鼓励多种形式的公安档案开发利用

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　　【题目】公安档案信息资源的开发利用探究
　　【第一章】公安档案开发使用的困境分析绪论
　　【第二章】公安档案开发与利用的不足之处
　　【3.1  3.2】完善公安档案开发与利用的保障系统
　　【3.3 - 3.5】鼓励多种形式的公安档案开发利用
　　【第四章】做好公安档案开发利用工作应注意处理的几个关系
　　【结束语/参考文献】公安档案应用问题及完善对策结束语与参考文献

        3.3加强公安档案开发利用的信息化建设
　　
　　公安档案信息化建设是一项长期而艰巨的战略任务，是一项复杂的系统工程，不是单靠档案部门的几个档案员就能完成的，需要广大基层民警共同参与。为此，加强基层公安档案信息化建设要统一认识、统一规范、着眼长远、分步实施、讲求实效。充分运用科技手段提高档案的利用率，是公安档案开发的必由之路和有效途径。要提高公安档案管理水平，离不开科学技术，开发各种档案数据库，开通网上档案查阅服务工作已成为当今运用科技手段服务社会，服务公安工作的新趋势。
　　
　　随着现代化信息技术在社会的全面普及，社会公众的日常生活及工作学习，都多多少少受到电子触摸屏、云计算、信息高速路、互联网以及政府信息化建设的影响，利用电子手段获取信息，迅捷、便利，社会公众的要求在不断增大；而公安档案开发利用的服务方式、服务手段以及利用效果，也直接取决于信息化建设的程度。因此，公安档案开发利用的信息化建设是十分必要的。
　　
　　以唐山市公安局为例，唐山市公安局已经分步建立数字化档案管理体系。1997年，开展机关文书档案的文件级目录计算机管理。2004年，全面开展库存档案资料计算机录入工作。2008年，开通公安档案信息网，建设了唐山公安局档案管理系统网络版。2011年，按照公安部代码要求，从树形结构、内容检索、排序扩充等方面，进行修改、更新、完善，实现了网上日常流转文件的即时归档和局直单位公安文书档案全流程网络管理，并完成了全部库存档案数据由单机版向网络版的导入工作。2011年3月份开始，唐山市公安局开始按照“先近后远、先重点后一般”的原则，对部分库存不涉密档案进行数字化加工扫描，并与档案管理系统成功挂接，实现了网上全文查阅需求。各分县局、派出所档案数字化加工工作也已经全面启动。
　　
　　3.3.1加强电子档案资料的管理
　　
　　当今社会是信息社会，信息化俨然成为了时代发展的方向和特点。公安档案的检查日趋信息化，电子文件也日益增多，为顺应时代发展的需求，各级公安机关必须加强电子文件档案的管理工作和信息化建设。为加强信息化建设和电子文件管理，使纸质档案、电子档案实现“双套制”管理，笔者有以下几点建议：
　　
　　（1）对公安档案文件材料进行电子化扫描。各级公安机关应当积极推进公安档案数字化建设，将库存中的纸质档案逐步转变成为电子档案，使纸质档案、电子档案实现“双套制”管理。
　　
　　（2）对数字化档案加强管理。为保证公安档案数字化工作的顺利开展，应当采取前端控制手段，全程监管电子文件，包括文件产生、文件形成、文件归档、文件保存、文件检索以及文件利用。上级档案部门对下级档案部门的电子档案给予指导和管理，尤其是要规范档案数字化要求。公安机关基层所队的数字化方案，应当上报上级部门进行备案。
　　
　　（3）信息化建设要持之以恒。公安档案的信息化建设，必然是一个系统的长期过程，随着公安机关信息系统的不断更新，大量的电子文件也不断形成，档案部门将面临许多文件保管方面的问题，比如：原有文件的存储与迁移，新生文件的搜集与整理等。这就要求工作人员在工作中进行总结，汲取经验教训，切实提高档案数字化、信息化的程度。
　　
　　（4）要注意充分保障公安档案信息安全。在公安档案的信息化建设工作中，最重要的问题是：在信息化建设中如何确保信息的安全性与保密性。各地公安机关应当加强档案安全的保障工作，严防档案数据外泄、被盗。
　　
　　3.3.2建立健全公安档案检索系统
　　
　　公安档案利用者在利用档案时，必然会借助档案检索工具及系统。为使档案检索提高效率，使服务工作进一步优化，应完善档案检索系统和提高工具性能。好的档案检索系统应有：手工检索，计算机检索，以及优良的检索平台。       
   （1）手工检索的编制。档案手工检索的工具包括档案目录、立卷说明。对归档案卷进行的补充概述与说明，就是立卷说明，主要内容有档案立卷与归档情况和立卷单位基本情况。其中，档案立卷与归档情况包括：档案分类，立卷组织，组卷方法，以及归档文件的内容、数量、完整度与来源等；立卷单位基本情况包括：单位名称，单位性质，单位成立时间，单位职能，单位内部机构，单位隶属关系，以及单位重大活动与事件等。通过立卷说明，可以了解档案室手工保管档案的情况，全面系统地展现了档案内容与全宗历史，可以指导档案的检索与利用。档案查找过程中，立卷说明能够帮助人们解决查阅疑问，尤其是业务、机构变动频繁的单位，立卷说明可以为利用者提供帮助解决这些疑难问题。此外，立卷说明对公安机关的年度工作进行了综合记录，因而具有系统性、真实性、资料性，助于史料搜集和素材编研，既提供了公安档案利用的原始资料，还累积了档案编研的素材，对于全宗介绍的编写，更是具有十分重要的价值。
　　
　　档案目录是重要的检索系统组成部分。档案室按照一定的次序，将数量冗杂的条目着录汇编成一组系统目录，即档案目录。各地的档案目录，则是由各地公安机关根据档案类别编制而成的，目录内容主要分为手检目录、机检目录。其中，机检目录的主要有：分类目录，专题目录，主题目录，案卷目录，全宗目录等；比如，诉讼档案就有相对应的诉讼目录，档案利用者在检索档案时，按照档案要素有多种检索方式，如：结案期，案由，当事人姓名，文号，归档号等；档案查找十分便捷。
　　
　　（2）计算机检索的开发。对各类文书档案及档案目录进行电子化扫描，录入计算机，可以极大地提升档案工作效率和档案管理水平。比如，档案利用者在检索文书档案时，可以依据档案要素（卷号、题号、文号、责任者等），通过计算机直接查阅电子档案。一方面增加了档案查找与利用的便捷，另一方面降低了出库档案的损害，还能够使档案工作提升效率。
　　
　　目前，还需要加强电子档案及文件的系统管理，将管理软件统一，提高档案检索平台的效率与安全性，使档案利用便利、高效。
　　
　　3.3.3实现档案资源共享
　　
　　通过信息化的方法，将公安档案资源进行有效整合，使档案资源整合实现网络化、数字化、一体化和系统化。档案资源的四化整合，能够消灭信息孤岛，帮助档案利用系统化解相互间的矛盾，如数据不关联、互相割裂等，从而使公安档案工作优化使用效果、提高管理效率，为开展检察工作提供基础。
　　
　　（1）历史档案的整合要数字化。为充分有效地发挥历史档案的价值，应当对历史档案进行数字化扫描，并编制档案目录。
　　
　　（2）数字资源的整合要网络化。为使档案资源提高搜集效率，应当档案管理方法从原有的档案室立档，拓展到网络管理软件，实行部门立卷。
　　
　　（3）各类档案资源的整合要系统化。为全面整合档案资源，应当采用网络管理软件，对各类（声像、基建、会计、诉讼、文书等）档案进行全方位地整合。
　　
　　（4）各类系统的整合要一体化。为提高应用系统的归档速度，应当推进各种应用系统归档接口的一体化工作，实现无缝衔接。
　　
　　（5）档案利用要提高便捷程度。推进档案的网络借阅，实现档案利用网络化，一是档案利用者不需要在档案室查找，既能避免不必要的时间浪费，又能提高档案查阅便捷程度；二是极大地减少了保管纸质档案的人力、空间等资源，使档案管理成本有效降低；三是降低了档案原件损害，实现档案实体的安全保护。
　　
　　3.4鼓励多种形式的档案开发利用
　　
　　公安档案资源丰富、种类繁多，充分开发利用好公安档案，能够从源头上预防违法犯罪，从而更好的为公安工作服务。
　　
　　3.4.1公安档案阅览服务
　　
　　档案阅览服务，是指档案部门在特定的场所设置档案阅览室，公开档案信息，为相关用户提供利用。现阶段，国内档案部门的服务工作中，档案阅览服务是主要的一种服务形式。对公安档案而言，可以向公安内部提供阅览一些不涉密的公安档案以及编研成果。档案阅览服务的具体活动内容和程序如下：
　　
　　（1）档案收藏部门开辟档案阅览室。即在档案馆（室）内设置专供查询、使用档案与资料的场所。
　　
　　（2）档案收藏部门要为用户提供必要的阅览条件。这些条件包括：人员条件、物质条件、和制度条件等。
　　
　　（3）接待档案用户，解答用户提出的相关问题。接待工作是一项业务性、政策性和艺术性较强的服务工作，它要求负责接待的档案人员认真、负责地进行此种活动。
　　
　　（4）有效满足用户需求。对档案用户的需要进行充分了解后，档案阅览室的接待人员，就可以选择其恰当的方式来满足其利用需要。
　　
　　3.4.2公安档案制发复本服务
　　
　　档案复本制发服务是指档案部门为满足用户合理需求，借助摘录、复制（例如静电复印、晒印、拍照、抄录以及摹写等）等手段，基于档案原件、已有副本，向用户提供复制品档案。
　　
　　档案复本制发的服务方式，也有局限性，例如档案复本有时候不能满足那些需用档案原件作证据的用户需要；印发的档案复制本不容易控制，有被辗转翻印或公布的可能，尤其对于公安档案来说，很多档案还不能对外公开，这样就不利于公安档案信息内容的保密。
　　
　　3.4.3公安档案目录制发服务
　　
　　通过档案目录，可以紧密地联系起档案室与档案用户，在二者之间起到重要的纽带作用。而且，只有通过档案目录，才能帮助档案用户实现档案利用。公安档案具有特殊性，公安机关档案部门的档案公开，多数是部分公开，有些甚至是完全不公开，因此，关于公安档案信息的成分、内容档案，档案用户了解很少或是完全不了解。公安档案部门应当采取必要的方式手段，满足用户需要，实现档案的有效利用。根据实践结果，档案指南、档案索引及档案目录的制发，是解决这类问题的有效方法，可以极大地提高档案文件的利用效率。
　　
　　根据实际的工作需要，公安档案部门可以将工作业务中相关的档案目录以及档案编研成果涉及的档案目录，印刷后送达相关领导或职能部门。通过这种服务，使他们能够及时地了解可资利用的档案信息状况，以便有效地减少不必要的重复劳动、节约工时、人力和财力。
　　
　　3.4.4举办形式多样的档案展览
　　
　　通过在各类场所（学校、机关、居民区等）举办档案展览，能够有效开发丰富的档案资源，发挥档案资源的宣传功能，寻找新的档案利用途径。
　　
　　根据实践结果，举办档案展览既为公安档案利用提供了场所，还是公安档案对社会的系统公开、集中公开。人们通过参观档案展览，提高了对档案的认识程度，增加了对档案利用的兴趣。档案展览是公安档案开发利用的有效手段，它充分体现了公安档案的利用价值，取得了满意的宣传效果，通过一些法律常识、经典案件的宣传，从而更好的预防违法犯罪。
　　
　　还可以组建公安主题档案展馆，利用大量档案资源，组建起一个精品的公安主题展。一方面使档案室的咨询功能得到充分有效的发挥，另一方面开拓了新的档案利用领域。
　　
　　3.4.5进行多种形式的公安档案编研
　　
　　档案编研工作就是以馆（室）档案为基础，档案工作人员所进行的编辑和研究工作，编辑档案文摘汇编、档案史料和现行机关文件汇编、编写档案参考资料、参与编史修志等都是档案编研工作的主要内容。
　　
　　利用档案的文化价值撰写调研材料，是各级公安机关对公安档案开发利用较为普遍的一种形式，例如曾经有人根据本地区的公安档案撰写过《关于山区火灾的特点与防治》、《关于青少年犯罪问题的若干思考》等。
　　
　　利用公安档案编写史志，也是公安档案开放利用的一个重要方面，公安机关作为维护社会治安的国家机器，其活动是国家意志的直接体现，其形成的公安档案理所当然地成为各级行政机构编写史志的源泉。很多地方根据公安档案撰写《公安大事记》等作品。
　　
　　公安档案因承载着公安机关打击犯罪、维护正义的各项职能活动，经文学创作后能对公众有教育警示作用，对社会舆论起正面导向作用。这个利用层面，在电视剧、电影、小说等创作中较为普遍，如曾在中央台热播的电视连续剧《重案六组》、《黑洞》、《任长霞》、电影《玉观音》、《疯狂的石头》、《天下无贼》，公安体裁小说月刊《布谷鸟》、《警笛》等，无不得益于公安档案资料。
　　
　　3.5做好公安档案开发利用工作中的超前服务、参与服务和跟踪服务
　　
　　3.5.1做好公安档案开发利用中的超前服务
　　
　　首先要做好档案开发与利用的传统工作，比如：档案咨询服务，档案借阅及外借服务，档案复本制发服务，档案目录制发服务，直接提供证据材料等。“这是最直接的服务方法，也是利用者和保管者之间的桥梁，是承上启下的枢纽”这些方式方法是档案部门多年来性质有效的利用方式，发挥了较好的作用；是我们必须坚持的。其次，注重培养档案工作人员的参与意识，有意识地提高他们的综合素质，在从事各种档案研究和编辑工作时，能够充分发挥综合档案馆或档案室现有、全部信息资源的优势条件，特别要重视档案研究工作，它能够使档案开发与利用的范围更广、程度更深，使档案开发利用工作登上一个新的高水平的台阶。
　　
　　公安档案开发利用工作中的超前服务，是一个至关重要的问题，无论是各级领导还是档案人员都要以极高的责任心和敏锐的洞察力，来提高自己对公安业务工作和档案工作中的热点问题的认识，也就是要具有超前意识，只有做到这一点，才能立于不败之地，完成党和人民交给我们的任务。例如，“甲A”足球联赛开办以来，从中暴露出来的安全保卫方面的问题，就需要引起我们各级领导和档案人员的高度重视。从英国球迷闹事到工体“5·19”事件，从“甲A”上海赛区球迷闹事到今后有可能发生的大规模的球迷闹事，从公安机关和公安档案部门，特别是地处赛场的公安机关和公安档案部门，就应该站得高一点、看得远一点，具备超前意识，及时抓住这一热点问题，制定出超前计划，并充分发挥档案部门信息库的作用，集中力量做好超前工作，全面收集整理国际国内、历史上和现实中各种各样相关的档案材料和相关资料，归纳、分析、总结和提炼出来，为领导决策服务，为公安业务工作服务，从而完成公安档案开发利用工作的任务。
　　
　　3.5.2做好公安档案开发利用中的参与服务
　　
　　我们知道，要做好公安档案工作，特别是公安档案开发利用工作，就必须了解和熟悉公安工作，而对公安工作进行了解和熟悉的过程，就是档案工作的展开过程，两者必须紧密的结合起来，融合在一起，才能实现这一过程。因此，要想做好公安档案开发利用工作，我们的档案部门和档案人员就必须紧紧围绕公安实际业务工作，积极参与进来，使公安档案工作渗透到公安工作的各个方面中去，最终达到为期服务的目标。
　　
　　第一，直接参与公安机关业务工作，在实践中服务。
　　
　　公安机关工作和业务的特殊属性，决定了公安档案相关工作也具有区别于其他档案工作的特别属性。比如：特殊的档案形成方法及手段，繁多的档案类别，复杂的档案内容，档案文件材料具有很强的阶段性、连续性、反复性和证据性等。所以，公安机关的档案部门、档案人员如只按照一般意义上档案工作的要求来开展开发利用工作，根本不能做到对公安业务工作的完全熟知和深入了解，也无法实现对公安业务工作需求的满足，实际参与到公安机关具有影响力的工作当中，是解决问题的最快捷、最直接的途径，在了解和熟悉业务情况的同时，还锻炼了自我能力。另外，这种方法最主要的好处还在于可以在文书材料转变成为档案以前，同时对其进行搜集、办理、归档及提供利用等工作，确保满足利用工作的最新需求，可以帮助档案部门、档案人员从传统的幕后走上前台，保证了他们对某项重大工作活动历程的掌握，最直接、最客观、最全面，甚至是工作活动文件材料的全部形成过程，确保材料收集的范围合理、内容科学，为最终提供利用创作了先决条件。这是公安档案开发利用工作中应区别与其他部门开发利用工作的标志之一。如90年亚运会、历次严打工作、世界大学生运动会等，我们的档案部门都直接派人参与，从而实现了从过去档案馆这个“点”到整个业务工作这个“段”的“全过程”的直接参与服务。
　　
　　第二，在公安机关业务工作中介入公安档案工作，提供间接服务。
　　
　　从表面上看，参与服务并没有实际的参与到直接的档案工作中，然而作为档案服务的另一种重要方式，在实际的工作中，档案部门和工作人员必须努力拓展思维，找准公安工作的利用方向，并全面把握其需求；档案部门要配合业务部门的工作进度，及时地向业务部门输送所需的档案资料，确保业务工作在各阶段都能够获取档案信息，进而在公安机关业务工作中间接提供档案服务。而实现间接服务的方法，主要有以下三条。
　　
　　（1）档案部门建立起档案利用的基层反馈体系。档案部门应当通过基层部门（站、所、队、科）的档案兼职人员（内勤人员），以及二级单位（分县局、业务处等）的档案专职人员，保证落实档案利用信息的反馈。这样，对于业务部门的工作状况，以及其所需的档案资源，档案部门都能够准确、及时的掌握。
　　
　　（2）各级各类档案部门充分发挥指导、监督功能，明确档案工作在业务工业中提供服务的目标及方向。由于档案部门指导员主要负责业务部门与基层单位的相关工作，所以能够较多地了解到业务工作中心及重点，档案部门的开发利用人员应当充分利用这一特点，向指导人员了解基层的利用需要和目标，从而有针对性地、切合实际地开展工作。
　　
　　（3）档案用户的日常接待工作中，档案部门工作人员应当细心观察前来查阅档案的业务人员，做到“三勤”（手勤、嘴勤、脑勤），并抓住每一个细节，积极思考，以了解业务部门对档案资源的利用需要，并分析其以后对档案资源的利用方向及范围，做好事先准备，确保在业务部门提出需要之前，或者是提出需要的即刻，就能够拿出成品。
　　
　　3.5.3做好公安档案开发与利用工作的跟踪服务
　　
　　公安档案的开发利用工作是一个连续循环的过程。一个开发利用过程的结束这是另一个开发利用过程的开始，这种有节奏、有规律的良性循环过程推动了公安档案开发利用等相关工作的发展进步，从而带动公安基础工作的发展。而要使这个过程做到良性循环，就必须做好档案开发利用工作中的追踪服务，总结、归纳、分析、提高，为下一步的超前服务和参与服务创造条件和打好基础。
　　
　　（1）追踪档案开发利用工作效果，达到档案开发利用工作的目的。
　　
　　公安档案的开发和利用效果可以直观的体现出当前的公安档案开发利用的情况，因此，要做好档案开发利用的效果跟踪服务。效果跟踪服务的内容包括：一、跟踪得到解决的公安工作方面的难题以及获得的经济和社会效益；二、公安档案开发和利用中，对存在的不足和缺欠之处及时给与相应的关注和处理，比如：不实用的检索工具，不准确的档案鉴定，不合理的档案组卷，不系统的档案整理，不齐全的档案材料等；制约了最大限度发觉档案资源价值工作的开展。第三，分析档案利用成效的过程中，及时发现公安工作的不足和漏洞，比如：相关信息资料占有得不够充分、不够完整，进而对工作决策、工作开展造成影响。因此，不管是档案的开发利用还是后期的维护阶段，档案部门都应该进行不间断的跟踪服务，建立健全各种效果反馈方式和手段，以及相关的制度，从而了解工作的成果和弥补自身的不足，为今后工作提供不断改进的依据，同时还可以向各级领导部门提出充分发挥档案信息资源作用的建议，从而为领导决策和业务工作服务。
　　
　　（2）落实追踪服务，重点档案资源实现二次开发。
　　
　　跟踪服务的实行过程中，通过各项手段，如：借阅内容的统计，编研实用性的排列，使用单位的调查，使用方向的分析；档案工作人员可以全面掌握被利用过的公安档案，找出那些查阅人数多、利用频率高、使用频繁的档案文件材料。
　　
　　这些档案资料，便是档案开发利用工作今后的重点及必要利用对象，将频繁地被查阅、被利用，从而迎来利用高潮。因此，我们可以在追踪服务中，充分利用档案信息各种性质，汇总成更切近实际、更新潮、更具备研究价值的二次文献，为新一轮的研究和使用提供参考依据，最终体现出档案开发利用工作的重要性。
　　
　　（3）利用追踪服务，做好公安档案开发利用工作的预测工作。
　　
　　当一个开发利用过程终结后，在进行跟踪服务的过程中，应当注意的是，分析以往和目前的档案开发利用工作，并预测今后的档案开发利用工作，从而不断提高我们的工作。首先，全面分析过去的工作状况，为后续工作提供前期准备。主要分析指标应包括：档案用户的分析指标，包括用户的职业、类别、需求、用途与心理状态等数据；档案实体的分析指标，包括档案利用的类别、卷次、范围与数量等数据。其次，归纳总结过去的档案利用特点，将典型事例提取出来，对过去档案利用的主要类型、热点方向以及敏感点进行分析、论证。第三，以前两点的分析为基础，对档案利用在未来的工作方向作出预测，主要是：分析公安工作发展趋势，公安工作整体要求、业务工作的具体需要，重点档案的利用方向，追踪档案利用需求的周期性变化等；尤其要注意工作特点，做好隐形需求和临时需求的预测工作。
　　
　　追踪服务对于档案的开发利用来说，是上一个过程与下一个工作的过渡阶段，只有做好这项工作，才可以完成档案开发利用工作的全过程，因此，各级档案部门切不可忽视这项工作。
　　
　　综上所述，做好超前服务，参与服务和追踪服务，能够从自身发展的误区中摆脱出来，高效率高质量的服务于公安业务工作，完成自我发展的过程，走出一条符合公安档案工作实际的道路。