4.4 原生数字档案无缝管理的业务流程。
在确定原生数字档案无缝管理的模式之后，需要以此为依据进行政务系统中的档案管理业务流程的重新整合。流程具体的步骤包括原生数字档案的采集、登记入册、整理和着录、发现和访问。
4.4.1 原生数字档案的采集。
在无缝管理模式中，采集就是在原生数字文件生成后及时对其进行捕获并记录其元数据的过程。其中原生数字文件采集工具必须具备相应的必要功能，包括捕获所产生的所有类型的原生数字档案的内容和格式；捕获文件所必须的标准元数据，支持政府及其文件和档案部门所规定的元数据标准；捕获创建、处理和使用文件的人员和时间等。
完整意义上的原生数字档案采集过程包含了五个基本步骤：一是采集文件的内容和结构：二是元数据的捕获；三是封装；四是文件锁定；五是增加和修改元数据。
①采集内容和结构。内容即是文件自身所包含的信息部分，结构即是文件所包含信息的组织格式。对于传统文件，其内容和结构指的就是所包含信息及其载体的质地（纸张或者胶片等）。对于原生数字档案来说，内容指所包含的信息部分，而结构则包括两个部分，一是文件的类型，如文本、图像、音频、视频或者数据等；二是指文件的格式，即同一类型文件的不同格式，如文本文件就分为纯文本格式（如 TXT）、格式化文本格式（如 RTF）、页面描述格式（如 PDF）和结构信息格式（如 SGML）等。
②元数据的捕获。元数据即关于数据的数据。有关元数据的研究已经深入到许多领域，基于原生数字档案自身易子更改的特点，元数据的捕获对于原生数字档案的生成以及作为含有证据意义的原始记录的归档保存都具有重要意义。这个阶段元数据的捕获按照来源可以分为五类：来自系统、来自文件、来自环境、来自工作流和手工录入。从上述来源可以看到，大部分的元数据都将被自动捕获。
因此，完成元数据捕获任务的方法将依赖于采集文件的独特的应用系统。
③封装。封装是指元数据与原生数字档案一起被存储、传递、紧密联系的过程。经元数据封装的原生数字档案，具有实际的自我说明能力与凭证价值。封装过程为计算机直接从文献中查找和确认相关的元数据元素，并按照规定的格式组成标准的元数据记录。置标过程所形成的元数据，既可被封装在原生数字档案的资源对象中，即一体式封装；也可独立存储于元数据库中，即分体式封装；或是一体或分体的结合-混合式封装。无论以哪种方式封装的原生数字档案元数据，都可以长期保存，以供利用。
④文件锁定。文件锁定的过程即是对所产生的数字档案实施保护的过程，其目的主要是防止对文件进行非法改动。一般情况下有两种途径保护档案，从系统入手和从文件入手，即从系统角度限制对档案的访问，以及在数字文件上面使用电子签名。
⑤元数据的增加和修改。并不是所有的元数据都可以在创建的时候被捕获。
元数据的增加部分主要指的是动态元数据，它是随着信息对象的应用和操作而随之产生的元数据，如指南、图像分解、用户处理日志等。动态元数据能实时反映出数字信息对象的运行过程，为数字信息管理提供基础。元数据需要随着原生数字档案的运动进行相应的存取和补充，如加入数字签名或水印、档号、归档时间及归档说明等，这些过程和结果都将被补充进档案的元数据中。
4.4.2 登记入册。
登记入册是原生数字档案工作流程的一个核心项目，即在采集到原生数字档案之后，对于机构的馆藏内容变化的登记或其他形式的表示。登记入册有四个主要功能：原生数字档案的物理和管理转移，审查记录的内容情况，创建初始控制工具，据评估未来进行整理、着录和保存的需要。
良好的档案实践需要将获取的资源尽快登记并将其视为一个优先任务以减小风险，而原生数字资源的数据丢失的威胁将发生的更为快速。登记时组织对于馆藏进行管理的起始步骤。具体过程包括数字档案的物理和行政的转移，审查记录的内容和条件，创立初期控制，评估未来的需要，并设立必要的访问和负责权限。成功地将数字内容登记到仓库中也必须有一个相应的政策存在，或类似的指导方针，确定数据采集的方法、捕获完成后的存储介质、及对不需要和重复文件的处理方法。同时也必须有相应的工作流程和工作流模型，及对未来工作的指导。
此外还需要对软件和硬件进行考虑，注意会遇到的特殊要求。
（1）转移原生数字档案并获得管理的控制。
转移是指采集原生数字文件之后经由电子方式或物理介质从原有的存储空间中转移出来。登记始于对记录和相关材料承担监管的权力。纸质记录和数字记录之间的主要区别在于，接受数字记录的―物理保管‖可以包括基于网络传输而获得。每种类型的传输对后面的行动具有不同的含义，而这些将有可能导致不同的工作流程。此外，档案工作者也应该认识到数字资料与其媒介之间的区别。
在登记过程的早期阶段，档案工作者需要确定哪些传输方法是可行的，并做出具体的使用决定。转移方法在很大程度上取决于材料本身的性质以及双方的技术基础设施。一旦转移发生了，在哪里短期存储这些材料（直到审查）是另一个关键的决定。
此步骤需要完成的任务主要有：
在实际准备转移之前确保已经收到完整的原生数字档案。
确定如何传输数据。这将是高度依赖于双方所使用的存储介质和技术能力，同时应考虑对于传输安全的维护。传输方式包括直接传输、经由物理介质进行和通过传输媒介来实现。
创建一个原生数字档案的详细目录，用来验证传输的完整性和准确性，包括如文件大小和日期的技术细节。同时对文件的传输成功和/或失败进行记录。
（2）稳定转移后的原生数字档案。
通过验证校验值来证明档案已为长期存储做好了准备，同时其完整性没有任何损坏。此外，保证系统是安全的，没有任何病毒或恶意软件。通过指定标识符和评估材料提取了系统元数据并应用了基本的管理控制。
档案工作者需要建立接收记录的物理控制。在这个过程中记录的完整性和真实性必须得到保证。物理控制和稳定性包括评估记录的条件和解决在这个初始条件的评估中发现的问题。然而，鉴定原生数字材料的潜在的保存问题和威胁相对于纸质档案更为困难，包括物理条件、病毒和恶意软件的存在，或新的未知的文件格式的存在。
在数字环境中维护档案的真实性和可靠性更为复杂。数字对象不仅仅是一个比特的静态系列，而是数据、系统和软件的动态相互作用。因此在数字档案存储过程中记录数据的技术特征是很重要的，以便将来可以用于验证准确的原始数据。
因此当档案工作者处于对技术要求更高的领域并实际开始工作时，需要对数字对象和使用的工具有一个更复杂的理解。提取记录过程中使用的技术与数字取证是类似的，所以档案工作者可以将其作为参考。在整个过程中将数据存储在哪里是另一个需要做的决定，这是一个优先的目标。数据在其中的存储时长将由机构的政策来决定。另一个决定是对于物理媒介本身的处理。最后需要对元数据和标识符进行决定，元数据水平的创建将最大程度地影响将来会有多少工作需要进行。
（3）支持进一步处理的智能控制和文件。
此过程将在今后的处理中需要采取的行动和解决的问题都以一个标准化的格式记录了下来。下一步行动需要的优先次序，尤其是评估、整理和着录，都在计划目标中被清楚地表述了。
在登记过程中，档案工作者有机会对记录内容进行一个初步的评估，该初步评估可用于创建高层次的描述，估计创造的范围和日期，知识产权的地位，以及总体的观点。在数字环境中维护记录的真实性和可靠性更为复杂。数字对象不仅仅是一个比特的静态系列，而是数据、系统和软件的动态相互作用。因此在登记过程中记录数据的技术特征是很重要的，以便将来可以用于验证准确的原始数据。
（4）保存登记了的数字档案。
保障数字档案在稳定的媒介中被安全和可靠地长期储存。同时也需保持未来工作和访问的可行性。为了圆满完成登记阶段，数据必须被存储在一个稳定的环境中，同时开始规律的保存行动（例如对系统完整性的检查）。这些流程确保了记录和资产在未来可被访问。这个过程中的一个关键标因素是存储环境的稳定性。
在此步骤中应决定每个集合单独的存储未必是必要的相反机构应该有一个整体的存储仓库，档案工作者需要决定其对于这些材料是否是合适的。材料的标准化在此时也应得到解决。在稳定阶段，有需要进行标准化材料可能已被标识。
此时，档案工作者必须在转移到长期存储之前决定是否进行标准化。
4.4.3 整理和着录。
整理和着录指档案机构在确保了数字材料的物理控制（在登记阶段）之后建立智能控制的进程。同时也通过为用户通过记录的信息和内容为发现做准备，并应用限制为访问做准备。所有的这些都必须考虑到更广泛的政策和技术基础设施。
虽然原生数字材料的加工需要新的技能和技术，但是传统的加工处理工作流程基本的做法仍然有可使用之处。档案工作者一旦确定要使用的工具以及如何整合他们，关键的挑战变为平衡的材料的需求与可用资源。在数字世界的整理最根本的表现是不同项之间的关系。组织材料的 ―文件夹‖和―文件‖只是表象 - 数字化项目的数据本身没有在物理硬盘或其他存储介质中以这样的形式被组织，原生数字材料可以有多个整理（或者更确切地说，多个整理可表示）。
决定此步骤的成功的最为关键的因素是在原生数字资源的收集和登记过程中全面实施管理。如果记录不能被捕获并处于稳定状态，它们就不能被分析和处理。该机构保持记录的完整性和真实性的能力和步骤也是同样重要的。原生数字档案的成功的整理和着录可以以传统档案相同的方式被解释，即在记录被创建、管理、组装的格式中保存，建立材料的智能控制，以及为发现提供一个检索工作或其他工具。除了这些活动，成功也将取决于在开始整理和说明工作前设立的适当的指导方针。
（1）处理过程的准备。
此阶段的目标是使在登记阶段获得的文件和其技术元数据可以被档案工作者查看，同时着录性元数据可以被创建和/或编辑。这个预备的阶段包括集合材料和在之前步骤中所有产生文件的检索。
要完成预处理阶段，档案工作者必须确定需要哪些工具。在原生数字环境中，可能难以查看文件和其相关的技术元数据。如果有任何保存活动，如迁移或标准化需要发生在这个阶段，专门的工具可能是必要的。如已经讨论的，存在工具可以使这些任务可行，虽然一些由于不寻常的或过时的格式导致的限制可能仍需要解决。
主要的任务为检索可能受到访问限制的材料直到处理已经完成；审查在收集发展和登记阶段产生的文件和元数据，包括现有的该机构已经持有的纸质材料相关的信息和结构，存储介质的照片，文件清单和文件类型或文件格式的分析等；这些信息会指示未来任务和决定，包括哪些工具是必需的，是否有文件需要被转化或迁移，它们可以被看作至关重要的。
（2）按照政策和技术框架进行处理的计划。
此阶段的目标为生成会指导整个加工过程的文件。本文件包括对于集合的调查（记录环境、结构、内容和材料的条件），处理计划（记录推荐的整理、说明和适用性的评估），以及推荐的理由。它还可以识别超出现有能力发展的工作，由于技术或其他原因。规划阶段是在加工过程的中心。在这一规划阶段所作的决定将决定在后续步骤中所做的工作。事实上，在这个阶段大多数任务都涉及到收集信息来做这些决定。规划阶段是一个很好的时间来测试新的工具与原生数字材料的工作。
与处理纸质记录相同，档案工作者的关键决策将是整体加工或编目策略的说明和评估水平的整理决定。这些可能包括所需的编目的水平，与同一个集合内的一体化的程度，以及是否保留相同项目的纸质和原生数字版本。一个对于访问限制定义、确定和应用的明确的战略在原生数字管理中也是至关重要的。对于大多数材料数量庞大的机构会使每个文件的人工检查难以进行，在这种情况下该机构可能会希望采取风险管理方法。由于原生数字材料变得越来越普遍，同时支持文件也变得更全面，评价/分析策略成为这个规划阶段的一项重要工作。
主要的任务为审查在收集发展和登记过程中产生的有关政策、指导方针支持文件，如数字保存策略、处理指引、完整性/真实性准则以及版权立法和制度内容的限制等；为限制的确定和实施设置策略；评估原生数字记录以及其他材料和以前的材料之间的关系；评估记录的完整性/真实性；对整理进行确定或建议；确定着录的水平。
（3）根据加工计划、政策和技术框架处理材料和元数据。
此时需要处理集合与加入的着录和其他相关文档处理的元数据。档案工作者可以开始执行之前制定的处理方案。由于大部分智力的工作在计划阶段已经完成，此时的任务就是将计划完成。然而，这个过程是迭代的，一些具体的问题（如限制或除去内容的处理）必须在这个阶段面临。应确定怎样标记在评估过程中去除的记录是在这个阶段的主要考虑因素。可以通过几种方法对记录进行安全删除，且档案员必须确定最有效的方式来事数据从存储空间或其它介质中完全被删除，这取决于与捐赠者的协议。同时，保存和评估活动的时间，包括完整性和真实性的检验，是此阶段的另一个需要解决的问题。同时需要确定记录的保持、限制和除去（如果可能）；据此确定访问和编辑元数据相关水平，应用版权限制，添加和编辑描述性元数据，以及记录行动和应用的标准或方法。
4.4.4 发现和访问。
发现和访问是指在确保遵守所有访问限制的情况下，可供用户访问的创建材料的系统和工作流程，以及支持它们的元数据。发现和访问的过程需要用户本身的一些行动，例如提出一个搜索项。原生数字相对于纸质材料的一个重要区别是，访问并不意味着用户可以接触对象本身。相反，在工作流程中产生的一个或一个以上的数字拷贝可供用户来访问。
发现和访问的工作流程是最后一个步骤。这些流程是由用户群体的需求而形成，还需要进行关于有关材料和其中包含的信息的法律和道德问题的管理工作。
在网络为用户免费提供原生数字档案使机构的元数据和内容可以更容易地被发现，但是自由访问也显着增加了误用或滥用版权和敏感信息的风险。
（1）根据用户的需求选择并落实访问模型。
在对内容、用户的要求以及与相关的材料格式和内容限制进行分析之后，为材料选出一个适当的访问模型。在决定如何提供访问时有三个基本的要求。第一个和最基本的步骤是为用户创建一个材料可以在其中被储存和恢复的系统。第二个要求是应用适当的访问限制来保护机密材料、版权和其它的知识产权。第三是尽可能地用户要求的提供访问材料的格式和/或环境。
这一阶段的主要活动是做决定，这需要在之前活动中收集到的信息以及新的信息收集活动。合适的访问模型在材料方面的问题包括：评估内容的显着正确关系；为发现和访问分析用户需求；材料格式的约束条件（如软件需求）或内容（敏感或私有材料的节录或限制）勘探；了解机构的基础设施和支持，包括现有的内容管理和存储系统。
主要的任务为收集与有关用户的相关数据；根据机构的政策和能力分析文件的技术元数据，并确定处理方式；评估机构基础设施（即目录、在线检索、仓库等），以确定提供访问的工作流程；确定什么能够提供访问，以及如何让用户了解他们所看到的内容的状态，即原始格式的内容或内容迁移到另一种格式，或者是在一个模拟的存储和访问的环境中的内容。
（2）保证档案信息可被公众发现。
此步骤保证公众可以通过与材料有关的元数据、材料在收集中的项目级别以及其本身的内容来发现材料。其中，如果元数据或内容包含受限制的信息，这些信息将不可用于搜索、索引或访问。主要任务为审查系统接口以确定用户所需要的所有元数据以及发现功能（包括搜索、浏览和过滤器）是否全部被支持并修改；审查系统索引规则以确定所有的元数据是否正确索引并修改；发布搜索数据（从内容或元数据）来调节系统；提供一种用户可以用于基于所述选择的访问模式搜索和检索的手段，如自动验证、访问请求、现场参观等；创建指南，介绍如何访问原生数字材料，以帮助用户了解的内容本质和迁移及标准化的过程。
（3）提供对内容的访问。
接收和处理公众的访问请求。其前提为使用户理解档案和技术的背景和状态，并与限制完全符合，充分理解自己的责任和限制，基于版权或数据保护法。同时记录机构相应的访问细节。此步骤更为行动性，需要决定的行动都涉及到具体活动。主要任务为接收传播的要求，并确定适当的访问模式，即通用或理想的接入模式、用户范畴的访问类型、为每个请求定制；确定资源是否可用，即确定材料的准入限制/状态；确保用户有权访问，获取用户的声明，获取并确认身份验证，在定义的参数范围内给予访问权限。
（4）为今后的决策而收集信息。
通过跟踪、数据统计和其他的用户反馈机制中收集数据，用于不断提高交付和访问的服务质量。收集用户和使用信息的方法有很多如流通统计、用户研究、网络可用性测试以及一些调查。档案馆需要评估这些方法，以确定如何以及在何处可以进行增强。收集和分析信息的方法应记录在案，并且一旦分析完成的信息应分发给员工，甚至给用户来收集反馈信息。
主要任务为确保跟踪材料应用效果的方法已经到位，例如网络分析和事务日志，注册卷或其他阅览室跟踪措施，为用户的请求归档；征求用户的反馈意见，如通过网上的评论或反馈表、可用性测试、焦点小组等；定期分析现有信息（统计数据、用户反馈）来确定模式和需求；适当地传播研究结果；根据调查结果改变服务。
