档案管理系统创新研究与实践

　　档案管理系统论文（最新范文10篇）之第六篇

　　摘要：信息化时代档案管理系统必须紧跟时代步伐，为档案信息化的推进打下良好的基础，为信息化建设提供必要的条件，本文从“观念创新、平台创新、流程创新、制度创新、服务创新”五方面探讨档案管理创新。

　　关键词：档案管理,系统,创新

　　档案是企业核心竞争力，企业档案不能直接加工成产品出售，但档案是企业资产的重要组成部分，是企业技术底蕴积累、文化底蕴积累和管理底蕴积累的载体，是企业的代表、企业的灵魂。近年来，随着信息技术的普及应用，注重电子数据材料在信息系统中的不断积累，电子文件目前已迅速取代纸质等传统载体文件，成为档案资源的重要载体形式。多数企业采用了各种管理信息系统来提高办公效率，降低员工的劳动强度，而这些管理信息系统每天都在产生大量的电子文件，这些电子文件和传统的纸质文件都是企业核心价值和竞争力的体现，管理日益庞大的档案和数据对档案管理部门提出了越来越高的要求。企业应该从信息化建设的全局高度去考虑档案管理信息化的建设问题，把档案部门建设成为企业各类信息资源的汇聚地，成为档案信息资源的存储和管理中心。

　　本文从“观念创新、平台创新、流程创新、制度创新、服务创新”五个方面探讨档案工作者如何适应时代的节拍，在管理实践活动中，探索新的管理方法，提炼新的管理理念，创新工作，确保档案管理的质量，适应新的形势发展，进一步提升档案工作的管理水平，为确保中心工作顺利开展作出应有的贡献。

　　一、观念创新

　　创新是档案事业发展的必然要求。作为档案管理人员，首先要树立档案管理创新的观念，解放思想，更新认识。管理创新的必要前提是观念创新，观念的创新是使管理创新得以成功的保证，其思想始终贯于管理创新的全过程。创新要求档案管理人员必须确立现代化管理意识，把知识和创新作为档案工作的重要的管理目标，使档案管理知识化、网络化、社会化。档案管理工作者本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足用户的需求作为现代档案管理工作的最重要的价值取向。以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的全新途径，同时，树立“强化基础、提升能力、和谐共建、树立品牌”的价值取向，把档案管理工作做到“精细、规范、创新”。

　　二、平台创新

　　建立档案管理系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。

　　我单位在2014年初完成档案管理系统的升级和上线工作，该系统采用三层结构（数据层、服务层、应用层）的C/S+B/S模式，由服务器监控端、管理员客户端和Web客户端，以及相应的配置工具组成。所有功能模块实现插件式管理，便于软件的升级和扩充。新增功能主要有：数据库及电子原文加密处理；人员库集成及CA认证单点登录，实现出入证刷卡借阅功能；档案管理系统与AVIDM集成；实行电子文件借阅，升级后的档案管理系统能够满足电子借阅申请流程；电子原文的挂接和WEB端在线浏览；实现系统管理员、安全管理员、审计管理员三员分开管理，基本满足分级测评需求。

　　新版本的档案管理系统工作流程简洁、信息传递迅速，能够真正实现档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化。管理系统的建立为业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。同时也大大提高档案管理的标准化，提高档案管理的质量，为提高档案工作水平打下坚实的基础。

　　三、流程创新

　　流程创新是对工作环节、工作岗位、工作步骤一体化集成的过程，它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供的管理流程。

　　文档一体化流程是新的工作流程发展的必然趋势，它正是依托档案管理系统平台，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着管理系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立档案管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程。文档一体化流程分为现行文件管理流程、预立卷管理流程和档案管理流程三个部分。

　　流程的创新，使信息管理系统平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，也会大大提高文件与档案工作者的管理实践水平。

　　四、制度创新

　　在档案管理的过程中，我们可能随时会遇到各种各样的事件，将处理这些事件的过程、性质、特点和结果及时整理归类，就很可能产生新的制度。而后，在新制度和法规允许的条件下，我们可以研发新的技术来完善档案的管理、保护和利用等相关工作。

　　在档案管理系统升级后，多年形成的工作习惯被改变。（1）电子文件接收和电子文件归档。从设计系统中设计完成的电子版本文件，可以直接通过管理模块将设计系统和档案管理系统无缝连接，直接上载电子文件，随后就可以在档案管理系统中进行电子文件归档。（2）借阅申请电子化和电子文件借阅。在WEB端，利用者查询到目标文件后，可以通过电子申请单的形式进行利用申请，相关领导审批后即可浏览目标文件。（3）三员管理分开。三员管理是指系统管理员、安全管理员和审计管理员，系统管理员对系统功能进行配置；安全管理员对系统人员权限进行配置，并对审计管理员操作日志进行审计；审计管理员对系统管理员及安全管理员操作日志进行审计。

　　所有创新活动都有赖于制度创新的总结性归纳和持续激励，通过制度创新得以固化，并以制度化的方式持续发挥着自己的作用，这是制度创新的积极意义所在。

　　五、服务创新

　　信息化时代，档案工作者的服务方式、内容与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越广、越个性，因此，档案工作人员要树立信息服务的理念。

　　信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，调查了解用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容、范围和形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。比如升级后的平台能够挂接电子文件，外来技术通知单通过扫描的形式形成电子文件，用户可以在WEB端进行在线浏览，提高了文件的利用效率，扩大了信息服务的范围。平台升级后，用户对系统的使用和流程还不够清晰，通过电话或者登门服务的方式，帮助用户解决实际问题。升级后的web端查询界面虽然能够满足日常需要，但仍有不够方便的地方，例如检索结果的字段显示不够用，检索不够简洁等问题，为了提高系统的易用性，一方面应培训用户调整需要的字段项显示，另一方面主动与系统开发人员联系，解决统一显示的问题。

　　用户期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。让用户体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短用户与档案工作的距离。在对信息需求充分调查的基础上，以先进技术为依托，形成信息产品，为领导和业务部门提供信息服务。