造虚假档案信息，这不仅是破坏民营企业内部的档案管理工作的行为，还是破坏市场经济体制的行为，甚至是违法行为；三是档案数量质量问题，各个民营企业经营范围不一样，其形成的档案种类及数量自然不一样，但是在材料归档的时候没有归档登记记录和其他交接手续的监管，就产生了这么一种现象，与企业主营业务相关或是效益高的部门材料归档意识强，其档案企业重视，档案收集状况良好；而一些小部门或效益低的部门材料归档意识差，企业也不重视，档案收集可能存在不连贯的情况，导致企业档案整体不全，材料缺失。
三、档案管理不善，资源利用不足
民营企业档案管理工作的最终目标是为企业增加利益、提高企业竞争力，因此民营企业档案管理部门应该将档案收集之后，通过科学合理地鉴定整理，然后再将之提供出来用于支持企业决策等其他途径的利用，但是许多民营企业在耗时耗资耗力的收集了档案之后，并不能有效地利用，例如某保健产品企业的信息管理中心储存了大量用户体验档案，每天还有新的验档案持续存入其中，但是该企业其他部门的人很少查阅研究这些用户体验档案，而且信息管理中心的工作人员也不会及时地整理这些档案用于再利用服务，所以大部分的用户体验档案只能在过了保管期限或者储存饱和之后被删除。其次，大部分的民营企业档案只是用于对内对外的查询服务，只发挥档案的凭证作用，没有发挥出档案的其他作用，尤其是档案作为民营企业的私有财产，其中隐含着很有价值的信息资源，这些信息资源可以为企业带来巨大的经济效益，但是没有人将档案的这种隐形价值提炼成直观易用的显性文件，档案无法充分利用。还有一些民营企业认为档案既然是私有财产，为防止泄漏企业秘密，过度限制档案的查询使用，许多新来的员工无法通过了解档案从而了解企业，不能快速融入企业，这在一定程度上也属于浪费资源，减慢了企业的发展。
第二节 民营企业档案管理工作面临的挑战
面对我国社会经济改革继续深化，以及国际竞争愈加激烈的市场，民营企业在发展的过程中势必会遇到一些困难和挑战，因此需要民营企业发展现代化企业管理模式，尤其是加强企业档案管理工作，克服企业档案管理工作中面临的问题和挑战，保障民营企业的可持续发展。
一、民营企业档案管理意识需要改善
我国民营企业形成和发展的历史较短，其档案管理的经验相较于国营企业来说较少，档案管理工作在相当数量的民营企业里还没有得到足够的重视，开展档案管理的意识在很长一段时间和范围内还不能适应和跟上民营企业的发展速度，也就不能满足现代民营企业档案管理水平的需要。
一是民营企业管理者及企业领导档案意识不够。多数管理者只注重企业生产资金的投入、成果效益的回报，而忽视了有效的档案工作可以成为企业拓展市场、科学决策的指南针，成为企业规避风险、稳妥投资的风向标，成为企业开创企业文化、独树一帜的奠基石。管理者很少关心注意到对档案工作方面的资金投入、设备更新和人才建设等问题，更没有详细具体可操作的档案工作计划加以执行。
这种现实情况直接影响到企业档案工作的顺利开展，同时也对民营企业本身的发展效益产生负面的影响，使得管理者更无心于企业档案管理工作，从而形成恶性循环。企业管理者们对档案管理工作如此的漠视态度也会严重打击到企业档案工作者的积极心，浇灭档案工作人员的工作热情，更加不利于民营企业档案管理工作的顺利进行。
二是民营企业档案工作人员档案意识不够。目前大部分的民营企业缺乏专业的档案人才队伍，很少科班出身的档案人员，更有甚者有些民营企业招聘的是兼职档案员，他们既没有系统地学习过档案专业知识，也没有丰富的档案从业经验，不能很好的从事档案工作，很大程度上不懂得如何操作档案管理系统程序及设备，浪费了很多的档案资源，从而使得企业档案工作水平得不到提升，不能很好的改变企业档案管理不善的现状，不能为企业提高经济效益促进企业更好发展贡献价值。
二、民营企业档案管理效率有待提高
在这个网络全球化的市场中，信息如滔滔洪水一般淹没了全球市场的每一个角落，市场竞争瞬息万变，民营企业想要抢到市场份额，需要加强档案管理工作，而在整个民营企业档案管理的意识提高之后，若没有一套合理高效的档案管理系统，民营企业的档案管理工作也难以有效的展开。
一是通常民营企业财力有限，档案管理基础建设水平不高，并且技术缺乏更新，手段落后，因此许多民营企业反而不喜欢用现代化的电子档案管理系统，还是趋向于使用传统的纸质档案管理方法，档案工作效率不适应市场的快速发展；而另外一些民营企业虽然使用电子档案管理系统，但不能与传统的纸质档案管理方法有效结合，档案管理工作效率还可以继续提高。二是在企业材料归档收集的时候没有核心思想，对档案的未来的使用没有针对性，在档案的编研开发利用时会消耗更多的时间进行辨别和分类选择；民营企业还需要注意档案在企业内部的分布情况，对档案“公平对待”一味的求全求严也是不科学的。三是民营企业档案开发利用一般只服务于企业的管理者，采用“一本账”式的档案服务，没有考虑企业其他人员对档案的需求，当其他人有使用档案的需求时，要自己筛选档案信息，而他们又不了解档案，使用起来比较麻烦效率低下。四是民营企业一般都没有科学健全的档案管理反馈机制，档案部门不能及时的了解到档案服务是否满足了使用者的需求，若档案使用者对档案有新的需求，档案服务就不能及时改进档案服务质量，档案工作的效率就会降低。
三、民营企业档案管理制度缺失
民营企业在市场经济体制下遵循自由竞争的原则，但这种“自由竞争”也在一定规章制度的框架内允许进行，没有规矩的“自由竞争”会破坏市场经济的发展，科学有效的规章制度既是民营企业档案管理工作顺利实施的有力保障，又是民营企业档案管理具体工作实践的指导方针。改革开放至今，我国关于档案管理的相关法律有一部《档案法》及其《实施办法》，2013 年新发布实施的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》规定了企业档案工作的相关内容，但它面对的是以国营企业为主的大型企业，针对民营企业档案管理的国家级别的有效的规章制度还没有，2006 年中华全国工商联合会针对民营企业档案管理工作，联合国家档案局和国家发展改革委员会发布了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，该意见中也提到我国相关制度不足的问题。再在中国法律信息网搜索民营企业档案管理相关法律制度，其结果为各个省市的地方性的暂行办法、要则、细则等，扩大搜索范围也没有得到相关的有效信息。
另外民营企业档案管理工作虽然实行自我选择、自主管理，但仍然离不开档案行政管理部门的监督和引导，而档案行政管理部门的监督和引导也是建立在有效的规章制度基础上的，没有规章制度的规定和保障，档案管理行政部门也难以为民营企业提供有效的服务。现在各个省市的档案行政管理部门一般与当地的企业档案管理协会一起制定一些地方性的规章制度，对民营企业档案管理工作进行监督引导，而这些地方性的规章制度在民营企业实际档案管理工作中宣传及重视程度不高，执行效果有限，因此档案行政管理部门也不能充分帮助民营企业开展良好的档案管理工作。
第三节 民营企业档案管理影响因素
根据民营企业档案管理工作问卷调查和实际调查的结果统计，概述出民营企业档案管理工作的一般情况及普遍存在的问题，带着问题进一步分析，对产生民营企业档案工作问题的原由和影响档案管理工作的因素进行讨论。
一、外在因素
企业外部环境比较宏观，包括的范围广泛，根据本次调研结果总结了几个重要的外在因素。
一是档案政策法规。国家出台的政策法规是民营企业档案管理工在思想上的基础，为企业档案管理工作指明了方向，这里的政策法规不仅仅局限于档案事业的法律法规，还包括有关国家发展战略、改革开放的宏观政策，市场经济和金融贸易的法律，如《物权法》、《知识产权法》、《反不正当竞争法》等其他的法律法规，只有在各种政策法规一起作用下，才能保障民营企业档案管理工作全面有效的开展；政策法规因素还包括了档案行政管理部门的工作，只有档案行政管理部门坚定贯彻的执行那些政策法规，全心全意的为民营企业档案工作提供服务，强而有力的依法处理违反政策法规的行为，才能保障那些政策法规有效的指导和规范民营企业档案管理工作。
二是档案社会化服务。在市场经济体制下，随着社会群体档案意识的发展，档案行政管理部门也发展档案社会化工作，这种档案社会化的现象给民营企业的档案管理工作也带来了点拨与冲击，档案行政管理部门试用了多种方式来启蒙民营企业重视档案工作，并大力的推广档案管理经验。一是加强宣传档案的重要性。
通过举办讲座、开办展览、印发宣传单等多种形式向社会大众普及档案存在的必要性和重要性，提高档案与社会的见面度。二是大力推崇成功企业的档案管理经验。要想民营企业重视档案工作，最直接的办法就是让领导者者看到档案工作给企业带来的切实效益，比如说经济、社会、文化方面的利益。通过介绍典型案例，让更多的民营企业家了解档案在产品研发、经济纠纷等方面的杰出贡献，以此来促使管理者对档案的重视。三是营造国有企业与民营企业相互借鉴学习档案工作的良好氛围。民营企业也可以在交流中结合自身实际，借鉴有用的经验，更好的发展民营企业的档案管理工作。档案社会化服务的水平高低无疑影响着民营企业开展档案管理工作进度的快慢，在多方支持与帮助的环境下，民营企业的档案工作才能更快更好的开展起来。
三是环境因素。环境因素包括社会环境和自然环境的变化因素，相对于其他的影响因素，环境因素不可预测，难以控制。比如经济危机会造成市场混乱和萎缩，民营企业档案管理工作也会受到影响；或者自然或意外灾害，可能直接毁灭档案，对民营企业档案管理工作造成重大损失，所以民营企业在平时要有防灾机制，减少企业档案在环境发生巨大变化时带来的损失。
二、内在因素
民营企业的现状是企业历史的延续，而民营企业的现状终将会成为企业未来的历史，企业当前和未来的经营所依靠的信息就是来自企业档案。所以，民营企业本身是对企业档案管理工作最大影响因素，企业可以从不同的角度对企业档案管理工作造成影响。
从民营企业的规模来说，一般将民营企业分为大型、中型和小型，细分的话还可以加入超大型和微型民营企业，越大型的民营企业因为材料数量更多，形成的档案种类也更多，档案工作难度高，但是基础设施良好，机制健全，人员充足，因此对档案管理工作要求更加严格，越小型的民营企业与之相反，档案的数量和种类都不多，档案工作要求不严，档案管理意识比较弱。
从民营企业的性质来说，本文大致将民营企业分为三类：生产型、技术型和服务型。服务型的民营企业没有生产工作，主要面对用户，产生的档案一般数量庞大，但是档案用途单一，一般对内用于支持经营管理，对外提供信息交流，所以档案种类不多，对档案管理的速度效率要求较高；技术型民营企业专注于研发，大多数企业运用较先进的高科技管理手段，其档案多涉及科学技术和知识产权等具有较高保密性质的档案，对档案管理有较高的完整性和安全性要求；生产型民营企业既要管理生产又要管理经营，企业要充分了解市场，从而控制生产成本并且保证产品质量和产品销售顺畅，还要进行研发，提高产品的质量满足市场需求，企业经营当中在采购和销售的时候也要与客户打交道，因此企业产生的档案数量巨大而且种类繁多，企业对档案管理工作的系统性要求最高，比较重视档案管理的投入产出比。
从民营企业的管理模式来看，民营企业档案管理工作与民营企业的管理模式是相适应的，档案管理不能脱离企业管理模式，本文将企业的管理模式分为重视型、补课型、继承型和随意型，重视型的民营企业在企业管理模式建立之初就包括了企业档案管理，档案管理制度健全，系统性强；补课型的民营企业是在发展过程中，档案材料不断积累从而产生了档案管理的需求，企业补充性的增加了档案管理工作，对档案管理工作与企业管理模式兼容性要求高，而且对档案管理工作人员要求也高，既要有足够专业的理论知识，还要有一定的工作经验，并且能够根据企业要求提供档案服务；继承型的民营企业又可分为两种，一种是由国有企业改制而来的民营企业，继承了原先较复杂的管理模式，制度健全管理规范，但其对档案管理的要求也比较严格，企业需要根据自身的需求有去有留，但又要保证企业管理模式的系统性，另一种是由家族企业发展壮大而来的民营企业，它们没有系统的管理观念和专业的管理知识，只意识到要随着企业的扩大要加强企业的管理，对于其中的档案管理只重视对企业重要的档案，尤其重视那部分档案的保密性；随意型的民营企业比较简单，这种企业档案管理意识淡薄，企业的管理模式中基本不涉及档案管理，即使有档案管理，也只是形式上的，具体管理情况十分混乱，而且这类企业也不愿意投入增加企业档案管理工作。
本章小结
民营企业档案管理由企业自主管理，各个企业有各自企业不同的管理特点，但档案管理的本质是一样的，因此企业之间也有许多共同之处，通过对实地调研时发现的表现较集中的问题进行梳理，并结合问卷调研反映的信息进行初步整理，概括的列举了民营企业档案管理工作中较为普遍存在的一些问题，进而反映出民营企业在对待企业档案管理工作时，思想意识还不够准确，而且因为缺少相关法律及档案行政管理部门的有效指导，民营企业里档案管理工作的程序也有问题，表现出效率不高、体制不全等情况，然后再根据民营企业档案管理工作表现出的问题，结合调研数据的分析，从个例和问题中寻找企业档案管理内在的普遍联系，探讨来自民营企业内外的影响企业档案管理工作的因素，为以后提出改进建议提供支持。
