1 前言
20 世纪 80 年代,国际档案界提出了"电子文件"的概念,而我国对电子文件的研究始于 90年代.1996 年国家档案局成立了电子文件归档与档案管理研究领导小组,拉开了我国电子文件管理的实践探索与理论研究序幕.随着计算机网络技术的深入发展与普及应用,电子文件成为学术界的重要研究内容与实践热点.1999 年《电子文件归档与电子档案管理概论》的出版;2004 年江苏省常州市电子文件中心正式运行;2007 年全国电子文件中心建设经验交流会的召开;2009 年电子文件管理国家战略国际学术研讨会的举行[1];2012年全国宗地统一代码电子文件管理试点工程项目和启动.系列研究和实践表明,虽然我国对电子文件的研究时间并不长,但仍然取得了不少成绩,对电子文件的研究领域在不断扩展,研究对象在日趋多样化.
2 相关研究的分布分析
选用中国知网作为数据来源,以"电子文件"为关键词,分别通过篇名、关键词、主题三种方式,选择"模糊"检索途径;检索时间段设定为1981 年至 2013 年;具体检索日期为 2013-11-07.
相关分布情况见表 1,下面对"关键词或篇名方式"检索结果详细分析.(1)相关博士论文有 6篇,这 6 篇博士论文涉及了电子文件法律、安全和少数民族电子文件管理方面内容,其学者包括图书情报与档案、法学及计算机相关专业,这说明不同专业对电子文件都有一定的关注.(2)127篇相关硕士论文均为 2000 年以后发表的,其内容分布较广,涉及电子文件管理、电子文件中心建设、电子文件的安全保障与保存、电子政务与电子文件,以及相关技术的研究.(3)5016 篇相关期刊论文有 1987 篇发表在核心刊物上,从不同角度分析这些期刊论文.A.在学科分布中,主要集中在档案学和博物馆学领域,其次是计算机软件及计算机应用领域.B.在期刊分布中,发文大于100 篇的 12 种期刊均为档案学期刊,且有 9 种为档案学核心期刊,说明档案学对电子文件研究的关注度很高.C.在作者分布中,发文大于 12 篇的11 位作者中有 4 位是中国人民大学的,表明中国人民大学对电子文件的研究有重要影响.D.在论文的分布机构中,中国人民大学的发文量遥遥领先,说明中国人民大学在电子文件研究的领域影响很大;其次南京政治学院与武汉大学分列第二和第三位.
被引量是学术影响力的总体反映,相关期刊论文被引量超过 20 的有 52 篇,这些论文均发表在核心刊物上,内容一方面集中在对电子文件管理的研究,另一方面还包含对电子文件保存和安全保障方面的研究.论文下载量反映了论文在网络载体中的影响和被应用的能力.下载量大于500的有 48 篇,这些论文大部分针对电子文件管理的研究,还有一部分涉及电子文件中心建设.表 2则是上述高被引和高下载量论文的重合,可以说是领域的经典论文.表 2 所列出的 11 篇论文中的作者包括冯惠玲的就有 7 篇,她率先在国内对电子文件的管理开展创新研究,其博士论文《拥有新记忆--电子文件管理研究》等被引量和下载量都很高.被引量排名第一的《电子文件与纸质文件观念》是由加拿大档案学家特里?库克所作,由刘越男编译,下载频次虽然不多,但其被引量高居榜首.
3 相关研究的内容分析
利用共词分析法可以发现领域的研究结构与范式.选择核心期刊上发表的 1987 篇相关论文,共有 4571 个关键词,其中 30 次以上的高频词有 57 个.根据关键词之间的联系展示,相关研究大体可分为四大部分内容,下面将分别论述.
3.1 电子文件基础理论
我国学者对电子文件及其管理活动的基本理论进行了深入探讨,研究内容包括基本理论性认识和对管理理论的探讨.其中,对后者的研究占主要部分.(1)基本理论性认识包括对电子文件的定义、特点等的认识.冯惠玲关于电子文件是"以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件"[2]的定义已经成为共识,同时她关于电子文件的信息非人工识读性、对系统依赖性、信息易变性、多媒体性等特点[3]的论述也广为接受.(2)对管理理论的探讨包括来源原则、文件生命周期理论、文件连续体理论、全程管理理论等,其中来源原则是当前世界各国公认的档案整理理论原则.[4][5][6][7]
3.2 电子文件中心研究
目前,我国对电子文件中心的研究内容主要包括,电子文件中心的概念解析、性质、地位、作用和功能等基本问题的分析和认定,对电子文件中心建设的内容、模式、问题和对策等的研究.胡杰、黄玉明等都对电子文件中心的概念进行了解析,其中黄玉明从电子文件中心与电子政务、档案馆、文件中心等机构的关系的角度来全面定位电子文件中心[8].肖秋会、刘劲松等总结了电子文件的三个性质(管理性、保存性、服务性).
学者们对电子文件中心的功能的认识各不相同.张照余、项文新认为网上电子文件中心的基本功能为电子文件的接收、审核、发布、保管与管理.冯琦峰则指出电子文件中心的主要功能为信息采集功能,信息管理功能,信息服务功能.理论上,邵枫和钟蕊都提出并详细介绍了电子文件中心的发展模式主要有窗口型、过渡型、备份型、归档型等类型.
3.3 电子文件实体管理
电子文件的实体管理是电子文件研究体系的重要内容,包括电子文件收集、整理、鉴定、保存、归档、检索与利用等方面,而电子文件的实体管理中又以鉴定、保存、归档和利用的研究最多.鉴定方面,双重鉴定(既对电子文件所包含的信息进行鉴定,又要对电子文件的技术状况进行鉴定)是电子文件鉴定的重要特点.
保存方面,肖秋会等立足于我国在电子文件合作保存领域的理论研究和实践状况,从合作主体、合作内容与合作模式三方面构建我国电子文件长期保存合作机制的问题[15].归档方面,归档制度、体系、技术等问题是学者讨论的重点,"两套制"普遍被人们接受[16].此外,还有一部分针对高校、政府、企业等不同系统的电子文件研究.
3.4 电子文件研究的其他方面
除上述几个方面,我国电子文件研究还包括电子文件安全、电子文件与纸质文件比较研究、电子文件相关法律及少数民族电子文件等.
陈国云提出应建立基于风险管理的电子文件安全管理体系.电子文件与纸质文件比较包括管理流程、保护技术、保存、鉴定等方面的比较.
目前档案界关注较多的是纸质档案与电子档案鉴定之间的不同,而熊友菊在肯定了其差异性的基础上分析了电子文件鉴定与纸质文件鉴定在鉴定方法、鉴定内容和鉴定时间方面的共同点和相通之处.电子文件的法律效力和电子文件立法也是很多学者关注的重点.
此外,武汉大学赵生辉在他的博士学位论文中从战略层、战术层、实施层三个层次研究了我国少数民族语言电子文件集成管理的体系架构.
4 相关研究的展望
近年来电子文件的研究一直是我国档案学界的研究热点,也取得了一定的进展.我国对电子文件的研究主要集中在档案学领域,相关论文也主要发表在档案学刊物.从研究机构来看,中国人民大学发文量遥遥领先,对该领域影响最大;从个体研究者角度来看,冯惠玲最具影响力,她率先在中国开展电子文件的研究,对电子文件的各种问题进行了深入的分析、总结和思考,其次,刘家真老师发文最多,特别是其关于电子文件与纸质文件比较、电子文件法律效力等问题的研究有重要影响.但我国电子文件研究还存在一些局限,这些也是未来着重研究的地方.
首先,我国电子文件研究涉及不同系统,但是缺少在宏观层面对电子文件的整体规划,特别是国家层面.一方面,缺乏国家在宏观层面对电子文件管理的总体目标、总体方针、指导性规划等研究.另一方面,各省级或市级地方政府响应国家政策,对本辖区内电子文件管理的各方面进行统筹计划的研究也较少.
其次,我国电子文件研究一般集中在网络时代,计算机技术对其影响的研究,缺少新时期新环境下对电子文件的研究.如我国电子文件与大数据和云计算的时代背景相结合的研究十分缺乏.第一,缺少有关大数据和云计算对电子文件基础理论影响的相关研究.第二,对于电子文件形成、保存等各业务环节的实践工作的研究涉及较少.第三,在技术方面,对于电子文件存储、安全保障等方面技术的研究缺乏.
再次,档案学者对电子文件的理论探讨已经获得了丰硕的成果,但如何把理论结合实践服务于电子文件的管理还有待研究.一方面,从实践出发产生理论追问的研究很少;另一方面,关于电子文件的一些技术研究很少有在实际中得到检验和推广,缺乏实践基础.
最后,评价是管理的基础,但我国对电子文件管理的评价研究缺乏,包括电子文件管理实践工作和电子文件管理系统等的评价.有必要加强以下几个方面:(1)加强对电子文件管理评价理论的研究,从整体上把握电子文件管理评价体系的内涵和外延;(2)优化电子文件管理评价指标,科学的选择可量化的具有代表性的指标,合理分配权重;(3)加强对电子文件管理评价的实证研究,通过实践加强评价体系行动上的可行性和价值取向上的实用性.
参考文献:
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