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【题目】
公安档案信息资源的开发利用探究
【第一章】
公安档案开发使用的困境分析绪论
【第二章】
公安档案开发与利用的不足之处
【3.1 3.2】完善公安档案开发与利用的保障系统
【3.3 - 3.5】
鼓励多种形式的公安档案开发利用
【第四章】
做好公安档案开发利用工作应注意处理的几个关系
【结束语/参考文献】
公安档案应用问题及完善对策结束语与参考文献
第3章完善公安档案开发利用的建议
3.1增强公安档案的开发利用认知意识
对于公安档案的开发利用，公安系统进一步增强了相关认识，档案工作也日益受到机关领导的重视，有些领导联合档案局，定期检查各级各类档案室，并进行综合考评，对于档案工作的水平与规模达到一定程度的公安局档案部门予以嘉奖表扬，基层档案室受到激励，为了晋升等级，提高了档案工作的积极性，比如：工作环境的改善，管理体制的健全，档案利用工作的加强等；旨在使档案工作为其它公安工作提供更好的服务。
3.1.1档案工作的正确定位。
公安档案工作地位具有特殊性，而公安档案工作的最终目的就是提供利用。公安档案是对公安工作情况的一种真实反映和直接记录，是传承公安工作历史的重要载体，具有十分重要的参考和保存价值。同时，公安档案在侦办案件、服务群众、维护民警合法权益中具有凭证和证据的法律作用，是公安工作和队伍建设不可或缺的重要部分。
公安档案工作对象具有多样性。公安机关档案具体可以划分为以下几大类别：实物档案，声像档案，电子档案，干部档案，会计档案，科技档案，专业档案，文书档案等。基层所（队）的档案可以划分成业务、户籍、文书、试听档案四大类。每个门类下面又有若干属类，如公安机关专业档案又分为刑事侦查、调查、特情管理、外国人入境出境管理、消防监督管理、机动车及驾驶证管理等15类。实物档案又分为荣誉、标志、书画文稿、物证、装备及其他等6类。公安档案工作对象涉及各级各部门的不同业务，具有多样性。
公安档案工作主体具有广泛性。不同的档案需要不同的人来收集。公安档案工作对象的多样性决定了公安档案工作的主体是广大的公安民警。每一名民警今天经历的事件、所做的工作可以组成公安机关明天的历史，其工作记录都有可能成为公安档案。可以说，每一名民警都是公安历史的传承者，公安档案的见证者，因此，也义不容辞地成为公安档案收集归档的责任者。公安档案工作是公安机关一项基础性工作，是每名民警必须掌握的基本功。
公安档案工作具有技术性。公安档案的管理工作，主要包括：档案收集，档案整理，档案鉴定，档案保管，档案编研，档案统计，以及档案开发利用八个环节，其中每个环节都有每个环节的标准要求，公安档案工作是一项极具专业性的工作。因此，做好公安档案工作必须既熟悉公安工作业务，又熟悉档案工作要求。特别是档案工作从软件到硬件都有一套十分具体、独特的管理办法和操作规定，如各类档案如何编号归类，档案库房的温湿度如何调适，都必须依照档案工作规范来执行。
3.1.2转变思想观念，提升档案意识。
要站在对公安事业和历史负责的高度，重视公安档案工作。要把公安档案工作列入工作计划，提上议事日程，真正做到从思想认识上到位。要认真学习《档案法》、《保密法》等档案专业知识，不断建立和完善公安档案管理的制度章程，既要重视基础工作的加强，还要重视工作人员素质的提升。明确档案人员的职责，要把档案工作列入“一把手”工程，严格按照公安档案管理要求，按时完成年度各类档案立卷归档工作，形成领导重视、分工明确、责任落实、整理规范、归档及时、集中保管的良好工作氛围，是档案工作在法制化、规范化、标准化的轨道上健康发展。
各级领导要充分重视公安档案工作，档案员应经常向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发，为领导上报材料和参考资料，提供档案利用信息，是领导认识到档案工作的重要性。要增强档案工作服务大局工作意识，把公安档案工作放到社会政治、经济、文化生活的大背景下思考和理解，增强做好公安档案资源建设的责任感和使命感。要增强档案资源建设整体发展意识，把公安档案资源整合放到公安整体工作中来布局，依靠各警种和全警力之力扩展资源，确保公安档案资源建设在公安工作整体协调中发展。要增强有为有位的进取意识。要立足于利用服务这一着力点以有效利用、促进利用为切入点以有效利用。
3.1.3树立创新观念，增强开发意识。
公安档案的保管仅仅是一种手段，更好地开发利用才是公安档案的目的。公安档案工作者应该具有较强的信息开发意识，主动开发利用公安档案资源，力求工作中有所创新。公安档案管理部门要充分利用自身的优势和较有成效的方法，对公安档案资料进行加工整理，增强档案开发意识，充分挖掘公安档案中储存的宝贵财富，通过分析综合，提炼加工，整理出有总结性、规律性的参考资料，这样才能使档案开发利用工作向更深层次和更广阔的范围进步，将公安档案资源发挥出更大的价值。
3.2完善公安档案开发与利用的保障系统
对公安档案进行开发利用，范围的大小、程度的深浅，直接取决于档案的规范化管理水平。档案的规范化管理为档案工作提供了基础保障。
3.2.1加强公安档案收集整理工作。
公安档案是公安工作的历史沉淀，但目前库（室）存档案可利用的高质量信息少、内容缺项，在一定程度上制约了公安档案工作的科学发展，应该从根本上解决公安档案工作与新的形势任务不适应、不契合的问题。公安档案资源是公安档案开发利用、服务公安工作和经济社会发展的基础，公安档案资源的开发、利用以及相应的服务都是以拥有充足的公安档案资源为前提条件的，所以，必须重视并加强公安档案资源的建设。
做好公安档案的收集整理工作，必须从“量”、“质”、“新”三个方面严格把关。对档案进行开发利用，前提条件包括了：充足的档案资源、适当的档案结构、全备的档案门类、合理的档案管理。公安业务工作的性质及特点决定了档案工作门类多，且复杂。它由公安文书档案，包括上级机关，政府印发的属于公安主管业务的文件材料，公安机关制法的公安工作规范化文件、机构沿革、会议记录、会议文件、计划、报告、通知、通报、专项斗争材料、调查报告、请示、批复、来往函件及依法对一些具体案件、事件立案侦查，调查和处理过程中形成的文件材料等，队伍建设与武器装备资料，典型事例与典型人物材料，公安业务档案以及声像资料、实物档案，会计档案等等组成，为了确保公安档案资料竖不断线，横不缺项。第一要从“量”入手，加大建档力度，扩充资料存量。公安档案“量”的范围要按照“一切反映公安工作、队伍建设的资料，都是公安档案”的理念来认识、来收集，做到资料收集的数量要充足。资料收集的范围要宽泛，要将收集资料的触角伸向公安工作每个层面和角落，伸向方方面面，条条块块，不能挂一漏万，保持资料的全面性。资料的种类要齐全，既要有文字资料、图片资料、数据资料，又要有声像资料、实物资料，是档案图文并茂，注重档案的完整性。第二要从“质”入手，要求我们在档案资料的整理上要严格，要从利于检索、利于开发、利于利用上进行规范整理。要优化档案信息内容，强化精品意识，使公安档案成为各项业务工作成果的精华。档案质量的高低，直接影响着档案利用的发挥，因此在档案整理、立卷归档中要注重分类科学、范围清楚，编制齐全完整的检索工具，解决好档案利用中出现的调卷难、有目难查、查全率、查准率不高问题。第三要从“新”入手，规范档案归档，要借档案立卷改革契机，全面统一档案规格，封面和装订，推动档案规范化建设。要突破传统的档案管理框架，在全面征集有保存价值的档案资料的同时，侧重征集与公安工作紧密相关、对公安工作有一定历史意义和现实意义的材料，将具有保存价值的不同载体、不同类别的文件材料纳入管理范畴，扩大档案信息储量。
3.2.2加强公安档案组织队伍建设。
公安档案工作的发展集技术性与专业性为一体，建立一支较为稳定的、知识结构和年龄结构较为合理的公安档案队伍，是促进公安档案事业发展的根本保障。
首先要整合公安人力资源，加强教育培训，提高档案管理人员的素质。档案工作者要更新理念，提供主动服务，抛弃之前只重保管忽视开发利用的观念，实现档案提供利用的最优化。这就要求档案管理人员不断克服各种观念，学会自我调节，保持心理平衡；可以邀请档案管理部门，专职档案员和有经验的同志，通过采用网络咨询，现场培训和组织有关人员到档案工作先进单位实地学习等形式，定期或不定期地进行培训，使档案工作人员快速掌握公安档案管理系统的操作使用要领。
其次要落实从优待警，稳定关键人才。实践表明，凡是公安档案工作较为先进的地方，都拥有一支相对稳定的档案民警队伍。对默默无闻坚守档案工作岗位，且做出突出贡献的先进典型和那些具有专业知识，掌握公安档案管理基本理论和现代化管理技术，对公安档案工作的发展起骨干作用的人才，要从职级待遇上适当放宽条件，予以倾斜，用好的制度留住人才。对基层档案民警，要舍得进行智力投资，通过分批参加地方档案部门或上级档案业务部门举办的档案培训班，有计划地实施换岗交流、跟班作业、实际操作等工作方式，盘活现有人才资源，提高人才使用率，不断优化档案队伍结构，带动整体素质的提高。落实档案民警特殊津贴，真正关心档案人员的身心健康，把“从优待警”落到实处。
再次要引进档案专业人才。在公安档案信息化建设过程中，出现了许多与档案管理工作相关的技术，所需人才往往很难从本单位产生，必须采取优惠的政策，引进诸如档案管理学、计算机应用与开发、文书学、文献编纂学、外语等领域的高级人才，尤其要注意引进一些复合型人才和具有较强管理能力的人员，逐渐使基层档案队伍呈现“T型”结构，促进档案工作管理水平的提升。这些专业人才往往很难从原档案岗位产生，应制订一定的优惠政策，引进一些复合型人才和具有较强管理能力的人才，努力培养善研究、懂管理、能领导、会操作的专家型和技能型人才队伍，集中人才聚合优势，以推动公安档案工作的可持续发展。
3.2.3完善公安档案的开发利用规章制度。
档案管理的制度基础主要有：保密制度，立卷制度，归档制度，整理制度，保管制度，移交制度，利用制度，借阅制度，从业者职责，保管期限表等。
第一，立卷制度与归档制度。这部分制度应当规定档案归档的时间、范围及手续等，各级机关部门应当根据本单位的相关规定，将档案移交到档案室。档案归档时间的规定如下：业务档案、文书档案的移交时间，一般不得超过次年上半年；会计档案，会计部门可暂时代为保管，一般不得超过一年，应当如期移交到综合档案室。文书部门和业务部门的档案管理人员首先完成案卷的整理装订工作，移交给本处或本科的内勤部门，进行统一保管，档案的移交过程中，内勤人员应对案卷质量进行逐卷核查，退回不合格的案卷，并要求重新整理;其次，移交目录应当是一式两份，由内勤人员负责填写，一份留存本部用作备查，一份则与案卷一起向档案部门移交，一般不得超过六月底；最后，档案人员根据相关规定，逐卷清点数量、检查质量，退回不合规定的案卷，并要求重新整理,全部案卷都合格后，方可办理交接手续，将案卷入库。这部分的制度规定，确保了档案工作在开始阶段就具备齐全的资料与手续，有助于后期档案管理规范化水平的提高管。
第二，保管制度。这部分制度应当规定档案的保管设备、库房建设、安全检查以及“九防”.在密集架或档案柜上进行备注，既提高了查找与利用的效率，又提升了档案管理的规范化水平。
第三，保密制度。这部分制度应当规定档案的安全、保密、利用权限和禁止行为，确保档案资料的信息安全，防止机密外泄。
第四，利用制度与借阅制度。这部分制度应当规定档案借阅的权限、手续、时限和档案实体的安全保护。这部分的制度规定，使档案实体与信息内容都确保安全，齐全的手续也为后面的统计工作提供依据，将使用效果及时反馈到档案部门。目前在规范公安档案管理方面出台了一系列规定办法，如《公安机关文件材料归档范围和公安文书档案保管期限规定》、《公安机关管理规定》、《公安机关档案类别划分与档号编写办法》、《公安专业档案管理办法》、《中国公民出入境档案管理规定（试行）》、《公安声像档案管理办法》等。这些管理办法给公安档案管理利用提供统一的标准，规范了公安档案的管理利用，但这些规定大多数都是很多年前制定，且多年没有修改，不能适应当前公安档案保管利用的新形势。要适当删改、补充、修订和完善有关行政法规、制度和技术标准，建立更加具体、符合工作实际的公安档案法规体系。
除此之外，要结合警务制度改革，适时调整档案部门管理职责和任务，根据各级公安档案管理工作的专业职能、工作特点设计总体目标、规划阶段工作，从整体上继续加强档案规范化、制度化建设，并将其延伸拓展到公安机关各警种、各岗位、各工作环节，与各项业务工作紧密结合，制定出一整套系统科学、易于操作和考量的档案管理工作规范。
要切实改变档案监督指导部门远位监督、滞后指导现状，构建事前调研、过程跟踪、环节审核、事后检查、过错追究，在层面上延伸、内容上细化、形式上拓展的全流程、全时段、全方位监督指导体系，并协调统一刑侦、治安、法制、消防等有关业务指导部门对派出所规范化建设中资料的收集、整理、归档管理标准规范，给基层档案实际操作和管理部门业务监督给予指导。
3.2.4加大档案保管利用的物质投入。
档案的保管利用的物质投入，包括了资金、基础设施等方面的投入，这些投入为公安档案工作提供了物质保障。物质投入的加大，增强了档案管理的有效性、安全性，提供了档案利用的基础。但是，各级公安机关还没有档案利用专项经费，只在有需要时才进行申请。
各地方公安机关应该积极加大对档案管理的资金投入，积极为档案处（室）配备电脑、数据库服务器、多媒体播放设备等档案现代化管理设备。尽量创造条件将办公、阅览、库房分开设立，合理布局档案库房。
另外，应购置消毒柜、防磁柜、密集架等新装具，确保档案保管的安全；应配备环境控制设施，如去湿机、空调、温湿度仪、消毒机等，确保档案实体的安全；还应配备基础的电子设施，如照相机、光盘刻录器、扫描仪、计算机等，提升档案的数字化水平。上述设备的购置能够为档案的妥善保管提供安全的环境，有利于公安机关档案室的基础设施更加信息化、规范化。
3.2.5科学开放档案。
开放公安档案并不是指无条件的全部开放，但是公安部门也不能人为设置障碍，阻挠人民群众合法知情权的实现。公安档案的开放要分为向社会开放（主动性质的开放）和向特定利用者（被动性质的开放），对待不同的客体需要明确开放范围。
公安档案向社会开放的范围。对社会开放公安档案，是指把公安档案由公安机关内部利用到面向社会普遍利用，主动向社会开放已过保密期的公安档案。法律对保密期作出如下规定：公安档案的保密期一般为30年，公安档案属于一般性质的，只要不涉及国家、集体及个人的利益，都应当在保密期满后对社会开放，提供利用；公安档案涉及国家、党、公安机关的秘密的，以及一些其他不适合公开的，封闭期可以延长到30年以上。另外，对于下述档案，也应当延期公开、控制利用：
第一，档案涉及重大刑事及政治案件，一旦向社会公开，会对公安工作展开与党内团结造成影响；
第二，档案涉及党政各级领导人、社会着名的爱国人士，一旦向社会公开，可能会有损个人形象和声誉；
第三，内容涉及到公安机关秘密侦察方法、工作手段、特情信息等，一旦向社会公开，将有可能对个别人的生命财产造成威胁、对公安执法活动造成影响，带来无法挽回的损失和不良的政治影响；
第四，档案涉及公民私隐，一旦向社会公开，将有可能对公民的权益及名誉造成损害。
向特定利用者开放的范围。公安档案部门保存的公安档案有别于其他单位所保管的档案，其中涉密档案比重大一些，但是也不是所有的公安都带有机密性。公安档案当中也有很多档案可以向特定范围内的利用者开放和提供利用。总而言之，档案内容与组织、法人及公民有关的，除了第三方同意档案开放的情况之外，都应当首先使第三方权益、公安机密得到充分维护，再对外开放；除了还处于研究、调查以及处理阶段的文件材料之外，形成的所有行政、治安与刑事等事项的公安档案，为满足一些利用者的特别需要，根据有关权益人或当事人的申请，可以被动公开，主要是涉及到户籍、驾驶员、车辆、治安处罚、强制戒毒、因私出境、劳教审批、刑事侦察等公安档案，以上档案资料的信息内容应当是涉及组织、法人及公民切身利益，但不涉及公安机密。
