档案是人类在各项实践活动中直接形成的历史纪录,留存以备查考的历史文件."直接形成"说明档案继承了文件的原始性."历史纪录"说明档案在继承文件原始性的同时也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献.正因为档案继承了文件原始记录性,具有历史再现性,所以档案才具有凭证价值的重要属性.一提起幼儿园众人首先想到的是活泼开朗的孩子和能歌善舞的教师,很难想到幼儿园的档案管理工作.甚至很多幼儿园专业人士也淡化甚至忽视幼儿园档案管理工作,认为与保教工作相比无足轻重,甚至是画蛇添足.其实幼儿园档案管理工作是幼儿园规范化管理的重要组成部分.
一、幼儿园档案形成
幼儿园档案是指在幼儿园全部活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、音频等不同载体的历史记录材料.幼儿园档案随着幼儿园的建立而产生,如申请注册办学、购买设备、教职工招聘等活动中的各类材料.幼儿园档案随着幼儿园的发展而逐渐增加,在后续的教学工作、保教工作、卫生保健工作、家长工作、安全工作、财务工作、食堂工作等实践活动会陆续积累很多有价值的材料.幼儿园档案是反映各项实践活动的原始记录.很多档案来源于直接的文件.这里的"文件"是指由文字、图表、声像、实物等形式形成的各种材料.如世界上现存最早的一份完整的外交条约档案,约公元前1296年,埃及法老拉美西斯二世与赫梯国王哈图舒尔三世在卡迭石战役后签订了和约,并结成军事同盟,条约用银板制成.但不是所有的文件都是档案,档案是对文件的有条件转化.从信息的内容和形式来说,两者完全相同的,但从时效性、价值性和系统性上来说,档案是对文件的不断扬弃.从时效性看,文件在前,档案在后,没有文件就没有档案,档案是已经办理完毕的文件.从价值性看,不是所有的文件都是档案,档案是有价值的文件,没有价值的文件是要被舍弃的,可以说档案是文件的子集.从系统性看,档案分门别类,可以按照时间顺序,也可以按照材料的种类把文件进行有规律地存放.因此,有学者指出,文件是档案的前身,档案是文件的归宿;文件是档案的基础,档案是文件的精华;文件是档案的素材,档案是文件的组合.
二、幼儿园档案管理的功能
同个人档案一样,幼儿园档案也有重要价值.个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写,随着工作的调动"如影相随",是记录一个人的主要学习经历、政治面貌、奖励惩罚等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用.幼儿园档案折射出该园的发展历程,对当下管理工作和后续科学研究都具有重要意义.
(一)档案管理是提高幼儿园品质的手段
幼儿园保教工作质量是幼儿生存发展的关键,而保教工作质量的提升是建立在前期工作基础之上的,而非朝夕所能完成.幼儿园在发展过程中会不断地积累很多资源,如果不能很好地保存会导致资源的浪费.平常默默无闻的档案工作能积累很多优秀的保教资源,如果每次都随手丢弃就不会有集腋成裘的可能.
幼儿教师在教学工作中积累了很多优秀的教学活动案例和课件,在每周的教学研讨活动中积累了很多教学智慧等,这些珍贵的材料都可以加以保存.很多幼儿园在日积月累的基础之上,将多年的优秀教学案例从档案中提取,进行整合,开发出鲜明特色的园本课程,如深圳第一幼儿园的《幼儿园综合教育课程主题活动方案》,杭州幼儿师范学院幼教集团编写的《故事在主题中开始---蛛网式幼儿园主题活动案例集》,湖北省实验幼儿园的《幼儿园一日体育活动整合手册》等等,此类园本课程不胜枚举.园本课程是幼儿园的特色,也是幼儿园多年课程的一个提炼总结.
有的幼儿园对历年的公开课、亲子活动进行了认真的录像,刻成光碟,归档,成为年轻教师学习的宝贵资料,大大提高了新入职教师的教学开展能力.有的幼儿园将归档的历年教师保教经验材料进行了总结,形成一套系统资料,如山东淄博市实验幼儿园开发的《幼儿园一日生活环节的组织策略》,北京师范大学实验幼儿园的《保育员工作指南》等.保教经验积累的系统化有利于幼儿园保教工作的科学有序开展.
档案管理工作也是幼儿园行政管理的重要手段.有的幼儿园将每次发生的家长投诉事件进行详细记录,每年都进行一次总结,并查看往年投诉事件档案,居安思危,不断总结反思,进而改进工作,避免重蹈覆辙.档案管理也是记录保教工作人员行为的一种载体,是教职工每月考核、学期考核、年终考核的重要依据,是教职工奖励惩罚的重要凭证.档案管理工作让很多活动可以有据可查.
(二)档案管理为各类评估考核做好铺垫
幼儿园经常会迎接各种各样的评估,评估的一项重要内容是查看以往材料.如在评估省级示范幼儿园的时候,一般会认真查阅一些档案资料,这些资料往往包括账目材料、教师培训材料、儿童健康检查材料(如每日晨检记录、定期体检材料等)、食谱材料、安全排查材料、自制玩教具材料、教学反思材料、幼儿成长观察记录材料、教师自编教学案例材料、承担课题材料、园本教研材料、论文成果材料、开放日活动材料、家长工作材料等等.再比如安全检查工作,上级需要检查一些安全教育演练材料、幼儿园值班记录等.如果平常没有做好档案管理工作,即便幼儿园做过了一些工作,但缺乏必要的佐证材料,面对评估会"哑巴吃黄连有苦说不出".相反,如果档案管理工作很完善,有备无患,面对评估,从容从档案室调取档案材料即可,也无需弄虚作假.由此可见,档案资料越齐全,评估效果越好.
(三)档案管理为对外宣传积累宝贵素材
幼儿园的发展需要对外做好宣传工作,既需要招生时向家长宣传,也需要与其他幼儿园进行友好交流,也需要向社会宣传.宣传需要一些材料,尤其是照片等电子材料,而有些材料是不能临时准备的,这就需要做好档案管理工作.如六一儿童节文艺演出、教师公开课、幼儿园去军队参观等活动的视频和照片,都是对外宣传的宝贵资料,需要有意识去收集.黑龙江省绥芬河市教育幼儿园针对每一名幼儿做了一份成长手册,幼儿在毕业的时候幼儿园会送上一份精美的相册和光盘,里面记录了孩子三年来生活学习的点点滴滴,深受家长的欢迎.家长在与亲朋好友分享相册和光盘的时候,也是提高幼儿园声誉的良好契机.做好档案管理工作,积累很多宝贵资料,能为幼儿园赢得了一定的经济效益和社会效益.
(四)档案管理为后人研究留下原始资料
档案的珍贵在于它的原始性、真实性.幼儿园档案管理既没有轰轰烈烈的场面,也没有可以大书特书的功绩.正如学者所言,档案工作日复一日、年复一年,需要平淡、朴实、细心、耐心和恒心,但正是这极其平凡、琐碎的工作为后人留下一个脉络清晰、准确可信的真实世界.学前教育的发展是一个历史性的过程,前人有很多宝贵的经验与教训值得后人学习,这也是高校学前教育专业开设"中外学前教育史"课程的原因之一.
而历史资料的获得除了代代口耳相传,更需要档案的记载.有些档案并不是为今人的利用而保存的,而是为后人、为未来服务保存的.因为随着时代的发展,人们研究的领域在拓宽,后人会关注不被今人注意的问题.
幼儿园档案工作往大的方向说,就是为子孙后代保存好这些财富,保存的本身就是其意义所在.幼儿园很多宝贵的教学资料、管理材料等都可以留给后代.因此幼儿园档案管理工作不能急功近利,需要以高瞻远瞩的态度认真对待.
南京市鼓楼幼儿园前身是鼓楼幼稚园,由着名教育家陈鹤琴于1923年创办.在陈鹤琴的指导下,鼓楼幼稚园取得了令世人瞩目的实验成果,编写出版了《幼稚园单元教学》、《儿童游戏》、《儿童节奏》等书籍.
1928年,教育部根据鼓楼幼稚园的课程实验成果,拟订了《幼稚园课程标准》.鼓楼幼稚园成为当时全国幼稚教育实验中心,在国内外幼教界享有盛誉.如果鼓楼幼稚园不注意平时收集整理资料,也很难将优秀的研究成果对外推广.全国解放后,1952年8月,陈鹤琴主动要求将鼓楼幼稚园交给南京市人民政府接办,改名为南京市鼓楼幼儿园.当前鼓楼幼儿园依然很好地保留着陈鹤琴纪念馆,因为档案工作完善才得以使陈鹤琴的很多研究成果传留给后人.幼儿园档案馆里民国期间鼓楼幼稚园开展的生活课程资料以及教师带领孩子去户外的场景照片依然清晰可见,令现在的很多幼教工作者汗颜,给后代留下宝贵的幼教财富.
三、幼儿园档案的分类
档案的来源很广泛,幼儿园教学工作、卫生保健工作、家长工作、安全工作、财务工作等实践活动都会产生档案,这些档案不能杂乱无章的堆放在一起,因此需要归类,以便保存和检索.
(一)按档案的内容划分
档案可以按照内容进行划分,也可以按照载体进行划分.曾大庆将幼儿园档案划分为行政管理类资料、规划和计划类资料、一日活动、课程、游戏、培训与教研、科研类资料、各种账目资料、工作过程性资料、成果性的资料六大类.
吴邵萍将幼儿园档案管理划分为党群类档案、行政类档案、教育教学类档案、基建类档案、设备类档案、会计类档案、安全管理类档案、卫生保健类档案八大类.[3]242-249按照内容划分档案,没有统一的标准,因幼儿园而异.
(二)按档案的形态划分
传统的档案以纸质的文书档案为主,现在档案的形态日益丰富,既有文书档案,也有实物档案、声像档案和电子档案等.
1.文书档案
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成.文书档案来源广泛,党群类档案、行政类档案、教育教学类档案、基建类档案、设备类档案、会计类档案、安全管理类档案、卫生保健类档案中都有文书档案.
2.实物档案
实物档案是指以物质实体为载体,能够反映幼儿园职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品.幼儿园实物档案的归档范围主要包括以下几类:幼儿园或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书等;幼儿园活动中获赠的物品;上级领导、知名人士的题词字画等,如南京鼓楼幼儿园在80周年园庆之时,有很多知名人士给幼儿园题词,既有教育界知名教育家,也有政治界知名领导以及军区首长等;幼儿园使用过的牌匾、停用的各种印章、园徽、园刊、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等;其他有保存价值的实物等.
3.声像档案
声像档案是指幼儿园在从事保教等活动中形成的对幼儿园有保存价值的照片、影片、录音带、录像带等材料,并辅以文字说明的历史记录.声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式.
声像档案相对于纸质载体档案而言,具有直观的形象性.给人以强烈的时空感和真实客观的感受.幼儿园声像档案的归档范围主要包括幼儿园公开课教学、文艺演出活动、亲子活动、外出活动等声像材料.材料形成后,承办人应按规定进行整理并加以必要的文字说明.文字说明要准确反映以下要素:事由、地点、人物、时间、背景、摄影者等.
4.电子档案
电子档案是由数字电子计算机处理的档案.传统的档案基本上是以纸质材料为主,整理起来相对繁琐,保存管理也很麻烦,档案查阅使用率低,很多地区的档案馆门可罗雀.随着网络时代的发展,传统的档案管理模式已经不能满足信息化社会发展的需求,社会对网络档案资源的需要较为强烈.以学术资源为例,现在幼儿园教师查阅资料,足不出户,便可在知网、万方等数据库下载文章资料.网络改变了人的生活,也逐渐影响着档案管理工作.建立数字化的电子档案是幼儿园档案管理的重要内容.幼儿园可以建设自己的网站,将一些教学资源上传网络方便大家查阅.
幼儿园网络信息平台就是利用网络服务器,为幼儿园教育教学构建一个属于自己的信息平台,管理者、教师以及家长都可以在这个平台上进行信息查询、工作管理、信息交流、资料上传与下载等一系列活动.具体做法是:配备专门的网络终端服务器,购买专业的幼儿园信息管理软件,聘请专职或兼职的管理人员进行网络维护,在做好纸质档案存档的同时,实行幼儿档案的微机化管理,把信息输入计算机,实现数据共享,以方便查阅,简化办事程序,提高工作效率.
四、幼儿园档案的日常管理
幼儿园的档案管理是一个经常性工作,需要在平时做好档案的收集、整理、保管和利用工作.利用是档案管理工作的最终目的,能否有效利用,需要建立在合理的收集、整理和保管工作基础之上.
(一)档案的收集
档案收集是指按照档案形成的规律,把分散的材料接收、征集、集中起来.通过建立和健全归档制度,将需要上交的档案材料及时上交到档案室,实行统一管理.归档的材料由谁负责收集以及由谁上交档案室都要责任明确,不能出现活动开展的轰轰烈烈,档案资料收集工作无人问津或者相互推诿的局面.什么材料有价值需要归档,要有明确的规定,具体收集的材料可以列出清单,明确告诉收集人,让收集人做到心中有数,免得丢失遗漏.归档材料上交时间不能拖拖拉拉,要及时完成.上交材料的标准,要整洁、清晰、完整.
(二)档案的整理
档案的整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程.上交的档案比较零散,档案管理人员需要进一步将这些材料条理化.平时积累的档案材料不要随手丢弃,要及时归类保存.幼儿园情况特殊,很多幼儿园往往没有专门的档案管理人员.如果幼儿园没有专门的档案管理人员,兼职档案管理人员需要认真履行档案管理职责.若兼职人员较忙不能及时归档,也要完整保存档案资料,另找时间及时进行系统的归类整理.
(三)档案的保管和利用
档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施.档案保管工作的任务,就是了解档案损坏规律,通过经常性工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的系统性和完整性.如河南省省直机关第一幼儿园在日常工作中,工作人员按照防火、防盗、防水、防光、防鼠、防高温、防高湿、防霉、防尘、防空气污染等档案保护技术要求开展工作,并不断完善修订保障幼儿园档案安全的各种规章制度.其中《实物教具紫外线消毒制度》、《档案借阅必须在阅览室阅读制度》、《档案库房按时进行杀虫灭菌制度》的实施,为确保档案安全奠定了良好基础.
档案利用,是指档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息,满足其利用需求的行为过程,也是档案的利用价值得以实现的过程.
[参 考 文 献]
[1] 刘东斌.档案利用和档案价值的反思 [J].档案管理,2004(1):10.
[2] 曾大庆.谈谈幼儿园档案建设[J].河南教育(幼教版),2013(9):25-27.
[3] 吴邵萍.幼儿园管理与实践[M].南京:江苏教育出版社,2012.
[4] 刘煜.基层档案室的档案安全工作---以河南省省直机关第一幼儿园为例[J]河南科技,2011(3):23.
