档案管理系统论文（最新范文10篇）

　　传统的手工档案管理已难以满足现阶段日益增长的管理和服务需求, 档案管理系统应运而生，这种以计算机技术为基础的管理系统，可以实现快速记录、管理的需求，切实提升档案管理水平。本文精选了10篇“档案管理系统论文范文”，以供参考。

　　档案管理系统论文（最新范文10篇）之第一篇：基于区块链技术的档案管理系统分析

　　摘要：以区块链技术为基础的金融领域创新正改变我们的社会, 此技术应用到档案领域也大有可为。通过对区块链档案管理系统建设的模拟分析, 探讨其优缺点, 分析制约区块链档案建设的因素, 给出目前推进区块链档案管理系统的建议策略。

　　关键词：区块链技术,档案管理,档案管理系统

　　当前社会的发展, 是以各类数字技术为支撑的信息社会运转。信息流转方式、处理速度以及普及程度极大地掣肘某行业的发展。世界范围内, 档案领域关于发展档案文件的数字管理共识度很高。国际档案理事会 (ICA) 号召, 通过数字技术提升档案利用的契机, 为数字时代的社会做出更为有力的贡献。以区块链为代表的数字技术正是当前信息管理最大创新点和前沿阵地。

　　区块链技术 (以下区块链技术简称区块链) 在全球蓬勃发展, 鉴于其分布式账本和智能合约等创新性的技术, 为多个行业的产业升级打开了突破口。区块链金融概念, 已经大量应用于区域金融机构, 如国内的区块链托管系统、区块链防伪平台、“互联网保险+区块链”、区块链移动数字汇票。全球范围内, 成功的比特币行业, 依靠其高度安全可靠的架构和算法设计, 已经改变了人们对货币的概念。

　　区块链技术在安全稳定方面性能可靠, 系统自助开放方面更是便捷自主。以区块链打造区域内数字档案管理系统, 可以推进区内档案信息智能协同管理。区块链档案系统, 不仅能大幅提高档案系统的高度融合, 同时加速档案系统建设速度。以区块链技术为支撑, 制定档案区块链规则, 建设广泛的智能档案标准合约, 不仅推进档案系统发展, 而且使档案建设者掌握档案前沿发展的主动权。澳大利亚墨尔本大学被选为参加区块链学生档案项目试点的教育机构之一。作为简化潜在雇主筛选流程的一部分, 墨尔本大学将制定大量学生资质信息, 可以通过安全的数字系统查看[1]。

　　一、区块链技术特点及区块链档案系统意义

　　区块链 (Blockchain) 是由节点参与的分布式数据库系统[1], 是基于时间戳由区块有序链接起来形成的一种数据结构, 其中区块是指数据的集合, 相关信息和记录都包括在区块里面, 是形成区块链的基本单元[2]。区块链是以算法技术为基础, 是以管理学思维革新导向为基础, 有别于对传统硬件升级模式来提高系统能力, 是以软件算法革新来带动思维和实践的发展。依托于现有的硬件条件, 但不是硬件技术的革新换代。

　　区块链从链结构及应用范围分为三类, 即公有区块链、联合 (行业) 区块链、私有区块链。其中有以公链特点突出, 公链具有中立、开放、去中心化;不可更改, 不可撤销;拥有网络效应;抗审查性等特点。区块链私链特点鲜明, 私链具有规则易于修改, 数据管理成本低, 读取权限受限等特点。公链和私链的特点具有很强的互补性, 以此为基础的管理系统具有很大的发展优势。区块链优势明显, 应用空间很广泛, 完全可以借鉴并利用于档案行业[3]。

　　区块链的设计目的是为了构建跨组织相同相似的业务网络, 鼓励行业内的机构走出小圈子共享数据。并提前定约, 确保终端都按规矩办事。同时区块链机制确保筛除数据库中的错误或潜在欺诈性操作, 加上记录每一次操作, 即使容易变控操作的状态, 但不能隐藏交易记录。上述的区块链特点及档案的特殊性决定了区块链和档案管理是天然的盟友, 区块链构建的容器, 能够很自然完美地装载档案。开放、共享、永久, 不可更改的技术特点, 突出的储备特点, 无需档案异地备份, 不需考虑存储安全问题, 全链直接为档案实时多点自动备份, 同时又能够准确安全低成本提供档案的利用和传递。档案工作的根本目的和出发点是便于社会各方面的利用。较传统的档案管理方式, 区块链技术不仅能够利用其分布式共享特点, 解决档案利用和管理矛盾, 且具有无信任障碍、易参与、成本低、时效强等特点, 容易推动档案发展, 非常有利于未来的档案管理。

　　二、区块链技术的档案管理系统建设与分析

　　电子档案必将成为未来档案的基本和主要形态。如何管理电子档案, 及如何紧趋新技术管理好电子档案, 也是档案管理人员面临的主要问题。当前区块链技术是数据管理及网络应用的前沿阵地, 已经在多个领域成功应用。借鉴并移植区块链技术应用于电子档案管理, 是当前档案管理的新动态。

　　参考区块链的逻辑结构看, 区块链档案系统也是自下而上由数据层、网络层、共识层、激励层、合约层和应用层组成。由于区块链档案系统以成熟IT技术为基础建设, 我们只需要简单地了解网络层、共识层、激励层。网络层由操作系统、计算、面向虚拟基础设施的云服务等构成。共识层主要封装网络节点的各类共识机制算法。激励层类似经济关系, 是主动推动区块链发展的内在不可缺因素。尽管区块链技术是个“高大上新”的事物, 但是对于档案人员来说, 区块链技术如何实现不需要懂很多, 也不需要关心其底层的技术实现。我们只要知道区块链技术的特点, 在区块链数据层做好数据建设。合约层做好满足档案管理逻辑关系的档案系统簇, 在应用层有能够满足档案管理需求的应用系统即可。

　　1. 区块链技术的档案管理系统模型的建设。

　　就目前的技术储备和档案行业应用前景来看, 档案区块链建设, 不是全部的档案上网上链, 仅是将档案信息内容合适的、利用频率高的、应用维护成本高的、利用人数广泛的、能够缓和档案供需矛盾突出的档案数字化信息连接到行业行为的区块链上, 使各分布节点远程自动查验认证用户信息, 并及时利用所需档案信息。整个区块链技术共享了区块链上的所有IT设备设施及网络, 建设有档案特色的区块链重点对合约层、数据层和应用层做档案行业特色规范。

　　(1) 合约层。智能合约是区块链可编程特性的基础, 是行业区块链智能和规范的基础, 是汇集档案行业各种规范及标准, 并按照计算机语言实现合约和脚本的容器, 是档案区块链的档案人员的参与重点部分。可编程并智能选择的智能合约, 是区块链技术最大创新点。如果其他部分对于档案人员来说, 是协调者、参与者, 那么这部分档案人员角色是主导者和制定者。档案人员既是档案数据产生的角色, 又是创建档案区块链各类合约和脚本的主体。只有主导制定区块链档案行业技术标准和行业应用标准, 才能掌握区块链档案系统建设主导权。

　　结合档案工作实际情况, 制定既满足供体又满足用户的合理的各类合约, 是区块链技术的分布式档案系统的智能基础。参考传统档案管理系统, 档案智能合约应该满足数据防伪存证、数据验证、历史记录查询、数据查验、文件查验、数据密级区分验证等功能。

　　对于档案区块链开发者, 更多地考虑智能合约需要具备可移植性, 利于档案区块链自由智能组网。档案各类属性是共性的, 如全宗、题名、作者、密级、关键词等, 但由于行业、区域、管理方式、共用档案管理软件等条件不同, 各分布节点档案数据产生及利用侧重点不同, 同一节点和不同节点开展不同业务对接的重点也有不同, 机构附属关系差异, 是否收费用户有别等复杂情况, 有必要根据经验和调研设计出通用语法规范, 细粒度运作的智能合约系统簇群, 支持跨区块链平台操作, 降低跨平台移植的工作量。如身份认证系统簇、收费核算系统簇、数据结构转换系统簇等, 根据分布节点用户特征匹配情况, 智能选择数据对应业务方式并智能组网, 最终做成合约模版。这些系统簇使档案数据按照合约设计实时共享, 使区块链实现网络间的互信、互联、互通, 提升臃肿公有区块链的灵活度。由于档案区块链目前并不存在档案“行业标准”, 所以至少目前, 可以通过自主设置类似系统簇结构来构建优化区块链间数据传输和数据处理, 并为“行业标准”建立提供素材。

　　(2) 数据层。数据层封装底层档案数据区块的链式结构, 及数据加密技术和时间戳等, 是整个档案区块链中基本数据机构。区块链链结构和传统档案数据库结构相似, 按照档案数据特征要素, 确定记录到区块链上的必要数据。按照智能合约的关系设计权限和逻辑, 保证数据的正确性与合法性, 完成区块链上信任机制, 最后确定接口访问。数据层通过档案行业各类关系及应用分析, 写入智能合约, 按照智能合约的关系对链下链上的数据做深度的融合分析, 对数据进行加工治理, 使其满足区块链技术要求。

　　由于区块链结构是分布式数据库系统, 因此数据层建设主要依靠对私链建设推进。私链终端有如下功能:档案块数据开发、档案块数据治理、档案块数据分享、链上链下数据融合分析等。档案块数据开发和传统档案数字化类似, 只是多了档案块数据二次加工操作。这里的数据操作不是改变档案数据的本质属性, 如档案内容、档案题名、档案产生时间、档案作者等, 只是为了适应区块链技术, 按照合约规定对数据进行必要的数据封装, 目的是对网络通信实现模块化并易于管理。

　　(3) 应用层。应用层是区块链技术和档案业务场景的结合体, 档案数据的产生和利用、分布节点间的互联认证、各种档案业务交流、权益分派等都是在应用层最终落实。其他层的所有工作都为这一层做铺垫, 区块链档案系统只有在这一层才可以看得见感觉得到。所有应用场景研究及解决在这里通过应用程序及各种终端操作实现。档案行业应用发展迅速, 利用广泛。区块链应用开发者, 需要提供方便调用区块链上的智能合约程序, 并设计满足分布节点的数据管理和档案业务交流的形式多样的应用终端。

　　通过参考区块链金融领域的业务场景, 结合档案行业业务场景, 可以为系统开发设计如下场景服务。如档案数据挖掘及深加工平台、档案身份认证平台、档案防伪平台、权益确认支付平台、有限度使用数据情况下的数据交换转变平台等。

　　2. 档案区块链技术的分布式系统簇管理优点。

　　由于区块链的特点原因, 不再赘述区块链档案管理系统的通用优点。通过对上述系统模型分析可知, 区块链档案系统不是提升档案系统性能, 而是改变系统架构模式, 是基于现在的IT基础实现的各种智能合约组合的区块链模型。通过这种架构改变, 实现档案信息实时异地共享、用户认证低信任度模式、档案低成本的异地备份、低成本数据管理。

　　从区块链的类型角度看, 上述系统已经将整个档案系统作为一个链系统。公链是分布式节点组链构造的“信任”档案管理系统, 私链是每个分布式节点的档案管理机构。从区域链技术特点可知, 区块链档案管理系统结合了公链的“广泛低信任”和私链的“单一高度信任”[4], 为档案管理提供了自由灵活的混合管理模式, 非常符合档案发展需求。

　　3. 档案区块链技术的档案管理系统局限性。

　　由于区块链档案管理系统没有成熟的参考平台, 无法通过具体系统运转来评价其系统的优缺点。但从侧面, 结合金融、经济、政府行政等领域, 已经试运行或局部应用的区块链技术案例报道看, 可以分析, 区域链技术的档案管理系统有如下局限性。

　　(1) 信任观念转型问题。理论上, 区块链内部是低门槛信任, 但是档案领域的“矿工”职业本能和法规要求, 不可能做到绝对的“信任”, 仍需要信任区块链协议下的软件系统有档案权威机构, 如国家档案局或某较大的档案协会作为隐形的第三方。目前, 用户更倾向于传统许可的解决方案, 仍旧允许中心控制, 这跟区块链要实现的目标是背离的。

　　(2) 透明系统下的个体隐私隐患。区域链技术的透明不可逆和部分档案信息严格保密严重冲突, 档案信息操作失误后果可怕。用户匿名性弱, 区块链操作透明, 有些零碎涉密信息, 可能通过私链数据审查, 公有链上任何人通过对公有区块链大规模信息爬虫, 经过信息合并分析得出关于某含有密级档案的信息。这和以保密为首要原则的档案系统有重大冲突。

　　(3) 技术障碍。任何技术的成熟和应用都必须以技术标准、行业标准的先行为基础[5]。档案区块链技术也不例外。首先, 面临行业标准障碍, 档案区块链技术发展目前还未成熟, 相应的档案行业技术标准和行业应用标准缺失。这也是制约档案区块链技术发展非常重要的内因。只有推进对技术标准和行业应用标准的深入研究, 才能为构架档案区块链的框架做好铺垫。其次, 档案区块链技术面临专业技术障碍。一是应用技术障碍, 不是所有档案分布节点都有专业级技术支持, 只有所有区块链档案系统按照行业标准, 设计成“傻瓜式”系统簇或系统簇群, 供选择样式应用界面, 使用户不需要了解太多关于这个系统的知识也能良好地使用系统, 才能吸引用户。二是安全方面障碍, 档案区块链须确保系统自身安全性无漏洞, 毕竟档案最重要的是档案信息安全。安全同时要兼顾做到安全低门槛, 只有这样才能普及区块链技术在档案系统应用。

　　(4) 是否满足用户习惯将阻碍技术推广。旧的观念可能制约区域链档案系统的产生, 由于区域链技术无中心数据库, 彻底颠覆了已经习惯了依赖路径寻找档案数据库的旧思维。加上用户对现有软件应用的粘黏性, 如无法做到与现有软件使用习惯的平滑接轨, 那么区域链就无法得到用户的接受, 更谈不上推广。

　　(5) 法律监管缺失。不止档案行业, 其实区块链技术发展整体缺少法律层面保障, 目前主要通过技术规则约束。技术规则处于探索阶段, 区块链没有大规模应用, 无法对技术规则全面检验审视。如果遇到未知的风险或漏洞破坏区域链, 甚至破坏突破51%临界点[6], 只有行业的自律和技术规范显然无法处理大规模紊乱后问题。不止我国, 在世界层面上, 缺少保护区块链生态基础的立法。即使有法律基础, 也存在找不到合适的监管对象、监管尺度不一等难题。因为去“中心化”后全球区块链是一个整体, 没有国家区域的概念。

　　(6) 技术规则限制突出。区块链技术优势, 由于对传统改革太过彻底, 也是其先天不足。如“去中心化”“透明性”意味着权威省级国家级档案机构必须和小机构共享数据信息, 去除信息垄断, 和私链运行在绝对公平的环境中。在这样的环境下, 多数机构感觉相对公平, 原来大型机构无法享有原来垄断信息利益, 对他们就是“不公平”。这样的行动如同大型权威机构革除原来自己的传统中心地位, 而区块链的前提是全方位多点合作实现, 显然推进这样去中心化的区块链技术困难很大。

　　三、档案行业对区块链技术的策略

　　1. 理性对待, 积极关注。

　　从发展的角度看, 区块链技术仍然处于比较初级的发展阶段, 仍然处于实验室论证阶段, 理论并不成熟, 技术标准推出和技术转换尚需很长时间的实践。不符合档案严谨的工作精神, 档案行业应保持理性的应对策略, 积极关注, 及时对区块链趋势发展归纳总结, 做好准备随机而动。

　　2. 推进技术储备。

　　应对区块链的发展, 最重要的是能够实际掌握较深层次的开发和应用技术, 熟练掌握对应用项目的实际开发和实践, 强化研究和交流, 依靠小型试验性应用项目, 推进技术储备。针对区块链技术, 档案行业可成立专业化团队推进研究和探索。

　　3. 行业观念进行改进培训。

　　档案工作的严谨作风, 使档案行业整体对新生事物参与度较低。为了使观念意识贴近区块链技术, 需要组织人员进行培训认识区块链对档案的影响, 搜集资料宣传档案和区块链的联系, 参加组织机构举办的相关培训交流活动, 创造机会观摩在建在试运行的较成熟区块链应用。

　　4. 积极组建参加相关组织。

　　区块链技术去中心化的特点决定了其发展离不开众多分布机构的参与。建立如地区档案区块链研究联盟, 加入成立的区域性的区块链组织, 一方面可以及时了解行业应用探索的最新动态和研究成果;一方面也有利于在以后区块链档案行业应用标准的制订中保持一定的话语权。通过学习、交流、借鉴, 提升认识, 推进档案区块链的发展。

　　目前, 区块链有较多局限性, 但此项技术为档案发展提供了新思路。档案行业要在数字时代做出有力贡献, 离不开学习新技术并创新服务。档案工作者要积极探索档案区块链建设, 参与到规则的制订, 掌握档案发展的主动权。在此通过对区块链技术的分布式档案系统簇模型探索, 为最终档案区块链建设, 并实践档案区块链规则及技术, 检验规则及技术的可行性及优缺点, 可为行业乃至国家层面区块链建设提供经验和借鉴。

　　参考文献
　　[1]墨尔本大学测试区块链学生档案管理.
　　[2]张宁, 王毅, 康重庆, 等.能源互联网中的区块链技术:研究框架与典型应用初探[J].中国电机工程学报, 2016 (15) :4011-4023.

　　档案管理系统论文（最新范文10篇）之第二篇：档案管理系统评价体系设计

　　摘要：根据档案管理系统国家标准, 结合实际档案工作的需求, 从档案管理系统市场主体的角度出发, 分析了完善档案管理系统评价体系的必要性, 提出了构建符合当前时代档案管理系统的综合评价体系的方法, 以期对档案管理系统行业的发展提供一定的帮助。

　　关键词：档案管理,系统,评价体系,设计;

　　档案的数字化管理是新时代档案事业对档案工作提出的新要求, 数字档案与传统纸质档案不同, 必须依赖计算机进行操作管理, 其载体也不再固定于纸张上。与纸质档案相比, 数字档案拥有着存储密度高、易操作、数据可变性高和多媒体集成的特性。由于这些新的特性, 传统的档案管理方法已经不能够适应新的档案管理要求, 因此档案管理系统逐渐普及开来。我国早已对档案管理系统提出了一定的标准, 但是随着信息技术的发展, 运用新兴技术的档案管理系统层出不穷, 如何从众多档案管理系统中选择最合适自己的系统, 是档案部门亟需解决的问题。

　　一、建立档案管理系统评价体系的必要性

　　随着社会信息化的发展, 全国各地都在推进智慧档案馆的建设, 档案管理系统根据档案信息化管理的要求相伴而来。但是在信息技术飞速发展的今天, 我国明确档案管理系统标准的文件只有2001年发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》, 档案管理系统的评价体系已经无法跟上其前进的步伐。开发者缺少新的标准作为依据, 开发出的系统质量无法得到保证, 在市场中无法取得竞争优势。档案部门缺少档案管理系统评价标准, 将无法判断档案管理系统的优劣。因此, 制定新的档案管理系统评价标准是必要的[1]。

　　1. 推动档案信息化工作的开展。

　　档案管理系统是档案信息化建设的重要部分。档案管理系统的好坏, 直接影响档案管理工作能否正常进行。一个合理的档案管理系统评价体系, 可以有效保障档案部门档案信息化工作顺利进行, 从而推动档案信息化工作的开展[2]162。

　　2. 提升档案管理系统的质量水平。

　　档案管理系统评价体系可以让档案管理系统的各项功能都得到一个客观的评判标准, 使得档案管理系统的生产者有了明确的目标, 让各类档案管理系统之间的比较更具有可操作性, 同时在系统所涉及的相关技术的应用上提供了一定的尺度, 让档案管理系统的设计人员能够针对自身的缺点进行改善, 提高系统的产品竞争力。

　　3. 保障档案管理系统市场发展。

　　通过建立档案管理系统评价体系, 不同的档案管理系统之间的差异能够量化比较, 档案部门作为市场中的消费者, 也更容易找到符合自身要求的档案管理系统。优秀的档案管理系统可以作为行业的标杆, 为其他系统提供参考和借鉴, 同时通过市场机制, 能够促使质量不足的档案管理系统不断改进提升。

　　二、档案管理系统评价体系的各项指标

　　1. 从档案管理系统的提供者、开发者来看。

　　目前档案管理系统除了部分是由档案部门自发组织人员根据自身需求进行设计开发, 大部分系统通常是由软件开发公司进行设计制作并销售的。档案管理系统的成本便成为评价体系的一个重要指标, 它是由软件公司的技术水平、系统的开发人数、开发周期、销售推广、系统运行维护、后期更新等环节决定的。想要控制系统的成本, 软件开发公司需要尽可能多地获取档案部门对系统的需求, 在保证系统质量的前提下缩短其开发周期。这些成本最终是档案部门使用档案管理系统所需要支付的, 因此档案部门要配合软件开发公司在开发初期提出合理完善的系统需求, 注意功能需求的完整性和一致性[3]83, 避免在后期增加自己的要求, 这会大大增加档案管理系统的开发难度和时间, 从而提高系统的开发成本。在获得的收益相差不大的情况下, 档案部门通常会将成本作为衡量档案管理系统的重要指标。

　　2. 从档案管理系统本身来看。

　　对档案管理系统好坏的评价, 是一个复杂而全面的体系, 我们需要从多个方面综合考量。对于日常工作所需的档案管理来说, 我们可以从以下几个方面来评价档案管理系统的性能优劣。

　　(1) 功能性。档案管理系统的功能性是指该系统能够满足档案部门在日常档案管理工作中的需求。虽然市场上的档案管理系统形形色色, 在系统功能上也表现出一定的差异化, 但在档案管理这一核心功能上基本上是通用的, 例如档案数据管理、元数据记录与维护、整理编目、信息检索、辅助实体管理、系统安全管理等。数据管理要求系统能够提供键盘录入、文件扫描或直接接收电子文件等多种档案数据输入方式, 提供合理的文件存储路径以便于档案查找利用。整理编目要求系统能够依据档案类别进行分类和排序, 由系统自动制作管理档案需要的各种排列序号和符合档案标准要求的各类目录和备考表等。信息检索要求系统能够让用户根据题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项通过多种方式对需要的档案数据进行查询检索, 可以将多种条件自定义组合进行检索, 并针对用户常用的检索方式进行优化。辅助实体管理是指系统对档案征集、档案接收、档案移交、档案利用、档案编研、鉴定处置等实体档案工作进行数字化管理, 还可以按照统计年报要求, 通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示、打印统计报告。档案管理系统能否有效地对档案进行管理, 是档案管理系统评价体系的最基本的指标。

　　(2) 扩展性。档案管理系统的扩展性, 是指系统适应变化的能力。档案管理的工作环境不是一成不变的, 它会随着实际的工作要求不断改变, 这要求档案管理系统也能够进行一定的改动才可以满足档案管理工作的需求。档案管理系统的扩展性体现在档案门类的扩展管理、元数据方案的扩展管理、检索条件的扩展管理等方面。档案门类的扩展管理分为电子档案和实体档案门类的管理。电子档案门类扩展管理是依据已经实施的元数据方案扩展管理档案门类, 实体档案门类的扩展管理是指对档案门类、年度、机构或问题、保管期限等着录项进行扩展定义。元数据方案的扩展管理是指适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素, 它能根据同级国家综合档案馆的要求, 配置生成基于可扩展标记语言 (XML) 格式的电子档案及其元数据移交数据包。检索条件的扩展管理可以根据用户需求设置文件编号、档号等辅助检索项。

　　(3) 稳定性。档案管理系统的稳定性可以理解为系统从安装到启动运行直至使用完成的整个过程中尽可能不出现异常、错误的性能。由于操作人员的技能水平、系统的运行环境等都不可能完美符合运行条件, 档案管理系统需要保证自身在使用过程中不出差错地满足用户的日常需求。档案管理系统的稳定性是保障系统基本功能的重要因素, 是评价档案管理系统优劣的指标之一。

　　3. 从档案管理系统的使用者来看。

　　档案管理系统的使用者是接触使用系统时间最长的人, 因此使用者对系统的满意程度是评价档案管理系统好坏的重要标准。根据档案管理系统的使用情况, 我们可以通过以下几点来进行评价。

　　(1) 界面。界面是系统与使用者沟通的桥梁, 优秀的交互界面可以给使用者在观感上一个良好的印象。简洁明了、美观大方的操作界面会让使用者对系统的评价加分。

　　(2) 实用性。系统的实用性是指档案管理系统的使用方法简单便利。良好的系统操作性可以帮助档案管理人员更加高效地进行工作。档案管理系统从早期的B/S模式发展到今天的C/S模式, 使用者只需要打开浏览器就能够访问系统, 而不是在电脑上安装客户端才能使用。实用性强的系统能够让使用者将常用的功能界面放置在最容易选中的地方, 并根据用户的使用习惯自定义操作界面, 方便快捷地查找和使用文件。如果一个档案管理系统具备了所有的基本功能, 但是实用性很差, 那么这个系统对于档案工作的帮助是极其有限的, 甚至会降低工作效率。

　　(3) 安全性。档案保护是档案工作的重要部分, 档案管理系统的安全性也越来越受到了使用者的重视。由于数字档案易操作性的特点, 档案管理系统在安全性方面需要更多的监控。一方面是系统的访问限制, 在使用者使用系统之前检查权限, 防止无关人员查看或窃取文件信息[4]58;另一方面, 通过审计跟踪功能, 在日志中记录使用者的管理、操作信息, 没有授权的用户试图登录或操作的行为将会被记录下来, 提早发现隐患, 留存责任证据。另外, 涉密档案在管理过程中, 系统应当识别操作所对应的密级, 涉密系统在数据管理过程中需要进行严格的加密措施。

　　档案管理系统的评价体系是一项综合的指标, 涉及系统从开发到使用的方方面面, 从开发者、系统、使用者三个方面来看, 这些指标不是孤立的, 而是互有影响的。档案部门应当综合自身需求, 选择最合适自己的档案管理系统。

　　参考文献
　　[1]程丽丽.档案管理信息系统评价体系的研究[D].南京:南京大学, 2008.
　　[2]程丽丽.档案管理信息系统评价体系框架研究[J].教育教学论坛, 2011 (30) .
　　[3]王静.浅谈档案管理系统的需求与功能开发利用[J].内蒙古石油化工, 2014 (1) .
　　[4]吴秀云.浅谈电子文件管理系统的评价指标[J].云南档案, 2012 (10) .