引言
民营企业档案管理长期以来未被重视,但是随着民营企业在社会经济发展中地位越来越重要,企业档案管理也作为一个崭新的课题,开始被关注和重视。提高民营企业档案管理水平成为企业和相关档案管理单位的主要工作之一。
一、民营企业档案管理现状
从整体上来看,民营企业中档案管理工作发展不平衡。目前,只有少数民营骨干企业重视档案管理工作。大多数的企业对于企业档案管理工作重要性没有足够的认识。档案管理现状因此可以分为两个类型:主动型、被动型。
(一)主动型档案管理
1.作为民营企业中的极少数的龙头企业、规模企业的经营管理者,在企业发展日益成熟的过程中,十分重视对于企业文化的深度发展。优秀的企业文化是企业赖以发展的精神内核。而企业文化的发挥则需要依靠丰富健全的企业档案为基础。在企业档案管理上,这些大中型企业中的龙头企业为了形成良好的企业文化,对于企业档案管理工作往往采用的是主动型的管理方式。建立完善、系统的档案管理模式,有效管理档案,使企业档案信息资源优势得以最有效的发挥。这些企业的档案管理工作通常会借鉴国外企业的管理模式,建立一整套的分散式的档案管理流程。使企业各类型的档案资源在收集、编目、存档环节方便有效。部分企业的档案管理水平甚至可以达到国家级标准。
2.主动型档案管理的企业当中存在另外一种情况。这类企业在规模上不如龙头企业大,发展历史也不长。但是企业在经营过程中十分注重企业的均衡发展。企业的经营管理者不仅追求经济效益也更关注企业的社会效益和社会美誉度。在企业规划管理上,强调企业的正规化制度化、规范化方向。因此,对企业的档案管理方面十分的关注。企业通常会有专门的档案管理部门,对企业的档案进行集中保管。只是这类型的企业从整体来看,档案管理工作只是初步建立起框架,在具体的档案管理相关配套建设上仍显不足。导致,企业的档案管理仅仅停留在存档备份的内容上,未能发挥档案管理的积极性作用。
(二)被动型
企业档案管理被动型,企业的档案管理意识淡薄,对于档案管理重要性认识不足。或者尽管认识至口档案管理的重要性,但没有具体作为的。这个类型的企业只注重生产经营,对于档案的管理基本没有有效的办法,档案管理十分被动。又加之企业的经营者对其重视不足,相关部门的工作人员也就更力口不会主动进行档案管理的建设工作。另外就是经济效益较差的企业,在档案管理上缺乏工作的动力和积极性,也是档案管理工作被动的主要原因。
二、民营企业档案管理对策
(一)首先要加强企业档案管理的制度性建设。使企业逐渐认识到档案管理的重要作用。加强企业档案管理不仅是企业管理工作的一部分,更是企业更好的实现其经济效益和社会效益的有力推动。逐步提高经营管理者的档案管理意识,在企业的经营管理中,将档案管理纳人管理规划工作。使档案管理工作的开展建立在卓有成效的实践上来。也可以对一部分民营企业中档案管理工作方面有典型性的企业进行大力宣传,树立档案管理工作方面的典范。使企业的经营者意识到企业的发展想要更上一层楼,在企业文化,档案管理工作方面要有所突破。
(二）加强相关档案主管部门对于企业档案建设的帮扶力度。调整档案管理相关部门的工作方向,从信息、技术方面对企业给予支持。具体针对民营企业在档案管理方面存在的问题与特点,档案相关部门加强对于企业的培训指导。
(三)企业的档案管理建设有了制度保障,经营者的意识认同,还需要在管理办法上采取有效的手段或者途径,使企业的档案管理建设高效合理。
1.中心网络式管理针对企业发展过程中对于档案管理工作的水平差异,在选择档案管理的办法上也应当结合企业自身的特点,建立企业相适应的档案管理方案。企业的档案管理模式中,较为广泛的是集中式档案管理模式。这种档案管理方式能有效地节省管理成本,提高档案管理效率。适用于企业档案管理建设的起步阶段或者企业规模相对集中的中小型企业当中。在集中式的基础上形成的中心网络式档案管理模式是指企业的规模较大,地域分布较为分散的情况下,建立的集中于分散相结合的档案管理模式。即建立一个中心档案管理部门,同时建立多个子部门。子部门对分散的公司或部门进行档案管理,同时受到中心档案管理部门的领导。中心对子部门的档案管理工作作出指导与机制体制建设,统一领导档案管理工作。这种档案管理模式在目前的企业档案管理中运用最为普及,便于档案的就进管理与使用,还能促进企业的办事效率提高。
2.托管式档案管理,通过将企业档案交由档案管理中心托管,代理企业档案管理,其目的是为了使企业的档案得到更为专业、科学、有效的管理。当然,托管式的档案管理工作只是适用于一些企业规模相对较小,或者是企业发展的初期阶段无力对于企业进行有效档案管理的。这种管理模式,能更有效的节省企业在档案管理方面的投人。
结语
民营企业档案管理工作始终与企业的发展管理工作相伴而行,在档案管理工作模式不能墨守成规,要始终与企业的发展步调相一致。民营企业的发展应当重视档案管理,结合自身实际情况,采用科学的管理办法,使档案管理有效促进企业的可持续发展。这要求企业的档案管理工作在创新方面也要有新的突破。
参考文献：
[l]厉以宁.论民营经济[M]北京大学出版社.2007
[2]宫晓东.企业档案管理学[M]高等教育出版社.2005
[3]覃兆判.民营企业档案管理究竟应该选择怎么的模式[]J档案管理.2008
