摘 要： 随着时代的发展, 各行业都很依赖办公化软件, 办公化软件能否满足企事业人员合理、有效地使用, 决定着工作的效率。定制协同办公软件系统, 是集各行业的办公需求开发于一体的办公软件, 团队协同管理的软件, 并能根据用户其自身的需要进行量身定制的办公软件。能有效减少一些OA系统中的冗余功能, 借助互联网技术帮助更多的团队和企业以简单、快捷、高效的方式更迅速地开展协同工作。
关键词： 办公软件系统; 协同; 制定;
1、 背景
随着互联网技术的普及, 网络技术和协同办公已经成为办公自动化软件系统发展的主要特征。但办公自动化在我国企业工作中的应用并不多见, 通常只有大型企业才可能会选择办公自动化产品, 导致这一现象的原因, 在此从使用现状分析总结为以下两方面:
1.1、 办公软件系统功能利用率低, 存在资源浪费情况
纵观市面OA的使用历程, 现阶段使用的OA系统, 依旧是基于传统OA系统, 存在着工作合作不合理性, OA系统中有大量的功能并未使用到, 管理流程的混乱等都降低了工作效率。办公软件系统给企业成员带来的并不是享受高效、便捷的办公体验, 恰恰相反, 市面上功能繁杂、界面不友好的办公软件系统让那些原本熟悉业务流程规范的企业成员无法迅速上手全新的操作方式, 导致工作的效率达不到使用预期, 优秀的办公体验成为空谈。而从团队协调性, 在现有的OA系统中体现的又微乎其微, 无法用系统完成业务流程, 还需要手工或者其他形式对团队进行管理, 资源的浪费。
1.2、 网络安全性问题
基于网络办公中, 能否保证软件系统的安全性一直是研究的重要部分。例如, 项目的建立, 项目的审批, 项目的验收, 金额的往来等, 在网络中都存着安全性问题。对于企事业一些重要的数据、记录如何做到保护, 不被攻击或者篡改数据等, 都涉及网络安全性问题。
存在着以上内容的缺陷, 本系统提出了在各行业, 可根据用户需要自定义, 满足其办公使用的协同办公系统, 更有效、方便的管理项目。
2、 定制协同办公系统项目介绍
定制协同办公系统是自定义OA软件, OA软件是基于智能平台的研发, 系统部署了自定义配置脚本, 用户可以根据自己的实际需求, 任意添加表单和自定义业务流程, 实现了所想即所得的模式。不仅有利于企业管理软件生命周期的管理, 提高软件的使用寿命, 而且真正实现了软件随着企业需求的变动而升级, 引导企业管理水平的提高。
3、 系统总体目标
项目功能:
团队/企业的创建, 创建组织架构, 为各部门添加对应的成员;
企业的信息管理:企业权限设置、企业名、域名、转让/删除企业, 修改企业标志, 企业账单管理;
企业数据统计:项目总数、成员总数、企业活跃度、成员排名;
账号管理:个人信息管理, 账号登录方式管理, 账号应用管理, 账号账单管理;
创建项目、创建项目流程、创建成员任务、项目管理;
创建日程工作安排、设置成员日程提醒任务;
事务审批、文件共享、文档分享交流互动;
项目模块结构图:
图1 项目功能模块图
图2 企业功能模块图
图3 我的功能模块图
图4 账号管理功能模块图
4、 需求分析
4.1、 功能需求
1) 可按企业或者团队规模需求定制系统负载能力;
2) 可进行任务的创建与管理, 并将任务分配到适合的任务分组;
3) 针对每个任务, 可以分解子任务、上传附件、设定起止日期;
4) 在任何终端都可以使用熊猫办公软件系统;
5) 针对多种文件的云端存储, 并可以关联到某个任务或某个项目;
6) 管理人员可以制定人员安排会议, 并且会议通知会准时到达与会人员的通知提醒中;
4.2、 性能需求
支持的终端数、并行用户操作数:按企业/团队规模规定调节;
系统可用率:大于99%;
系统响应时间特征:平均响应时间:小于;
平均首屏时间 (首次加载系统时间) :小于3000ms;
4.3、 外部接口需求
API:
支持格式:json;
请求方式:http get/post;
编码类型:UTF-8;
加密措施:请求:需RSA公钥加密;响应:无加密;
通信接口
本软件使用HTTP (超文本传输协议) 和HTTPS (HTTP+SSL) 两种协议;针对获取数据速度需求高, 而安全性要求不高的模块使用HTTP协议请求;针对数据传输安全性要求高的模块, 如项目管理, 群聊模块等, 采用HTTPS协议请求。
5、 数据库的设计
本系统由user_information (用户信息表) 、member_info (用户详细信息表) 、member_abnormal_record (用户异常记录表) 、member_login_log (用户登录日志表) 、member_login_cache (用户登录缓存表) 、member_captch (用户验证表) 、file_center (用户文件中心表) 、company_dic (用户企业表) 、project (用户项目表) 、schedule (用户日程表) 等18个数据表组成。
系统整个的物理模型如下图所示:
图5 物理模型图
6、 简单的界面显示
用户可根据其需要, 量身为其打造项目团队管理系统。
图6 界面
7、 结束语
本系统研究内容是设计、研发团队/企业协同办公软件系统, 该软件系统可以按照团队或企业工作需求, 为团队工作拼接所需的功能模块, 从而避免了多余功能干扰使用者工作过程以及软件系统操作的学习成本。实现基于项目的工作任务分解与部署安排实现;针对不同的团队或企业工作需求, 模块化增删办公软件系统功能;工作层级关系及权限的配置管理;成员间的即时沟通、项目的快速审批、个人的工作提醒;及时将员工的绩效量化呈现给企业管理人员等功能。并且, 做到全平台无缝衔接以及友好的界面设计换取最大化的成员工作效率。但还存在着某些需求分析的不够透彻, 导致在考虑用户需求方面做得不够详细和完善, 需要后续的调整、梳理。此系统的完成, 已达到让师生在知识点、技术上的提升, 和团队协作、团队管理也有所经验上的积累。
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