第 2 章 黑龙江生物技术职业学院内部控制现状
2.1 黑龙江生物技术职业学院概况。
2.1.1 学院基本情况介绍。
黑龙江生物技术职业学院是黑龙江省哈尔滨市委、市政府为满足城市发展对高技能应用型人才的需求，对原有中等职业教育资源进行整合，创办的集生物技术、畜牧兽医、种植技术、建筑技术、机电制造、经济管理等多学科多领域的综合性现代高等职业院校。学院于 2002 年由三所中专学校合并晋升为高职，建院至今已经 13 年，在党政领导班子和全院师生的共同努力下，至 2015 年在校生已经达到 9654 人，开设专业 42 个，拥有 2 个国家级示范专业，近五年就业率均达到 90%以上，位居本省高职院校的前列。
学院占地面积 190.39 万平方米，馆藏纸质图书 60 万册，教学仪器设备总值 7325.56 万元。学院有优秀的师资队伍，先进的实验设备，300 多家校外实训基地，与全国各地的企业建立了紧密的校企合作关系。学院总体建设思路是围绕黑龙江省社会经济发展战略对高素质技术技能型专门人才的需求，以重点建设与现代大农业、生物制造业、机电制造业和现代服务业直接对接的生物制药技术、作物生产技术、机电制造技术、畜牧兽医、经济管理为核心的五个重点专业及专业群为载体，成立由政府、学院、行业企业为主体的校企合作共同体，深化校企合作，建立以政府主导、产教融合、协同育人的校企合作机制。
学院办学理念先进，治学严谨，后勤管理严格，无论是教学还是行政管理部门，事务办理都能够按照学院规定的流程进行上报、审批、下达和执行。学院注重校园文化建设，通过各种活动宣传节水节电，勤俭持家，连续三年被评为先进文明单位。
2.1.2 学院组织机构和财务机构设置。
黑龙江生物技术职业学院采取的是党委领导下的院长负责制。党政领导设置为党委书记 1 人、院长 1 人、党委副书记 1 人、副院长 3 人、纪检委书记 1人。学院分设教学机构、行政机构、党群机构。
2.1.3 学院财务机构人员情况分析。
学院财务审计处负责全院的会计核算、财务管理和八系三部 11 个二级管理单位的审计工作，直接归院长领导。财务审计处共设置八个岗位，即处长、副处长、事业会计、主管会计、资产会计、综合会计、总账会计和出纳，一岗一人。有五个岗位上的会计在本职工作均为 20 年以上，学历偏低，出纳人员自入职至今也一直在本职岗位工作，没有进行过岗位轮换，个别财务人员非会计专业毕业。现将每个岗位工作人员的职称、工作年限、主要工作职责概括。
2.2 黑龙江生物技术职业学院内部控制现状。
2014 年 1 月 1 日事业单位正式实施《行政事业单位内部控制规范》，黑龙江省财政厅会计局在 2014 年 3 月进行了行政事业单位内部控制规范培训，要求各级单位认真贯彻执行。学院认真贯彻依法治校的方针，依据国家规定，结合本单位实际情况，修改与完善了学院财务管理制度，充分利用制度对发生的经济业务进行指导和管理。新的财务管理制度运行一年以来，学院管理水平有了较大幅度提高，但仍存在一些亟待解决的问题，如：决策层和执行层内部控制意识不强，内部控制制度在细节上还不够完善，各控制活动没有内部控制流程图，内部控制自我评价和监督还没有充分发挥作用等。
2.2.1 单位层面内部控制的现状。
（1）内部控制环境的现状。
内部环境是事业单位建立和实施内部控制的基础，好比植物生长的土壤，没有良好的内部控制环境作为基础，其他各内部控制要素将无法顺利实施。内部环境主要包括内部控制意识、组织架构、决策议事机制、人力资源政策、激励约束机制、单位文化等。
学院领导在内部控制制度建设上比较重视，2014 年 3 月份进行行政事业单位内部控制规范培训后，安排财务审计处、人事处等内部控制相关部门进行了制度修定，现在使用的内部控制制度。
事业单位的组织架构是明确内部各层级机构设置、权责配置、人员编制、工作程序和相关要求的制度安排，在内部环境中单位组织架构是内部控制得以顺利实施的关键因素。组织架构由四部分组成，即权力机构、决策机构、执行机构、监督机构，但作为事业单位，一般情况下并不存在权力机构，所以不可能产生与决策机构同级的监督机构。
学院不设监督机构，财务审计处主要负责教学部门、行政后勤部门等二级管理部门的审计监督。外部监督机构如财政厅、审计厅和主管厅局的财务、审计部门对财审处进行审计监督。预算、重大项目决策、政府采购等业务须通过党委会议、院长办公会议或临时组成的政府采购领导小组等组织进行决策。
学院绩效考核由学院纪检监察室负责，纪检监察室由学院纪检委书记直接领导。纪检监察室根据学院制订的绩效考核管理办法，对行政管理人员从德、能、勤、绩、廉五个方面进行考核，分为优秀、良好、合格和不合格四个考核等级。教师考核由教务处负责，根据教学质量量化考核标准，由学生、院级督导、系部二级督导、教务处和同行评价，也分为优秀、良好、合格和不合格四个等级。
（2）财务体系和内审体系的现状。
财务体系是单位财务机构、会计人员和会计工作的有机结合，在内部控制中居于核心地位。学院财务部门是一级组成机构，但其人员不足，每个人都兼多个岗位，如资产会计既要负责固定资产核算，又要负责薪酬、工会经费、差旅费报销等任务，综合会计要负责学费、住宿费、书费等核对和记账、助学贷款等，工作量非常大，无法再承担内部控制建设和日常管理任务。
（3）信息与沟通现状。
学院上下级之间和同级各部门之间沟通基本畅通。纵向沟通可以通过通达网络办公系统完成，如教育教学管理中的调串课审批流程、课时费审批流程，财务部门的差旅费借款流程、学生活动经费使用审批流程、学院请款工作流程，下对上的请假申请流程、学院工作请示流程等。横向沟通主要是财务部门和其他行政部门、业务部门之间的信息沟通。预算编制时各业务处室会根据财审处下发通知编制资金使用计划并上报财审处；需要政府采购的，各部门会向财务审计处提交采购申请，财务审计处负责组织招投标；学院没有资产管理部门，资产分散在各个部门，核对比较麻烦，近五年只进行过一次核对；各系部作为二级管理单位，财审处会定期进行预算执行情况检查。
2.2.2 业务层面内部控制的现状。
（1）预算内部控制现状。
学院没有单独编制预算管理办法，而是在财务管理制度中单独设立一章为财务预算、决算管理制度，来指导学院预算的编制工作。财务审计处负责单位的预算编制、执行和决算工作。财务审计处按省财政厅关于预算编制有关文件，结合本单位上年预算编制情况和下年工作任务及学生预计报到情况，编制本单位的预算，各行政管理部门和教学单位协助财务审计处进行预算的编制。学院预算编制采取零基预算，各部门提出项目与资金使用申请，财务审计处进行汇总， 学院成立预算管理委员会，即院长办公会对财务审计处编制的预算进行审批后上报。学院按财政厅下达的文件，在每年的 9 月份开始编制预算，单位预算严格按照财政要求的"两上两下"程序进行。省财政厅设预算绩效考评办，负责对各单位的预算执行情况进行考核。
（2）货币资金内部控制现状。
学院货币资金包括库存现金、银行存款和零余额账户用款额度。学院没有制定单独的货币资金管理制度，在财务管理制度中单设一章用以指导现金、银行存款的管理。财务管理制度规定了不准坐支、挪用现金，非出纳人员不得收付现金，严格按照银行规定的限额保管现金，按要求填写支票，出纳员应定期对支票使用情况进行清查。
学院货币资金业务包括业务收入和业务支出，由于实行国库集中支付，所以学生的学费和住宿费收入都纳入国库集中管理，学院涉及现金业务收入的情况非常少，只是在饮食中心和医务所会涉及到现金收入，学院指定专门人员进行收款，每月进行报账对账一次。由于采用了公务卡结算，业务支出涉及现金的情况也非常少。作为事业单位，国库集中收付、公务卡结算制度、政府集中采购等政策的执行，使得接触现金的机会几乎为零。所以货币资金管理主要涉及的是票据的使用、印章的管理、银行存款的清查。学院出纳人员负责保管单位法人代表印鉴、发票、支票，综合会计保管财务专用章，每月去银行取银行对账单，回来后编制银行存款余额调节表。
（3）采购内部控制现状。
学院按照政府采购要求，对纳入政府集中采购目录、采购资金在集中采购限额标准以上的实行集中采购，其中，部门集中采购项目，由主管部门提出申请，经省财政厅有关业务处审查盖章，政府采购办核准后，可由主管部门按照相关规定统一组织实施。对于纳入政府集中采购目录、采购资金在集中采购限额标准以下的实行单位分散采购。集中采购目录以外、采购资金在政府采购限额标准以下的采购项目，不需要编报政府采购预算，由单位自行组织采购。
学院没有制定政府采购管理办法，只制定了招标工作规范及项目验收管理办法。政府采购及招标工作由财务审计处负责，各系部及后勤、实训中心、教务处等行政管理部门需要采购设备、软件等资产的，向财务审计处提出采购申请，属于集中采购的，委托政府采购代理机构进行采购，属于分散采购的，单位自行组织招投标，完成采购后由财务审计处组织进行验收。
学院严格按照批复的采购预算进行政府采购，2014 年已经完成的政府采购总支出为 802.56 万元，80%为教学设备采购，比政府采购预算节约 8 万元。为确保采购质量，学院严格执行政府采购有关法规及学院的《招标工作规范》，切实保证招标的公开、公平、公正，维护学院利益。每个项目都建立以主管院长为主任的项目招标委员会，确定相关专家参与招标、评标与验收管理，财审处严格掌握采购工作流程，确保采购质量。全年共建立招标委员会 20 个，举行项目评标会 17 次，参加项目验收 24 次。
（4）收支内部控制现状。
学院是财政全额拨款事业单位，属于一级预算单位，不存在二级收费单位，收入来源主要来自财政拨款和事业收入，即纳入财政专户管理的学宿费收入。
学院作为事业单位严格实施收入和支出两条线管理，学费和住宿费收入全额纳入财政专户管理。
学院 2014 年全年收入 1.6069 亿元，其中财政拨款 6100 万元，学费宿费收入 5700 万元，专项资金收入 4269 万元。专项资金收入主要包括中央以奖代补、省级生均拨款、省级职教专项资金和上年结转。其中财政拨款比例 38%,学宿费收入比例 35%,其他专项资金收入比例达到 27%,学院 2012 年以前收入的来源只有两项，即财政拨款和学宿费收入，从 2013 年其他专项资金逐年投入，比例越来越大，这说明国家对发展现代高等职业教育的重视程度空前。
学院支出主要用于工资福利支出、商品和服务支出、对个人和家庭的补助、债务利息支出、其他资本性支出。2014 年全年支出 1.49 亿元，其中教学投入1740 万元，人员经费 7456 万元，住房货币化补贴 305 万元，偿还债务 2900 万元，学生奖励 756.32 万元，二级管理部门经费 856 万元，取暖、水电等其他支出 886.68 万元。完成 34 个政府采购项目，政府采购支出 1678.45 万元，较预算节余 235.65 万元。
1综合会计开据发票、事业会计记账，不相容岗位进行了有效分离。财审处于 2010年购买了博思大型收费管理软件，该软件由福州博思软件开发有限公司开发，票据软件为国内技术最先进、管理模式最新颖的软件，但财务人员习惯了常规的收费方式，软件至今没有完全开发利用，导致每年新生报到时收费便成为一项巨大的工程，费时费力。
学院的预算由财政部门严格掌控，不符合规定的支出无法办理，支出按"三重一大",凡重大支出项目必须学院领导班子讨论或职代会通过。学院严格控制现金结算，对于应该用公务卡结算的项目而使用现金，不予办理结算手续。
后勤部门购买教学办公用品和实训中心购买实训材料由该部门采购后取得发票签字验收，按照学院支出报销流程直接到财务报账，并直接作为消耗品不入材料账。
（5）实物资产内部控制现状。
学院的实物资产主要包括房屋及构筑物、各种教学专用设备和通用设备、公务用车、图书、办公用品和低值易耗品。学院院长办公室负责资产的统筹管理，并交给各部门具体管理。单位没有制定具体的固定资产管理制度，而是在财务管理制度中进行规定。财务审计处严格按照国家及学院有关规定，办理固定资产的购建、调入、调出、清理、报废等手续，并定期、不定期的清查，检查固定资产的使用状况和损耗程度，确保国有资产的保值增值。各种备品、物资根据学院的实际需要有计划地购置，采购计划由各职能处负责人提出申请。
采购前，根据省财政厅批准部门预算采购项目，采购部门提前向财务审计处申报采购计划，经财务审计处审核，由主管副院长批准方可实施。
2014 年 1 月 1 日新修订的事业单位会计制度对固定资产单位价值进行重新界定，单位价值高于 1000 元且使用期限超过一年的房屋及建筑物、办公家具、公务用车及一般设备和单位价值高于 1500 元且使用时间超过一年的专用设备全部计入固定资产。学院于 2014 年 11 月份对单位全部固定资产进行清点，将不列入固定资产核算的资产划分为存货，对固定资产台账借此机会重新进行核对，对各业务部门使用的固定资产进行账实核对，该单位固定资产没有编号，核对时只进行数量检查。
该单位在实物资产管理中，对于单位价值没有达到固定资产标准的各业务部门使用的柜子、打印机，零星购置的教学用桌椅板凳，实训室实训课使用的实训耗材，后勤部门购置的教学粉笔等不纳入固定资产管理范围，也不纳入存货管理，直接作为日常材料领用。具体内部控制流程是由使用部门提出申请，主管部门负责审批，归口部门进行购置并办理验收，登记材料保管账，使用部门领用时填写出库单或者进行签字确认。
（6）院系二级管理内部控制现状。
学院于 2011 年进行院系二级管理体制改革，改革的目标是提高资金使用效率、提高工作效率、节约资金。建立"统一领导，一级核算，指标控制，二级管理"的财务管理体制，构建"核定经费、强化责任、严格考核、财审监督"的财务运行机制，调动各部门积极开展教学、科研、学生活动等工作，强化全体职工的开源节流意识，促进后勤保障部门进一步压缩支出，节约资金，建立科学、有效的二级经营管理体制。二级单位活动经费主要包括课时费、学生活动经费、差旅费、教师培训和科研经费、业务招待费等，拨付原则是学生活动经费按系部学生人数计算，其他各项费用按照系部学费收入占学院学费总收入的比例确定。
财务审计处在院长直接领导下统管二级单位的有关业务，负责制定学院统一的财务二级管理制度，对学院各部门、二级单位各项经济活动的合法性、合理性、真实性进行审计监督，重点加强对二级单位的预算执行、经费使用情况评价审计，保证学院的资金安全，保证学院各项事业健康发展。二级单位于每年 9 月份，将本部门下年经费使用计划上报财务审计处。
二级单位没有收款权限，主要涉及二级经费的使用和报销，各业务部门严格执行学院的《财务报账制度》，各项经费按年度批准下达的指标额度，专款专用，不得超预算列支或无预算项目列支。二级单位设报账员一人，负责本部门各项支出的记录，及时与本部门预算收入进行核对，掌握本部门各项经费的使用情况，并向本部门领导进行汇报，避免超预算列支，同时定期与财务审计处进行核对，接受财务审计处的监督和指导。
2.2.3 内部控制自我评价和监督的现状。
学院内部控制自我评价由财务审计处负责，在出具决算报表时同时出具内部控制有效性评价报告，单位领导对出具报告的真实性负责。内部控制评价的内容主要包括是否建立健全各项内部控制制度，内部控制运行及有效性。2014年省财政厅委托会计师事务所对学院的内部控制规范和会计信息质量进行检查，检查项目中也要求出具内部控制建立与实施情况及会计信息质量检查自我评价报告，财务审计处全面接受了检查，并提供了报告。
