档案管理工作在事业单位或企业中有着重要的意义，不仅与人才的招聘有关，也关系到员工在工作中作出的贡献与经历。虽然档案管理工作的重要人人皆知，但在实际工作中却仍存在一些不足。笔者结合自身经验，对档案管理工作存在的问题进行研究，并提出相应的加强措施。
一、档案管理工作的现状与不足
1.档案管理受到的重视不足。档案具有重要意义，但档案管理工作却一直默默无闻，档案管理工作的政绩性质不高，对此一些部门对于档案管理工作常常较为忽视，仅简单的认为只要将档案保管好，能够应对时常的检查、翻阅即可，相关人员在认识出现误区是忽视档案管理工作的主要原因之一。虽然在口头上对档案管理的重要性重复进行强调，但在思想意识上却不能得到重视。正是因为这样不正确的认识存在，导致部分单位逐渐放松了档案管理工作，使档案管理缺乏规划性，在平时工作中仅为了应付检查，且，办公地点、管理经费等不能得到起码的保障。
2.投入力度不足。在许多单位部门中往往存在档案库房陈旧，相关设备严重匮乏，现有设备老化，更谈不上现代化的红外线监控、湿温度管控等现代化设备。并且在一些部门中只愿意对其他工作加大投入，而不愿为档案管理工作添加新设备新员工，以致档案库房的设备老化、工作陈腐甚至出现了报废的情况。而在一些单位部门中甚至未设立专门的档案管理职务或将档案库房直接设置在仓库中。这样的档案管理工作是极为落后的，极易导致档案信息出现遗失、变质、虫蛀等情况，档案信息的丢失是单位中无法弥补的巨大损失，因此应加大档案管理的硬件设施的投入以及其他方面的投入等。
3.管理人员业务能力较差。在许多单位部门中没有设置专门的档案管理工作人员，相关管理人员未参加过相应的培训考核就进行上岗，由于档案管理工作大多有其他岗位人员兼职，因此岗位具有较大的流动性，而管理人员对于档案管理的要求、措施及重要性缺少认识，在进行档案材料管理、收集、入档等业务操作不够熟练，进而无法适应档案管理的工作，使单位的档案管理水平下降。在日常的档案管理工作中，存在管理档案措施不合理，如在进行档案借阅时大多采取手工翻阅的方式，这样长期的使用将导致档案原本材料出现破损。
在档案管理工作中，员工流动性大，且新手管理员占有较大比例，在实际管理档案时，也缺乏专业的管理知识培训，以致业务能力不强，不有准确的认识到档案的重要性及管档的要求，在进行档案信息收集、整理、归档等业务难以快速准确的进行，无法快速胜任人事档案管理的工作。一些档案管理人员在对转调、转出、工资及退休等进行档案检查时，未严格根据档案管理规定进行处理，导致在档案转接时出现密封不当，而严重破坏了档案的保密性。
4.缺乏有效的管理。就当前的档案管理工作来看，多数部门在档案管理制度上仍有欠缺，以致档案管理工作在实际操作中易受到局限。特别是散材料归档收集等方面，若缺乏健全的档案收集体系，将使档案管理工作人员出现工作散漫，缺乏责任心，档案材料收集与归档工作较为被动。在收集归档时，相关材料便出现不全面或一些材料间内容与形式重复，不能有效的对职员的真实信息及情况进行反映，甚至出现档案材料丢失，在后期材料查阅时缺少资料。
5.档案管理缺乏信息化的发展。随着信息时代的来临，信息化技术早已融入人们的生活与工作中。而在档案管理工作上，却没有相应的信息化技术的有效运用，以致档案管理没有受到信息化管理带来的高效性与科学性，仍使用落后的人工管档的方法，严重造成了人力与物力的浪费，信息化技术融入到档案管理中，将有效的改善以往查找资料困难等问题。
二、提高档案管理工作的措施分析
1.加大投入力度，扎实工作基础。领导的充分重视是做好档案管理工作的前提。因此单位领导应对人事档案管理工作进行高度重视，并将其划入日常工作议程。并构建档案管理领导队伍，定期的进行档案的检查、指导等，及时处理其中不足。且单位领导应加强对档案法规的学习，深刻了解到档案工作是各级党委义不容辞的义务与责任。
有关部门应从思想上充分认识档案工作，并加大在档案管理中的投入力度，特别是在于档案保存、整理、信息化建设等方面，建立档案专用的资金，根据高标准、高要求构建现代化、信息化、规范化的档案库，选购合适单位规格的档案柜，并对防火、防潮、防蛀、防盗、防光以及防高温等事项进行重点预防，并将档案室、阅档室及办公室进行合理分开。
2.提高管理人员的综合素质。档案管理人员在很大程度上影响了档案管理工作质量。档案管理人员应严格律己，并不断加强自身的素质教养，提高自身政治素质，加强责任心。这样才能在繁琐枯燥的档案管理工作中，时刻保证责任心，降低工作中的失误。注重自身业务能力的提高，主要可采取自学及参与培训等方法，在日常工作中累积经验，对各个环节与工作要求充分熟悉，特别是在材料信息鉴别、归类，更要保证清楚明白。对于其他先进科学的管理方法及原则进行掌握，并提高工作效率，保证档案质量。并不断的对档案管理工作的队伍建设进行加强，选择政治过硬、作风廉正、责任心强的中共党员进行档案管理工作的，并重视对其的教育培养工作，不定期的举行档案管理业务培训讲座，做到与时俱进，着重进行现代化信息档案管理知识的培训，使相关人员对先进的档案管理理念进行掌握，实现档案的现代化管理。
3.建立符合实际情况的有效制度。中国古语有云：“没有规矩，不成方圆”。此话之中所蕴含的道理同样适用于本文所述的档案管理工作，缺乏相关完善的管理制度，就很难真正做好档案管理工作。建立健全科学合理、规范性强、符合现代档案管理工作的一系列制度是确保档案管理工作有序科学进行的基础和保障。要建立真正科学合理的档案管理制度，不能盲目跟从，而应当吸取他人已有经验成果的同时，结合本单位的实际情况，综合形成适合自己单位的档案收集整理归档等一整套的管理制度。同时在制度完成之后的执行过程中，对出现漏洞的情况及时检查并整改相应制度。
4.加大信息化管理档案的力度。进入信息化时代后，电子信息技术渗入到各行各业中的各个工作。跟随信息化的脚步，对档案管理工作进行信息化改革已经是势在必行，各单位档案管理工作人员也应当及时建立相应的电子档案管理系统。结合单位能力自主进行档案管理软件的研发，并将单位相关信息材料全部纳入软件中，构建单位中的局域网络共享，使档案管理得到更高效快捷的优势，使档案数据实现规范化、电子化、信息化，使传统的档案管理工作逐渐转化为脱离纸张的无纸化办公及现代化的管理体制。
三、结语
综上所述，档案管理工作在单位中的意义不容忽视。只有构建系统的档案管理体制，加强科学化的管理水平。不断吸收先进的现代化档案管理理论与新技术。加大对档案管理工作的投入，实行动态管理档案，建立数字化现代档案，结合网络进行人才信息的收集反馈等。今后档案管理工作必将焕发出新的活力，为社会经济的发展提供有力保障。
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