第 4 章 九丰集团采购模式创新的实施策略
有了方向上的指引还不能完成电子化集中采购模式的构建关键的一部分应该是关于如何的进行具体的电子化集中采购。针对九丰集团的具体情况论文主要从强化采购管理的战略性地位、调整采购系统的组织结构、建立全新的采购信息系统、强化供应商管理以及加强战略采购人才的开发与管理等四个方面对电子化集中采购模式的实施措施进行论述。
4.1 强化采购管理的战略性地位
经济全球化的加速带来供应链管理的重大变革，在供应链管理下的采购，不应该仅仅定位于公司的执行部门，而应该是一个战略部门。不能作为成本中心来定位其地位，而是应该定位为利润中心。采购要对企业的成本、产品交货期、库存水平、服务水平做出贡献。基于供应链管理的采购，强调的是供应链企业的协同，要求既要保证企业内部各部门之间的统一协同，也要支持与外部企业之间的合作与协同，和供应商结成战略同盟关系。随着全球化的发展，所有企业无一例外都处于供应链的竞争下，企业之间的竞争已经不再是单个企业与企业的竞争，而是企业供应链的竞争。这个阶段企业要适应竞争，其采购管理必须面向供应链是企业在市场中获得竞争力的必要条件，采购已经被提到战略的高度。供应链管理下的采购管理是新的时期赋予采购发展新的方向，采购活动必须要适应供应链管理和竞争的要求，供应链管理下的采购应该是贡献于企业的成本、产品的交期、售后服务等，尤其是对于九丰集团这样的大型能源公司，面临的是全球供应链的问题，在全球的供应链平台下，基于供应链的采购可以更好的去支撑公司战略的发展。因此，要制定和实施创新的采购模式，最为首要的就是要强化采购管理的战略性地位。采购部门应当是集团公司制定战略的参与者和执行者，采购工作不仅仅是一种维持企业存在和发展的职能，而是具有战略性意义的活动。九丰集团上下都要高度重视采购管理的重要性，将采购管理提高到战略性的高度。
4.2 调整采购的组织结构
从九丰集团现行采购模式来看，采购职能被下放到了集团下属的各个分公司。
集团下属各个分公司主要采用了分散采购的模式，各个分公司都设有自己的采购部门，采购部门内部都有详细的具体的分组，可谓麻雀虽小五脏俱全。集团公司没有专门的采购部门对整个集团的采购工作进行战略上的指导。因此，要实施九丰集团电子化集中采购模式，提高采购的效率、彻底改变目前的分散采购的混乱现状，必须通过调整采购的组织结构来实现。调整后的采购组织机制如图 4.1 所示。【1】
从调整后的采购组织机构图可以看出，采购职能完全放在了集团层面，各个下属公司不再设立采购部，集团采购中心对整个集团的采购活动进行战略性的管理。集团采购中心，站在集团层面上对整个集团的采购工作进行长期的、全局的、战略性的规划，使得不同事业部下的分公司的采购活动在集团的统一管理下进行，避免了各自为政的现象和重复采购等乱象。集团采购中心的负责人直接对集团总裁负责，这样的组织机构就为实施集团实施电子化集中采购做了组织结构上的铺垫。
4.3 建立全新的电子目录采购平台
ERP 的基本思想是将企业的业务流程看作是一个紧密连接的供应链，将企业内部划分为几个相互协同作业的支持子系统。它是在信息技术基础上建立的，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运用手段的管理平台。将 ERP 系统应用到九丰集团采购管理中，可以充分发挥九丰集团的整体优势，大力推动物资采购的集约化管理，实现九丰集团整体资金流、业务流、物流和信息流的有机集成。基于 ERP 系统的电子目录采购平台是针对物资采购的一个自助式采购管理系统。该平台的应用可以规范九丰集团采购物资的管理，提高物资标准化水平，降低采购成本、提高流程操作的效率。这个平台要具备强大的功能、流程设计要合理、便于操作的功能，还要能与 ERP 数据系统紧密实现集成。电子化目录平台，必须依靠硬件设备的可靠性实现网络服务、数据集成和安全管理的配置以满足九丰集团的物资采购管理要求和目标。
4.3.1 电子目录采购平台的设计目标
为了达到满足实际应用的需求，电子目录采购平台的设计目标必须达到以下的要求。
1、电子化的目录管理功能
对交易协议中的信息，如品名、价格、交货时间、供应商名称、配送方式等统一在电子目录中进行登记并统一发布。
2、需要具备网络化的、直观的，自助式购物界面
集团下属各分公司的相关部门可以通过电子目录，直观、快速的挑选并提交物品需求、由相关人员对其提交的物资需求进行在线审批。需求人员可以通过网络对采购的物资进行全程的跟进，随时可以在线查询采购申请、订单的处理、物流配送情况以及到货和接货情况。
3、统一框架下的分签采购，实现流程优化
平台系统要具备能将采购协议中的信息自动引入进来生产订单，各个需求部门复核自己的订单后向供应方下达采购订单，供应方查询到采购单的详情后，将发票和实物一起送到需求部门。这就大大的简化了常规的采购组织、分配、订单生成及审批等流程和环节。
4、在线统一完成物资领用和付款结算
采购的货物送到需求部门接收和领用时，电子目录采购平台就能生成相关的接收单据，并且费用会在系统上自动分配到需求部门，这样就可以确保会计核算的准确，结算付款顺利进行。
4.3.2 电子目录采购平台的功能设计
电子目录采购平台的功能设计是基于 ERP 系统，通过信息技术提高物资标准化水平、降低采购成本，提高流程效率。该平台可以提供自助服务式采购申请，它带有一个直观的、基于 Web 的购物界面，能够完成从采购到支付的所有环节。
它能够有效的处理采购申请、采购订单、询价、报价和签收等业务。下面从业务流程设计、目录的电子化统一管理、物资需求在线申请和审批采购订单在线执行和管理四个功能来设计。
1、业务流程设计
根据需求分析，电子目录采购平台的流程设计如图 4.2 所示：【2】
2、目录的电子化统一管理
所谓目录的电子化就是指，在统一对供应商进行管理的基础上，将集团采购中心与所有供应商签订的框架协议中的相关信息在 ERP 系统中进行登记形成目录清单，对清单进行目录式的统一管理。电子目录与 ERP 对接，将 ERP 系统下的自动生产的的协议的相关方面信息，如供应商、物料以及价格等传输到目录中，形成目录式的清单。电子目录由集团采购中心的专人进行维护，下属公司不能建立只能使用目录。集团采购人员才有权利在系统中选择哪个需求单位需要启用那项业务。下属单位人员只能在本单位的权限下在系统中搜寻货物。电子目录必须要与公司的 ERP 系统进行数据集成，目录中的货物要与 ERP 系统的物料细分相匹配。实现细分的物料管理。
3、物资需求的在线申请和在线审批
需求方通过电子目录来挑选所需商品，在线自动的转化成采购申请。需求方凭借系统功能强大的搜索能力和自助式的管理功能，可以简单快捷的搜索到需要的物品，并完成在需求的迅速的在线提交。提交的需求会自动转化某个需求单位的采购申请。在电子目录中登记的物料都已经和供应商签订了框架协议，也就是相当于已经对采购的分配和流程进行完毕了，因此，采购申请通过审批后，就对相关的信息设置了默认，具体是：默认了由集团进行框架协议下的集中采购，各单位分别签订合同，交货地点默认系统中的目录中登记的收货地点。货物的配送，是按照两次配送的方式进行。首先是各单位的物资专人负责收货，然后在根据需求部门的地点进行货物的第二次配送。所采购的货物付款是由各个下属单位自行结算，执行付款。需求人在系统上选择完采购的物品后，系统会自动将这个需求的付款对应到相应的下属单位去。需求的在线审批的实现，分为两级。第一级的审批人是需求人所在部门的领导。第二级审批人为需求人所在部门的分管领导。
系统已经将审批人设置在列表中了，在线提交需求后，系统会自动将申请发送给审批人，审批人在线完成审批。
4、采购订单的在线管理和执行
实现各下属公司分别签订合同，集团采购中心集中采购的业务模式。采购申请在电子目录中审批通过后，系统会自动对应相关协议生产标准化的采购订单。
对于下属单位，目录系统可以按照需求单位的要求自动生产成带有相关协议的采购订单。对于采购订单的管控可以通过电子目录来加强。各下属单位的物资专人可以随时对采购订单进行查询，对订单的内容进行复核，在复核订单的时候，还能查到该货物的当日库存量，若有库存有盈余则可要求配送人员进行安排送货；需求人也允许根据实际情况，修改或重新提交采购申请，系统信息会同步更新。
但如果采购订货单已经被打印出来了，则需求人将不被允许进行修改或取消需求。
