第三章 中粮油内部控制现状分析一一基于COSO新框架
一、中粮油的公司概况
中粮油是中粮集团旗下核心成员企业,2006年公司在香港注册并且07年在香港主板上市。公司主要从粮油食品的生产加工,包括油脂、大米、小麦以及啤酒原料等,从产品的原材料种植、包装储存、生产加工、营销服务提供一条龙业务。中粮油的战略目标是成为具有国际标准水平的全产业链模式的粮油产品主要的加工商与行业领航者,致力于为消费者提供多样化优质食品、食品原料、饲料原料和生物能源等产品。中粮油致力于打造全产业链模式。在全产业链模式下,将农副产品的产业链有机组合,并按照市场的需求,引进优良的原材料品种,推动生产的效率化,从源头开始提高效率;在供应链方面,打造低成本、高效率供应链系统,提高运输效率;根据市场的动向,分析消费者行为,努力形成品牌、渠道和研发体系,不断推出新产品和新服务,加大品牌营销,将整个产业链从种植到营销打通,畅通粮油食品链。中粮油通过打造全产业链战略,把企业的研发能力、生产能力、物流能力、创新品牌能力、营销能力相结合,为社会提供更好的服务。中粮油作为一体化的产业企业,公司的产品生产涉及多个行业,包括农业种植、加工业、制造业、流通运输等不同领域。中粮油跨行业的生产活动,需要通过全产业链的动态系统多种方式来执行,包括股东控股、股东参股、产业联盟、上下游整合资源、共同合作等,通过对资产的控制或影响,实现控制整个产业链的目标,最终整合粮油行业。2012年,中粮油收入达到900亿港元以上,而其中,油籽加工的贡献收入占总收入的一半以上。通过中粮油发布的半年报数据可知,2013年上半年,中粮油的植物油销量一项,同比提升8.0%,销量达到1486000吨,但是油好柏销量按年却大幅下跌40.4%,销量达到1891000吨,力口之国际市场植物油价格下跌,公司的油籽加工业务收入下跌10.3%,减少约234亿港元。企业需要积极的应对市场的变化,完善内部控制体系,准确识别潜在的风险,对于识别的风险采取积极的内部控制政策应对,并将控制政策确实落实到实处,从而发挥效用。
二、中粮油现行内部控制概况
(一)中粮油内部控制建设情况
2007年,中粮油成立之初,便按照国资委指引的要求在公司内部控制体系建设之中融入风险管理理念,在内部控制体系的建设、流程业务的关键控制、舞弊风险的日常监控等方面开展了工作,并取得成效。中粮油根据有关法律法规及香港证券市场有关的规定,制订了《组织章程大纲与章程细则》、《股价敏感资料及保密信息传讯守则》《董事会实务守则》、《董事进行证券交易的标准守则》、《有关雇员进行证券交易的守则》、《股东通讯政策》等重大规章制度,确保了重大决策行为合法合规。中粮油内部控制制度中,包含原料采购控制、生产环节控制、产品销售控制、财务控制、对外投资控制、日常管理控制等整个生产经营过程,确保各项工作都有序进行。
2007年底,中粮油设立审计部,实施公司的内部审计工作。审计部由审计部总监领导,另外包括专业员工,审计部总监直接向审核委员会及董事总经理汇报,并会出席所有审核委员会及董事会议;审计部负责编制每年的年度内部审计计划,该审计计划主要内容包括对主营业务监督、业务部门的日常工作的监督、公司重大交易的监控等。该年度内部审计计划于各年初经审核委员会审阅及批准。审计部除日常监督工作外,也负责向董事会提出推荐意见,包括对公司的内部监控架构的发展意见、风险管理程序的更新维护、信息沟通系统及管理层监察程序等,促进公司内部控制的持续发展。
2008年,中粮油依据COSO框架搭建了公司的内部控制基本体系,并制定了《中粮油风险管理基本规范》(以下简称风险管理基本规范),规范的主要包括以下几个方面:统一公司的风险管理定义,原则,目标;明确风险管理的组织体系与各组织的基本职责;规范风险评估流程;提出关键风险责任人的选择与指派程序;说明实施风险监控策略的方法;阐述日常管理控制机制、报告及预警机制;将流程负责人的绩效考核加入风险控制目标的指标。中粮油采纳COSO的内部控制理论框架,全力发展企业内部监控系统。内部监控系统的要素包括稳定的控制环境、完善的内部控制系统、高效的信息沟通系统以及严格的管理层监督系统。
董事会赋予管理层所需权力,让其肩负起建设、发展及推行有效内部监控系统的责任。中粮油内部控制体系分工明确,职责分明,确保内控体系管理职责的清晰,使得内部控制体系行之有效。中粮油内控架构分为决策机制、管理机制、执行机制及监督机制四部分,董事会负责领导、监督工作,全面监管公司业务;董事会将权力和责任转授给管理层,由管理人员负责公司的日常经营管理。此外,董事会已成立四个专业委员会,并将各种职责分派至各个专业委员会,包括审核委员会、提名委员会、薪酬委员会与执行委员会,各个专业委员均各司其职,负责特定的职务。中粮油的组织架构如下图:【1】
2009年中粮油通过对剩佘风险的评估,搭建了关键风险指标(KRI)体系,设计出包括安全风险、法律风险、金融市场风险等在内的九种风险的风险控制矩阵,并列示出风险所应对的流程与政策,进而将相关控制点进行提取,包括企业的利润增长点、企业自我管理的关键控制点以及公司总部或业务单元对利润点管理的控制点等,依据上述编制《关键风险指标手册》,便于企业量化风险,切实将风险的监控和预警融入到日常的管理工作中。
2010年,完成公司所面临风险的识别,建立包括34项风险的风险库,并由公司管理层对这些风险进行评估,确定公司的9项重大风险,编写完成《中粮油关键风险指标手册》,奠定了公司搭建关键风险控制指标监控体系的基础。
2011年,审计部门持续开展了公司重大风险的监控,并完成了关键风险指标监控报告。中粮油初步完成内部控制自我评价体系基本框架的建设工作,编写制定了《中粮油内部控制自我评价管理办法(试行)》,同时针对在体系建设过程中内控审计发现进行完善和改进。
2012年继续针对关键风险指标监控体系和内部控制自评价体系进行建设,保证内部控制体系的有序实施,并针对在体系建设过程中内控审计发现进行完善和改进。
(二)中粮油内部控制的关键控制点
中粮油作为食品企业,在一系列食品加工工作流程中,如何把握企业的关键控制点,并对相关控制点进行内部控制极其重要。
1、材料采购流程及其相关控制
食品企业的材料控制关系着最终产品的生产质量,对于材料的采购环节,要加强控制。釆购流程主要分为两大部分,一是采购生产及相关原料;二是采购非生产原料,主要包括营销过程的促销礼品,生产环节的生产设备等。采购生产及其相关原料时,如何挑选合适的原料供货商对于食品企业至关重要,因为原料供货商的品质对于产品有直接的影响,所以企业应当在相关流程中严格把关。采购非生产原料包括办公室家具、生产所需的维修零件等。
中粮油为了确保食品质量安全,通过自有的生产基地、农业订单等多种方式,加强对原料来源的质量控制,对基地地区的生产环境进行调研并进行实时监控,确保掌握优质原材料,对产业链的源头进行质量控制。中粮油为保证原材料的采购得到控制,制定原料及包装材料的采购管理制度,在《中粮油生产管理评价标准》中对采购原料的质量控制做出规定,制定采购文件,如采购清单、釆购计划及采购合同等,并根据批准的采购文件进行采购;釆购原材料应当符合原料标准,对釆购的原料、包装材料进行检验,并做出相应的记录,以便查阅[28]。原料的采购应根据生产产品的需求做出不同的规划,形成完善的供应商的选择数据库,根据不同标准选择合适的供应商,对于合格供应商进行持续评价,确认供应商的供货能力。大宗原材料采购应与供应商签订釆购协议,按照协议进行原材料的采购工作。
2、生产控制流程及其相关控制
食品生产环节是保证企业质量的关键环节,生产加工过程中会出现很多无法预估的情况,所以对于生产环节的质量控制,是尤为关键的。中粮油生产加工规模大、布局合理。生产基地均配备先进的技术设备,保证生产工艺的领先,通过技术程序对生产过程进行控制,保证产品的质量。中粮油对于食品安全问题非常重视,不断加强食品安全管理体系建设,对于出现的各种安全事故,要随时向公司执行委员会进行汇报,并根据批复对所有员工进行适时的安全教育;通过全产业链的管理机制着手解决食品安全问题,对食品安全实现全产业链管理;加强对生产的管理,通过对生产各环节的技术改造,确保生产安全,并通过简历食品安全管理体系,如IS022000,IS09000等,加强食品质量监管。开展产业链质量安全风险调查。识别生产、销售等各环节可能带来的食品安全风险,制定产业链质量安全风险纲要,确保食品安全。通过组织各类质量安全管理的活动。如:排查安全隐患、定期检查食品添加剂问题、风险应对方案演练、食品安全防护演练等活动,从不同方面查出食品安全存在的风险,强化食品安全监管,建立安全环保责任制度,提升员工的安全生产意识。加强管理部门的监控,加强对产品检验能力建设,保证严格按照标准进行检验。对生产环节控制严格,保证产品的品质。
中粮油按照《中粮油全产业链品质安全风险控制体系建设规划方案》(2011-2015年)的要求,从源头、生产、销售三大方面着手,建设全产业链模式下质量安全控制系统。
3、营销管理流程及其控制
企业的最终经营目标是企业价值最大化,企业前期的工作都是为了能够将产品推向市场,获得利润。为了能够将产品更好的推向市场,营销环节就必不可少。
对于粮油这一类消费品,为了增加销售额,中粮油采取了不同类型的促销活动,包括在大卖场、经销商等,对于大卖场的促销活动一般包括赠送礼品等。以上促销活动一般由营业部负责。由于促销多在不同各地大卖场之门店进行,很难控制有关促销活动之真实性。中粮油在这方面制定促销计划,并交由上级审批,得到上级审批后交由财务部,财务部将审批资料输入系统编号,每个促销活动有单独编号,根据不同类型的促销费用,财务部需要做出不同的控制点。如市场变化,需要更改促销计划,需交由上级审批,并在活动开始前交由财务部备案。财务部在活动时间派人监督,防止业务员虚报促销活动[29]。除以上的监控活动外,促销活动须由业务员对促销活动的产品进行拍照交财务,以保证产品促销活动的真实性。
三、中粮油现行内部控制运行效果
中粮油自成立以来,内部控制体系运行基本良好,控制行之有效,基本达到了内部控制的三大目标,主要体现在以下三大方面:
第一,内部控制要求企业在生产经营过程中要合法合规,对于食品生产企业而言,需要遵守食品安全法,生产合格产品。而中粮油自成立以来未出现重大的食品安全事故。中粮油旗下食用油品牌一一福临门,自品牌创立以来,日益得到市场的认可和消费者的青睐,多年来屡获殊荣,2010年,在首届中国食品产业商机交易大会暨中国食品产业发展高峰论坛上,福临门DHA谷物多食用调和油获得“最具营养价值的食用油”和“最具创新价值的食用油品牌食品”两项组委会大奖,表明中粮油在保证产品合法合规,保证食品安全上发挥作用。
第二,内部控制要求企业要达到财务报告目标,确保财务报告真实完整,中粮油作为一家在香港上市的公司,按照要求每年聘请外部事务所进行审计,自2008年至2013年,安永会计师事务所出具的都是无保留意见的标准审计报告,表明中粮油的财务报告真实完整,无重大的错报漏报现象,企业的财务报表己按照香港企业规定编制,这也表明着企业的内部控制运行有效,基本实现了企业的财务报告目标。
第三,内部控制要求达到经营的效率与效果的目标,由图3-2对比近几年企业的财务报表数据,可以发现,企业的收入逐年上升,其中油脂加工业务的收入占总收入的一半以上,呈逐年上升的趋势,表明企业在实施内部控制后,基本实现了企业的经营目标。【2】
四、中粮油现行内部控制缺陷分析
中粮油现行的内部控制体系虽然能够基本实现企业的内部控制目标,但随着市场环境的变化,行业竞争的日益激烈,中粮油还需要进一步完善企业的内部控制体系。2013年5月14日,COSO委员会发布内部控制新框架,新框架提出对应五大要素的17条核心原则,笔者基于COSO新框架中内部控制五要素从所属17个核心原则要点上,分析了中粮油现阶段内部控制的运行效果。分析说明中粮油现阶段尽管内部控制取得了明显成效,但是按照COSO新框架的要求,中粮油当前的内部控制体系还存在不完善之处。这些问题将使企业经营过程中产生一系列风险,下面将基于COSO新框架的17条核心原则,运用标杆分析法对中粮油的内部控制进行分析。
(一)企业控制环境分析
控制环境是企业内部控制运行的基本保障,所以企业控制环境的建设对于企业内部控制执行有效性与企业经营、战略目标的实现有者重要的影响,“中粮油在企业文化、价值取向方面一直秉承”高境界做人,专业化做事“的理念,并明确企业的组织架构,制定一系列制度对企业进行规范,但企业在对于制度执行的监督方面存在执行力度不足,效力不大的问题,下面对中粮油控制环境的现状进行分析:【3】
(二)企业风险评估分析
风险评估是企业识别风险,规避风险的重要环节。COSO新框架认为企业应该建立风险识别评估制度,准确识别企业存在的风险因素,分析并找到企业的关键控制点。中粮油制定了比较清晰的战略目标,通过建立风险模型,对风险进行识别,实施举报政策防范企业的舞弊行为,但企业对于非财务目标关注度不够,且风险识别的执行力度不够。下面通过COSO新框架核心原则对中粮油风险评估方面的运行现状进行分析:【4】
(三)企业控制活动分析
控制活动保障企业控制目标的实现,企业需要制定控制政策及程序,并严格执行,帮助管理层处理企业风险,实现企业的经营目标。中粮油在釆购环节、生产环节、销售环节都有相应的内部控制制度规范,控制政策较好执行,但还需要加大监督力度,下面分析中粮油控制活动方面的现状:【5】
(四)企业信息与沟通分析
信息与沟通是企业经营过程中取得确切的信息的途径。信息系统处理企业内外部相关信息,企业需要有畅通的沟通渠道,保证员工与管理层或上级部门能够沟通重要的信息,并且企业应积极与各利益相关者进行有效的沟通。中粮油在信息与沟通方面,搭建了沟通渠道,也积极搜集内部与外部的信息,但是在具体执行上还需要加大力度,以防信息处理不及时。下面具体分析中粮油在信息与沟通方面的运行效果:【6】
(五)企业监督活动分析
监督是内部控制系统重要的环节,保证内部控制正常运行。监督是企业任命专人对公司的内部控制建设运行方面进行评估的过程。监控包括持续监控、专项监控,通过监控保障企业内部控制的运行[31]。中粮油在监督方面,设立了单独的监督部门,但在监督力度与监督方法上需要进一步完善,并完善企业缺陷汇报机制。下面分析中粮油在监督活动方面的运行情况:【7】
综上分析,中粮油在内部控制方面部分达到要求,与COSO新框架的核心原则相符,但在细节方面还存在不足,总共归纳为以下八个方面。
第一、对员工的技能与道德规范评价未能量化分析并纳入绩效考核体系,未将内控体系工作纳入到管理层工作的考核体系中,可能存在企业经营目标不能完全实现或持续发展的风险;第二、内部控制体系的目标不全面,非财务报告目标不清晰,未能全面的设置关键控制点,有可能导致企业经营风险,无法完全实现的企业目标,需要企业引起重视;第三、公司整体风险的分析和防范不完善,对于企业的反舞弊的措施力度不大,可能存在影响经营目标的风险;第四、预防企业经营过程出现的重大变更所带来的风险,应对机制和措施不健全,有可能导致投资失败或出现重大经营失误;第五、信息搜集渠道不全面,需要多元化途径,全面搜集具有质量的信息,以保证经营决策的顺利进行;公司于外部的沟通需要进一步加强;第六、企业内部控制的缺陷认定机制不健全,使得执行力大打折扣,从而影响到企业整体目标的按预期实现;第七、企业内部控制体系的维护与更新机制有待加强,需要加强技术方面的监控与专项评价;第八、企业的内部控制缺陷汇报机制有待完善,外部控制缺陷汇报途径有待进一步畅通。
