实现档案信息化是高校档案管理工作的创新要求。档案管理信息化是指档案部门改革传统管理方法,运用现代信息技术,加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的过程。记录方式和保存记录的载体是档案产生的两个重要的条件。尽管由于社会的发展和先进生产工具的应用，使得档案的记录方式和载体不断地发展变化，但高校档案信息化、数字化是档案管理工作发展的客观要求。高校的各类档案是高校发展历史轨迹的印记、是高校的文化积淀、是特色办学和管理风范的再现，因此，档案工作是学校管理工作的重要组成部分，必须引起高度重视。提升档案工作水平不仅是学校档案工作人员的职责，更要领导重视，全员参与，只有靠大家的努力才可能把学校的档案工作做好，从而实现学校档案管理的科学化、信息化。开创高校信息化、数字化背景下档案管理工作的新局面，应重点做好以下工作：
一、树立全员服务为本理念
要树立“全员档案管理以服务为本”的工作理念，进一步完善各项管理，深化管理体制和工作机制改革，充分利用现代化管理手段提高服务效率和服务质量。
确立全员档案责任，增强主动服务意识。因高校档案业务与高校的创办和发展同步，真实地记录了高校在各项建设中的成就和经验，涉及教学、科研、管理、服务等各个方面，既是高校发展历程的真实记录，也是高校文化的积淀与延续，更是高校管理和核心竞争能力建设的重要组成要素。高校档案业务与校园文化建设有着密切的联系，都是以育人为本职，以传承大学精神为己任，二者之间相互渗透、相互促进、共同发展。高校档案工作的方向主要是为学校服务，为广大师生服务。档案工作的最终目的在于利用。要克服档案人员“坐、等、靠”的传统思想，变“被动服务”为“主动服务”。增强档案服务的主动性和有效性，从封闭的工作方式到开放的工作方式，从档案管理员管理到人人都是档案管理员，从等待各部门（系部、个人）移交指定材料到主动收集，全员树立档案意识，形成良好氛围。
档案运用“以人为本”，实现档案的文化传承功效。高校承担着教学育人、科学研究、社会服务和文化传承的职责。档案文化是校园文化建设的重要载体，内涵丰富的高校档案是校园文化建设的宝贵资源，是进行人文教育的最好教材，把档案文化溶入到校园文化建设中，让高校深厚的文化背景、悠久的校园文化资源、优秀的革命文化资源、杰出的名人文化资源、丰富的科技教育资源、典雅的文物文化资源和历代师生的人文精神，对全体学生产生文化育人的作用。充分发挥档案的直观性和原始性特点，激发学生的学习兴趣，提高人文素质教育的吸引力，弥补课堂教学和常规教育的不足。利用档案对学生开展理想道德教育、爱校勤学教育、警示自律教育、创新创业教育、社会主义文化观念价值观教育、综合实践学校的办学宗旨、办学理念、办学特点和专业人才培养目标，彰显高校历史品位、校园文化特质、校园风貌形象，从而影响学生的思想品德、行为习惯及价值观念，具有无形的精神力量，使学生在具有传统文化精神和人文精神的校园环境中得到熏陶，促进学生的全面发展。
重视高校档案工作全职性，不断增强服务发展的前瞻性，做到校党委校行政工作部署到哪里，档案工作就跟踪到哪里。现代高校是一个多功能完备的社区，档案包括干部人事档案、文书档案、基建档案、财务审计档案、教学业务档案、学生学籍和成绩档案、校园治安档案、计划生育档案、医疗卫生档案、人才培养工作评估档案、学校综合管理档案等，涉及到高校工作本身及社区管理的方方面面。因此，学校的各个职能部门及教学系部的领导和工作人员都是必须高度重视档案工作，树立人人都是档案员的意识，在平时的工作中注意收集整理，并根据业务归口及时与相应职能部门联系，及时移交到职能部门或档案室，形成人人在思想上重视，在工作上支持，大家都积极参与档案管理工作的良好氛围。
二、健全档案管理体制机制
档案工作的管理体制和运行机制是相辅相成的,紧密联系的，体制创新要求机制的创新，两者的共同优化有利于档案管理工作质量的提高。档案管理工作的提档升级，有赖于提供体制、机制、人力、财力、物力的保障,使档案工作与其他各项工作同步发展、协调发展。加快高校档案管理的信息化与自动化建设是一项增效提速的举措,它要求在实现了档案管理工作环节程序化的同时，更加重视提高校档案管理工作的效率性和准确性，因而是提高整个档案管理系统工作能力的重要抓手。
档案管理工作体制是落实档案管理基础工作的保证。要建立高校档案管理工作体系，明确分管档案工作的校领导职责，其他分管业务工作的领导应在分管档案工作的领导的协调下开展相应工作。高校工作本身及社区管理方方面面的各类档案，应分别由组织人事处、教务处、学工处、计财处、后勤处、保卫处、办公室等部门分别收集整理后移送学校档案室，统筹管理部门应是学校办公室。
档案管理运行机制是做好学校档案管理工作的关键。在学校，一般人都是认为档案的收集、整理是档案室的工作人员的事情，即使领导要求各职能部门及教学系部的档案工作做好，大多都是被动完成档案整理汇集任务，在实际工作中不思考，少创新。因此，在建立机制的问题上应充分考虑相关人员的积极性，通过机制的建立，增强相关人员的使命感和责任感，诸如评选档案工作先进工作者予以表彰，将档案工作纳入年度考核并使考核结果与年终津贴挂钩等等。在完善档案管理运行机制上，就必须强化档案部门内部管理，做好转变职能、强化服务的改革工作，进行管理方式、方法的改革，以适应档案事业发展的要求。
三、加强管理组织队伍建设
档案管理事在人为，科学合理的行为会事半功倍。要实现学校档案管理的科学化、信息化，必须把档案工作纳入学校工作的议事日程，得到学校领导的高度重视，切实加强管理组织队伍建设，全面提升档案管理人员综合素质。一是要用法规武装组织队伍。结合高校建设实际，深入持久的组织开展学习与宣传《档案法》活动，做到领导带头学、群众跟着学、使人人认识到档案管理工作的重要性，自觉做好份内的业务工作。二是要用制度约束组织队伍。档案管理中《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案收集整理管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》等系列管理制度，是档案工作人员的行为准则，每个档案工作人员都必须熟知并严格执行，使各项工作规范化并很好地落到实处。三是用内涵提升强大组织队伍。坚持加强对档案工作人员的业务培训，全面提高档案管理组织队伍的综合素质，以适应档案管理的科学化、信息化工作的需要。要为档案工作人员的培训学习创造良好的条件、出台激励政策，选拔档案工作人员到本科院校的档案专业学习深造，组织档案管理人员外出考察学习，定期举办培训班和对档案人员进行专业培训，拓展视野和知识面，提高综合业务能力。四是做到安全教育常抓不懈。要经常加强对档案管理人员的安全管理教育，通过教育提高档案人员的事故防范意识。保密性高的档案室还应安装摄像监视器，防止前来查阅档案的利用者偷撕或涂改档案。
通过制定与落实安全管理措施、配备设施以杜绝灾害隐患。加强对库房建设要求，对原有消防报警及控制系统进行现代化改造，增加防火灭火能力。注重档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化。五是让保密与利用并重提高档案利用率。长期以来，受传统保密观念制约，档案工作存在着重保轻用、利用不足的弊端，档案的价值没有充分发挥，领导不能及时全面地了解并有效的利用档案，因而档案管理人员的工作价值也未能在利用档案的效果中体现出来。为此档案管理工作人员要正确处理做好档案保密与利用的关系，做好档案的开发与利用工作，将“以藏为主”转变为“以开发利用为主”的管理方式，健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
四、改善条件实现资源共享
随着我国高等教育的飞速发展,高校办学规模不断扩大,高校档案管理工作也变的更加的重要、复杂。而现有的非网络化档案管理系统则影响了档案管理工作效率的进一步提高，必须强化档案设施建设。根据《全国档案信息化建设实施纲要》要求，整合档案信息资源实现资源共享，将成为档案信息化建设的根本目标。
实现这一目标取决于外部环境改善和内部管理创新两大因素。外部环境条件讲，整合档案信息资源实现资源共享，有依赖于全面统筹规划全国各地档案资源，有序协调，形成合力。从高校档案信息化建设实践来讲，整合档案信息资源实现资源共享，就是要从软硬件设施的投入、建立标准化规范化体系、档案信息资源的建设、网络档案信息检索系统建设等方面进行统筹规划，创新档案服务机制等。当务之急一是要改善库房条件，保证档案的合理有效库存和利用。二是要改善办公条件，保证档案工作人员有一个良好的工作环境。三是要建立标准化规范化体系，使高校首先形成一个独立完整的档案信息化网络。档案信息可以在档案管理部门内部网上共享，形成电子信息资源中心，既可有效进行电子档案管理，又可方便利用者对档案的查阅、浏览，查、借阅手续可以在内部网络上完成，减少不必要的事务工作，提高档案管理部门的工作效率和档案利用率。
参考文献：
[1]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报,2012(4).
[2]王东宁.档案信息化建设的原则与策略[J].中国档案,2003(1).
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