人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据。一份翔实、完整的人事档案是机关、单位选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考依据。人事档案制度自20世纪50年代产生以来，对我国的各项建设、干部管理、国家安全等方面作出了重要贡献。随着我国人事制度改革力度的不断加大，企事业单位人事档案管理存在的问题也逐渐增多，人事档案管理工作和体制有待改善，以期提高人事档案的利用水平。
一、人事档案管理存在的问题
1.档案材料失真
真实性是档案的基本属性，失真使人事档案失去了凭证价值。笔者在工作中发现，有的档案材料中参加工作的年龄越填越小、学历越填越高、工龄越填越长，有的档案材料甚至出现了涂改的痕迹，严重削弱了档案的权威性和严肃性。
2.档案材料内容简单、雷同
人事档案是一个人社会实践经历的真实写照，是对一个人面貌的全面、历史、客观的反映，能使考察者在翻阅档案时如见其人。但是，如今的人事档案材料单一、内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，根本体现不出个性特色，在个人正常晋升和选拔中基本失去了参考价值，这不仅影响员工工作的积极性，导致单位整体工作水平及工作效率的低下，而且削弱了人事档案对人力资源开发的价值。
3.档案材料分散、缺失
人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够及个人重视不够，导致档案材料分散、缺失的现象严重。如一些年度考核表、履历表缺失，或虽归档但未盖公章。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料仍在个人手中未能及时收集归档。一些单位的人事档案管理人员并非专职人员，他们往往身兼数职，有时只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，并没有及时归档，这也是导致人事档案材料不齐全的一个重要因素。
4.人事档案管理手段落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。但是目前的人事档案管理大多未使用干部人事档案电子信息化管理系统，仍沿用传统的管理模式，以手工操作、检索为主，费时、费力，效率低。而且档案管理人员满足于“看摊守点”，缺乏创新和竞争意识。
5.人事档案利用范围狭窄
提供利用是档案工作的目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看，现有的人事档案利用范围小、效率低。现代企事业单位为了做到知人善任、选贤举能，通常会将考察现状与人事档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合，尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而用人单位在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入人事档案，作为考核依据。随着社会主义经济体制改革的深入，许多单位工作人员由“单位人”变成了“社会人”，这就要求人事档案管理工作要更加符合社会需求，扩大利用范围，提高利用效率。
二、加强人事档案管理工作的建议
1.建立健全人事档案管理制度
为了适应现代人力资源管理的要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革、及时更新。要对档案文件材料的归档内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在文件材料的收集上要做到及时、完整；在文件材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保文件材料的真实性；在文件材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在转递档案文件材料中要做到按章办事，确保档案文件材料安全可靠；在查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，保证档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地与有关部门联系，及时更新、补充新的档案文件材料。这一切都离不开严格适用的档案规章制度。
2.切实提高档案管理人员的素质
人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员的素质高低，因此作为人事档案管理人员，需要不断提高自身的政治素质和专业素质。随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式已不适应现在的档案管理工作。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求，端正思想，增强意识，转变方式，变被动服务为主动服务；在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少失误和差错；档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，在全社会形成人人关心档案的良好氛围。
3.重视人事档案文件材料的收集
收集人事档案文件材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化以及干部制度的改革，考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的文件材料不断增多，给人事档案文件材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与员工个人有关的各种文件材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的文件材料要及时进行处理，对手续不全的文件材料要退回形成部门进行补办，确保文件材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
4.加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程
随着时代的发展，档案文件材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，延误时间，而且会加大出错率，因此建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大限度地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
总之，要使人事档案管理工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习，不断改革创新，冲破旧的思维模式，形成一整套全新的思想和观念，才能适应当今档案事业的发展，并为实现人事档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
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