第5章 JT 公司备件库存优化方案实施的保障措施
5.1 提高备件计划管理水平
备件计划是备件管理的龙头，由于设备和备件的多样性和复杂性，备件计划申报的准确性和管理难度较大，通过提高备件的计划管理水平可以达到合理备件库存储备的目标。
1、提高备件计划的准确性
影响备件计划准确性的因素主要有：使用部门对设备的熟悉程度、设备异常的不确定性、物资供应部对备件消耗规律的把握能力、备件采购周期的稳定性等。备件计划准确性不高，一方面会造成无效储备的增加，导致储备资金占用的持续增长并高居不下；另一方面会产生更多的急件计划，导致采购效率的降低和保供难度的增加。
提高计划准确性，可以从以下几方面着手：一是加强设备管理及相关人员的技能培训。对设备操作人员、点检保养人员、维修人员、技术人员、基层管理人员进行全方位的培训，提升设备维护保养的技能。同时，加强设备管理，抓好设备日常点检维护保养，做好预防性维修，合理安排日常检修、月修和年修。通过提升设备管理水平和提高全员对设备熟悉的程度，达到提高计划申报的准确性。二是不断完善定额管理。近年来各使用部门为定额管理做了大量的工作并取得了初步成果，对计划管理有一定的指导意义。定额管理，特别是易耗件的定额管理是提高计划管理水平的一个重要标志，应通过实践不断进行完善。三是稳定备件质量。稳定备件质量，将使使用部门对该类备件的使用寿命有较好的把握，有利于提高计划的准确性。四是严格控制事故件计划。事故件对库存管理影响极大，可以通过对大额事故件单列计划并严格审核，并根据事故件的金额大小确定审批流程。
2、提高备件计划的及时性
计划申报的时间与批量对供应与库存也有着直接的影响，申报早了多了会使库存上涨，申报晚了少了则保证不了供应，影响设备修复运行。年度计划和季度计划是在预测全年或全季度可能的消耗量的前提下申报的，能形成一定的采购规模，有批量优势，对于整合采购资源、提高采购效率、确保交货周期、稳定供应渠道都非常有益。月度计划是针对全月可能的消耗量并补充适当的库存而申报的，计划相对零散。临时计划是因设备运行异常或可能影响设备正常运行而申报的，计划数量极少且要求交货时间非常短。
从目前各使用部门申报计划的实际情况来看，基本上是月度计划和少量的临时计划，几乎没有年度计划和季度计划。不少计划要求在一二个月内交货，申报计划时点没把握好。为提高计划的及时性，建议对备件计划进行分类管理：一是备件计划分类管理。易耗备件以年度计划为主，月度计划为辅的申报方式，并明确分批交货量。对于消耗量小的常耗件，可采取月度计划申报方式。大修年修备件以年度（季度）计划为主，月度计划和临时计划为辅的申报方式。一般事故件计划按年度申报。二是对资金周转率进行考核。原则上要求到货备件（除了事故件）在一定时间内出库，例如临时计划，备件到货后 3 天之内出库；月度计划的常耗件，备件到货后 3 个月内出库；年修和大修备件，在年修或大修结束后 3 个月内出库。事故件到货次月开始折旧，折旧期限五年左右。同时对平均库存周转天数予以考核。
3、提高备件采购及时性
备件采购周期直接影响计划的申报时点，若采购周期飘忽不定，将会导致计划部门无法把握计划申报的合适时机，计划部门可能因此提前申报，从而导致库存储备的增加。影响采购周期的因素有：备件信息（图号、规格型号等）的准确性、各环节的及时性和协调性、供应商选择的合适性等。
提高备件采购的及时性，应当注意如下几个方面：一是流程通畅。计划的审核与执行，都应按程序规范操作，每个环节应明确时间要求并予以考核，其中计划的执行率要合理设定并严格考核。二是完善备件信息。加强备件基本信息的收集整理，重视测绘与备件图纸的管理，并及时补充完善备件基本信息。与此同时，计划审核部门要对备件信息的完整性严格把关，对不符合要求的备件计划立即退回。在采购过程中，需要现场予以确认的信息，现场应在规定的时间给予反馈。三是采购周期、采购批量标准化。进口件和国产件、机械备件和电气元件、大备件和小备件、锻造备件和铸造备件、工艺复杂备件和一般机械加工备件，它们的交货周期相差很大，应设定不同的采购周期，一是方便计划申报，二是便于对业务员的考核。对于年度消耗量大的备件，要确定每年订货批次和每批次的订货量。通过标准化的管理，提高备件供应管理水平，达到降低库存的目的。四是加强与供应商沟通和合作。采购人员应定期对相关供应商进行实地考察，充分了解其制造能力、管理水平、优势产品、合作意愿、应急能力等，不断提高“选择合适的供应商提供合适备件”的能力。
5.2 加大保险件外部联合储备
在日常生产中，大多数备件的需求是没有规律的，为提高保供能力，保证设备正常运行，除了采取有效措施提高备件计划的准确性之外，重要的方式就是实现使用相同备件的用户联合储备。通过简单分析，我们不难发现，实现使用相同备件的用户联合储备，能有效降低备件库存储备。
在外部联储模式下，不设实体的联合仓库，用于共享的备件分别存放在各参与方的仓库里，所有权归各参与方。备件用户方共同制定备件共享的范围和方式，当一方需要他方仓库里的共享备件时，可借用或购买。这种方式对于价格高而使用频率不高的事故件意义很大。保险件外部联储的实施步骤如下：
1、建立完善的共享协议和制度
在外部联合库存模式下，备件用户之间要相互信任，特别是当自己的库存比其他企业多的时候；二是要求企业之间建立一套比较完整和完善的备件流动协议细则，以利于备件能够准确快速有效地为需用企业服务；三是建立有效利益分配机制与合作激励机制，将有利于企业之间的协作与协调。
2、建立备件库存管理信息系统
备件库存管理信息系统至少应具备如下功能：一是备件储备信息能实时查询；二是备件需求能得到及时传递与响应。为此，在备件库存管理信息系统设计时需要注意以下几点：首先，需要统一的备件名称、图号、零件号及其他基础信息，以保证联储备件是独一无二的；其次，要求各企业能够及时准确地发布备件实时信息，以保证备件库存信息的及时和准确；第三，建立长期的联系机制。
3、建立备件物流保障系统
由于实际备件物流会受到运输距离、运输工具等限制。因此，参与备件联合库存的各企业间除了要利用完善的协议和完备的信息进行备件信息传递及管理决策外，还需要共同协商建立一套完善的备件物流保障体系或将备件运输外包给第三方物流公司，以保障备件得到及时运送和共享。
用户间外部联储主要是针对关键设备上的事故件，且需要与外部公司共同配合，难度相对大一些。要想实现用户间的外部联储，我们可按如下步骤进行：
一是梳理重大关键进口设备的保险件清单，保险件可考虑外部联储（表 5.1）。
二是依托设备供应商在国内寻找与我司使用相同型号设备的用户，并获取相关国内用户的联络信息。三是考察相关用户并广泛交流。四是建立协作关系。
5.3 积极开展进口备件国产化
JT 公司是属于连续性生产线企业，进口设备较多。由于进口备件价格贵，类似相同的备件，国内备件价格往往只有进口备件的三分之一左右，甚至更低。除了价格昂贵外，进口备件采购周期很长，快则三个月，慢则需要五六个月甚至更长时间，不能保证交货及时性，满足不了生产的紧急需求，使得连续性生产企业不得不多储备一些进口备件，从而占用大量的库存资金。因此进口备件国产化是降低备件库存资金的重要途径，也是作为备件降低成本的有效措施之一，但是选择备件国产化的对象、寻找国产化的合格供应商以及验证国产化备件质量成为整个国产化工作的重点。
JT 公司进口备件国产化的过程，其实早在九十年代就开始实施，刚开始通常选择的都是从一些不太重要设备上的备件，如轴承、密封件等，近年来随着设备管理人员对设备使用情况不断熟悉程度加深和国内制造水平大幅提升，JT公司进口备件国产化量才不断加大并取得了许多可喜的成绩，如目前 JT 公司 A冶炼厂就已完成公司级关键设备-阿特拉斯空压机的二级和三级中间冷却器、蒸汽干燥机盘管国产化订货，并上机使用，且设备运行非常稳定达到了进口设备备件相同的效果。JT 公司 A 冶炼厂近五年来在备件国产化过程中累计节约备件费用就已经超过 5000 万元人民币，节约了大量的备件成本。
