一、照片档案数字化管理的对象、选择的方式以及数字化照片档案的保存
一个完整的照片档案应该包括照片、底片和文字说明三个部分,缺少其中任意一个部分都说明该照片档案不完整.由于照片是由底片冲印而来的,所以选择照片作为照片档案数字化的扫描对象还是选择底片作为照片数字化的扫描对象成为首要的问题.
如果选择相片作为扫描对象的话,用于数字化储存的照片图像的效果就不如底片作为扫描对象,因为在冲洗过程中,很可能会出现由于控制不当而引起的色差问题;另一方面,照片经过长时间的保存,图像就会因为化学反应而变黄,彩色照片的发黄问题尤为严重.所以,如果将照片作为照片档案数字化保存的扫描对象,就很可能会在照片的饱和度、色度等方面产生问题.选择底片作为扫描对象的话,所得到的照片数字化保存的图像的效果会比较好,因为底片的密度和分辨率较照片高,扫描得到的照片具有高稳定性、高保真度以及高耐久性,所以不易发黄变色.但是用底片作为扫描对象的话,就要使用更加高精度、高科技水平的扫描设备.
扫描仪扫描输入和用数码相机进行翻拍录入是照片档案数字化所采取的两种主要方式,照片数字化管理使用最普遍的就是扫描仪扫描输入,其操作过程简单,所需要的设备也比较简单,适用于处理各类照片档案的数字化,具有较强的广泛性;数码相机翻拍录入快捷方便,但是在拍摄过程中对于拍照技术和数码相机的性能要求比较高,比如对于曝光、变焦等有较高的要求,另外,翻拍录入就无法用于底片,拍摄难度也比较高,这就决定了其使用范围不广泛.
在对数字化照片档案的储存方式的选择上,其储存的格式比较多,如 BMP、JPEG、PICT 等等,一般会选择 JPEG 格式,但是这种格式会损失图像信息,所以对于有些比较重要的、要求高保真度的照片档案就要选择无损方式储存,如 TIFF 格式,因为这种格式不仅在储存时所占的空间小,而且易于转换成其它的格式.为了数据的安全和永久保存照片,可以刻录有查询和自动播放功能的光盘,同时在光盘中建立一个说明文件 Readme.txt(包括该光盘的刻录方法、刻录时间、目录等内容)便于管理.
二、照片档案数字化管理的优劣势
首先,工作场所发生逆转性的变化,从暗室变为明室,照片档案管理者的工作环境得到改善.以前的照片档案都是由档案馆统一保管的,档案管理者的工作量大,而且废时,需要定期整理和检查,照片容易受潮损坏使得照片变得模糊、看不清,失去其自身的价值,保存室的光线也比较暗.把照片档案进行数字化管理,采用先进的数字化储存技术,不仅大大减少了照片档案管理者的工作量,而且让照片档案具有更高的安全性、可视性、通用性和标准性,在需要调动照片档案时在也不需要人工寻找了,可以利用计算机网络浏览使用,实现了资源共享,保护了照片档案的价值.第二,照片数字化扫描的精确度高、质量稳定,易于控制图像.照片档案的数字化管理,能够最大限度的保护照片,对于模糊的照片利用扫描仪器扫描就可呈现其原来的图像,更容易管理控制图像.第三,数字化设备操作简单、易行,使用方便,节省大量的人力、物力和财力.现代社会是一个科学技术高速发展的年代,数字化的设备全部用电脑统一控制,照片档案管理者在管理照片时只要使用电脑即可实现对照片档案的管理,其操作方法简单易行;其次,照片档案达到资源共享之后,就可在任何时间、任何地点利用计算机网络获得准确、系统的照片档案信息,照片档案进行数字化管理后保真性高、保存时间长.第四,图像数字化更易于利用现代化手段进行管理,其应用领域广阔.
但是数字化管理也存在一定的劣势,虽然数字化设备具有体积小、容量大的优势,但是也不能保证绝密的照片档案信息在传输过程中不泄露,达到完全保密的状态;另一方面,照片档案一旦被改,就无法识别真伪,因为电子档案没有"原稿"这一说,不具有法律地位,而且它对于软硬件的依赖性较大,影响记录的稳定性.
三、照片档案的现存问题
一是照片档案保存不完整,不方便查阅,使用起来费时费力.这主要表现为绝大部分的照片虽然有照片但是没有底片以及相应的文字说明,没了底片,照片本身就成了仅有的东西,一旦丢失会造成档案信息不完整或者档案本身的影响力度的下降,文字说明能够让人们更进一步地了解档案的历史信息.这种情况会极大的影响到照片数字化工作的顺利开展.
二是照片档案的整理方法不尽相同.照片档案由于其自身"年龄"的不同,为了保护照片的完整性,所以保存的方法也就各有不同了.有的照片档案是单独装订成册的,有的照片是夹在书中的等等,此外,照片的固定方式也不同,有的是用乳胶粘贴的,有的是用胶水粘贴的,这都给照片档案数字化管理带来一定的难度.
三是档案意识不强,照片档案的保存比较分散.目前,我国的综合性档案基本上都是以全宗为保存单位的,其中会把档案有序排列起来,但是不会按照档案的类型进行分类,比如以文书档案、科技档案、声像档案、人事档案等归类划分,给照片档案的保存带来了难度,实行照片档案的数字化管理也就更难了.
四是照片档案的保管条件差,难以长久保存照片档案.照片档案的保管要求比纸质档案的保管要求更高、更严,很多单位和部门将照片档案和文书档案一起放在书柜里面,由于保存条件缺乏恒温、恒湿等保管条件,就会出现照片颜色变黄,底片变质等问题.
四、推进照片档案数字化管理的策略
一是要加大宣传力度,强化照片档案管理人员的照片档案意识.首先就要摒弃以往的"默默无闻"、"埋头苦干"的工作方式,档案部门要在部门内借助各种媒体大力宣传档案管理的意义和内容,此外还可以邀请相应的专家定期给部门职员讲述照片档案的数字化管理,以此提高档案管理人员的照片档案意识.
二是要加强相关人员对照片档案材料的认识和保护意识.由于不同照片的制成材料的不同,其特性就会有所不同,储存保护的要求也不一样.照片档案的主要材料是乳剂膜和片基,所以对照片档案的管理要求就会比纸质档案更为严格,了解照片档案的制成材料能够最大限度地保证照片档案的完整性,还可修复已破损的照片档案.
三是要强化监管职能,充分落实制度.由于照片档案资料的管理(如归档和移交)没有统一的制度,导致了长时间以来我国的政府监管职能没有在档案馆的照片档案管理这一方面得到充分的落实,反而被弱化,所以基于这种情况,政府有关部门要严格执行《档案法》等相关规定,落实政策,依法行使职权,对于在照片档案管理中出现严重错误(比如私自把照片档案归为己有)的人员给予严厉处分,以儆效尤,防止照片档案的分散、损坏和流失,推进照片档案的数字化管理进程.
四是要集中统一保管照片档案.统一集中管理,维护档案的完整,保证档案的安全是档案工作的基本原则.照片档案是档案的重要组成部分,所以对照片档案进行统一集中管理,保证其的完整性和安全性,充分贯彻档案工作这一基本原则,有助于为照片档案实现数字化管理打好夯实的基础.
五是要做好照片档案的鉴定工作,让照片档案归类,并确保照片档案的质量.档案部门要对照片档案进行定期的鉴定和检查工作,比如检查照片的画面内容的清晰度、图片的质量和数字化照片的格式是否正确等等,因为这几个方面决定了照片档案的价值,任何一个部分除了问题,该照片档案的价值就会大打折扣甚至失去其原有的价值.在收集归类数码档案的时候要确保照片的真实性,严把照片的质量关(比如舍弃一些拍摄效果差、尺寸角度不合适等的照片),选择最具代表性的照片.
结束语
照片档案数字化管理有利于照片档案的长久保存,一定程度上充分保障了照片档案的完整性和安全性,使用者在使用照片档案资料的时候就会更加快速便捷,节省了人力、物力和财力.在照片档案数字化管理过程中要实现管理的标准化和规范化,这也是一项艰巨的任务,档案部门的工作人员要积极学习关于照片档案数字化管理的内容,使得照片档案能够充分发挥其自身的价值.
参考文献:
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