人事档案信息资源的开发和利用对一个单位的发展具有重要的意义,必须从多个方面以及多个角度加强对人事档案信息资源的开发和利用,如何才能正确地认识和对待信息资源开发和利用?全文主要介绍人事档案信息资源存在的一些不足和问题,并结合相应的解决措施,全面提高我国人事档案信息资源的开发和利用.
一 、人事档案信息资源在开发和利用过程中存在的问题
1. 管理比较落后
一些单位在人事档案信息资源开发和利用的工作中,主要受传统管理制度的影响较深,在工作的过程中采取具有主观性、武断的传统管理方式,在工作的方式上也不进行改进,仍然按部就班,工作人员亦趋于老化,具有较陈旧的观念,工作人员的专业素质也比较低,这就使人事档案信息管理相对来说比较落后,停滞不前,没有建立比较完善的人事档案管理.
2. 管理制度不完善
人事档案信息资源还不具有很高的开放程度,在一定程度上降低了当事人在进行人事档案的配合度.大多数的单位对档案管理工作的管理还是存在一定的不足,主要就是受传统观念影响太深,存在一些保守的思想.这些行为导致档案的材料被视为秘密,只有比较少数的领导级别干部才能有权利对人事档案进行查阅,而作为当事人则无权查看 ;有些时候,人事档案中的相关内容甚至还具有不真实性和不公正性,没能对当事人进行正确的评价.据调查发现,一些不实之词以及对当事人不利的材料,也被纳入个人档案中,或者是将一些不实之词塞入别人的档案中.这样的情况,对职工的感情会产生比较严重的伤害,也无法给用人单位树立良好的形象.同时,这些后果,导致人事档案管理的工作得不到职工的支持,也就无法对人事档案管理工作进行有效的管理以及改革.
3. 查询效率低
传统的人事档案材料具有比较分散的特点,个人的表彰、个人相关的晋级证书、个人的资质证书等分散地保存于不同的职能部门.如果要对某个人的人事档案材料进行归档以及查询,对于档案的管理人员来说,需要在各个职能部门穿梭申请并查询,在档案材料较多的时候,在查阅的过程中不仅要对页码进行核查,还要对内容进行核查来保证准确性,避免出现错误.在这种情况下,档案材料的查询工作,不仅工作量相对来说是比较大的,工作的劳动强度也是比较大的.
4. 存在一定的不安全性
在对人事档案进行管理的过程中,在查询相关档案时,都是对比较原始的资料进行查询,以确保原始性和真实性.但是为了避免查询资料的人员对原始资料的损坏以及涂改,档案相关的管理人员必须进行陪同检查.但是即使在档案管理人员的陪同下仍然会出现档案被损毁的现象.而如果没有对被损毁的档案进行备份,就会导致再也无法查对的问题.所有档案的安全性也就无法得到相应的保障,而相应的损失也是无法补偿的.
5. 内容过于简单,比较形式化
人事档案无论是在内容上还是格式上以及相关的术语上,普遍存在一些比较共同的问题,即不管是个人在档案上所填写的内容,还是领导在档案上填写的内容,都缺乏全面性,大多数写的都是关于"德"方面的内容,对于勤、绩方面的材料则是比较少的,而反映个人思想品德以及品质方面的材料相对来说则更少,完全不能够充分地反映一个人的真实情况,这些信息资源的开发和利用对个人发展起到了不利的作用,同时也不利于企业人事档案信息资源的管理和开发.
二 、合理开发和利用信息资源的对策
要不断地加强人事档案资源利用和开发,提高档案信息资源利用的有效性,应建立一个个人的电子人事档案,从人事档案的生成、采集、对其进行合理的验证、有效的归档、入进数据库到对电子档案的充分利用,都依赖于计算机技术和网络技术,实现工作流程的自动化.对人事档案进行智能化、自动化的转型,不仅减轻了档案工作人员的劳动力,还节省了较多的时间.为进一步促进人事档案信息资源的管理水平,提高资源的开发和利用程度,可考虑从以下几个措施入手.
1. 领导要起到带头的作用
在提高对档案资源信息的利用和开发认识方面,单位的领导一定要起到带头的作用,首先要对传统观念进行有效的改善,把人事部门的每一项工作进行有效的创新,大力支持人事档案的开发,领导人员不仅要提高自身的文化素质,同时也要强化信息管理意识,并对管理的经验进行有效的总结,在管理的基础上进行合理的创新和发展.企业各级部门的管理人员也要积极主动地宣传,并通过多种渠道,把一些具有一定开发价值的档案进行有效收集和整理,进一步加强单位员工的自身管理档案的意识.
2. 建立完善的管理制度
管理最基本的前提,就是要有一个好的制度,要做到有规章制度可遵循、有法可依,只有建立了比较完善的管理制度,才会促进管理.用人单位要对一些比较老的、陈旧的管理制度进行改革,进一步促进人事档案信息资源管理制度的创新.建立完善的人事档案信息资源管理制度,主要的原则是要以人为本,充分地展现出对单位、员工的关怀,让员工进一步明确人事档案是与自己利益息息相关的,从而使单位员工大力支持人事档案信息资源的开发和利用.
3. 提高计算机网络技术
随着经济不断发展,网络技术得到了比较普遍的应用,单位应该建立一个比较完善的计算机网络,让人事档案信息资源管理在网络上实现管理和开发,采用现代化先进技术,对计算机软件进行有效利用,实现人事档案资源高科技的配置.同时也要对人事档案管理人员进行培训,让他们拥有较强的现代化计算机技术,促进人事档案的开发和利用.
4. 提高档案管理人员的素质和技能
要不断地提高人事档案管理工作人员自身的素质,部分人事档案管理人员的计算机技能水平较低,所以要加大对管理人员计算机技能的培训,同时也要聘请高水平的计算机技能人才,进一步加强对人事档案信息资源的管理和开发.
三、结语
人事档案信息资源在管理上,要应用现代化计算机技术进行有效的管理和开发.现代化计算机的使用不仅具有方便快捷的功效,还在一定程度上节省了相关管理人员的工作量,节约了大部分的时间.对一些比较传统的管理模式要进行改革,并在管理上进行有效的创新,加大对人事档案管理资金的投入,进一步提高人事档案管理队伍的建设,进一步促进人事档案信息资源的开发和利用.
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