第三章 企业档案个性化管理内容及实现途径
随着社会经济的飞速发展，人民文化素质的不断提高，对经济效益的逐步重视，不论是在以改善民生的社会建设，还是对于法制社会、诚信社会以及学习型社会的构建等各个方面，广大人民群众在文化、维护、休闲等各项活动中的民主意识不断提升，和对知情权的渴望，对档案利用的广度和深度提出了更高的需求。
因此，开展个性化档案管理服务工作已逐步成为档案服务利用的一种必要趋势。
第一节 企业档案管理的现状
截止到目前，企业档案相关的管理工作正处在改革创新的重要发展阶段，同时也进入了无限机遇而充满挑战的阶段。我国市场经济形态处于计划经济逐步转向市场经济转变的重要过程。自从改革开放以后中国发生了巨大的变化，人民生活水平不断得到大幅度的提升，各项事业高速发展。我国企业档案的管理工作从计划经济时代初期建立的档案管理制度逐步想现代化社会档案制度快速转变。计划经济体制下的档案管理工作重点体现为国有企业的档案工作，尤其是生产型国有企业的档案相关管理工作。随着我国社会各项事业的蓬勃发展，我国企业从前的计划体制从传统的档案管理制度开始向新的经济状态下的现代档案管理制度过渡。在很多大型企业中，一些传统档案机构逐渐被重组、撤销、精简了企业档案相关工作队伍，企业档案管理工作无法向从前一样沿着既定的路线继续发展。由于大量破产企业的出现以及企业形式多样化和企业组织形式的增加，企业的经济进入蓬勃发展阶段。这样的情况促使企业档案管理工作获得更为广阔的空间与发展蓝图，但同时也显现出一些问题。
一、企业档案管理工作中存在的问题
档案个性化管理是一个彼此关联的系统工程，在实施的过程中肯定会遇到各种阻碍，本章主要从管理观念层面、工作人员素质、管理机制、档案设施建设落后四个方面进行了阐述。
（一）管理观念陈旧
档案信息管理是一种技术更是一种观念，但是根据我国目前的档案管理信息技术水平来说，解决档案管理问题仍然无法达到理想的阶段。所以主要还是应该依靠个人的知识水平和主观能动性。
企业中大部分员工甚至企业的中高级领导，对于档案管理的认识程度还停留在档案事业发展的初级阶段，并没有充分意识到档案是企业重要的信息，档案不但记录着历史，更服务于现实。不但要有纸质版的档案，更要增加电子档案。目前，企业档案逐步进入数字化管理和档案共享模式的时代。
尽管已经有很大部分的档案机构和档案管理人员积极配合顺应信息化实施起来，他们接受电子形式文件档案进馆保存的同时，努力用数字化处理实体档案，使用档案管理系统对档案信息系统进行网络检索和浏览。但不少企业档案机构的管理仍然很盲目，缺乏先进的指导思想和观念，还没认识到档案管理的根本目的。把档案的管理放到重点的位置上，但忽略了开发利用档案信息资源，这样造成档案的利用率低，可能会影响到企业的决策。
（二）管理模式及制度不够健全
政府对于企业的管理方式在计划经济时代是直接的。从企业档案管理规定实施起，代替了原有的国营企业档案管理暂行规定。这一规定指导和监督了新时期档案工作的进行。由于内容的完善和时代的顺应使得市场经济与计划经济的区别更为显着，自此政府对企业关注更多的是指导和服务为主的宏观间接性的管理。
企业档案的发展依附于外部动力，由于外因不是决定事物性质和属性的主要原因，内因是使企业能够持续稳定发展变化的必要因素，所以，企业的内部动力才是发展的重要因素。因此，依据企业需根据自身特点制定相应的档案管理的机制。
（三）档案设施建设落后
随着信息技术的高速发展，档案信息技术不断走向成熟，并不断出现新的技术。对档案管理来说，需与档案网络系统的技术水平同步，不断进步从而走到一个层次上，避免系统技术在短时间内就落伍或淘汰，造成设备与资源的浪费。目前来看，档案工作人员主要通过运用网络知识和获取信息，因此设备逐渐成为获取知识的保障。
过去档案管理中有些传统难解决的问题，通过对信息技术的应用逐渐解决这些问题变得更容易。通过先进的信息技术手段为企业整合，并有效形成可供利用的最大范围的企业知识库，进行档案管理与技术的创新。对图情档实施资源管理进行整合与共享，在技术功能等各个环节进行充分利用。
（四）企业档案管理人员素质不高
企业只有不断接受新的事物，新的知识，才能不断的获得进步。倘若停止学习，就只停留在过去的知识水平和技能阶段，逐渐的会在飞速发展的经济时代中被超越。因此，许多企业都会把一部分精力放到对员工的培训中，企业员工在接受知识的同时为日后企业的强大奠定了坚实的基础。
有的企业会给档案工作者提供更大的平台，同时也会有很大的挑战。档案工作人员需要不断的提升专业知识和现代化信息技术以应对不断发展的社会，其根本就在于提供学习平台的同时对档案方面的知识和学习方式进行摸索，不断掌握相关专业知识。
档案部门掌握着很多企业的重要信息资源，努力提高档案工作者的知识水平，是使得企业档案信息资源得到利用的有效方法。档案工作者需全身心投入到档案知识学习中去，在接受继续教育时期，无论是注重理论研究还是深入现代信息技术的学习，都需要结合企业档案实际的业务，并制定出相应的管理方案，最终达到档案工作者自身业务强以及企业的经济效益全面提高的局面。此外，档案工作者在接受有效的培训同时，除在个人思想观念提高的同时，更需要企业在经济和时间上给予大力支持，从而更好的服务于企业，为企业做重大决策提出重要意见。
档案部门是企业进行知识管理的重要部门，企业引入新的管理观念的同时也会重点加强档案管理部门的建设。档案是企业必备的知识资源，是企业显性知识的重要组成部分。企业档案工作者通过不断的学习，不断接纳新的知识，不断加强对企业隐形知识的发掘，积极投身于知识管理的构建中去。档案工作人员在学习的同时也增强了企业责任意识，这种积极向上的精神在企业整个运营中发挥着积极的作用。
二、企业档案管理工作现存问题的成因分析
在现代化信息的网络时代，我国各大企业的档案管理水平远远跟不上时代不断前进的步伐。企业档案管理部门的工作问题主要存在于认识上的误区、管理制度的空泛、人员组织机构的不合理、管理机制的不健全等问题，对此，本节就档案管理工作中现存问题成因进行了分析。
（一）认识上存在误区
长期以来，人们通常根据档案的流通性将文件分离，文件一旦成为了档案便意味着失去了其利用价值，一般企业都将档案视为包袱，认为档案管理是一项任务，一个规定，认为企业档案就是将不流通的文件集合到一起的文件柜，并且，大多数档案管理工作者认为自己的工作是毫无价值的，持有只为完成工作而去工作的心态去收集、整理、保存档案，并不去积极思考、发现档案的价值并利用档案潜藏的价值。通过了解发现，很多企业，尤其是大中型国有企业是因为遵循国家要求，不得不去保管档案，而民营企业就很少设立档案保管部门，认为那是国有企业的专利，一次为逃避档案管理工作找理由。他们将档案以投入最低成本保管到其他部门，例如财务部或人力资源部等。实际上，并不是单单只有国有企业才需要将档案统一管理，对企业档案的统一管理是实现档案价值的重要手段，目的在于有效转化企业档案知识资源的价值。为实现这一目标，需要的并不单是企业档案只对档案统一保存就可以的，更不能是其他部门监管就能实现的。这需要企业从上到下的认同与支持，需要企业档案管理部门对档案知识资源的深度研究与挖掘。
数字化的事物随着信息时代的到来逐渐变的透明，企业在流通中形成的各种电子文档、报表、账单以及图片、传真、音频、多媒体音频、截图、等也都深受重视。为此，很多企业专门为此成立了有关电子信息资源管理的信息中心，形成电子档案。不论是纸质版文档还是数字化文档，他们只是载体不同，实质上都是为记录企业知识资源，如果硬将两种形式分割开，不但破坏了企业知识资源的完整性，不利于查找企业档案资源及利用档案信息，同时也造成了不必要的人力财力的浪费，并且造成与企业文化理念相脱节。这些因素都会成为企业档案管理工作动力不足的重要原因。
（二）管理机制不健全
经搜集资料发现，一般企业档案管理部门的专项经费很少，近些年来，对档案管理人员有过培训的仅占三成，并且培训次数都不超过 4 次。由于企业档案管理受到冷遇，其发展所必需的资金和人员素质的提升都受阻，且企业的独立性严重影响企业档案部门的应变能力，缺乏与其他部门人员的关联性，进而导致向其他部门收集档案资料非常困难，他们经常需要多次催要，而且不断遭受冷遇。然而对于这种情况对于他们收集档案资料工作很难进行下去，日积月累就少了很多档案资料。单单靠企业归档制度很难解决这种状况，要想解决还需要企业上下协调和建立健全的保障机制，真正落实制度，保证日常活动的顺利运行。只有在保障机制的前提下有所约束，才能是企业档案管理充满活力，使其有效运行，有序的高效发展。
（三）企业管理制度内容空泛
每个企业都会对各部门的职责有相应的规章制度，专门负责档案管理的部门员工普遍清楚档案管理的管理条例，而其他办公室部门的员工一般不会清楚细则，只会模糊的按照自己的想法去做，不利于档案本身发挥其服务和利用的价值。档案管理制度逐渐在人们的观念中消失，失去了实际对业务流程上的制约与可操作性。这样一来，企业档案管理的无序与难以维持便不得而知了。企业不设立档案管理部门事实上忽视了档案管理工作在整个体制中发挥的作用，只注重文件生成流通，却忽视了文件退出后的管理备档。但档案管理工作者只注重档案管理制度，而不去用心研究档案价值，容易导致与其他部门缺乏协调，各部门并不能够充分意识到档案的重要性，使得企业档案部门本受冷落，失去了与其他部门之间的沟通和联系，备受孤立便更是去了工作的动力，进而恶性循环。
（四）人员配备不合理
几乎大多数企业的档案管理者都是由一人兼职的，从而导致档案工作在这些企业和档案管理人员身上得不到重视。有一部分大型企业设立了专门的档案管理独立部门，由几名档案管理人员专职负责档案接收、整理和保存来自其他部门的档案。但仍与现代成熟的档案管理案例差距较大，大多数企业档案管理人员普遍文化水平不高，专业的档案管理人员更是甚少。并且国有企业的档案管理工作较为轻松舒适，时间相对自由，上班态度随意，有时为应付检查，把工作集中到一段时间去做，从而剩下的时间工作内容少。而民营企业多数由其他部门人员监管，企业档案管理的独立性设置与其他人员几乎没有联系，导致人员组织结构不合理。
世界上没有任何事物是完美的，它们都或多或少存在一点瑕疵。档案馆也不例外，它在思想观念上有待改进，在业务机构方面有待完善，在服务渠道建设上有待提高，在制度建设方面有待完备。企业档案管理个性化需要克服以上困难，满足各个方面适应社会的需要，创新之路从而顺利开展。
