农机监理工作是根据《中华人民共和国道路交通法》、《中华人民共和国农业机械促进法》、《行政许可法》和农业部的两个规定﹑两个规范,来实施行政管理.农机监理档案是农机监理机构根据《中华人民共和国档案法》和行业管理的规定及要求,用科学的办法对农机监理工作档案进行管理和应用.农机监理档案是是一项技术性﹑科学性﹑复杂性﹑业务性很强的工作,在农机监理工作中占有十分重要的地位.如何加强农机监理档案工作,本人根据从事档案工作的体会,浅谈农机监理的档案管理.
1 农机监理档案的分类
1.1 行政执法档案
行政执法档案是指农机行政执法过程中形成的,主要是指文字的真实记录,图表﹑数据﹑声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文字材料,行政执法检查中,违章违法从立案到作出处罚决定,形成一套完整的档案,主要包括:立案﹑调查取证﹑送达处理意见书﹑听证﹑作出处罚决定书﹑行政复议等过程.行政执法档案不同于其他业务专业档案.
1.2 农机监理业务档案
农机监理业务档案是农机监理开展业务工作的重要基础工作,是指在开展业务工作形成的技术性档案,它是农机监理部门对农业机械的管理及驾驶﹑操作人员核发牌证﹑处理农机事故的依据和凭证,具有法律效力.农机监理档案包括为拖拉机技术档案﹑联合收割机技术档案﹑驾驶人技术档案及其它业务技术档案.A.拖拉机技术档案又分为手扶式﹑小型方向盘式﹑大中型轮式﹑变型式拖拉机、插秧机﹑播种机﹑植保机械等技术性档案.B.联合收割机技术档案又分为大中型自走式﹑披挂式﹑小型履带式等技术档案.C.驾驶人技术档案又分为G﹑H﹑K﹑R﹑S﹑T﹙准驾代号﹚等技术性档案.其他技术性档案分为年检年审﹑农机操作人员﹑农机事故﹑农机互济等技术性档案.以上各种技术性档案按照《中华人民共和国档案法》和有关规定必须材料齐全,内容完整,统一分类,统一内容,统一格式.
1.3 人事档案
人事档案主要是指从事农机监理工作的监理员,主要记载个人的成长,工作过程中形成的一套文字材料,如学习﹑培训﹑考核﹑晋升﹑嘉奖﹑增资﹑参加政党情况等内容,记录个人的所有工作成长过程.
2 档案管理的保管和具体任务
2.1 农机监理档案的保管
保管档案要做到四不:不使档案分散﹑不使档案互相混乱﹑不使档案丢失泄密﹑不使档案遭到损坏.还要配备专职﹑称职的档案管理员.建立安全保密制度,档案内容不准外传,不得伪造、涂改、增添、抽调档案中有关的证明、资料等.档案室要符合安全的要求,能防火、防水、防尘、防潮湿等.建立严格的档案销毁制度.销毁档案时要严格按照《中华人民共和国档案法》规定的程序和办法,禁止擅自销毁档案.如果需要销毁档案时,必须经主管领导审批后,方可销毁,监督销毁人员不得少于两人.
2.2 具体任务
农机监理档案的具体任务主要是指档案员保管档案的基本职能工作,档案人员应当贯彻执行《中华人民共和国档案法》,认真学习档案业务知识,不断全面地提高档案管理工作水平.要做到一案一档,分类建档,仔细审核各方面技术性档案材料,还要做好材料的收理、整理、分类等,以便查阅.整理档案时必须整齐、牢固、便于保管使用.如果外单位或人员因工作需要查阅、借调档案的,必须应凭单位正式介绍信,经主管领导批准后方可办理手续,并规定期限.
3 农机监理档案的作用
1)农机监理档案是农机监理工作的依据和凭证.在农机监理工作中,所有的文字技术性材料是反映出农机监理工作的基本特征,也是行使农机行政执法过程的法律依据,它是评价农机监理、农机化管理工作水平的根据和必要条件.
2)农机监理档案是各地区进行工作交流的工具.
3)农机监理档案是复核农机事故案件和行政执法案件的法律依据,同时也是追究行政执法错案责任时的凭证.
4)农机监理档案是进行农机监理工作预测和决策的重要依据.
4 农机监理档案的管理
农机监理档案人员要以《中华人民共和国档案法》﹑农业部关于拖拉机和驾驶员管理的"两个规定"和"两个规范"以及国家有关农业机械档案工作的法律﹑法规为依据,切实做好农机监理档案的管理工作.
4.1 成立机构﹑加强管理
为搞好农机监理档案和管理工作,要成立档案管理领导小组,有专职的档案员和分管领导,明确职责,加强领导,把农机监理文字材料档案和农机监理电子信息化档案融为一体,使管理工作逐步走向规范化﹑标准化﹑科学化.
4.2 规范管理﹑进一步完善文字档案与电子信息档案一致性
加强规范管理,首先选用政治素质好,熟悉档案管理工作﹑懂农机法律法规﹑热心农机监理工作和责任心较强的农机监理员,来担任农机监理档案的管理员.加强学习﹑培训,全面提高建立档案的实际操作水平,掌握好计算机的应用技术,实现文字档案与电子信息档案一致.充分利用档案的信息源,使档案从文字材料到信息档案的发展进一步加强,发挥农机监理档案在农机行政执法过程中的价值和效益,为农机化的发展和促进农民致富做出应有的贡献.
