第 3 章 黑龙江生物技术职业学院内部控制存在的问题及成因
3.1 黑龙江生物技术职业学院内部控制存在的问题。
3.1.1 单位层面内部控制存在的问题。
学院组织架构中单位决策机构、执行机构和监督机构三者中缺少了单位内部的监督机构，作为财务审计处只对二级管理部门进行审计监督，但缺少了内部审计部门对财务审计处的监督检查。虽然现在一些内部审计部门没有充分发挥其职能，独立性差，但不能没有，而是需要继续加强和改进。内部控制的实施需要内部审计和外部审计共同作用，才能达到预期效果。在实物资产内部控制中，哪个部门需要资产，就由哪个部门提出采购计划，负责联系厂家，洽谈价格，没有统一部门管理，对资产质量、厂家资质、价格比较等都缺乏专业判断，属于典型的非专家采购，难以做到价低质优。
内部控制制度不健全。学院虽然制定了财务管理制度、财务报账制度、固定资产管理办法等，但基本上都是侧重于会计业务处理规定和具体业务办理流程，没有规定业务办理岗位、职责权限、关键控制风险点，也没有内部控制流程图。
人力资源政策不完善。学院对教师采取不坐班制度，只有周三下午必须到岗进行开会，行政管理岗位要求必须坐班，但平时对员工管理比较松散，缺乏相应的纪律约束和奖惩措施，绩效管理体系不健全。教师的薪酬由财政拨付的基本工资和学校讲课费两项构成，行政人员由基本工资和岗位津贴构成，年终没有奖金，基本上干好干坏都一样。学院财务人员不足，不能实现轮岗，按要求不能轮岗的需要专项审查，但因都是同事，专项审查也流于形式。
财务部门与其他部门有时沟通不到位，2014 年财政厅对单位进行内部控制检查时发现单位应收款中有 3 万元呆账，经查是单位临时工借款，但因与用人部门沟通不到位，财务人员误以为是发给临时工的生活补助，工人办理离职时没有及时收回，造成损失。如果学院能够制定严格的离职手续办理流程，损失完全可以避免。
3.1.2 业务层面内部控制存在的问题。
（1）预算业务控制。
学院财务预算包括收入预算和支出预算，编制的基本原则是"量入为出，收支平衡",编制采用零基预算，参考以前年度预算执行情况和预算年度收入增减因素测算编制收入预算和支出预算。由于预算编制时间短，业务部门对全年工作不进行详细规划和充分预测，上报的业务部门收支计划草率、粗糙、随意，财务审计处作为财务预算的汇总和审核部门也存在"轻预算、重决算"的思想，能多报不少报，财政批多少用多少，导致预算执行时与实际不符，需要多次追加和调整预算，致使预算缺乏严肃性。学院编制预算时遵循收支平衡的基本原则貌似合理，但却不符合实际情况，这种原则不能激励单位节约资金，反而在预算执行时想方设法将钱花掉，这也不是一个单位存在的问题，而是行政事业单位普遍存在的问题，预算收支平衡，决算基本上也是收支平衡，成了惯例。单位预算管理机制还不完善，超支不罚，节约不奖，对预算执行缺乏有效的监督机制和评价机制。
（2）货币资金业务控制。
单位财务管理制度中明确规定不相容岗位相互分离，但由于财务工作人员少，在新生报到、每学期开学收费、年末决算时，工作业务量大，便会出现财务人员混岗情况，一位工作人员有事，其他人就会帮忙处理业务，财务软件个人口令对内也不是秘密，为资金安全风险留下隐患。银行存款日记账和银行对账单的核对工作一直由出纳人员负责，并编制银行存款余额调节表，违反了不相容岗位分离原则。出纳在本岗位已经工作 7 年没有进行轮岗，其他一些老会计在本岗位工作年限更久都没有进行轮岗。财务专用章、法人代表名章都在抽屉里随意放着，不上锁，没有放到保险柜里的习惯，财务部门财务风险意识不强。
（3）采购业务控制。
学院只制定了招标工作规范及项目验收管理办法，没有政府采购内部控制制度及采购控制流程，容易导致采购过程中的随意性。财务审计处是招标工作的职能部门，学院招标委员会是财务审计处下设临时办事机构，负责采购项目招标及验收管理等工作，但各业务处室需要采购物资时，财务审计处只是配合各部门采购工作，供应商的选择、价格的商定，商品的质量主要还是由业务处室自行把控，组织招投标工作之前，各业务处室对供应商的选择基本上都已确定，导致正式招投标时只是走走过场而已。学院不设物资采购部门，不纳入政府采购范围的自行采购物资，完全由业务处室自行负责，没有相关部门的监督和验收，仅凭发票实报实销，容易发生吃回扣现象。
单位采购计划缺乏合理性，采购预算编制比较粗糙，没有详细掌握单位对资产物资的实际需要，导致购置资产的规格型号、技术参数、配备标准等与实际需要不符，有些购买回来的资产设备出现闲置不用状态，造成资金和资产的浪费。财产物资采购缺乏前瞻性，一些财产物资出现损坏不能使用时才申请购置，而事业单位资产购置需要提前预算，当期没有财务预算则不能购置，导致业务活动不能正常运行，影响教育教学效果。
采购物资验收不规范，单位虽然制定了验收管理办法，但财产物资的验收都是由财务部门人员负责，财务人员对票据审核、记账、付款、合同审核还比较专业，但对软件、设备等财产物资的性能并不完全了解，主要参考使用部门意见，容易出现购置资产质次价高。
（4）收支业务控制。
学院以财务报账制度代替收支内部控制制度，财务人员内部控制意识淡薄，会计基础工作薄弱，平时只对业务支出原始票据的完整性、合法性及其真实性进行审核，对具体业务的合理性基本上不清楚，单纯负责付款和记账，没有发挥会计监督作用。收款收费票据、结算票据没有设置领用登记簿。在实际工作中，差旅费、会议费、业务招待费、办公费等均采取实报实销，只要领导签字，财务负责人基本上都会签字，导致支出范围和标准不符合相关政策与制度的要求，致使预算与执行不符。
（5）实物资产业务控制。
单位制定了固定资产管理办法，但没有制定其他实物资产的管理制度，2013年事业单位会计制度修订后将固定资产标准提高到 1000 元以上，低于 1000 元的存货、低值易耗品等实物资产设置存货会计科目进行核算，但该单位并没有使用这个科目，仍然将达不到固定资产标准的存货作为经费支出直接列支，各业务部门在使用这些存货时也没有建立严格的入库与领用的手续，导致存货使用浪费现象比较严重。学院固定资产管理由院长办公室负责，但办公室并没有将此项业务列入该部门的重点业务，只是制定固定资产管理办法，没有按期进行清查，近五年与财务审计处共同进行财产清查一次。平时只有在资产增加和领用时进行登记，对资产的使用情况缺乏监管，出现固定资产尤其是没有达到固定资产标准的实物资产浪费和损失。
资产在保管和使用中没有建立固定资产卡片、台账，在资产进行移交过程中没有交接手续，导致有些资产在部门和人员流动过程中丢失。因为没有资产卡片，财产清查时资产的规格型号无法核对，只能核对数量，出现以次充好现象。没有落实资产使用责任制，在资产使用过程中贵重资产、技术设备没有指定专人负责，资产因使用不当造成损失甚至丢失时责任不清晰。重购置，轻维护，不注重资产的日常维修，发生损坏时不能及时进行修理，不仅缩短资产的使用寿命，还影响工作进度。
（6）院系二级管理控制。
学院制定了财务二级经营管理改革实施办法，没有制定二级管理单位内部控制制度，也没有控制流程图。财审处下达给二级管理单位的经费指标额度是根据学生数量确定的，学生多额度就多，对于有些系部来说不够用，有些系部会出现剩余，学生活动经费、差旅费、培训费等都由二级单位负责人审批，分管副院长的审批基本上就是走个形式，有些系部二级单位负责人把关不严，认为不超额度限制就行，花钱大手大脚，出现浪费现象。财务审计处不能定期与二级管理单位进行对账，即使核对也只是看业务是否发生、金额能否对上、是否超过下达的指标额度，并不关心支出的合理性，这种态度也给系部支出随意性留下空间。
3.1.3 内部控制自我评价和监督存在的问题。
内部控制自我评价工作的实施主体一般为单位内部审计部门，但学院内部控制自我评价由财务审计处全面负责，单位不单独设置内部审计部门，财务审计处虽然具有审计职责，但其审计范围为各业务处室，作为事业单位很多财务活动都是由财务审计处来办理，所以财务审计处本身也需要单位内部审计进行监督。学院设有内部纪律监察室，但其职责更多侧重于管人而不是管事，并不对内部控制自我评价报告进行审核。
3.2 黑龙江生物技术职业学院内部控制问题的成因。
3.2.1 内部控制意识淡薄。
良好的内部控制意识是内部控制制度设计完善和有效运行的基本前提。该单位领导对内部控制的重要性认识还不够，事业单位内部控制规范正式实施至今有两年的时间，但该单位内部控制制度还不够健全，内部控制流程还没有设计。单位领导简单的认为按照部门预算进行支付，不超预算就说明收支控制的好。认为事业单位实施的政府采购、国库集中支付制度、收支两条线管理，是事业单位强有力的风险防范手段，不需要建设内部控制体系。单位财务人员都是事业单位编制，轻易不会因为蝇头小利而丢掉自已的铁饭碗，而正是这种意识，使内部控制不能发挥其存在的价值。内部控制中的关键点就是"人",尤其是单位一把手，如果领导重视了，内部控制制度就具有了权威性，内部控制就会得到有效贯彻执行。
3.2.2 财务人员综合素质有待提高。
财务工作是一项专业性和技术性都很强的工作，需要从业人员具备较高的职业素质和专业技能，学院财务人员存在年龄普遍偏大、学历低、个别人员专业不对口现象，年龄大的财务人员在财务岗位工作都达到 20 年以上，虽然专业技能扎实过硬，但只局限在发生过的业务处理上，对新的事业单位财务规则和会计制度学习能力和接受能力都较弱，对内部控制制度的建立和实施没有意识，更谈不上去执行。财务部门是内部控制有效实施的核心部门，其他各业务部门和行政处室的经济业务最终都是要经过财务部门，所以必须提高财务人员综合素质，加强对内部控制重要性的认识，内部控制制度才能完善，执行才能有效。
3.2.3 内部监督薄弱及外部监控流于形式该单位不设内部审计部门，二级管理单位内部控制执行情况由财务审计处执行，但财务审计处自身内部控制执行情况由本部门自行监督检查，其他行政部门和财务审计处是同级单位，碍于部门之间关系，内部控制常常是轻描淡写，无法达到内部审计部门的监督职能。外部监督部门重点侧重于对学院的财务资金的合法性和合规性监督，至于学院内部控制制度是否建全和完善，内控执行是否有效，并不进行实质性的监督。内部控制的良好运行需要内外合力，所以外部监督的乏力导致单位内部控制体系建设放松警惕，从而使单位内部审计部门的监督也流于形式。
3.2.4 以财务管理制度代替内部控制制度。
单位财务管理制度是用来规范和指导各项经济业务活动是否能够合法合规进行处理，以会计核算为主，为相关部门提供财务信息。内部控制制度主要体现在业务处理流程上，监督各环节控制点及流程是否完善，防止错误和舞弊发生。学院对内部控制认识不够，内部控制制度不健全，存在以财务管理制度代替内部控制制度现象，财务管理制度中虽然包括财务预决算管理制度、收费管理制度、费用报销管理制度等，但这都是从会计核算角度进行规范，并没有规定业务控制归口部门、风险点等，没有一个详细的内部控制流程。
