信息技术和网络的发展,改变了原有的信息传播结构,网络信息传播的参与人员广、 信息内容丰富、利用方便快捷等优点打破了档案馆相对封闭的管理模式,给高校档案馆发展带来了新的机遇,但档案馆服务也面临着新环境. 大多数高校都建立了档案信息网站,通过网络平台为有档案信息需求的用户提供信息服务,有利于增加人们的档案意识,提升公众对档案工作的关注度. 但由于各高校档案网站建设的水平不同,提供的功能和服务质量参差不齐,网站优化问题日益突出.
1高校档案信息网站建设存在的问题
通过对江西省部分高校档案信息网站的访问发现,目前档案网站建设主要存在以下问题:
1.1网站信息资源相对匮乏
(1) 网站信息资源种类较少
高校档案资源数量巨大、 种类繁多,有文书档案、学生档案、科研档案、人事档案、财会档案以及基建档案等,再加上各种不同的载体和表现形式,更是数不胜数. 但目前多数网站一般只能提供文本信息和图像信息,如文书档案和照片档案,而其他类型、载体形式的档案却很少见.
(2) 网站可用信息资源较少
网站所依托的数据库资源不够丰富,信息资源大多是目录性信息以及馆藏介绍、工作动态、档案法规等栏目信息,而适合师生需求的可用信息资源较少. 还有一些网站栏目设置成为摆设, 甚至空设类目,既耽误了用户的时间和精力,降低了用户访问热情,又造成网站资源的浪费.
(3 ) 网站深层次信 息资源较少. 网站信息资源大多只是把馆藏档案数字化后罗列在网站上,没有站在用户的角度对档案资源进行分类整理和深加工,对于能够更深刻揭示、 评价馆藏的编研材料,如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等深层次加工的资源,则很少见到,用户很难在网站上查询到自己所需的信息资料,还需要前往档案馆查找.
1.2网站信息资源利用水平较低
(1)检索功能较弱. 网站检索能力相对薄弱,有的仅仅是一个网页,不具备检索功能,有的页面上虽有检索工具,但由于缺乏完备的数据库支撑, 无法检索出结果,还有检索仅局限于案卷级或目录级,无法深入. 网站导航设置不尽合理,在一定程度上限制了用户对档案资源的获取和利用.
(2)交流互动不强. 网站沟通方式多为单向式沟通, 互动性不强,档案用户与管理者的沟通难以深入, 网站对用户的意见反映迟缓,用户不能及时得到网站的反馈信息;反之,网站管理者不能很好地听取档案用户的信息需求和对网站建设的意见建议,不利于改进档案网站建设工作.
(3)服务功能缺失. 这也是导致信息资源利用水平低的主要原因之一. 由于信息服务观念欠缺,档案网站多是向用户展示有什么,而不能为用户提供个体化的服务,这种缺乏以服务为导向的信息资源建设,加深了用户需求与资源不足的矛盾. 此外,网站更新维护缓慢,信息含量降低,从而造成网站访问量低,其信息服务功能也不能得到理想的发挥,不能满足各类用户需求导致用户群的缺失,网站服务也会因为得不到用户的反馈而不能有效改进,直接导致整合陷入恶性循环.
基于以上问题,高校档案馆必须及时调整自身来适应环境变化,积极整合现有的各类信息资源,提高网站服务质量和水平.
2网络环境为高校档案网站
信息资源整合提供了重要平台网络环境改变了传统档案信息服务赖以生存的内外环境,用户信息需要机制及表现形式都发生了巨大变化,为网站信息资源整合提供了重要平台. 所谓信息资源整合, 就是把分散的资源集中起来,把无序的资源变为有序,方便用户查找信息,为档案馆开展信息服务提供了一种新的方式.
2.1档案信息资源扩大化为资源整合提供了物质基础
网络环境下,档案信息资源从数量到规模都得到了极大的丰富.从信息资源分布来看,既有传统的档案资源、 馆藏目录等现实馆藏,也有可以通过计算机系统及其通信设备实现共享的虚拟馆藏. 从档案载体来看, 既有传统的纸质档案,也有电子、声像、图片等载体档案. 网络使档案信息源从有限扩大到无限,为资源整合提供了丰富的物质基础.
2.2档案用户利用需求迫切化为资源整合提供了不竭动力
传统方式下,档案信息传播途径单一、传播速度缓慢,档案用户信息需求满足的途径和方式都带有很大的局限性. 随着网络的全面覆盖,使得档案信息传播途径更加多元化, 打破了局限性和地域性,档案用户越来越需要为其提供内容全面、类型完整、形式多样、来源广泛的信息,与此相适应,档案信息服务也要以全新的服务内容、服务手段、服务方式展现在广大用户面前. 因此,高校档案馆应抓住机遇,根据档案数字资源的特点以及用户需求不断寻求更加有效、合理的资源整合模式,通过建立档案网站这一平台,实现档案用户在开放式、交互式的环境下档案信息资源的共享,以真正实现网络信息资源的有序化,实现信息资源效益的最大化.
2.3档案信息化建设不断推进为资源整合提供了有效途径
近年来,我国档案信息化建设已经迈出可喜的一步,计算机网络建设为档案信息资源的整合提供了良好的基础设施条件,为档案的信息服务提供了有效途径,它打破了不同地区、档案馆(室)的界限,使档案信息资源得以共享. 网络又是一种双向互动的服务手段,用户既可以通过网络版的功能强大而实用的检索工具方便、快捷地找到所需要的档案资源,也可以与网站管理者互动交流,反馈信息需求.
因此,网络环境下档案信息资源的整合既是社会信息化背景下档案信息资源开发与利用的有效途径与方式,也是网络环境下档案馆谋求进一步发展的核心战略和根本出路.
3构建面向用户的高校档案
网站信息资源整合模式构建面向用户的高校档案网站信息资源整合模式,就是要以用户为核心, 以面向用户服务为导向,从档案网站自身管理的角度出发,从"资源、功能、服务、保障"四个方面入手,努力提升档案网站信息资源整合的层次和效果.
3.1资源整合
(1) 规 划馆藏资源构架 , 建设数字化档案信息数据库. 档案网站信息资源的根基是丰富的档案资源, 档案馆一方面要广开渠道,加大档案收集力度,丰富进馆馆藏载体形式,千方百计为档案信息资源注入新成分、新要素. 另一方面要根据自身特色规划好馆藏资源构架,在对已有档案加紧信息整理和数字化的同时,将一批又一批具有时代精神和历史价值的档案补充到馆藏资源之中,建设一批与学校改革发展、广大师生息息相关的基础信息数据库,如重大活动、深化改革、职务任免、个人荣誉、毕业结业、学生学籍、统计数据等信息数据库群,为信息资源整合工作奠定扎实的资源基础.
(2) 挖 掘馆藏特色资源 , 深层次开发档案信息资源. 利用先进的计算机和多媒体技术整合不同载体的档案资源,通过整合、加工、编研,对档案资源进行多层次的深度开发, 将静态的档案资源激活,为广大用户提供更多的"增值服务".例如:通过档案网站对某一专题提供广度和深度方面的服务,根据馆藏特色将利用率高的档案资源开发为全文数据库,放在网站上供用户查阅、下载;对于利用率一般的档案资源, 则建立目录数据库,方便用户查考、检索. 另外,针对用户的需求变化,要适时地对档案信息产品的内容和形式、提供方式和手段等进行优化、调整,以确保信息产品是用户真正需要的.
(3) 立 足档案文化定位 , 拓展档案宣传价值内涵. 档案文化是高校校园文化的重要载体,档案信息资源也是一种教育资源,它是站在历史高度纵览高校的发展历程,是集体记忆的印证,是进行文化教育的生动素材. 高校要利用档案网站优势积极宣传和凸显档案文化的教育功能, 充分挖掘馆藏档案文化, 努力将档案库变为思想库,把"死档案"变为"活信息",最大限度地释放出档案中的文化能量,通过宣传学校历史沿革,有效地陶冶广大师生的道德情操, 开拓思维眼界,增长知识才能.
此外,档案馆要通过档案网站及时向社会发布馆藏档案信息,不断强化档案的社会服务功能以及社会档案意识,以档案资源独特优势和档案文化的独特魅力为社会提供优质服务.
3.2功能优化
(1)建立简洁的网站资源导航,提高网站可操作性. 资源导航建设最根本目的就是保证用户快速获取最有价值的信息,因此,导航应以服务内容为本,实现查找信息资源"快、新、全、精、准",体现导航的专业性、易用性、准确性和时效性的特点. 例如在档案网站首页上按资源类型、学科等主要类目设置简洁明了的导航,将其他细化分类项目列于其下供人选择,让用户可以很快地找到自己需要的信息.
(2)建立高效的信息检索系统,提高资源利用效率. 为了便于用户快速地从众多的网络信息资源中搜索到所需要的信息,必须建立一个科学、系统、结构合理的档案信息检索网络体系:①打造统一的检索平台. 这是档案网站信息资源整合努力的重要方向,要力图将更大范围的档案信息资源纳入到统一检索平台上来,通过单一的检索界面将不同数据库的资源整合起来,让用户可以快速地找到自己所需要的信息:②实现检索工具的易操作性. 设置检索导航或检索使用功能向导, 使用户界面更具友好化,以满足用户多样化、多层次和多角度的检索需求.
3.3服务扩展
(1)建立互动交流平台. 以开展网站互动服务为抓手,拓宽在线服务范围,建立电子信箱、电子公告板、留言薄、QQ 在线、档案论坛、在线咨询、满意度调查、意见反馈等平台,实现在线业务咨询、网上登记、网上预约查档、网上业务指导等网上个性化的互动服务和远程化的多方位服务, 做到快速、有效地反馈信息,提高工作效率和网上业务指导能力, 并为及时收集、分析用户对档案信息资源的需求,改进工作方式、提供优质和高效的服务打下坚实基础.
(2)实现在线资源展览. 将档案展览与网络相结合,数字化档案精品放在网站上进行在线展览,除了提供文字和图片介绍外,还可以与 3D、 多媒体、flash 等技术相结合,使用户感官和视觉得以全新体验,例如许多高校都开设了网上校史展览来宣传和展示学校的发展历史. 在线展览既能大大扩展受众范围, 又能大幅度提高社会影响度,在服务社会、扩大宣传、普及知识、培养潜在利用者、促进学校发展以及增强社会档案意识方面发挥着重要作用.
3.4体系保障
(1)标准体系保障. 标准化建设是档案资源有效整合的前提,要兼顾与国际标准和通用规范的衔接,尤其是档案管理通用数据元标准、档案信息系统数据交换格式规范、电子文件归档管理规范、电子档案长期存储格式规范等,要注重前瞻性、操作性和导向性,从管理、业务和技术等层面上形成一个科学、配套、适用的标准体系,防止出现各单位各自为政、盲目建设和信息孤立等现象,保障档案信息资源的有序建设和有效整合.
(2)技术体系保障. 网站信息资源整合不仅仅是把信息资源聚集在一起, 还涉及到对信息的描述、组织、处理、整序、检索、服务等方方面面,例如主页的制作、数据库的链接、检索系统的嵌入、好的反馈及通信机制的建立、安全有效的管理机制和维护机制的建立等等,这些都需要强有力的技术支持予以保障.
(3)人才体系保障. 要真正实现网站信息资源的有效整合,最终还是要依靠档案专业人员、档案领域专家及计算机专业人员等各类专业人才通力合作,协同配合. 因此,高校档案馆应更新理念、创新方式,加紧培养和引进各类专业技术人才,或是采用档案外包或外聘等方式引进和使用人才,努力推动档案网站信息资源整合建设.
4结语
档案网站信息资源整合是一项非常重要而又十分复杂和艰难的工作. 高校档案馆要变被动服务为主动服务,深入挖掘档案信息用户,主动地刺激用户需求,始终将"用户至上" 的服务理念贯穿于网站信息资源整合过程中,构建起全面满足用户信息需求的快捷、实时、丰富、全天候的档案信息服务平台.
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